نامنامه امور سازمان: پر کردن نمونه. چگونه یک نامگذاری از امور سازمان تهیه کنیم؟

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

هر سازمانی در فرآیند کار با یک جریان اسناد بزرگ مواجه است. قراردادها، قانونی، حسابداری، اسناد داخلی… برخی از آنها باید در تمام مدت وجود آن در شرکت نگهداری شوند، اما اکثر گواهینامه ها با انقضای اعتبار آنها می توانند از بین بروند. به منظور درک سریع اسناد جمع آوری شده، نامگذاری از امور سازمان تنظیم می شود. نمونه هایی از این سند و الگوریتم ساخت آن در زیر مورد بحث قرار خواهد گرفت.

هدف

صدها سند در هر سازمان ایجاد می شود. هر روز که جمع می شوند، کارگران به تدریج جایگزین یکدیگر می شوند. در برخی موارد، پیدا کردن سفارش از دو سال پیش دشوار می شود. برای اجتناب از چنین موقعیت‌هایی، نام‌گذاری موارد ایجاد می‌شود.

تعریف

یک مورد سندی است که به یک مورد مربوط می شودموضوع، حوزه فعالیت نام پرونده ها فهرستی است که شامل فهرستی از پرونده های باز شده با ذکر دوره های نگهداری آنها است. با کمک آن می توانید گردش کار را به درستی سازماندهی کنید. نامگذاری پرونده های یک سازمان تجاری که نمونه ای از آن در زیر مورد بحث قرار خواهد گرفت، به منظور زیر جمع آوری شده است:

• سیستم‌سازی گروه‌بندی اسناد، که جستجوی سریع و ایمنی آنها را تضمین می‌کند؛
• تخصیص شماره ثبت بر اساس طبقه بندی موارد؛
• تنظیم فهرستی از اسناد برای ذخیره سازی دائمی، طولانی مدت و شخصی (از جمله اقدامات تخریبی).

نامگذاری پرونده ها هنگام انتخاب اسناد برای بایگانی و تخریب استفاده می شود. این مرجع چند منظوره توسط هر سازمانی برای ساده کردن کار اداری مورد نیاز است. در این صورت، شکل مالکیت سازمان اهمیتی ندارد. اگر بتوان در آیین نامه ها و مصوبات، نام نمونه ای از پرونده های یک سازمان پزشکی را یافت، آنگاه باید تجزیه و تحلیل پرونده های باز شده یک سازمان خصوصی به طور مستقل جمع آوری شود.

لازم یا اجباری؟

تنظیم این فهرست توسط "قوانین کار بایگانی" ارائه شده است. برای سازمان هایی که بایگانی را به عنوان یک سرویس جداگانه ایجاد می کنند اجباری است. این فهرست علاوه بر نهادهای دولتی و شهرداری، برخی از سازه‌های تجاری مانند دفاتر اسناد رسمی را نیز شامل می‌شود.

همه موسسات دیگر نیاز به ایجاد یک نامگذاری از موارد دارند تا کار با اسناد را نظام‌مند کنند، زیرا شرکت‌های همه اشکالاموال موظف به اطمینان از ایمنی منابع آرشیوی هستند. این توسط قانون فدرال شماره 125 ارائه شده است. فهرست دقیق کارها باید در سه ماهه چهارم سال تقویم شروع یا به روز شود.

ساختار

نام پرونده ها باید شامل همه پرونده های ثبت شده باشد، به استثنای نشریات چاپی: اظهارات کارکنان، گواهی کار، مجلات، دفاتر حسابداری، کلیه اسناد بخش های ساختاری، مکاتبات بخش های ساختاری، و غیره. اسناد دسترسی محدود. باید حاوی عنوان "نیروی" باشد. دایرکتوری باید حاوی پرونده های کمیسیون های موقت، بخش ها باشد. اما مثلاً اتحادیه کارگری یک تشکل مستقل است. کارکنان آن به طور مستقل در تشکیل دایرکتوری مشغول هستند. آرشیو همچنین باید حاوی عناوین پرونده های معلق شرکت های منحل شده باشد که جانشین قانونی آن یک سازمان موجود است.

