کنترل در سازمان: ابزارها، اهداف و مقاصد

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

کسانی که برای اولین بار کلمه "کنترل" را می شنوند معمولاً تصور می کنند چیزی را کنترل می کنند، اما در واقع اصلاً اینطور نیست. کنترل در یک شرکت یک سیستم پیچیده است که با هدف بهبود فرآیندهای مالی، پرسنلی و فناوری به منظور دستیابی به عملکرد مؤثر سازمان به عنوان یک کل است. برخلاف کنترل که برای شناسایی مشکلات و اشتباهات انجام شده در گذشته طراحی شده است، کنترل به دنبال ایجاد یک سیستم مدیریت فرآیند در شرکت است که بر امور جاری و آینده تمرکز دارد. چرا این خیلی مهم است؟

سرویس کنترلی در شرکت یک عنصر مهم است، زیرا کارکنان آن می توانند اتلاف منابع را به حداقل برسانند، برنامه های فعلی و آینده را تجزیه و تحلیل کنند، و همچنین خطاهای احتمالی، یعنی خطاهایی که ممکن است در طول دوره ایجاد شوند را شناسایی کنند. فعالیت های شرکت با این حال، برای درک اینکه این نوع فعالیت چیست، مهم است که ویژگی ها و نکات کلیدی آن را با جزئیات بیشتری مطالعه کنید. در این مقاله مفاهیم اساسی، اهداف و اهداف مورد بحث قرار خواهد گرفتکنترل، و همچنین مفاهیم، ابزارها و عملکردهای آن.

مفاهیم و تعاریف

کنترل یک جهت جدید در سیستم مدیریت است، بنابراین امروزه هیچ تعریف روشنی از این مفهوم وجود ندارد. با این حال، تعاریف متعددی وجود دارد که محبوب ترین هستند و ماهیت این اصطلاح را منعکس می کنند.

منشأ آن با فعل انگلیسی to control مرتبط است. در ترجمه، «کنترل» عبارت است از «مدیریت، نظارت، کنترل، مدیریت، تنظیم». با این حال، چنین توصیفی برای درک ماهیت این پدیده کافی نیست، بنابراین شایسته است به دو تعریف دقیق تر زیر توجه شود.

کنترل حوزه ای جداگانه از فعالیت در سازمان ها است که با اجرای کارکرد اقتصادی همراه است و با هدف اتخاذ تصمیمات استراتژیک و عملیاتی صحیح توسط مدیریت انجام می شود.

کنترل مجموعه ای از اقدامات با هدف پشتیبانی از کلیه فرآیندها با اطلاعات لازم و پشتیبانی تحلیلی برای تصمیم گیری صحیح مدیریت است. بیشتر اوقات هدف آنها افزایش سود در سازمان است.

کنترل مدرن در یک شرکت الزاماً باید شامل سیستم مدیریت کیفیت، مدیریت ریسک و سیستم شاخص های کلیدی و همچنین مدیریت فرآیند در اجرای هر نوع برنامه ریزی باشد.

اهداف و مقاصد

بر اساس مفاهیم اساسی، می توان نتیجه گرفت که اصلیهدف از کنترل در یک شرکت جهت گیری کلیه فرآیندهای مدیریتی به سمت دستیابی به اهداف معینی است که می تواند در بهبود محصولات، دستیابی به سطح مناسب رقابت و غیره بیان شود. به عبارت دیگر، هدف حفظ مدیریت مؤثر سازمان است. هدف آن چیست؟

بر اساس هدف، وظایف اصلی کنترل در هنگام مدیریت یک شرکت متمایز می شوند:

• توسعه روش شناسی برنامه ریزی و سازماندهی آن؛
• حسابداری، از جمله جمع آوری اطلاعات و پردازش آن؛
• کنترل;
• سازمان رویدادهای سیستم مشاهده ویژه.

این وظایف، به طور خلاصه، دارای وظایف فرعی عجیبی هستند که باید توسط سرویس یا بخشی که وظیفه کنترل به آنها سپرده شده است، انجام شود. توسعه یک روش برنامه ریزی و سازماندهی آن شامل موارد زیر است:

• اطمینان از ایجاد یک چارچوب نظارتی که به اجرای پیش بینی های توسعه شرکت کمک می کند؛
• ارائه مشاوره به افرادی که برنامه های استراتژیک تهیه می کنند؛
• هماهنگی کار در تهیه برنامه های مختلف، در تعیین اهداف اصلی شرکت و بودجه ریزی؛
• مشارکت در بحث ها و تعاریف پارامترهای (کیفی و کمی) کار.

