وظایف منشی چیست؟

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

برای اینکه وظایف شغلی یک منشی را به وضوح تعریف کنید، باید بدانید که دقیقاً چه کسی است. به هر حال، این موقعیت را می توان از چندین زاویه دید. به عنوان مثال، دبیر مرجع به عنوان کارمند دفتر، دبیر کل به عنوان رئیس (رئیس) یک سازمان خاص، وزیر امور خارجه به عنوان یک کارمند دولتی، منشی به عنوان یک شخص دیپلماتیک، منشی رئیس شناخته می شود. به عنوان یک کارمند و گزینه های دیگر. بیشتر اوقات ، هنگام اشاره به این موقعیت ، منظور کارمندی است که وظایف (تکالیف) مدیر شرکت و روسای فردی بخش های ساختاری آن را انجام می دهد. معلوم می شود که وظایف رسمی منشی در این مورد به اجرای تکالیف یکباره برای حل مسائل سازمانی و فنی خلاصه می شود.

آنچه یک منشی باید بداند و انجام دهد

روزانه منشی باید وظایف زیر را انجام دهد:

1. اطلاعات را از زیردستان برای انتقال به مدیر بپذیرید.
2. برای ارتباط تلفنی سر ترتیب دهید. در غیاب اواطلاعات را دریافت کنید و سپس آن را در اختیار کارگردان قرار دهید.
3. پیام های تلفنی را دریافت و نگهداری کنید.
4. ایجاد شرایط برای کار عادی سر: نظارت بر نیاز به لوازم التحریر و تجهیزات اداری.
5. کمک به سازماندهی جلسات و جلسات تولید. شرکت کنندگان را از تاریخ، مکان و زمان برگزاری اطلاع رسانی کنید. مطالب لازم را جمع آوری کنید، از حضور حاضرین اطمینان حاصل کنید و صورتجلسه جلسه را بگیرید.
6. کار اداری را در شرکت انجام دهید. برای انجام این کار، منشی باید مکاتبات دریافتی را دریافت، سیستماتیک کرده و برای بررسی به مدیریت ارائه کند. سپس بر اساس ویزای تحمیلی مدارک را در مقابل امضا به مجریان انتقال دهید. همچنین وظایف منشی شامل کنترل بر پیشرفت، زمان بندی و نتایج اجرای آنها می شود.
7. اجرای چاپ و تکثیر اسناد.
8. تشکیل پذیرایی از بازدیدکنندگان از رئیس شرکت و در صورت امکان شرایط برای رفع سریع مسائل.

برای انجام این وظایف شغلی به ظاهر ساده یک منشی، یک کارمند باید بداند:

• کل ترکیب مدیریت شرکت و بخش‌های ساختاری آن؛
• اساسنامه، کارکنان و ساختار شرکت، مشخصات آن، چشم انداز توسعه و تخصص؛
• اسناد هنجاری برای نگهداری صحیح سوابق؛
• قوانین استفاده از تجهیزات اداری و ارتباطات؛
• قوانین VTR، OT، ایمنی آتش نشانی و بهداشت صنعتی؛
• قوانین سازمان کارگری در محل کارمکان؛
• هنجاری و قانونی، دستورات، مصوبات، دستورات برنامه ریزی، حسابداری و مدیریت کیفیت کار انجام شده.

مشخصات دفتری

اگر در مورد تخصص خاص تر و محدودتر صحبت می کنیم، وضعیت تا حدودی متفاوت است. به عنوان مثال، وظایف یک منشی-کارمند را در نظر بگیرید. عنوان موقعیت به وضوح جنبه کاری را که باید اجرا شود مشخص می کند. معمولاً هر شرکت قبلاً شرح شغلی دارد که حوزه فعالیت یک متخصص ثبت سوابق را نشان می دهد. اگر چنین دستورالعملی وجود ندارد، بهتر است آن را ایجاد کنید. برای این کار باید از راهنمای صلاحیت که شامل نمونه های تقریبی است استفاده کنید. پس از آن باید نسخه استاندارد در رابطه با یک سازمان خاص با در نظر گرفتن مشخصات و ویژگی های داخلی نهایی شود. به طور کلی، 3 جهت اصلی را باید به وضوح در وظایف منشی-کارمند دنبال کرد:

1. با مکاتبه کار کنید. پذیرش، پردازش آن به روش های مدرن و ارسال به موقع.
2. مستندات داخلی صحیح.
3. ثبت نام، حسابداری دقیق و انتقال اسناد به آرشیو برای نگهداری.

ویژگی های کار مرجع

در برخی از شرکت ها، چنین موقعیتی به دولت معرفی می شود که شامل طیف گسترده ای از وظایف است: از "میز مرجع" تا "دستیار مدیر". چنین متخصصیباید طیف وسیعی از دانش و تسلط خوبی بر موقعیت داشته باشد. وظایف منشی مرجع با توجه به افزایش اختیارات کمی گسترش یافته است. به طور کلی، این کار معمول یک منشی است، اما کلمه "مرجع" برخی از موارد را به لیست استاندارد اضافه می کند. به ویژه، دستیار دبیر می تواند به طور مستقل از بازدیدکنندگان در مورد مسائل خاص پذیرایی کند. او با داشتن اطلاعات معین قادر به تصمیم گیری مستقل است. همچنین مرجع دستورات مسئول در خصوص فعالیت های اقتصادی سازمان (بنگاه) را انجام می دهد. گاهی اوقات معاونت منشی مسئولیت مدیریت سوابق پرسنل را بر عهده می گیرد. این تنها زمانی انجام می شود که کل مقدار کار به شما اجازه انجام وظایف اضافی را می دهد.