منشی در مدرسه: وظایف، شرح وظایف، شرایط کار

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

کار در یک موقعیت خاص شامل اجرای یک فعالیت خاص توسط یک کارمند استخدام شده است. وظایف منشی در یک مدرسه جزء لاینفک شرح وظایف فردی است که این سمت را دارد. با کمک این سند، می‌توانید نه تنها محدوده وظایف، بلکه سایر جنبه‌های فعالیت حرفه‌ای را نیز به وضوح ترسیم کنید.

مفاد کلی سند

این بخش از سند معمولاً روش استخدام یک نامزد برای یک سمت، زیرمجموعه منشی در انجام وظایف فوری آنها و الزامات متقاضیان را نشان می دهد.

برای استخدام و سپس خدمت به عنوان منشی مدرسه، داوطلب باید دارای تحصیلات حرفه ای باشد. از طرف دیگر، متقاضی ممکن است تحصیلات متوسطه و دوره های آمادگی حرفه ای را مطابق با برنامه تعیین شده تکمیل کرده باشد. در عین حال، شرایط لازم برای تجربه کار وجود نداردارائه شد.

استخدام و اخراج مستقیماً توسط مدیر مؤسسه آموزشی انجام می شود. کارمند در حین انجام وظایف رسمی دبیر در مدرسه مستقیماً به مدیر گزارش می دهد.

چه چیزی منشی را راهنمایی می کند

این اطلاعات در قسمت مقررات عمومی شرح وظایف نیز نوشته شده است. این به شما امکان می دهد به وضوح درک کنید که کدام اسناد به عنوان راهنمای متخصصی که وظایف منشی را در یک مدرسه انجام می دهد.

اسناد زیر باید به عنوان پایه استفاده شود:

1. دستورات، بخشنامه‌ها، قطعنامه‌ها و سایر اسناد نظارتی.
2. استانداردهای یک سیستم اسناد سازمانی و اداری یکپارچه.
3. منشور و مقررات داخلی موسسه آموزشی.
4. شرح شغل منشی.
5. قوانین و مقررات برای حفاظت از نیروی کار، ایمنی، بهداشت در داخل تولید، حفاظت در برابر آتش.
6. قوانین نقطه گذاری و املا.
7. قوانین اساسی برای کار با تجهیزات اداری.

همچنین لازم است آن دسته از اقدامات هنجاری و قانونی که به وظایف مستقیم دبیر مدرسه مربوط می شود نیز در نظر گرفته شود. این به شما این امکان را می دهد که کار خود را تا حد امکان با بهره وری و کارآمدی انجام دهید.

شرایط مرجع

وظایف مستقیم دبیر در مدرسه مهمترین بخش کار استدستورالعمل ها. این تعریف می کند که فرد باید چه فعالیت هایی را در طول روز کاری در محل خود انجام دهد.

وظایف حرفه ای دبیر واحد آموزشی در آموزشگاه به شرح زیر است:

1. دریافت مکاتبات دریافتی توسط موسسه آموزشی.
2. مکاتبات طبق دستور مدیر.
3. نگهداری سوابق (به صورت الکترونیکی نیز).
4. انجام عملیات مربوط به جمع آوری و پردازش اطلاعات (از جمله استفاده از فناوری رایانه).
5. نظارت بر تهیه و بررسی به موقع اسناد.
6. تدوین نامه ها، درخواست ها، مدارک و پاسخ ها به دستور مدیر موسسه آموزشی.

دبیر نه تنها با مدیر، بلکه با روسای بخش‌های ساختاری مدرسه، کادر آموزشی و معاونین در تماس است. علاوه بر این، مجری در این موقعیت نه تنها به طور مستقل تمام قوانین موسسه را انجام می دهد، بلکه بر اجرای سایر کارمندان نیز نظارت می کند. شایان ذکر است که وظایف دبیر دفتر در مدرسه هیچ تفاوتی با وظایف دبیر واحد آموزشی ندارد.

آنچه یک متخصص باید بداند

هنگام درخواست برای شغل، مدیریت از متقاضی می خواهد که نه تنها تحصیلات مشخصی داشته باشد، بلکه توشه ای از دانش خاص نیز داشته باشد. و هرچه متقاضی با آنچه که باید بداند، حرفه ای تر هدایت می شود، بیشتراحتمال یک کار خوب.

