مستندسازی فعالیت های مدیریت و مفاهیم اساسی آن

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

اسناد به ثبت اطلاعات مطابق با قوانین تنظیم شده، یعنی رویه پردازش اسناد به روش خاص اشاره دارد. از آنجایی که فرآیند ضبط داده ها را می توان با ابزارهای مختلفی انجام داد، اسناد در عمل فعالیت های مدیریت بسیار متفاوت است - مواد دست نویس، گرافیکی، تایپوگرافی، عکس و ویدئو.

مستندسازی فعالیت های مدیریتی یک رویه تنظیم شده است که به آن تضمین قوت قانونی می دهد - کیفیتی که در قانون فعلی وجود دارد.

امروزه از ابزارهای مختلفی برای مستندسازی استفاده می شود: از وسایل ساده (مانند مداد و خودکار معمولی) تا ابزارهای الکترومکانیکی پیچیده تر (که شامل ضبط صوت، دوربین فیلمبرداری، دستگاه فونو و غیره می شود) و خودکار، کامپیوتر. روش های مستندسازی نیز به ابزار مورد استفاده بستگی دارد. این می تواند متنی، الکترونیکی، فیلم و عکس باشد.

فعالیت مدیریت معمولاً از اسناد متنی نوشته شده با دست یا ایجاد شده در رایانه استفاده می کند. از همین روآنها رکوردهای مدیریت نامیده می شوند.

اسناد همیشه تثبیت برخی اطلاعات بر روی یک حامل خاص، با جزئیات خاص است که سپس توسط آن شناسایی می شود. مستندسازی فعالیت‌های مدیریت، ابزار و زمینه‌هایی را برای تنظیم فعالیت‌های یک مقام فردی و اقدامات مالی یا سازمانی کل شرکت ایجاد می‌کند.

اسناد ممکن است از نظر عملکرد، هدف، محتوا، میزان محرمانه بودن و در دسترس بودن اطلاعات متفاوت باشد. پرداختن به عوامل این امکان را فراهم می کند که آن را به بین سازمانی و برون سازمانی طبقه بندی کنیم. اولی که فراتر از یک موسسه یا سازمان نیست و بین شرکت کنندگان آن انجام می شود، خدمات نامیده می شود. دوم - اسناد خارجی - بین سازمانهای مختلف انجام می شود، مقامات فردی که مستقیماً تابع یکدیگر نیستند.

مستندات فنی با رعایت استانداردهای تعیین شده انجام می شود که برای هر نوع سندی متفاوت است. برای هر فعالیت مدیریتی، این امر به ویژه مهم است، زیرا از این طریق اسناد قدرت قانونی پیدا می کنند، که به عنوان مطمئن ترین مدرک برای صحت اطلاعات موجود در آن عمل می کند.

مستندسازی فعالیت‌های مدیریتی، مسئولیت‌های خاصی را بر عهده مقامات یا نهادهای مدیریتی که آن را انجام می‌دهند، تحمیل می‌کند. بنابراین، در هنگام ایجاد هرگونه اسناد رسمی باید رعایت شودهنجارهای قانونی فعلی، قوانین ثبت نام، که در سراسر کشور هستند. علاوه بر این، هر سند باید همراه با جزئیات سازمان باشد که از نظر قانونی دارای اهمیت است: نام و رمزگشایی آن، امضاها و مهرهای مدیریت یا بخش خاصی از شرکت، تاریخ تدوین و شماره در دفتر ثبت، مهر تأیید، و غیره. در نهایت، مستندسازی فعالیت‌های مدیریت باید اسناد را کاملاً در صلاحیت خود صادر کند.

اسناد از نظر درجه اعتبار متفاوت است. پیش نویس ها یا کپی ها از اسناد اصلی فقط حاوی متن خاصی هستند و دارای نیروی قانونی مشابه با اصل نیستند. سند معتبر، سندی است که حاوی اطلاعات و جزئیات فوق مؤید صحت و سقم آن باشد.