مقررات کنترل کیفیت داخلی در شرکت

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

مقررات کنترل داخلی باید هر سازمانی داشته باشد. این سند برای چیست و چه چیزی را تنظیم می کند؟ پاسخ این سوالات و سوالات دیگر را در مقاله خواهید یافت. اطلاعات به ویژه برای کسانی که می خواهند کسب و کار خود را راه اندازی کنند مرتبط است. بیایید با مفهوم شروع کنیم.

تعریف

مقررات کنترل داخلی یک سند داخلی است که الزامات کیفیت خدمات ارائه شده یا کار انجام شده را تعیین می کند.

این سند برای پرسنل شرکت در نظر گرفته شده است و به کارکنان دستور می دهد تا فعالیت های خود را مطابق با هنجارها انجام دهند.

کیفیت خدمات اعلام شده باید توسط شرکتی ارائه شود که مدیریت آن باید اقدامات اقتصادی، فنی و سازمانی را برای بهبود کارایی کار انجام دهد.

کنترل کیفیت باید توسط خود شرکت انجام شود و متخصصان یا کل خدمات را برای این منظور اختصاص دهد.

چه چیزی تنظیم می کند

از آنجایی که هر سازمانی باید مقرراتی در مورد کنترل داخلی داشته باشد، چارچوب نظارتیهر سند خود را خواهد داشت.

به عنوان مثال، برای یک موسسه پزشکی، یک سند با پیوندهایی به: جمع آوری می شود

1. قانون فدرال 2011 "درباره اصول حفاظت از سلامت شهروندان فدراسیون روسیه".
2. مصوبه دولت سال 2012 "در مورد صدور مجوز فعالیت های پزشکی".
3. قانون سال 1992 کشورمان "درباره حمایت از حقوق مصرف کننده".
4. دستورالعمل وزارت بهداشت "در مورد تصویب شیوه نامه تشکیل و فعالیت کمیسیون پزشکی سازمان نظام پزشکی".
5. فرمان دولت سال 1391 "در مورد تصویب قوانین ارائه خدمات پزشکی پولی توسط سازمان های پزشکی".

اما برای یک سازمان ساختمانی، اسناد نظارتی متفاوت خواهد بود:

1. فرمان دولت سال 2010 "در مورد روش انجام کنترل ساخت و ساز در حین ساخت، تعمیرات اساسی یا بازسازی پروژه های ساختمانی سرمایه ای."
2. SNiP از سال 2002 "ایمنی در ساخت و ساز".
3. SNiP از 2001 "Bearing and Enclosing structures".
4. RD سال 2007 "روش حفظ یک ثبت عمومی یا خاص از کارهای انجام شده در حین ساخت، تعمیرات اساسی یا بازسازی پروژه های ساخت و ساز سرمایه."

همانطور که می بینید، چارچوب نظارتی مقررات کنترل داخلی در هر مورد متفاوت خواهد بود.

اهداف سند

محتوای این مورد نیز بسته به نوع آن متفاوت استفعالیت های سازمانی بنابراین، مقررات مربوط به کنترل داخلی یک شرکت مرتبط با کار ساخت و ساز با یک موسسه پزشکی متفاوت است. در اینجا نمونه هایی از هر دو موقعیت وجود دارد.

شرکت ساختمانی

مقررات مربوط به کنترل داخلی یک شرکت مرتبط با فعالیت های ساختمانی دارای اهداف زیر است:

1. اطمینان از انطباق مواد استفاده شده و کارهای انجام شده، سازه ها و محصولات با الزامات پروژه ها. علاوه بر این، انطباق با SNiP ها و سایر اسناد محلی، مانند قرارداد برای هر نوع کار ساخت و ساز و نصب باید دنبال شود.
2. جلوگیری از نقض الزامات مندرج در قوانین و مقرراتی که جنبه فناوری فعالیت را تنظیم می کند.
3. اطمینان حاصل کنید که عملیات سازمان مطابق با خواسته های مشتریان است.

مرکز بهداشت

مقررات مربوط به کنترل کیفیت داخلی در یک مرکز پزشکی با هدف:

1. تضمین حقوق مدنی که با هدف دریافت مراقبت های پزشکی به میزان و کیفیت مناسب است.
2. انطباق خدمات ارائه شده با توسعه علوم پزشکی و فناوری های روز.
3. انطباق خدمات ارائه شده با استانداردهای تعیین شده توسط مقررات و قوانین.

موقعیت وظایف

مقررات کنترل کیفیت داخلی نه تنها اهداف، بلکه وظایفی نیز دارد.

برای یک سازمان ساختمانی، موقعیت تعیین کننده کیفیت مصالح ساختمانی استو کاری که انجام می شود باید با الزامات مندرج در آیین نامه مطابقت داشته باشد. این سند همچنین موظف به بهبود کیفیت عملکرد برخی از آثار است. این آیین نامه حاکی از آن است که سازمان موظف است تمامی نظراتی را که در بازرسی های مراجع ذیصلاح شناسایی شده است به موقع حذف کند. این شامل کنترل بازرسی نیز می شود.