فهرست دانش مورد نیاز شامل موارد زیر است:

1. تقنینی. قوانین هنجاری و قانونی در مورد تنظیم فعالیت های آموزشی.
2. قوانین اسناد تجاری و مکاتبات، اصول اخلاق و آداب معاشرت.
3. دستورالعمل برای نگهداری سوابق.
4. قوانین کار با رایانه و تجهیزات سازمانی، با استفاده از اینترکام.
5. قوانین حاکم بر ایجاد، پردازش، انتقال و ذخیره اسناد.
6. ساختار یک موسسه آموزشی.

با این آگاهی، کار دبیری در مدرسه و وظایف پیش بینی شده در سمت، مشکل خاصی ایجاد نخواهد کرد. و این به نوبه خود، احتمال رشد شغلی را افزایش می دهد.

حقوق منشی

علاوه بر وظایف دبیر واحد آموزشی در مدرسه، در هر سمت، طیف مشخصی از حقوق تخصصی در نظر گرفته شده است. آنها همچنین در شرح شغل نوشته شده اند.

فهرست حقوق اولیه فردی که سمت دبیری مدرسه را دارد شامل درخواست مطالب و اطلاعات لازم از کارمندان (در صورت لزوم از اداره)، اطلاع از دلایل تاخیر در اجرای وظایف محوله است. دستورالعمل، الزام به نهایی کردن اسنادی که در آن تخلفات مشاهده شده است. منشی همچنین حق دارد کارکنان مدرسه را در اجرای دستورات ارسال شده توسط اداره مشارکت دهد تا تأیید کند.پیش نویس اسناد مربوط به فعالیت های مدیریتی موسسه و همچنین ارائه پیشنهادات برای بهبود فعالیت های مدیریتی و بهبود روند کار با مستندات.

مسئولیت موقعیت

دبیر مدرسه در قبال عملکرد نامناسب یا عدم انجام کامل وظایف فوری خود، مقررات داخلی مؤسسه آموزشی، عدم استفاده از حقوق مندرج در شرح وظایف، مسئولیت انضباطی دارد. حدود مسئولیت توسط قانون کار فعلی کشور تعیین می شود.

مسئولیت در قبال ایجاد خسارت به مدرسه یا شرکت کنندگان در فرآیند آموزشی در جریان فعالیت های حرفه ای یا عدم انجام وظایف مستقیم منشی-منشی در مدرسه، طبق شرح شغل فعلی و اسناد محلی که کار یک متخصص را تنظیم می کند. نحوه مسئولیت توسط قوانین مدنی و کار در کشور در زمان وقوع خسارت تعیین می شود.

تعاملات شغلی و شرایط کاری

در ابتدا شایان ذکر است که دبیر مدرسه طبق برنامه زمانی که بر اساس یک هفته کاری 40 ساعته تدوین شده است، فعالیت می کند. با این حال، در عین حال، شرح شغل نشان می دهد که روز کاری استاندارد نیست. در هنگام درخواست منشی واحد آموزشی حتما این نکات را مد نظر قرار دهید.

در روند انجام کار، دبیر موسسه آموزشی با کادر آموزشی مدرسه، پرسنل اداری و خدماتی در ارتباط است. تعامل برای ارائه بعدی اطلاعات لازم دریافت شده در جلسات شورای مدرسه، جلسات دانش آموزی و آموزشی انجام می شود. همچنین از وظایف حرفه ای منشی می توان به بررسی نحوه اجرای دستورات، دستورالعمل ها و دستورات انتقالی اشاره کرد. فعالیت های پرسنلی، مالی و اقتصادی که توسط یک موسسه آموزشی انجام می شود نیز مشمول آن است.

نتیجه گیری

با کمک شرح شغل، رهبری یک مدرسه یا هر مؤسسه آموزشی دیگر به وضوح و روشنی طیف وظایف اساسی حرفه ای یک متخصص را ارائه می دهد، محدودیت های تابعیت، تعامل حرفه ای را تعیین می کند، مرزهای آن را مشخص می کند. مسئولیت یک کارمند هنگام تدوین این سند، قوانین قانونی تنظیم کننده کار متخصصان مختلف، کتب مرجع صلاحیت و اطلاعات و سایر ادبیات روش شناختی مورد توجه قرار می گیرد.