ممیزی پرسنل عبارت است از تعریف، انواع، روش ها، وظایف و اهداف

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

ممیزی پرسنل بررسی اثربخشی کار کارکنان است که توسط کارمندان مشخص شده یا توسط شخص ثالث انجام می شود. بر خلاف حسابرسی کلاسیک مورد استفاده در حسابداری، حسابرسی پرسنل اجباری نیست و توسط قوانین خاص و اقدامات قانونی فدراسیون روسیه تنظیم نمی شود. این به ابتکار رئیس شرکت برای حل مشکلات خاص انجام می شود. هدف اصلی چنین حسابرسی، اغلب، شناسایی وضعیت پرسنل شرکت است. همچنین برای یافتن راه هایی برای افزایش بهره وری و کاهش هزینه های تولید استفاده می شود.

نحوه طبقه بندی

بازرسی‌ها با این یا نوع دیگری از ممیزی پرسنل با توجه به پارامترهایی مانند: مرتبط است.

• دوره داده استفاده شده: کوتاه مدت، بلند مدت و کوتاه مدت.
• روش کسب اطلاعات: شفاهی یا مستند
• ماهیت اطلاعات در حال بررسی: قانونی، واجد شرایط یا مختلط؛
• به بازبینان: داخلی و خارجی.

ممیزی پرسنلی در دو جهت شناسایی تخلفات قانونی وشناسایی تخلفات انضباط کار - جستجوی مازاد بر هزینه های غیر منطقی، شناسایی دلایل ساده، ازدواج و غیره. بنابراین حسابرسی پرسنل در جهت فعالیت عمدتاً به حقوقی، صلاحیتی و مختلط تقسیم می شود.

ممیزی پرسنل حقوقی

در طول ممیزی پرسنل حقوقی، مستندات بخش پرسنل، برگه زمانی کارگاه ها، فاکتورها و رسیدها را با مواد و ابزار موجود بررسی می کنند. صحت تکمیل قراردادهای کار، دفترچه کار، دستورات اجرایی را بررسی کنید. بررسی اینکه آیا کارکنان از شرح وظایف پیروی می کنند یا خیر. آنها برای شناسایی نقض قوانین کار فدراسیون روسیه و همچنین قوانین و استانداردهای اتخاذ شده در زمینه خاصی از فعالیت که کارمندان باید از آنها پیروی کنند، نظرسنجی و نظرسنجی انجام می دهند. به عنوان مثال، الزامات استانداردهای بهداشتی در صنایع غذایی، GOSTها، استانداردهای کیفیت و انطباق با مقررات.

وظیفه اصلی ممیزی پرسنل حقوقی شناسایی تخلفات قبل از شناسایی توسط کمیسیون ویژه در حین حسابرسی است. این به جلوگیری از مشکلات مربوط به قانون و بهبود کیفیت محصولات و خدمات کمک می کند.

ممیزی پرسنل صلاحیت

ممیزی پرسنل واجد شرایط سازمان به منظور شناسایی کاستی ها در کار پرسنل و تعیین راه های رفع آنها انجام می شود. همچنین امکان شناسایی وجود صلاحیت های ناکافی یک کارگر یابرعکس، برای شناسایی با ارزش ترین پرسنل که نیاز به ارتقا یا دستمزد بیشتر دارند تا عملکرد بهتری داشته باشند و بیشتر انجام دهند.

ممیزی پرسنل صلاحیت بیشتر مربوط به آن حوزه‌هایی از فعالیت است که موفقیت شرکت کاملاً به ویژگی‌های حرفه‌ای کارمند بستگی دارد. مثلا در تجارت. اگر فروشنده به دلیل ناآگاهی یا ناتوانی با خریداران به اشتباه رفتار کند ، این به طور مستقیم بر نتیجه مالی شرکت تأثیر می گذارد - درآمد کاهش می یابد ، حجم محصولات منقضی شده افزایش می یابد. در عین حال، فقط یک بررسی می تواند نشان دهد که آیا دلیل کاهش درآمد صلاحیت پایین کارمند است و نه عامل دیگری. در این مثال، ممیزی پرسنل به شناسایی یک کارمند بی‌وجدان و جایگزینی به موقع او کمک می‌کند، قبل از اینکه شرکت تجاری در آستانه ورشکستگی قرار گیرد.

ممیزی جامع پرسنل

حسابرسی جامع پرسنلی شامل استفاده از ممیزی های قانونی و صلاحیتی و همچنین تمام روش های موجود برای ارزیابی و تجزیه و تحلیل اطلاعات است. چنین چکی امکان ارزیابی وضعیت پرسنل و شناسایی پتانسیل پرسنل شرکت، شناسایی تخلفات قانونی موجود در شرکت و رفع آنها را قبل از اینکه منجر به زیان های مالی و پرسنلی نامطلوب شود، می دهد.

