ارتباطات افقی: مفاهیم اساسی، انواع، روش های مدیریت در یک سازمان

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

ارتباطات معمولاً به عنوان انواع مختلفی از انتقال اطلاعات نامیده می شود. در مورد محیط کسب و کار، مرسوم است که بین ارتباطات عمودی و افقی تمایز قائل شود. هر یک از آنها ویژگی های خاص خود را دارد، ویژگی های مشخصه تعامل شرکت کنندگان. این مقاله این موضوع را با جزئیات بیشتری بررسی خواهد کرد. بیایید تفاوت های اصلی بین این نوع ارتباطات را برجسته کنیم.

این چیست؟

ابتدا، مفهوم کلیدی را در نظر بگیرید. بنابراین، ارتباط فرآیند انتقال اطلاعات است که توسط افراد استفاده می شود. می تواند به چندین شکل ظاهر شود:

• صریح. این استفاده از زبان گفتاری، متن یا نوعی تصاویر گرافیکی، تصاویر و غیره است.
• ضمنی. ارتباط از طریق حرکات غیرکلامی، حالات چهره، برخی از حالات چهره.

در مورد ابزارهای اصلی ارتباط تجاری، آنها به شرح زیر هستند:

• جلسه.
• کنفرانس ویدئویی.
• ایمیل.
• مکالمات تلفنی.
• انتقال یادداشت ها.
• شخصیمکالمه.
• استفاده از فناوری‌های اینترنتی (چت، پیام‌رسان‌های فوری).
• ارائه گزارشات.

مرسوم است که عناصر ارتباطی زیر را مشخص کنید:

• فرستنده. اینها افرادی هستند که داده ها را تشکیل می دهند، کدگذاری می کنند و به سایر شرکت کنندگان در فرآیند انتقال می دهند.
• پیام ها. اطلاعات کدگذاری شده خاص فرستنده.
• کانالها. در اینجا ابزارهای ارتباطی برجسته می شوند، محیط هایی که می توان اطلاعات را در آنها منتشر کرد.
• گیرنده. شخصی که اطلاعات برای او ارسال شده است. عنصری که اطلاعات را تفسیر می کند.

گروه های داخلی و خارجی

ارتباطات عمودی و افقی در یک سازمان ماهیتاً زیرمجموعه هایی هستند.

ارتباطات تجاری به طور کلی به خارجی و داخلی تقسیم می شوند. دومی توسط ارتباطی که مستقیماً در سازمان رخ می دهد، به ویژه بین کارکنان، بخش ها، کارگاه ها، بخش های شرکت نشان داده می شود. ارتباط خارجی ارتباط با موجودات خارجی است. آنها می توانند پیمانکاران، تامین کنندگان، مشتریان، سازمان های خدماتی، نمایندگان سازمان های دولتی و غیره باشند.

به نوبه خود ارتباطات داخلی در سازمان به صورت افقی و عمودی و همچنین شبکه های ارتباطی نشان داده می شود. موارد عمودی بیشتر به دو دسته دیگر تقسیم می شوند:

• معکوس (اصل از پایین به بالا).
• سلسله مراتبی (اصل از بالا به پایین).

ویژگی های اینهاانواع ارائه شده به تفصیل در مقاله مورد بحث قرار خواهند گرفت.

ارتباطات افقی

منظورت چیست؟ ارتباطات افقی تبادل اطلاعات رسمی و تجاری بین کارکنانی است که موقعیت یکسان و برابر را در شرکت دارند. در اینجا ارتباط می تواند هم بین کارگران یک کارگاه، بخش، شعبه و هم بین کارگران واحدهای مشابه کارگاه ها و شعب مرتبط باشد.

ارتباط افقی عبارت است از ارتباط بین مدیرانی که دارای صلاحیت های یکسان هستند و همچنین بین کارکنانی که دارای یک طبقه بندی هستند، در پست های همتراز هستند، دارای مجموعه ای از اختیارات و مسئولیت ها هستند.

ارتباطات افقی در یک سازمان قبل از هر چیز برای ایجاد یک فضای کاری سالم، دوستانه و راحت ضروری است. این سازمان یک ارتباط تجاری تمام عیار و پربار است. یک سیستم ارتباطات افقی به درستی سازماندهی شده به شما امکان می دهد بر اساس نتایج کار هر یک از اعضای تیم به نتایج مثبت برسید.