نمونه پر کردن نامنامه امور سازمان را در زیر مشاهده می کنید.

امروزه، بسیاری از شرکت ها اسناد را به شکل الکترونیکی نگهداری می کنند. برخی از گزارش ها حتی بر روی فرم کاغذ چاپ نمی شوند. در پایان هر بخش، مواردی را که به صورت الکترونیکی نگهداری می‌شوند، فهرست کنید، تعداد فایل‌ها و کلمات کلیدی لازم برای جستجو را مشخص کنید. برخی از موسسات یک نامگذاری الکترونیکی جداگانه از پرونده ها را برای یک سازمان تجاری ایجاد می کنند. نمونه و الگوریتم پر کردن آن باید کاملاً با استانداردهای پذیرفته شده مطابقت داشته باشد.

از کجا شروع کنیم؟

مسئولیت گردآوری فهرست در موسسات بزرگ بر عهده سرویس اسناد است.(دبیرخانه، دفتر)، و در موارد کوچک - منشی، شخص منصوب دیگری. در سازمان های تجاری، این عملکرد توسط بخش پرسنل انجام می شود که اکثر اسناد در آن ایجاد می شود. از آنجایی که اطلاعات باید از تمام واحدهای ساختاری باشد، بهتر است با تدوین دستوری در مورد نامگذاری پرونده ها در سازمان شروع شود. نمونه ای از چنین سفارشی در زیر مورد توجه شما قرار می گیرد.

ABC LLC

20.11.2017 مسکو

به منظور سیستم سازی، ذخیره سازی و حسابداری اسناد

سفارش:

• تأیید و در گردش نامگذاری پرونده های شرکت از تاریخ 2018-01-01.
• روسای بخشهای ساختاری برای اطمینان از تشکیل پرونده در فرم مصوب.
• منشی را برای کار به بخشهای ساختاری عصاره کتاب مرجع بفرستید.

مدیر عامل ایوانوف N. A.

برای مؤسسات در برخی حوزه‌های فعالیت، نمونه‌هایی از نام‌گذاری امور سازمان‌ها قبلاً توسط این وزارتخانه تهیه شده است. این تفاوت ظریف باید قبل از تشکیل دایرکتوری روشن شود. نام‌گذاری‌های مدل باید مطابق با نام‌گذاری مدل داده‌شده موارد سازمان پر شود. موسسات دیگر می توانند از این راهنماها برای جمع آوری یک سند فردی استفاده کنند.

اسناد پشتیبانی

هنگام توسعه یک فرم دایرکتوری، سازمان های تجاری باید بر روی موارد زیر تمرکز کنند:

• "قوانین آرشیو" (تصمیم آرشیو فدرال مورخ 02.06.02)؛
• بخش 5 فرمان شماره 477 مورخ 1388-06-15 "درباره تصویب ضوابط کار اداری".
• دستورالعمل برای کارهای اداری.
• فهرست اسناد آرشیوی.

همچنین باید جدول کارکنان، منشور، قوانین محلی، مقررات مربوط به بخش ها، قوانین، استانداردها، دستورالعمل ها، فهرست موارد را مطالعه کنید. آنها حاوی پیوندهایی به اسناد مربوطه هستند. ابتدا نمونه‌هایی از نام‌گذاری امور سازمان به تفکیک بخش‌ها جمع‌آوری می‌شود تا سپس یک فهرست کلی تشکیل شود. گاهی اوقات یک اصل عملکردی به جای ساختاری اعمال می شود. یعنی توزیع نه توسط بخش‌ها، بلکه توسط توابع انجام می‌شود.

