شرح شغل یک مدیر دفتر با وظایف منشی: ویژگی ها و الزامات

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

حتی با وجود یک پرسنل کوچک، از جمله فقط رئیس شرکت و کارمندانش، به یک کارمند مسئول نیاز است که نیروی سازماندهی باشد که بتواند فرآیند کار را هدایت و کنترل کند - این ایده ای است که متن را تعیین می کند. شرح شغل مدیر دفتر.

این موقعیت مستلزم داشتن مجموعه ای از مهارت های خاص و تحصیلات مرتبط و همچنین توانایی تعامل با افراد است. با این حال، لیست الزامات به این محدود نمی شود.

شرح شغل

در حال حاضر در مرحله درخواست برای یک موقعیت، یک نامزد می تواند خود را با قانون هنجاری تنظیم کننده حقوق، وظایف و مسئولیت های خود در شرکت آشنا کند. به چنین سندی شرح شغل می گویند. این شامل پنج بخش اصلی است:

1. مقررات عمومی. آنها حاوی تمام اطلاعات سازمانی هستند: نام شرکت، موقعیت و واحد ساختاری که به آن تعلق دارد. همچنین تبعیت، روش پر کردن موقعیت و اخراج و همچنین الزامات آموزش و پرورش ومدارک تحصیلی.
2. مسئولیت ها. این بخش فهرستی از مسئولیت های کارمند و همچنین راه های اجرای آنها را ارائه می دهد.
3. حقوق یک کارمند، یعنی تمام فرصت های اضافی که به انجام مؤثر وظایف کمک می کند.
4. مسئولیت. مطابق با این بخش، مدیریت در مورد ارزیابی عملکرد، ارتقاء یا جریمه تصمیم گیری می کند.
5. روابط. این بخش کلیه ارتباطات با بخش‌های خارجی و داخلی را که یک کارمند ممکن است در حین انجام وظایف خود داشته باشد، کنترل می‌کند.

اصول تهیه پیش نویس شرح شغل

اساس هنجاری برای تهیه چنین اسنادی، فهرست صلاحیت برای موقعیت های مدیران، متخصصان و سایر کارمندان است (1998). در طول توسعه آن، توجه قابل توجهی به شرح موقعیت و شرایط کارمند برای انجام وظایف خود شد. مشخصات کار در عنوان سند درج شده است، به عنوان مثال "شرح شغل منشی" (مدیر دفتر یا حسابدار ارشد).

علاوه بر این، اگر دو موقعیت با عنوان یکسان اما وظایف متفاوت وجود دارد، باید اسناد مختلفی برای منعکس کردن این تفاوت ها تهیه شود. شرح وظایف مدیر دفتر افسر پرسنل با همان آیین نامه منشی تفاوت های خاصی دارد.

شرایط لازم برای مدیر دفتر

یک نامزد برای این موقعیت به هر نحوی باید افراد را مدیریت کند. این ممکن است فقط چند نفر در یک شرکت کوچک یا کل کارکنان اداری در یک شرکت بزرگ باشند. طبیعتا،متقاضی باید کاربر رایانه شخصی مطمئنی باشد و بتواند با سایر تجهیزات اداری (اسکنر، پرینتر یا فکس) کار کند. مدیر دفتر اغلب نماینده یک شرکت است، بنابراین گفتار خوب و توانایی نوشتن نامه های تجاری یک پیش نیاز است. اغلب، شرکت ها از چنین کارمندانی می خواهند که اصول کار اداری و قوانین کار را بدانند. دانش حداقل یک زبان خارجی هنوز یک مهارت مطلوب است، اما هنگام درخواست برای یک شرکت بزرگ، این یکی از الزامات الزامی است.

در برخی موارد، مدیر دفتر مجبور است وظایف خود را با وظایف سایر کارمندان ترکیب کند. این امر منجر به افزایش مهارت های مورد نیاز می شود. بنابراین، یک مدیر دفتر با وظایف یک حسابدار باید دارای تحصیلات مناسب و برنامه های ویژه باشد.

مسئولیت های اصلی

شرح شغل معمولی یک مدیر دفتر با وظایف منشی شامل موارد زیر است:

• رسیدگی به نامه ها، ورودی و خروجی؛ توزیع مجدد آنها در شرکت؛
• کنترل بر زمان اجرای تعهدات طبق قراردادها و توافقات؛
• برقراری تماس های خروجی و دریافت تماس؛
• کار با مشتریان و نمایندگان شرکت های همکار؛
• نظارت بر در دسترس بودن لوازم التحریر لازم؛
• نگهداری تجهیزات اداری در شرایط کار و تماس با متخصص در صورت خرابی؛
• توزیع زمان در برنامه کاری (در برخیموارد و برای رهبر)؛
• سازمان رویدادهای ضروری (جلسات، کنفرانس ها، سفرهای کاری، مهمانی های شرکتی)؛
• دقیقه جلسات؛
• به روز رسانی و افزودن محتوای جدید به وب سایت شرکتی.

این لیست فقط شامل الزامات اولیه است. موارد دیگری را می توان با توجه به مشخصات قرارداد کار در حال انعقاد اضافه کرد. شرح وظایف یک مدیر دفتر با وظایف یک افسر پرسنل، به عنوان مثال، به کارمند دستور می دهد که تمام اسناد گزارش را به موقع نگهداری و ارائه کند یا در صورت غیبت رئیس بخش پرسنل را جایگزین کند.

