نمودار گانت دستیار برنامه ریزی شماست. نمودار گانت چیست و چگونه می توان آن را ساخت؟

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

Gantt Chart یکی از محبوب ترین ابزارها برای نشان دادن بصری زمان بندی در مدیریت پروژه است.

این چیست؟

نمودار گانت برای نشان دادن مراحل مختلف کار در زمینه مشاغل کوچک و متوسط طراحی شده است. از نظر بصری، مجموعه ای ساده از نوارها است که از دو محور اصلی تشکیل شده است: موارد و زمان. به هر دوره زمانی وظیفه خاصی اختصاص داده می شود که باید تکمیل شود.

روی نمودار، علاوه بر بلوک‌های اصلی، ممکن است یک ستون اضافی ویژه وجود داشته باشد که درصد کار انجام شده را نشان می‌دهد. علائم ویژه - نقاط عطف - برای برجسته کردن دو یا چند کار و نشان دادن ترتیب اجرای آنها استفاده می شود.

نمودار گانت نوعی استاندارد در زمینه مدیریت پروژه است، زیرا به کمک آن است که می توان ساختار اجرای تمام مراحل پروژه را به وضوح نشان داد.

نمودار گانت برای چیست؟

با توجه به اینکه بیشتر افراد بصری هستند، نمودار فرصتی را برای حل یکی از وظایف اصلی فراهم می کند و به کارکنان نشان می دهد که روی چه چیزی کار کنند، چه منابعی را در این فرآیند به کار ببرند و باچقدر سریع انجام وظایف خاص تمام اطلاعات به صورت فشرده و بدون استفاده از جداول گیج کننده و حجم عظیمی از متن ارائه شده است. در عین حال، ماهیت برای همه، بدون استثنا، شرکت کنندگان در پروژه واضح و قابل درک است.

استفاده از نمودار مدیریت پروژه های در مقیاس کوچک را تا حد زیادی ساده می کند و این امکان را فراهم می کند که همیشه فعالیت های کارکنان تحت کنترل باشد.

تاریخچه ظهور اولین نمودار

نخستین قالب نمودار توسط هنری ال. گانت در اوایل قرن بیستم ایجاد و آزمایش شد. این دانشمند برای مدیریت ساخت کشتی ها برای استفاده در جنگ جهانی اول استخدام شد. یک برنامه ویژه به او اجازه می داد تا کار چندین مهندس را هماهنگ کند و انجام کارها را به موقع کنترل کند. Gant مستقیماً با فهرست کردن همه وظایف مورد نیاز و زمان‌بندی آنها بر اساس منابع موجود شروع کرد.

مرحله مهم، نشان دادن وابستگی برخی وظایف به برخی دیگر بود. علاوه بر این، گانت برای هر فرد یک دوره زمانی اختصاص داد که در طی آن او باید نوع خاصی از فعالیت را انجام می داد، با در نظر گرفتن زمان اختصاص داده شده برای پروژه، مشخص کرد که چه کسی و چه وظیفه ای انجام می شود.

نمودار گانت با استفاده از یک محور عمودی که وظایف مختلف را نشان می دهد و یک محور افقی نشان دهنده زمان انجام می شود.

نمودار گانت در دنیای مدرن

این روش برنامه ریزی امروز ارتباط خود را از دست نمی دهد، زیرا به شما امکان می دهد یک نمایش گرافیکی از برنامه تولید ارائه دهید، نظارت بر پیشرفت در اجرا را ساده می کند.وظایف محول شده نمودار گانت به یک ابزار تحلیلی قدرتمند تبدیل شده است که تقریباً 100 سال است که هیچ تغییری در آن ایجاد نشده است. فقط در دهه 90 قرن گذشته، برای توصیف روابط با جزئیات بیشتر، خطوط ارتباطی بین وظایف مختلف وارد آن شد:

• "پایان-شروع" - تا زمانی که فعالیت A کامل نشده باشد، فعالیت B نمی تواند شروع شود؛
• "شروع-پایان" - عمل B نمی تواند شروع شود تا زمانی که اقدام A شروع شود؛
• "شروع-شروع" - عمل B زودتر از اقدام A شروع نمی شود؛
• "پایان-پایان" - عمل B نباید زودتر از پایان عمل A پایان یابد.

شواهدی وجود دارد که نشان می دهد نمودار گانت در ساخت سازه های مهندسی غول پیکر مانند سد هوور (لاس وگاس، 1939) و سیستم بزرگراه آیزنهاور (بیشتر شهرهای بزرگ ایالات متحده را به هم متصل می کند) استفاده شده است.