مشکلات احتمالی

این نوع ارتباطات تجاری می تواند تحت الشعاع مشکلات خاصی قرار گیرد. در اینجا موارد اصلی مشخصه ارتباطات افقی در مدیریت آمده است:

• استفاده از اصطلاحات حرفه ای. ممکن است برای کارمندان تازه استخدام شده، کارمندان بخش دیگری غیرقابل درک باشد.
• اختلاف در مورد اهمیت سایت خاص آنها، نوع خاص فعالیت آنها.
• کاهش ارتباطات تجاری بهخانه، بحث در مورد مشکلات شخصی. ظهور بر این اساس شایعات، گفتگوهای پشت سر شما، بحث هایی که حواس را از روند زایمان منحرف می کند.
• ممکن است اثربخشی ارتباطات تجاری به دلیل ظاهر شدن لایک ها، دوست نداشتن های شخصی و غیره کاهش یابد.

حل مشکل

برای جلوگیری از ارتباطات افقی داخلی در شرکت از چنین مشکلاتی، مدیر باید موارد زیر را انجام دهد:

• از زیردستان و همکاران بخواهید که به زبانی که برای همه قابل درک باشد ارتباط برقرار کنند و اصطلاحات حرفه ای را رمزگشایی کنند.
• ارتباطات بین زیردستان خود را تنظیم کنید، اختلافات و سوء تفاهمات بین آنها را خنثی کنید.
• برگزاری جلسات عمومی، از جمله جلسات غیررسمی، تا کارکنان بتوانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند.

نوع عمودی

ارتباطات افقی ارتباطات بین کارکنان یک سازمان، ارتباطات تجاری بین کارگران همان بخش، کارگاه، اشغال موقعیت های مساوی است. ارتباط عمودی در محیط کسب و کار، انتقال اطلاعات بین مدیریت و زیردستان است. این شامل فرم های زیر است:

• سفارشات.
• توصیه ها.
• سفارشات.

این از طرف رئیس برای زیردستانش ارسال می شود. کارمندان در پاسخ به مدیر گزارش، پیام، گزارش و غیره ارسال می کنند.

ارتباط عمودی به دو نوع تقسیم می شود:

• بین بخش‌ها، بخش‌ها، کارگاه‌های مستقر در سطوح مختلف سلسله مراتبیدر شرکت.
• مستقیم بین زیردستان و سپاه رهبری.

انتقال اطلاعات در اینجا به دو صورت در دسترس است - پایین دست (سلسله مراتبی) و بالادست (معکوس). بیایید آنها را به طور خاص معرفی کنیم.

گروه از بالا به پایین

در اینجا اطلاعات از سطوح بالاتر سلسله مراتب به سطوح پایین تر می آید. یعنی از رئیس گرفته تا زیردستانش. در این گروه، اشکال زیر از ارتباطات تجاری قابل تشخیص است:

• سفارشات و سفارشات. ممکن است با توضیحاتی در مورد دستیابی به اهداف، اجرای وظایف، به کارگیری تکنیک ها و روش های خاص همراه باشد.
• اسناد-ارزیابی تلاش های زیردستان.
• پشتیبانی و کنترل.
• مشوق برای کارکنان.

مشکلات زیرمجموعه سلسله مراتبی

مشکلات ارتباط تجاری از نوع "بالا به پایین" (ارتباط مدیر با زیردستان) شامل موارد زیر است:

• سوء تفاهم. ممکن است موقعیتی پیش بیاید که روسا و مجریان به زبان های مختلف صحبت کنند - هم به معنای واقعی کلمه و هم به صورت مجازی. حتی اگر زبان روسی به وضوح به عنوان زبان ارتباطی انتخاب شود، سطوح مختلف آموزش حرفه ای همچنان جایی برای سوء تفاهم باقی می گذارد. برای مثال، اگر رئیس در ارتباط با پرسنل کم مهارت از واژگان حرفه ای و فنی سوء استفاده کند. مثال دیگر: رئیس یک شرکت بین المللی همیشه نمی تواند با کارمندانی که نماینده فرهنگ ملی متفاوت هستند، زبان مشترکی پیدا کند.آنها، حتی با دانستن یک زبان خارجی، ممکن است ویژگی های گفتار زبان مادری خود را درک نکنند - همان اختصارات، اصطلاحات تخصصی، بازی کلمات.
• مقدار اطلاعات. مدیران همیشه اطلاعات لازم را به مقدار مناسب ارسال نمی کنند. در برخی شرایط، به دلیل کمبود اطلاعات لازم، انجام وظایف محول شده برای زیردستان دشوار است. و در موارد دیگر، مجری از نیاز به مطالعه اطلاعات اضافی، بی فایده و بی ربط رنج می برد.

