مدیر دفتر. وظایف شغلی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در موقعیت "مدیر دفتر" اکثر کارفرمایان کارمندی را می بینند که طیف نسبتاً گسترده ای از وظایف را انجام می دهد. هدف از معرفی این واحد به لیست کارکنان، اطمینان از عملکرد بدون مشکل اداره یا حتی چندین سرویس مسئول در این زمینه است. اگر به یک منشی معمولی نیاز ندارید که به تماس ها پاسخ می دهد، نامه ها و بازدیدکنندگان را دریافت می کند، مطمئناً یک مدیر دفتر یک رهبر است، زیرا این کارمند به اختیارات و اختیارات خاصی نیاز دارد. بدون این، او نمی تواند به طور موثر وظایف محول شده را انجام دهد.

به عنوان بخشی از وظیفه اصلی خود، فهرست وظایفی که یک مدیر دفتر باید انجام دهد باید حداقل پنج حوزه را پوشش دهد. در عین حال، باید درک کرد که دفتر اتاقی نیست که رئیس در آن بنشیند، بلکه مکانی است که هنوز وظایف اداری و مدیریتی در آن انجام می شود. این بدان معنی است که کیفیت و مهلت آنها بستگی به نحوه کار مدیر دفتر دارد.

مسئولیت های مدیریتی. اینها شامل برنامه ریزی اداری، ساختار سازمانی، مدیریت کارکنان، فرهنگ شرکتی، توسعه خط مشی است.ارتباط با طرف مقابل و کنترل بر رعایت آن.

عملکردهای اداری. آنها سازماندهی کار اداری، ایجاد روابط بین خدمات، توزیع فضای اداری بین کارکنان را پوشش می دهند.

وظایف خانه. مدیر دفتر باید خرید تجهیزات اداری، لوازم التحریر، مواد مصرفی و تجهیزات خانگی را سازماندهی کند. علاوه بر این، او باید از نظافت دفتر، نگهداری تجهیزات اداری، پرداخت به موقع قبوض آب و برق، اجاره و غیره اطمینان حاصل کند.

وظایف کنترلی. این حوزه فعالیت شامل انجام ممیزی، بازنگری، موجودی دارایی های مادی، مستندسازی است.

گزارش. آنها شامل تهیه اسناد گزارش (اطلاعات) برای مدیر هستند.

بسته به اندازه سازمان، این کارمند ممکن است یک مدیر مجرد با اختیارات مدیریتی (برای شرکت های کوچک) باشد یا ممکن است کل یک بخش را مدیریت کند. در عین حال، رئیس سازمان باید درک کند که تمایل به جهانی کردن کارمندان، قرار دادن چیزهایی که در صلاحیت سایر خدمات است به وظایف آنها همیشه توجیه نمی شود. به عنوان مثال، شما نباید چنین کارمندی را با حسابداری، مدیریت پرسنل و غیره بارگذاری کنید. چنین اختلاط معمولاً بر کیفیت کار تأثیر منفی می گذارد. دلیل این امر در این واقعیت نهفته است که این مسئولیت ها بسیار گسترده تر از مسئولیت های حفظ دفتر هستند، آنها در کل سازمان به عنوان یک کل نفوذ می کنند. بنابراین، هنگام نوشتن رزومه، یک مدیر دفتر باید انجام دهدتمرکز بر تجربه کاری و مهارت ها در پنج حوزه فعالیت فوق، به جای اینکه آنها را در طیف وسیعی از وظایف که اغلب به عملکرد اداره مربوط نمی شود، آغشته کنید. در عین حال، کارفرمایی که به دنبال کارمند واجد شرایط در این زمینه است، نباید فراموش کند که چرا به این کارمند نیاز دارد و الزامات اضافی را که به کارکرد اصلی مربوط نمی شود، مطرح نکند.