دستورالعمل: چگونه یک نمودار گانت را در 5 مرحله بسازیم؟

بعد، به قوانین ساخت نمودار گانت نگاه می کنیم و سعی می کنیم خودمان آن را در صفحه گسترده مایکروسافت اکسل ایجاد کنیم.

مرحله 1. جمع آوری داده ها

برای ساختن یک نمودار، به داده های زیر نیاز داریم:

• مختصات همه مجموعه داده ها (جایی که هر یک از ستون ها باید شروع شود)؛
• نام هر مرحله؛
• مدت هر مرحله.

برای راحتی کار، آنها را بلافاصله در فیلدهای مربوطه جدول وارد می کنیم. بعد از اینکه تمام اطلاعات مورد نیاز را وارد کردیم، می‌توانیم خود نمودار را ایجاد کنیم.

مهم: مطمئن شوید که همه فرمت های داده وجود دارددرست هستند: به ویژه، این در مورد تاریخ ها صدق می کند.

مرحله 2. شکل‌گیری طرح‌بندی

بنابراین، ما هدف برنامه ریزی و داده های کلیدی را می دانیم که بر اساس آنها یک برنامه زمان بندی خواهیم ساخت. حال در پنجره صفحه گسترده باید به قسمت "Insert -> Chart" رفته و سپس بر روی آیتم "Line" کلیک کنید. ما به معمول نیاز نداریم، اما با انباشتگی، زیرا فقط ردیف دوم داده ها را فراهم می کند، که در مورد ما ردیف اصلی خواهد بود.

مرحله 3. همه چیزهای دیگر را پاک کنید

برای انجام این کار، برنامه ابزارهای خاصی را ارائه می دهد. در نموداری که روی صفحه ظاهر می شود، باید مکان نما ماوس را روی نوار آبی حرکت دهید، روی آن کلیک راست کرده و از منوی ظاهر شده گزینه Format Data Series را انتخاب کنید. پنجره ای نمایش داده می شود که در آن باید به آیتم "Fill" رفته و مورد "No fill" را انتخاب کنیم. پس از آن، نمودار به شکل زیر خواهد بود:

مرحله 4. کارهای پایانی

از آنجایی که به طور پیش فرض تمام داده های نمودار ما به ترتیب از پایین به بالا هستند، باید کمی آن را تغییر دهیم. برای انجام این کار، بر روی محور دسته (محور کناری که لیستی از وظایف را داریم) کلیک راست می کنیم، به پنجره "Format Axis" می رویم. برگه مورد نیاز ما بلافاصله باز می شود - "پارامترهای محور". کادر کنار ترتیب معکوس دسته را علامت بزنید. در واقع، نمودار گانت از قبل آماده است، فقط چند چیز کوچک مفید باقی مانده است.

مرحله 5. قالب‌بندی

بنابراین، ما به کار روی نمودار ادامه می دهیم. همانطور که می بینید، هنوز هم ناخوشایند به نظر می رسد، و اکنون با استفاده از صفحه گسترده آن را برطرف می کنیم:

1. نمودار را با استفاده از فلش در گوشه سمت راست بالا به اندازه دلخواه بکشید.
2. همه تاریخ های جدول را انتخاب کنید، با دکمه سمت راست ماوس روی ناحیه انتخاب کلیک کنید و به "Format Cells-> Number" بروید. این بخش فرمت های اعداد اصلی را که با آنها کار می کنیم معرفی می کند. به طوری که کتیبه ها با یکدیگر همپوشانی ندارند، به شما توصیه می کنیم نسخه کوتاه تری از ورودی را انتخاب کنید. سپس، دوباره روی محور دارای تاریخ در نمودار کلیک راست کنید، "Format Axis -> Number" را انتخاب کنید و کادر کنار "پیوند به منبع" را علامت بزنید.
3. افسانه را انتخاب کنید (نمادهای "Date" و "Duration" در سمت راست) و دکمه Delete را در صفحه کلید فشار دهید.
4. "Format Axis -> Parameters" را باز کنید و حداقل و حداکثر مقادیر را تنظیم کنید (ما 15 دسامبر را تنظیم کردیم، زیرا دوشنبه و 3 ژانویه است). در اینجا می‌توانیم قیمت بخش‌های اصلی را تعیین کنیم (این در مواردی راحت است که به عنوان مثال، کار روی یک پروژه چندین هفته یا چند ماه طول بکشد). در مورد ما، ترک مقدار پیش فرض (2.0) راحت تر است.