این روش انجام ممیزی پرسنل، علاوه بر مزایای ذکر شده، دو عیب نیز دارد - هزینه بیشتری خواهد داشت و زمان بیشتری را می طلبد، زیرا شرکت کنندگان بیشتری برای بررسی حجم زیادی از داده ها درگیر خواهند شد. از همین روانجام این کار فقط در موارد اضطراری منطقی است: در صورت ورشکستگی یا در هنگام بحران مالی، زمانی که بازار باریک می شود و رقابت تشدید می شود.

چه کسی می تواند بازرسی کند

ممیزی سیستم پرسنلی هم توسط کارکنان شرکت و هم توسط سازمان های شخص ثالث قابل انجام است. در عین حال، مشکل با تعیین سطح صلاحیت بازرس به وجود می آید، زیرا مفهوم حسابرسی پرسنل در عمل قانونی ثابت نیست و دستورالعمل ها، استانداردها و قوانین موجود برای حسابرسی در فعالیت های حسابداری در نظر گرفته شده است. اما اینکه اطلاعات تا چه حد کامل و قابل اعتماد دریافت خواهد شد و نحوه تجزیه و تحلیل و ارزیابی آن بستگی به این دارد که رئیس شرکت برای بهبود وضعیت پرسنل چه اقداماتی انجام دهد.

با این حال، راهی برای خروج پیدا شد. بنابراین، به عنوان دستورالعمل ها و قوانین اساسی برای سازماندهی حسابرسی پرسنل در یک شرکت، اصول حسابرسی مالی را می توان در نظر گرفت، و به ویژه، چنین الزاماتی برای اطلاعات دریافت شده و ارائه شده مانند:

• عینیت;
• اعتبار؛
• بهنگام;
• صداقت;
• پری.

بر این اساس، حسابرس نه تنها باید قوانین اخلاق حرفه ای را رعایت کند، صادقانه و عینی باشد، بلکه در هنگام جمع آوری و پردازش اطلاعات و همچنین تهیه گزارش حسابرسی، قوانین خاصی را رعایت کند. در عین حال برای انجام چنین فعالیتی به عنوان ممیزی پرسنلی نیازی به همراه داشتن گواهی خاصی ندارد. اما این بدان معنا نیستکه می تواند توسط هر کارمندی انجام شود. به منظور حل وظایف حسابرسی پرسنل، بازرس باید دارای سطح معینی از دانش و صلاحیت باشد.

انجام حسابرسی پرسنل می تواند کارمند یک شرکت تخصصی یا فردی از پرسنل شرکت با سطح تحصیلات و شایستگی کافی باشد. اغلب، اینها روسای بخش، حسابداران و سایر متخصصان بسیار ماهر هستند. و در اینجا یک معضل پیش روی رئیس شرکت ایجاد می شود: چه چیزی بهتر است، استخدام یک سازمان تخصصی یا انجام حسابرسی به تنهایی؟ پاسخ به این سوال به عواملی مانند: بستگی دارد

• هزینه پرسنل مجرب درگیر در حسابرسی پرسنل و هزینه خدمات یک شرکت حسابرسی؛
• میزان اطلاعاتی که نیاز به پردازش دارند و شرایط مجاز برای پردازش آن.

به طور کلی اعتقاد بر این است که ممیزی پرسنل انجام شده توسط کارکنان یک شرکت ارزان تر است، که همیشه درست نیست. در صورت لزوم انجام ممیزی در یک شرکت بزرگ، جایی که حجم اطلاعات بسیار زیاد است، مشارکت متخصصان خارجی اغلب بسیار سودآورتر است. شرکت های ارائه دهنده خدمات حسابرسی تجربه بیشتری دارند، کارمندان آنها لااقل در زمینه حسابرسی پرسنل واجد شرایط تر هستند، در این صورت حسابرسی هزینه کمتر و بهتری خواهد داشت و زمان کمتری می گیرد.

ممیزی منابع انسانی به تنهایی، نحوه انجام

اگر رئیس شرکت تصمیم گرفت با کمک کارمندان خود حسابرسی انجام دهد،او باید برخی ویژگی ها را بداند. معمولاً هدف ممیزی پرسنل در این مورد مطالعه کار نه شرکت به عنوان یک کل، بلکه یک بخش جداگانه است، در حالی که لازم است از حداکثر سطح محرمانه بودن اطلاعات اطمینان حاصل شود.