کار حسابداری شامل موارد زیر است:

• توسعه ساختار برای انتقال و دریافت اطلاعات؛
• ایجاد یک سیستم پشتیبانی اطلاعات برای ارائه مراجع، اطلاعات وگزارش به افرادی که مسئول یک فرآیند خاص در مدیریت شرکت هستند؛
• تعیین نیاز به ارائه اطلاعات لازم به مدیران یا سایر افراد مسئول؛
• مقایسه برنامه ها و گزارش ها و تدوین اسناد گزارش میانی که پیشرفت برنامه ها را نشان می دهد؛
• تجزیه و تحلیل انحراف از برنامه ها، شناسایی علل احتمالی و تهیه پیشنهادات برای جلوگیری از تأثیر عوامل منفی که باعث اختلال در کار می شود.

کار کنترل شامل:

• نظارت بر اجرای برنامه های با هدف دستیابی به اهداف استراتژیک؛
• نظارت بر وضعیت شرایط محیطی مرتبط با تدوین برنامه های راهبردی؛
• نقاط ضعف نظارتی که در طول برنامه ریزی یا بررسی پیشرفت برنامه شناسایی شد.

وظیفه سازماندهی رویدادها برای یک سیستم مشاهده ویژه موارد زیر را فراهم می کند:

• توسعه چارچوب نظارتی برای به دست آوردن و ارائه اطلاعات در سازمان؛
• توسعه فعالیت هایی که اطلاعات بیشتر و پشتیبانی تحلیلی را فراهم می کند.

جایگاه ویژه ای در سیستم کنترل مالی، پرسنل و منابع حسابداری است. به عنوان یک قاعده، گزارش سنتی متضمن تمرکز بر گذشته و ارائه داده های واقعی در مورد فرآیندها و پدیده های گذشته است، در حالی که گزارش در کنترل بر آینده متمرکز است.

بنابراین، می توانید ببینید که سازماندهی کنترل در شرکت به ایجاد کمک می کند.کنترل جاری بر فرآیندها به منظور تعیین پیامدهای تصمیمات مدیریتی خاص. همچنین می توان گفت که معرفی کنترل به شما این امکان را می دهد که مدیریت شرکت را از اتخاذ تصمیمات عجولانه یا غیرمنفعتی که مستلزم اتلاف منابع است نجات دهید.

روش

برای انجام تمام وظایف تعیین شده در هنگام مدیریت یک سازمان، کنترل مستلزم استفاده از روش های علمی کلی زیر است:

• تحلیل؛
• کسر؛
• القاء؛
• مشخصات;
• انتزاع;
• سنتز;
• قیاس؛
• شبیه سازی.

پس از توجه به اهداف، اهداف و روش های این حوزه فعالیت، توجه به کارکردهای آن بسیار مهم است.

توابع

سیستم کنترل در شرکت شامل عملکردهای اساسی مانند: است

• اطلاعاتی;
• حسابداری و کنترل؛
• تحلیلی;
• عملکرد برنامه ریزی.

و همچنین، به طور مشروط، سه عملکرد را می توان تشخیص داد که ترکیبی از موارد فوق خواهد بود - خدمات، اظهار نظر و مدیریت.

دلایل برای کنترل

در آغاز قرن نوزدهم و بیستم، بسیاری از رهبران آمریکایی در فرآیند مدیریت سازمان‌ها با نیاز مبرمی به بهبود روش‌های حسابداری اقتصادی و کنترل مالی مواجه شدند. اولین تلاش ها برای بهبود سیستم حسابداری به این صورت بودراه - روسای شرکت ها وظیفه ارائه اطلاعات تحلیلی در مورد مسائل اقتصادی و اقتصادی را به سرمایه دار ارشد و دبیر شرکت واگذار می کنند. بنابراین، یک رابطه کاری نزدیک بین خدمات مالی و شخصی که به رئیس اجرایی کمک می کند، شکل گرفت. در ادامه مشخص شد که با توجه به تنوع اطلاعات و نیاز به جزئیات آن، سپردن این وظیفه به تک تک مسئولان به مصلحت است. بنابراین، معرفی کنترل در شرکت اتفاق افتاد.