با توجه به مقررات کنترل کیفی داخلی فعالیت های پزشکی، اهداف این سند عبارتند از:

1. نظارت بر کیفیت خدمات پزشکی ارائه شده به یک بیمار خاص.
2. شناسایی تخلفات در ارائه خدمات پزشکی، یافتن علل آنها و رفع آنها.
3. ثبت نتایج کنترل داخلی در سازمان پزشکی.
4. ارزیابی صلاحیت کارکنان و انطباق تجهیزات با الزامات مدرن.
5. تجزیه و تحلیل اطلاعات به دست آمده پس از مشاهده نحوه ارائه خدمات پزشکی.
6. جستجوی فرصت هایی برای تصحیح نظرات یا بی نظمی ها در ارائه مراقبت های پزشکی.

کنترل مالی در موسسات

آیین نامه کنترل مالی داخلی در یک موسسه با هدف تنظیم موضوع رعایت قانون در فعالیت های مالی است. همچنین بر بهبود کیفیت کار حسابداری، ردیابی بودجه و عملیات برنامه ریزی داخلی متمرکز شده است.

آیین نامه کنترل مالی داخلی در یک مؤسسه، کامل بودن و قابل اعتماد بودن بازتاب عمر اقتصادی در گزارشگری و حسابداری را تضمین می کند.نهادها همچنین انطباق عملیات مالی و اقتصادی با الزامات مقررات محلی، اختیارات کارکنان و مقررات را تعیین می کند. این امر همچنین شامل الزام به تهیه به موقع صورت های مالی، جلوگیری از تحریف و خطا، ممنوعیت تخلفات مالی در حین فعالیت سازمان و حفظ اموال موسسه می باشد.

موضوع مقررات کنترل داخلی در بانک یا هر سازمان مالی دیگر اسناد برنامه ریزی، اقدامات داخلی سازمان، موافقت نامه ها و قراردادهای ارائه خدمات، ثبت حسابداری و اسناد پشتیبان، حقایق فعالیت اقتصادی است. که در اسناد حسابداری منعکس شده است.

چه کسی در کنترل است

مقررات کنترل مالی داخلی یا کنترل کیفیت، کارمند خاصی را ملزم به انجام فعالیت های کنترلی می کند. برای این کار، رئیس سازمان دستوری صادر می کند که موقعیت فرد، حروف اول و نام خانوادگی او را مشخص می کند.

کنترل کیفیت داخلی نمی تواند توسط مسئولی که خود این یا آن فعالیت را در سازمانی که مستقیماً با کنترل مرتبط است انجام می دهد، انجام دهد.

در مورد کنترل مالی، آنها می توانند درگیر باشند:

1. رهبران در هر سطحی.
2. کارمندان سازمان.
3. کمیسیون کنترل.
4. افراد دیگر.

اگر کنترل توسط کمیسیون انجام شود اولاً با این آیین نامه و ثانیاً با دستور رئیس سازمان تصویب می شود. کمیسیون باید شامل موارد زیر باشد:

1. رئیس کمیسیون.
2. اعضای کمیسیون.

در برخی موارد، کارشناسان خارجی ممکن است در کنترل کیفیت در سازمان ها مشارکت داشته باشند. این نکته در آیین نامه کنترل مالی داخلی و کنترل کیفیت مشخص شده است.

چه چیزی در کنترل داخلی گنجانده شده است

مقررات مربوط به کنترل داخلی شهرداری یا کنترل فعالیت های پزشکی، رویه های زیر را تعریف می کند:

1. اسناد. کلیه اوراق فقط در صورت وجود اسناد اولیه و بر اساس محاسبات صادر می شود.
2. تأیید انطباق مدارک با الزامات مندرج در آیین نامه.
3. اقدامات پیشگیرانه برای موسسات پزشکی در حال انجام است.
4. آشتی تسویه حساب با خریداران و تامین کنندگان.
5. برای مؤسسات پزشکی معاینه و معاینه پزشکی.
6. تحدید اختیارات و مسئولیت ها.
7. سازمان های پزشکی شکایات و سرگذشت جمع آوری می کنند.
8. نظارت بر صحت معاملات و عملیات حسابداری.
9. تشخیص و درمان.

باز هم می بینیم که هر موقعیت دارای مجموعه ای از رویه های مورد نیاز خود است.