برای شروع، مدیر باید یک گروه کاری ایجاد کند که معمولاً شامل 4-5 نفر است و مسئول انجام حسابرسی و تنظیم گزارش حسابرسی را تعیین می کند. کل فرآیند آماده سازی و انجام را می توان به مراحل زیر از ممیزی پرسنل تقسیم کرد:

1. تدوین یک برنامه اقدام.
2. تعیین حجم نمونه: تعداد کارکنان مصاحبه شده، حجم و نوع مدارک بررسی شده. هرچه نمونه بزرگ‌تر باشد، نتیجه دقیق‌تر است، اما روند تأیید بیشتر طول می‌کشد.
3. تدوین فرم پرسشنامه، تهیه سوالات.
4. بررسی اسناد بخش پرسنل و همچنین مدارک موجود در منطقه در حال بررسی.
5. نظرسنجی و پرسش از کارکنان شرکت.
6. تجزیه و تحلیل اطلاعات جمع آوری شده از جمله با استفاده از فناوری رایانه و برنامه های ویژه.
7. تهیه پیش نویس، بر اساس اطلاعات به دست آمده در حین حسابرسی، یک گزارش حسابرسی، که در آن شخص مسئول اجرای حسابرسی پرسنل در شرکت، نظر خود را در مورد وضعیت پرسنل، صلاحیت و رضایت آنها از کار بیان می کند. شرایط.

گزارش حسابرسی به صورت کتبی تهیه می شود، شواهدی به صورت گزارشی در مورد کار انجام شده به آن پیوست می شود. تمام صفحات گزارش باید شماره گذاری شده و در یک پوشه ثبت شوند. به طور کلی، هریا قوانین سختگیرانه ای برای نتیجه گیری و همچنین انجام آن وجود ندارد ، زیرا هدف حسابرسی پرسنلی به دست آوردن اطلاعات برای کاربران داخلی است ، بنابراین داده های به دست آمده در نتیجه چنین حسابرسی در هیچ کجا منتشر نمی شود. و اغلب آنها کاملاً محرمانه هستند و افشای آنها غیرقابل قبول است. علاوه بر این، محرمانه بودن اطلاعات باید هم در مرحله برنامه ریزی و هم در نتایج تأیید اطمینان حاصل شود. مطلوب است که کارکنان شرکت از بازرسی آینده اطلاعی نداشته باشند. این به جلوگیری از تبانی بین آنها کمک می کند، به این معنی که امکان افزایش عینیت و قابلیت اطمینان اطلاعات دریافتی را فراهم می کند.

روش های جمع آوری و پردازش اطلاعات

روش‌های حسابرسی منابع انسانی با روش‌های مورد استفاده در حسابرسی حسابداری تفاوتی ندارد، فقط اطلاعاتی با ماهیت و هدف متفاوت به دست می‌آید. آنها عمدتاً از فرم های از پیش آماده شده پرسشنامه و لیست سوالات استفاده می کنند. اطلاعات به دست آمده در طول ممیزی در مورد کارکنان شرکت با الزامات اساسی تجویز شده در دستورالعمل های تخصصی، شرح وظایف و استانداردهای کیفیت کار مقایسه می شود.

اطلاعات به دست آمده در حین ممیزی در قالب پرسشنامه و سوابق پاسخ به سؤالات و سایر اسنادی که در حین حسابرسی دریافت شده است، بر اساس زمان و مکان انجام ممیزی پرسنل جمع آوری، مرتب شده و مقایسه می شود. گزارشی که بر اساس نتایج ممیزی گردآوری شده است، اگر نه همه اسناد، باید مهمترین آنها را داشته باشد.

چه کارهایی را می توان حل کردحسابرسی پرسنل

ممیزی سیستم پرسنلی به ارزیابی بهتر پتانسیل شرکت و صلاحیت کارکنان کمک می کند. این امر باعث می شود تا با ارزش ترین کارمندان نیروی کار شناسایی شوند و مشاغل و دستمزدهای متناسب با سطح آنها برای آنها فراهم شود.

همانطور که تجربه نشان می دهد، برای یک مدیر سودآورتر است که افرادی را که قبلاً در شرکت کار می کنند در نردبان شغلی بالا ببرند تا استخدام یک مدیر جدید. از یک طرف، این امر باعث افزایش بازده سایر کارمندان می شود، زیرا آنها چشم انداز شغلی را مشاهده می کنند، از طرف دیگر، ممکن است یک کارمند جدید در تیم ریشه نکند و این باعث افزایش جابجایی کارکنان می شود که می تواند بر عملکرد آنها تأثیر منفی بگذارد. شرکت. جابجایی کارکنان نیز می تواند نتیجه یک سیاست نادرست پرسنل باشد. به عنوان مثال، اگر پیچیدگی کار یا میزان مسئولیت و میزان پرداخت مطابقت نداشته باشد. این فقط می تواند حسابرسی کار پرسنل را آشکار کند.