مسئولیت های اضافی

علاوه بر وظایف اصلی، شرح شغل یک مدیر دفتر شامل فهرستی از وظایف مختلف است که ممکن است بسته به فعالیت های شرکت متفاوت باشد. ممکن است به یک مدیر دفتر دستور داده شود که با مقامات اداری کار کند، به عنوان مثال، مجوز انجام تجارت، افتتاح شعبه یک شرکت یا شرکت تابعه، و غیره.

یکی از مسئولیت‌پذیرترین وظایف، مدیریت واقعی شرکت در غیاب مدیر آن است. البته این تنها در صورتی امکان پذیر است که کارمند خود را به عنوان فردی مسئول و قابل اعتماد معرفی کرده باشد که می توان به او اعتماد کرد. علاوه بر این، شرح وظایف یک مدیر دفتر اغلب حاوی بند در مورد لزوم صدور وکالتنامه عمومی است. چنین سندی ممکن استبرای مثال، برای دریافت نامه های با اهمیت بالا لازم است.

شرایط غیررسمی

شرکت‌های بزرگ معمولاً به داوطلبان این موقعیت اجازه می‌دهند تا از قبل با نمونه‌ای از شرح وظایف مدیر دفتر آشنا شوند تا از فهرست الزامات و مسئولیت‌ها کاملاً آگاه باشند.

اما حتی با چنین اختیاراتی، متقاضی باید درک کند که او یکی از بسیاری از کارمندان شرکت است. در این راستا، نباید مواردی را که در شرح وظایف مشخص نشده است، فراموش کرد. یک مدیر دفتر با وظایف منشی باید فردی باشد که به زمان حساس باشد تا بتواند آن را در صورت لزوم توزیع کند.

کارهای گردش کار

مهمترین نیاز کار او راندمان است، بنابراین فردی که چنین موقعیتی را دارد موظف است به صرفه مواد اداری هزینه کند، میزان برق مصرفی را کنترل کند.

برای سایر کارمندان شرکت، مدیر دفتر تقریباً همتراز رئیس است. به همین دلیل، او باید اطمینان حاصل کند که شرایط کار با استانداردهای بهداشتی پذیرفته شده و قوانین ایمنی مطابقت دارد. در نهایت مدیر دفتر در انجام وظایف مستقیم خود به اسناد محرمانه دسترسی پیدا می کند، بنابراین یکی از الزامات امضای توافق نامه عدم افشای اسرار تجاری یا هر گونه اطلاعات دیگری است که به موقعیت شرکت در بازار لطمه بزند.

دفتر راست-مدیر

البته انجام چنین تعدادی از وظایف به کارمند امکان برخورداری از حقوق ویژه را می دهد. آنها همچنین در شرح وظایف مدیر دفتر مشخص شده اند. ماهیت برخی از آنها، مانند توانایی دسترسی به اطلاعات محرمانه، مستقیماً از نیاز به انجام مسئولیت های شغلی آنها ناشی می شود. برخی دیگر با امتیازات قدرت مرتبط هستند. بنابراین مدیر دفتر این حق را دارد که از بقیه کارکنان بخواهد اشتباهاتی را که در اثر سهل انگاری در اسناد تولیدی مرتکب شده اند اصلاح کنند، میزان تشویق را برای آنها تعیین کنند و یا برای سهل انگاران مجازات اعمال کنند.

اغلب، مدیر دفتر رابط بین کارمندان و مدیران است. این موقعیت به او این امکان را می دهد که برای شرایط کاری بهتر تلاش کند و آرزوهای جمعی برای بهبود کیفیت کار هم در یک بخش واحد و هم در کل شرکت ارائه دهد.

ویژگی های شرح وظایف مدیر دفتر واحد فروش

مدیران دفتر مدت‌هاست که در شرکت‌های بزرگ و کوچک ضروری بوده‌اند، بنابراین برای پر کردن چنین جای خالی نیاز به مهارت‌های خاصی دارند. یک مورد رایج زمانی است که چندین مدیر دفتر در یک شرکت با وظایف خاصی کار می کنند که یک مقام ارشد در آن حضور دارد. شرح وظایف آنها اساساً یکسان است، اما در مجموعه ای از عملکردهای اضافی متفاوت است.

بنابراین، اگر یک مدیر دفتر در بخش فروش کار می کند، شرح شغل او ممکن است حاوی مواردی مانند: باشد.

• جستجوی رسانه های جدید؛
• پیگیری تغییرات در ساختار تقاضا؛
• تهیه اسناد گزارش فروش عالی؛
• کار مستقیم با مشتری برای دریافت سفارشات و پردازش بعدی آنها؛
• کار برای اطلاع مشتریان از تغییرات احتمالی در محدوده کالاها و محاسبه مجدد قیمت ها؛
• تشکیل جلسات ضروری؛
• امضا قرارداد برای تامین کالا.

شرایط بیشتر ممکن است مربوط به مشخصات کالاهای ارائه شده توسط شرکت باشد. اگر شرکت درگیر خرید و فروش املاک و مستغلات باشد، وظایف مدیر دفتر ممکن است شامل تهیه دفترچه های اطلاعاتی و اجرای اسناد خاص باشد.

مسئولیت مدیر دفتر

مدیر دفتر در صورت عدم انجام وظایف خود در هنگام ارتکاب تخلفات از جمله افشای اسرار تجاری یا سایر اقداماتی که به وجهه شرکت لطمه می زند، مطابق هنجارهای اداری، مدنی مسئول است. و قوانین کیفری چنانچه خسارت مادی به سازمان وارد شده باشد طبق مقررات قانون کار مجازات تعیین می شود.