کمی بیشتر با قالب‌بندی آزمایش می‌کنیم - و این همان زیبایی است که در پایان به دست می‌آوریم. در اینجا یک نمودار گانت به پایان رسیده است. مثالی که ما آوردیم، البته بسیار ساده است - اما برای درک ماهیت این روش برنامه ریزی و برنامه ریزی کافی است.نمایش بصری فرآیند انجام وظایف خاص.

سایر برنامه های نمودارگیری

البته، بسیاری از برنامه های بهتر دیگر وجود دارند که مدیریت پروژه را آسان تر می کنند. یک نمودار گانت با هر پیچیدگی را می توان به راحتی با استفاده از برنامه هایی مانند: ساخت

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• پروژه مایکروسافت و بسیاری دیگر.

علاوه بر این، تعدادی سرویس آنلاین وجود دارد که به کاربران خود این امکان را می دهد که نه تنها امور خود را برنامه ریزی کنند، بلکه همچنین گزارش های منظم و اعلان هایی در مورد وضعیت فعلی وظایف را از طریق ایمیل دریافت کنند. با این حال، نمی توان این واقعیت را انکار کرد که محرمانه بودن داده های ذخیره شده در شبکه در خطر است و نرم افزار ثابتی که مستقیماً بر روی رایانه کاربر نصب می شود، به عنوان یک قاعده، عملکرد بسیار گسترده تری دارد و در عملکرد قابل اعتمادتر است.

مزایا و معایب روش

در نهایت، شایان ذکر است که مزایا و معایب اصلی روش برنامه ریزی و مدیریت شرح داده شده به تفصیل مورد توجه قرار گیرد.

مزیت اصلی، بدون شک، ارائه گرافیکی مطالب است. به عنوان یک قاعده، کار با نمودارهای گانت برای بازرگانان راحت است - آنها توانایی شناسایی و تعیین دقیق مراحل کار در یک پروژه را دوست دارند. با ارائه وظایف در قالب نوارهای رنگی مختلف، همه اعضای تیم می توانند به معنای واقعی کلمه وظایف خود را در یک نگاه شناسایی کنند.

همچنین باید توجه داشت که نمودارهای گانت هستندیک ابزار ارائه عالی که قادر به نشان دادن اولویت های کلیدی پروژه است. یعنی به محض تخصیص و توزیع هر یک از منابع موجود توسط رهبران، تیم فوراً از آن مطلع شده و دستورالعمل های بعدی را دنبال می کند. این ویژگی نمودار گانت برای مدیران ارشد بسیار مفید است - با استفاده از آن، تهیه یک گزارش دقیق و جامع از وضعیت پروژه های مختلف بسیار آسان تر است.

با این حال، مانند هر روش برنامه ریزی دیگری، نمودار گانت دارای اشکالاتی است. یکی از آنها وابستگی به وظیفه است. اغلب در فرآیند ارائه پروژه ها، مدیران باید نشان دهند که کدام یک از این وظایف به یکدیگر مرتبط است. اما متأسفانه خود قالب نمودار این اجازه را نمی دهد. برای دور زدن این محدودیت، مدیران به ترفندهای مختلفی متوسل می شوند: برای مثال، خطوط عمودی خاصی را به نمودار اضافه می کنند که وابستگی های کلیدی را نشان می دهد. با این حال، این تنها یک راه حل موقتی است و قادر به انتقال کامل اطلاعات نیست.

یکی دیگر از معایب نمودارهای گانت انعطاف ناپذیری آنهاست. امروزه پروژه ها ثابت نیستند - آنها دائماً دستخوش تغییرات و جابجایی می شوند که در نظر گرفتن آنها در نمودار به سادگی غیرممکن است. قبل از شروع ساخت یک نمودار، مدیران باید همه چیز را با کوچکترین جزئیات محاسبه کنند، زیرا با کوچکترین تغییر در برآورد، کل نمودار باید از ابتدا دوباره ترسیم شود. و این ناگفته نماند که می توانید چندین روش مختلف برنامه ریزی را در یک زمان به تصویر بکشیدنیز وجود ندارد.

صرف نظر از این که چرا به نمودار گانت نیاز دارید، یک برنامه (حتی "پیشرفته ترین") نمی تواند اهمیت و شدت منابع آثار خاص و ماهیت آنها را نشان دهد. بنابراین، به ندرت برای پروژه های در مقیاس بزرگ استفاده می شود.

با این وجود، نمی توان انکار کرد که این روش در مدیریت پروژه بسیار رایج است - برای بیش از یک قرن استفاده از آن، مردم این فرصت را داشته اند تا کارایی و کارایی بالای آن را تأیید کنند.