منشی: وظایف و ویژگی های حرفه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

کار کاغذی یکی از فعالیت های مشخصه اکثر شرکت ها، سازمان ها و شرکت های خصوصی است که شامل جمع آوری، اجرا و ذخیره کلیه اسناد می شود. کارایی کسب و پردازش اطلاعات به صحت و سواد تهیه مقالات بستگی دارد و این امر منجر به اتخاذ به موقع تصمیمات مؤثر می شود. بر این اساس، در کارکنان هر واحد تجاری یک منشی وجود دارد که وظایف آن به مدیریت اسناد نیز تسری پیدا می کند. وظایف یک منشی چیست؟

ویژگی های حرفه

کارمندی که وظایفش می تواند از کاغذبازی تا تصمیم گیری عملیاتی متفاوت باشد، همیشه در بازار کار مورد تقاضا است. او می تواند در هر شرکتی که جریان اسناد وجود دارد کار کند. امروزه بر اساس قانون، هر بنگاهی صرف نظر از حیطه و شکل مالکیت، ملزم به داشتن اسناد پشتیبان فعالیت و امور مالی است که به درستی اجرا شده و نگهداری آنها بر عهده منشی است. آنها از سمت های مرتبط به این حرفه می آیند: اعزام-اپراتور، منشی-مرجع،مدیر دفتر یا کارمند میز کمک. یک کارمند اداری خوب یک متخصص ضروری و یک دستیار قابل اعتماد برای مدیر است. منشی که مدتهاست وظایفش از کاغذبازی های پیش پا افتاده فراتر رفته است، می تواند به یک دستیار شخصی رئیس تبدیل شود. متخصص در این حرفه در درجه اول کارمندی است که مسئولیت سازماندهی و ذخیره سوابق شرکت را بر عهده دارد. بیشتر اوقات ، او در دفتر کار می کند و توسط قوانین مالیاتی ، مدنی و قضایی هدایت می شود. در شرکت‌های کوچک، منشی که وظایفش فقط تکمیل مدارک است، به تنهایی وظایف خود را انجام می‌دهد. ممکن است او و منشی یک نفر باشند. در شرکت‌ها و شرکت‌های بزرگ در ایالت، چندین کارمند در این سمت وجود دارند که مقالات را در مورد طیف خاصی از مسائل پردازش می‌کنند.

وظایف عملکردی یک منشی

وظیفه اصلی او حفظ جریان اسناد شرکت است، او:

• دریافت، مکاتبه، مرتب سازی، ارسال کلیه اوراق و نامه های تجاری؛
• انجام مکاتبات تجاری؛
• آنها را در مجلات ویژه ردیابی می کند و عدم افشای اطلاعات به ویژه مهم را کنترل می کند و همچنین اجرای به موقع و صحیح اسناد را کنترل می کند؛
• تهیه کلیه مواد لازم برای جلسات اجرایی و تجاری؛
• کار بایگانی را سازماندهی می کند.

ایجاد الزامات

کارمند باید دیپلم تحصیلات عالی (اقتصاد، حقوق) داشته باشد، مواقعی وجود دارد که تحصیلات متوسطه کافی است. داوطلب باید به زبان مسلط باشد، قوانین کلیدی برای انجام مقالات تجاری را بداند. این حرفه از یک متخصص نه تنها به مهارت های حرفه ای و فکری نیاز دارد، بلکه به ویژگی های شخصی مانند دقت، سازماندهی، وقت شناسی، حسن نیت نیز نیاز دارد. فردی که می خواهد به عنوان منشی کار کند باید با توانایی تمرکز طولانی مدت، حافظه عالی، ثبات روانی، مهارت های ارتباطی و درک سازنده از انتقاد مشخص شود. بیشتر اوقات ، علاوه بر ویژگی های شخصی و دیپلم تحصیلات ، الزامات دیگری نیز به نامزد تحمیل می شود ، به عنوان مثال دانش زبان های خارجی. امروزه بسیاری از شرکت ها با شرکت های خارجی همکاری می کنند و برای جلوگیری از سوء تفاهم، منشی باید به یک زبان خارجی صحبت کند که اغلب آن انگلیسی است.