پیش نیازهای زیر برای ظهور کنترل قابل تشخیص است:

• بحران اقتصادی جهانی؛
• پیچیدگی و تشدید سیستم مالیاتی برای کارآفرینان؛
• عوارض اشکال تامین مالی.

توسعه کنترل به عنوان شاخه ای از علم اقتصاد به دلایل زیر است:

• بین المللی سازی و تمایز شرکت ها؛
• تغییر فناوری های درگیر در حوزه های تولید؛
• پیچیدگی سیستم مدیریت سازمانی؛
• عوارض محیط خارجی؛
• پیچیدگی فرآیندهای ارتباطی برای تصمیم گیری های مدیریتی که منجر به نیاز فوری به پرسنل شایسته در زمینه مهندسی سیستم و سازمان شده است.

امروزه بسیاری از روسای بنگاه های خارجی متذکر می شوند که پس از ایجاد بخش های کنترلی در بنگاه به عنوان مثال، درآمد شرکت افزایش یافت، استفاده از منابع مالی، انسانی و سایر انواع منابع صحیح تر شد و در راه قابل توجهیکاهش هزینه ها.

سرویس کنترل در سازمان با یک وظیفه بسیار جدی روبرو است - اطمینان از جمع آوری سریع و تهیه تجزیه و تحلیل دقیق اطلاعات در مورد تمام هزینه های موجود به منظور مدیریت شرکت. مدیر بنگاه، رئیس خدمات مالی و روسای ادارات تولیدی باید اطلاعات را به موقع و منظم دریافت کنند تا در صورت انحرافات احتمالی اقدامات صحیح و اصلاح کار کل بنگاه را انجام دهند.

مفاهیم

امروزه، مفهوم آلمانی و آمریکایی کنترل در ادبیات اقتصادی متمایز شده است. به طور کلی این مفاهیم شباهت زیادی به یکدیگر دارند، اما تفاوت اصلی آنها در این است که اولی بیشتر معطوف به بررسی مشکلات حسابداری داخلی و تجزیه و تحلیل محیط داخلی سازمان است و دومی بیشتر معطوف به مشکلات است. محیط خارجی که شرکت ارتباط نزدیکی با آن دارد.

شایان ذکر است که مفهوم آلمانی مقبولیت گسترده تری پیدا کرده است. بر اساس این مفهوم، وظیفه اصلی حل مشکلات حسابداری داخلی به صورت برنامه ریزی شده، کنترلی و مستند است.

مفهوم آمریکایی همچنین حل مسائل مربوط به شکل برنامه ریزی شده، کنترلی و اسنادی حسابداری داخلی را در پیش زمینه قرار می دهد، اما در اینجا جایگاه مرکزی نیز به حل مشکلات ارزیابی محیط خارجی و جزئیات آن داده شده است. تجزیه و تحلیل.

ابزار

ابزارهای کنترل مجموعه ای از اقدامات هستند که به شما امکان می دهند عملکردها و وظایف خاصی را انجام دهید. این ابزارها را می توان به عنوان دسته بندی کردمعیارها:

• دوره اعتبار (راهبردی یا عملیاتی)؛
• دامنه (بستگی به وظایف دارد).

برای اینکه به وضوح درک کنید که ابزارهای اصلی مورد استفاده در کنترل کدامند و در چه شرایطی بهتر از آنها استفاده می شود، جدول زیر را در نظر بگیرید.