چگونه یک نامگذاری نمونه از امور یک سازمان ایجاد کنیم؟

شکل دایرکتوری ها در پیوست شماره 8 «قوانین کار بایگانی» مشخص شده است. کتاب های مرجع بر روی سربرگ سازمان تدوین می شود. قسمت اصلی گزارش در قالب یک جدول و شامل 5 ستون است:

• شاخص موردی;
• عنوان (جلدها، بخش‌ها)؛
• شماره (جلدها، قطعات)؛
• ماندگاری، شماره مقاله در فهرست؛
• note.

شاخص

Index یک نام دیجیتالی از یک واحد ساختاری در یک شرکت است. به عنوان مثال: 04-06 که 04 شماره سریال بخش پرسنل است، 06 شماره سریال پرونده است. این شاخص می تواند از سه جفت عدد تشکیل شود، به عنوان مثال: 04-03-08، که در آن 04 کد بخش مالی و اقتصادی، 03 تعیین بخش حسابداری، 08 شماره مورد است. شاخص می تواند عددی، الفبایی یا مختلط باشد.

عناوین

عناوین بر اساس اهمیت اسناد توزیع می شوند. اول، سازمانیاسناد اداری (شروع از واحدهای بالاتر و انتقال به واحدهای ساختاری). سپس قوانین و مقررات تدوین شده توسط خود سازمان ذکر شده است. علاوه بر این، برنامه ها و گزارش ها (سالانه، سه ماهه، ماهانه) در نظر گرفته می شود. پیش نویس اسناد اداری بعد از اسناد اصلی قرار می گیرد. موارد از یک نوع (به عنوان مثال، کارت های شخصی کارکنان) به ترتیب حروف الفبا پر می شود.

عنوان باید محتوای سند را خلاصه کند. استفاده از عبارات کلی مانند «متفرقه»، «مکاتبات»، «اسناد ورودی/خروجی» مجاز نمی باشد. هدر case شامل عناصر زیر است:

• نام سند یا نوع پرونده در حال تشکیل اگر سند بخشی از حجم زیاد باشد؛
• نویسنده سند (نام سازمان یا بخش)؛
• مخاطب (که مدارک از او دریافت می شود یا اسناد برای آنها ارسال می شود)؛
• خلاصه/ماهیت (به عنوان مثال، "سوالات گواهینامه");
• نام قلمرو؛
• تاریخ/دوره;
• اگر فایل حاوی کپی اسناد دیگر است، نه اصل آنها را علامت بزنید.

حجم هر کیس نباید از ۲۵۰ برگ بیشتر شود. اگر فرض بر این باشد که مورد حجیم است، آنگاه به جزء و احجام تقسیم می شود. ستون سوم در پایان سال تقویم تعداد پرونده های باز شده را نشان می دهد.

ستون چهارم شرایط نگهداری اسناد را طبق قوانین نشان می دهد. آنها باید توسط سازمان های دولتی و تجاری رعایت شوند. اگر سند در قوانین نیست، مدت آن استذخیره سازی باید بر اساس لیست تعیین شود. شمارش معکوس دوره ذخیره سازی از اول ژانویه سال آینده پس از برقراری آن آغاز می شود. اگر گواهی در سال 2016 صادر شده باشد، شمارش معکوس باید از 2017-01-01 شروع شود.

به روز رسانی لیست

سالانه، زمانی که فایل‌ها به آرشیو منتقل می‌شوند، فهرست دقیقی ارسال می‌شود. در اینجا نامگذاری نمونه به روز شده پرونده ها برای شاخه ای از سازمان های امنیتی به نظر می رسد:

در طول سال کلیه مدارک بر اساس فرم تایید شده گروه بندی می شوند. اگر شما نیاز به اضافه کردن گزارش استفاده نشده قبلی دارید، یک هدر جدید ایجاد می شود. و این فرآیند طبق الگوریتمی که در بالا توضیح داده شد تکرار می شود.