چنین چکی نه تنها به شناسایی با ارزش ترین کارمندان یا خلاص شدن از شر کم ارزش ترین آنها کمک می کند، بلکه به حل مشکلاتی نیز کمک می کند که مستقیماً به این واقعیت مربوط می شود که سازماندهی کار به درستی در شرکت انجام می شود.. به عنوان مثال، در بازرسی از یکی از کارگاه ها، مشخص شد که به دلیل قرار دادن نامناسب مواد، کارگران تا دو ساعت در روز صرف تحویل آنها به محل های فرآوری می کردند، زیرا در انباری دورتر نگهداری می شدند. در نتیجه زمان و تلاش هدر رفت. کارگران سریعتر خسته می شوند و تمرکز خود را از دست می دهند. این موضوع بر کیفیت و حجم محصولات تأثیر گذاشت. بدون ممیزی پرسنل، این خطای سیستمتولید ثابت نمی شود، به این معنی که منابع هدر می رود.

مسئولیت حسابرسان

حسابرس فقط در قبال اظهارنظر خود در گزارش حسابرس مسئول است. در نهایت، تصمیم گیری در مورد تغییرات پرسنلی توسط رئیس شرکت گرفته می شود و وظیفه حسابرس فقط این است که وضعیت پرسنل شرکت، سطح صلاحیت آنها، وجود تخلفات را به او منتقل کند. قانون، انضباط کار، اقدامات ایمنی، اینکه آیا متخصصان واقعاً واجد شرایط وجود دارند یا خیر. عواملی را که بر کار کارکنان و استفاده منطقی از زمان کار تأثیر منفی یا مثبت می‌گذارند، نشان دهید.

در نتیجه، حسابرس گزارش حسابرسی تهیه می کند که در آن نشان می دهد:

• چه رویدادهایی برگزار شد؛
• چقدر کار انجام شد؛
• در مسیر کارش با چه مشکلات و خطراتی مواجه شد؛
• اگر وضعیت پرسنل یا خط مشی پرسنلی منفی است چه کاری باید انجام شود تا وضعیت اصلاح شود؛
• عواقب احتمالی در صورت عدم اصلاح تخلفات.

به خودی خود، بازرسی مشکل پرسنل انتخاب نادرست یا اقدامات نادرست کارکنان شرکت، نقض قوانین ایمنی یا عدم رعایت دستورالعمل ها و مقررات فنی را حل نمی کند. هدف از ممیزی پرسنل شناسایی نقاط قوت و ضعف سیستم پرسنلی موجود در شرکت و ارائه توصیه هایی برای رفع نواقص و بهبود این سیستم است. حسابرس این کار را نمی کندمسئولیت وضعیت خط مشی پرسنل و تصمیماتی که مدیر بر اساس نتایج ممیزی خواهد گرفت.

کجا و چگونه حسابرسان را برای بررسی پرسنل استخدام کنیم

این نوع خدمات عمدتاً توسط شرکت های مشاور و آژانس های کاریابی که در زمینه مشاوره و جذب نیرو برای سایر شرکت ها تخصص دارند ارائه می شود. تقریباً در هر شهر بزرگ چنین سازمان هایی وجود دارد. آنها اغلب خدمات خود را در روزنامه ها و مجلات تبلیغاتی محلی یا روی دیوارهای تبلیغاتی ویژه در اینترنت تبلیغ می کنند. برخی از آنها یک وب سایت رسمی شرکت دارند.

هنگام استخدام، قراردادی بین یک شرکت و یک شرکت ارائه دهنده خدمات حسابرسی پرسنل منعقد می شود که باید حقوق و تعهدات طرفین را مشخص کرده و هزینه خدمات را پرداخت کند. معمولاً طرفین قرارداد قبل از تنظیم قرارداد چندین بار ملاقات می کنند و در مورد نکات ظریف و خطرات احتمالی بحث می کنند. چه فعالیت هایی انجام خواهد شد. یک برنامه کاری تقریبی مورد مذاکره قرار می گیرد (شرکت مشاور ممکن است حتی یک دفترچه برای طرح ممیزی منابع انسانی ارائه دهد).

مزیت اصلی درگیر کردن یک سازمان تخصصی شخص ثالث برای سازماندهی حسابرسی پرسنل، استقلال حسابرسی است. اگر یک کارمند یک شرکت، به هر نحوی، هم به مدیر و هم به نیروی کار وابسته باشد، حسابرس خارجی تقریباً استقلال کامل دارد. نظر او فقط بر اساس حقایق مشاهده شده است.

حسابرسی منابع انسانی یکی از ساده ترین و مقرون به صرفه ترین راه ها برای بررسی سیستم پرسنل یک سازمان وپتانسیل منابع انسانی موجود در شرکت را تعیین کنید. این روش تأیید بخشی جدایی ناپذیر از حسابداری مدیریت شرکت است و باید به طور منظم بدون توجه به نتیجه مالی فعالیت های آن انجام شود.