دامنه کاربرد	جعبه ابزار	دوره اعتبار
حسابداری	گزارش فعالیت های تجاری فرم‌های ضبط ارقام حسابداری روشهای تحلیل گزارشی	عملیاتی
سازمان جریان اطلاعات	سیستم مدیریت اسناد	استراتژیک
برنامه ریزی	کار با حجم سفارش تحلیل نقطه شکست تحلیل ABC تجزیه و تحلیل نقاط ضعف شرکت تجزیه و تحلیل پروژه های سرمایه گذاری تحلیل تخفیف تحلیل الگوی فروش و مصرف ارزیابی سودآوری شروع تولید مواد اولیه برای ساخت محصولات خودمان برآورد منحنی یادگیری روش های لجستیک Benchmarking ارزیابی پتانسیل شرکت تحلیل SWOT نقشه های ادراک اندازه گیری کیفیت خدمات نمودار گانت محاسبه سطح موجودی برنامه ریزی ظرفیت قیمت تجزیه و تحلیل موانع ورود برنامه ریزی شبکه و موارد دیگر	استراتژیک
نظارت و کنترل	سیستم هشدار اولیه تجزیه و تحلیل هزینه تجزیه و تحلیل مطابقت شاخص ها (برنامه ریزی شده و واقعی) تحلیل شکاف	استراتژیک

مسئله انتخاب ابزارها در کنترل باید با احتیاط کامل انجام شود. به عنوان مثال، برای سازمانی که در یک بازار انحصاری یا انحصاری فعالیت می کند، استفاده از تحلیل رقبا مطلقاً فایده ای ندارد.

ابزارهای فوق در کنترل امور مالی می توانند روند توسعه اقتصادی و تهیه اسناد برنامه ریزی و گزارش را تا حد زیادی ساده کنند.

کنترل استراتژیک و عملیاتی

دو نوع کنترل وجود دارد که از نظر مدت زمان انجام آنها و همچنین وظایف و راه های حل آنها متفاوت است.

کنترل استراتژیک با هدف اجرای برنامه‌ها، استراتژی‌های بلندمدت است. هدف آن تشکیل یک سیستم برنامه ریزی واضح است که به شما امکان می دهد شرکت را به طور قابل اعتماد مدیریت کنید، که منجر به افزایش سود می شود.

A. گالویتر (دانشمند-اقتصاددان) در نوشته های خود هشت حوزه را که کنترل استراتژیک باید تحت پوشش قرار دهد، شناسایی کرد:

1. تعیین کامل بودن برنامه های شرکت و همچنین محتوای رسمی و مالی آنها.
2. کنترل ناپایدارشرایط درون سازمان و محیط بیرونی که ارتباط تنگاتنگی با اجرای برنامه های استراتژیک شرکت دارد.
3. کنترل بر اتخاذ تصمیمات مهم و اجرای آنها بر اساس جنبه زمان بندی.
4. پیگیری اجرای طرح ها به ویژه در مراحل سخت یا مهم اجرای آن.
5. پاسخ به موقع به شرایط نامطلوب خارجی و داخلی که ممکن است باعث آسیب مالی به سازمان شود یا محصول جانبی فعالیت ایجاد کند.
6. پیگیری وضعیت استراتژیک شرکت بر اساس بررسی های منظم.
7. بررسی تحدید حدود واحدهای استراتژیک شرکت.
8. نظارت بر انطباق با اصول تعیین کننده سازمان، که قبلاً تعریف شده بود.

وظایف زیر از این نوع کنترل قابل تشخیص است:

• تعریف اهداف کمی و کیفی؛
• مسئولیت برنامه ریزی؛
• کار کردن سیستمی از استراتژی های جایگزین؛
• تعیین نقاط بحرانی در محیط داخلی و خارجی برای سیستم راهبردهای جایگزین؛
• شناسایی و مدیریت نقاط ضعف سازمانی؛
• تشکیل کارت امتیازی؛
• مدیریت انحرافات و شاخص های آنها؛
• مدیریت انگیزه در یک موسسه؛
• مدیریت پتانسیل اقتصادی.

کنترل عملیاتی در یک شرکت از این جهت با استراتژیک متفاوت است که هدف آن کمک به مدیران برای دستیابی به نتایج در اهداف کوتاه مدت است. لازم به ذکر است که وظیفه اصلی آن جلوگیری از بروز بحران استوضعیت در سازمان و پیگیری پیشرفت فعلی فعالیت های برنامه ریزی شده.

برای درک تفاوت بین این دو گونه، جدول زیر را در نظر بگیرید.