گروه پایین به بالا

این اطلاعاتی است که از زیردستان به رهبر ارسال می شود. فرم های زیر در اینجا برجسته هستند:

• یادبودها.
• گزارش‌ها.
• پیام در مورد مراحل انجام کار.
• گزارش در مورد وقوع مشکلات پیش بینی نشده در جریان حل یک کار خدماتی.
• پیشنهاد با ایده های نوآورانه، راه های بهبود تولید، معرفی فناوری های جدید و روش های فعالیت در شرکت.

چنین بازخوردی برای مدیران اهمیتی کمتر از دادن دستور به آنها ندارد. از زیردستان است که می توانید آخرین اطلاعات در مورد وضعیت امور شرکت را دریافت کنید. این اطلاعات به ما امکان می دهد خلق و خوی جمعی را ارزیابی کنیم، نارضایتی فزاینده کارکنان را در جوانی شناسایی کنیم.

مشکلات زیرنوع معکوس

بازخورد بین مجریان و مدیریت را می توان با مسائل زیر مخدوش کرد:

• زیردستان به ندرت بازخورد منفی و شکایت به مدیریت خود ارسال می کنند حتی در مورد آن جنبه هایی که کاملاً کاملاً است.جدی دلیل آن ساده است - ترس از اخراج شدن.
• اغلب حتی نظرات و پیشنهادات ارسال شده توسط کارمندان بی پاسخ می مانند. دلیل آن یا استخدام بیش از حد مدیر است یا عدم احترام او به کارمندان خود. او تجزیه و تحلیل پیام های آنها را مهم نمی داند. در پاسخ، کارگران متقاعد شده‌اند که چنین بازخوردی بی‌فایده است.
• انتقاد ارسالی ممکن است اصلاً به مقصد نهایی خود نرسد. مثلاً در موردی که کارمندی با شکایت از مدیریت مستقیم خود نامه ای به مدیرعامل ارسال می کند. رئیس زیردست ممکن است از چنین بازخوردی جلوگیری کند، زیرا پیامدهای منفی برای او به همراه خواهد داشت.
• برای روشن شدن موضوعات مبهم، کمک به حل مشکلاتی که به طور ناگهانی به وجود آمده اند، در بیشتر موارد کارمندان ترجیح می دهند به جای مدیران به همکاران مراجعه کنند. دلیل ممکن است این باشد که آنها امیدی به دریافت کمک کامل و واجد شرایط ندارند، آنها می ترسند که متهم به بی کفایتی شوند.
• اغلب یک دلیل سرزمینی و جغرافیایی برای عدم امکان چنین ارتباطی وجود دارد. دفاتری که در آن زیردستان و کارکنان فرماندهی مستقر هستند، می توانند در مناطق مختلف شهرک، و حتی در شهرهای مختلف، ایالت ها واقع شوند.

راههای حل مشکلات

همه مشکلات فوق را می توان به صورت زیر حل کرد:

• جعبه های ایمیل و ایمیل ناشناس را که کارمندان در آن قرار دارند را تعریف کنیدقادر به ارسال شکایات و پیشنهادات ناشناس خواهد بود.
• توسعه سیستمی برای پاداش دادن به کارکنانی که از بازخورد مدیریت استفاده می کنند.
• طرح های ارتباطی بین یک کارگر ساده و یک رئیس عالی رتبه بدون موانع میانی در قالب راهنمایی مستقیم کارمندان ایجاد کنید.
• معرفی ثبت کلیه درخواست های دریافتی توسط مدیران از زیردستان با نیاز به گزارش اقدامات انجام شده در پاسخ.