نشانه ها	کنترل استراتژیک	کنترل عملیاتی
گرایش	محیط داخلی محیط خارجی	سودآوری کارایی هزینه
سطح کنترل	استراتژیک (بلند مدت)	تاکتیکی و عملیاتی
گل	ایجاد شرایط برای بقا انجام اقدامات ضد بحران حفظ پتانسیل موفق	تضمین نقدینگی و سودآوری
وظایف اصلی	تعریف اهداف کمی و کیفی مسئولیت برنامه ریزی توسعه سیستمی از استراتژی های جایگزین تعیین نقاط بحرانی در محیط داخلی و خارجی برای سیستم راهبردهای جایگزین شناسایی و مدیریت نقاط ضعف سازمانی تحلیل اثربخشی هزینه	کمک روش شناختی در توسعه بودجه جستجوی نقاط ضعف برای کنترل تاکتیکی تعیین مجموعه نشانگرهای قابل کنترل مطابق با جریاناهداف مقایسه شاخص های برنامه ریزی شده و واقعی تعیین تأثیر انحراف در اجرای برنامه های جاری انگیزه

رابطه بین کنترل عملیاتی و استراتژیک

این دو نوع کنترل جزء جدایی ناپذیر یکدیگر هستند. مهمترین وظیفه کنترل استراتژیک اطمینان از وجود بلندمدت یک شرکت خاص و برنامه ریزی عملیاتی - جاری و اجرای برنامه های خاص برای سود است.

رابطه این دو نوع را می توان به این صورت نشان داد:

• "انجام کار درست" کنترل استراتژیک است؛
• "انجام کار درست" عملیاتی است.

بنابراین، می توان نتیجه گرفت که کنترل عملیاتی بخشی جدایی ناپذیر از اجرای استراتژی استراتژیک است.

معرفی و سازماندهی سرویس

اگر رئیس شرکت تصمیم به پیاده سازی یک سیستم کنترلی داشته باشد، ابتدا باید تغییراتی در ساختار سازمانی ایجاد کند و یک سرویس (بخش) ایجاد کند که باید مستقیماً تابع مدیر کل یا رئیس باشد. اجرایی سرویس کنترل ممکن است شامل متخصصان زیر باشد:

• سرویس;
• کنترل- متصدی کارگاه ها (بخش/بخش/بخش)؛
• حسابدار مدیریت؛
• متخصص سیستم های اطلاعاتی.

اگر حجم تولید یااندازه سازمان کوچک است، سپس می توانید عملکردهای این مناطق را ترکیب کنید و یک موقعیت را حذف کنید.

برای سازماندهی مناسب کار هنگام اجرای چنین سیستمی، باید به هر متخصص شرح وظایف داده شود که عملکرد آن بر اساس نیاز شرکت تعیین می شود.

هر رهبر، به ویژه آن دسته از شرکت‌هایی که در سرزمین‌های پس از فروپاشی اتحاد جماهیر شوروی مستقر هستند، باید به خاطر داشته باشند که معرفی روش‌های مدیریتی نوآورانه می‌تواند باعث انتقاد کارکنان و حتی در برخی موارد رد کامل شود. بنابراین لازم است قبل از شروع به کار سرویس کنترل، نوآوری ها ارائه شود و وظایف اصلی، اهداف و وظایف اصلی که این واحد ساختاری انجام خواهد داد به اطلاع کلیه کارکنان برساند.

همچنین شایان ذکر است که اجرای چنین سرویسی باید مرحله‌ای باشد و شامل یک مرحله مقدماتی باشد که در آن وضعیت شرکت مورد مطالعه قرار می‌گیرد، سپس خود پیاده‌سازی و در نهایت مرحله اتوماسیون در صورت لزوم.

نتیجه گیری

به طور کلی، کنترل بازتاب طیف عظیمی از رشته های علمی اقتصادی و مدیریتی - مدیریت، برنامه ریزی استراتژیک، سایبرنتیک، تئوری اقتصادی و غیره است. به همین دلیل، یک مدیر حرفه ای یا یک تیم متشکل از چندین متخصص که وظیفه کنترل را به عهده دارند، می توانند با در نظر گرفتن تنوع و طیف گسترده مشکلات این فعالیت، مسائل تولید، اقتصادی و پرسنلی را حل کنند.به همین دلیل است که وجود یک سیستم کنترلی مستقر در شرکت امکان حل و اغلب پیش‌بینی مشکلات را می‌دهد که به نوبه خود منجر به پاسخگویی به موقع و به حداقل رساندن هزینه‌های مختلف و زیان‌های مالی جدی می‌شود.