شرح معیارهای کیفیت

مقررات مربوط به کنترل داخلی فعالیت های پزشکی، لحظه مربوط به معیارهای کیفیت خدمات پزشکی را تنظیم می کند. آنها به این شکل هستند:

1. معیارهای به موقع بودن کمک. این در نظر گرفته می شود که چگونه به موقع به هر بیمار کمک شده است.
2. معیار حجمکمک های ارائه شده این بررسی می‌کند که مراقبت در رابطه با نیازهای بیمار چقدر کامل بوده است.
3. معیار جانشینی. این بدان معنی است که متخصصان پزشکی باید بیمار را به بخش یا متخصص مناسب ارجاع دهند، که در نهایت کمک خواهد کرد.
4. معیار انطباق با فناوری. کارکنان مراقبت های بهداشتی باید از فناوری در مراقبت خود استفاده کنند و آن را به درستی انجام دهند.
5. معیار امنیتی. ارائه دهندگان مراقبت های بهداشتی باید روش های مناسب را برای هر بیمار انتخاب کنند. و همچنین نگهداری و استفاده صحیح از داروها.
6. معیار کارایی. چقدر کارکنان پزشکی به یک بیمار خاص کمک کردند.

نتایج همه بازرسی ها باید در گزارش های کنترل کیفیت ثبت شود که باید توسط هر فردی که مسئول انجام کنترل است نگهداری شود.

حقوق و تعهدات مشمولان

طبق آیین نامه کنترل داخلی یک مؤسسه بودجه ای، کنترل می تواند هم توسط شخص تعیین شده و هم توسط کمیسیون انجام شود. در نظر بگیرید که دومی چه کاری می تواند انجام دهد و چه کاری نمی تواند انجام دهد.

رئیس کمیسیون قبل از انجام کنترل باید برنامه کاری را تنظیم و به اعضای کمیسیون دستور دهد. و همچنین موظف است بررسی چارچوب نظارتی و قوانین کشورمان را ترتیب دهد و اعضای کمیسیون را با نتایج بازرسی های قبلی آشنا کند.

وظایف رئیس به شرح زیر است:

1. آماده شدن برای انجام کنترل در مؤسسه طبق برنامه ای که قبلاً طراحی شده است.
2. روش ها و روش های کنترل را تعریف کنید.
3. بر اعضای کمیسیون در حین کنترل نظارت کنید، وظایف را بین آنها تقسیم کنید.
4. هر سندی را که در بررسی کنترل دخیل است ذخیره کنید.
5. رعایت رازداری و اخلاق حرفه ای.

در مورد حقوق، آنها به شرح زیر است:

1. هر محل و ساختمانی را که شی مورد بازرسی اشغال می کند، بازرسی کنید. این باید محدودیت های تعیین شده توسط قانون را در نظر بگیرد.
2. مقررات مربوط به سیستم کنترل داخلی، رئیس را ملزم می کند که دستورالعمل هایی را برای مقامات در رابطه با ارائه اسناد لازم برای تأیید صادر کند.
3. دریافت توضیحات کتبی از افراد شاغل در مؤسسه در مورد مسائلی که در حین حسابرسی به وجود می آید. و همچنین کپی اسنادی که به معاملات تجاری و مالی در سازمان مربوط می شود.
4. کارمندان مؤسسه را در تأیید یا تحقیقات داخلی مشارکت دهید. این کار تنها پس از توافق با رئیس سازمان قابل انجام است.
5. پیشنهاد رفع نواقص و تخلفات شناسایی شده در حین حسابرسی.

اعضای کمیسیون نیز حقوق و تعهدات خود را دارند. مورد دوم به شرح زیر است:

1. آیین‌نامه کنترل داخلی مؤسسه، اعضای کمیسیون را موظف به رعایت اصول، حفظ رازداری و اخلاق حرفه‌ای کرده است.
2. بر اساس برنامه بازرسی کنید.
3. گزارش تخلفات و نواقص مشاهده شده به رئیس کمیسیون.
4. ذخیرهاسناد و سایر موادی که در طول بررسی استفاده شد.

حقوق به شرح زیر است:

1. کلیه اماکن و ساختمانهای متعلق به مؤسسه مورد بازرسی را بازرسی کنید، به استثنای مواردی که توسط قانون اسرار دولتی تنظیم می شود.
2. یک دادخواست به رئیس ارائه دهید تا برخی از اسناد برای بررسی در دسترس باشد.

رهبری سازمان و افرادی که مورد تأیید قرار می‌گیرند باید در هنگام بررسی راستی‌آزمایی کمک کنند و در صورت نیاز، در اولین درخواست رئیس، اسنادی را ارائه دهند. و همچنین به تمام سوالات به صورت کتبی یا شفاهی در صورت بروز پاسخ پاسخ دهید.

مسئولیت تخلفات

طبق آیین نامه کنترل مالی داخلی شهرداری، امور کنترلی وظیفه مستندسازی، توسعه، نظارت، اجرا و توسعه کنترل داخلی در سازمان را بر عهده دارند.

در صورت شناسایی کاستی ها و مسئولین آنها طبق قانون کار کشورمان مسئول هستند.

درخواست تجدید نظر شهروندان

آیین نامه کنترل کیفی داخلی یک سازمان پزشکی همچنین منعکس کننده روش بررسی درخواست های شهروندان است.

درخواست تجدیدنظر می تواند هم به صورت کتبی و هم شفاهی باشد. شهروندان حق دارند شکایت کنند، درخواست بنویسند، در مورد مسائل سازمانی مؤسسه پزشکی و همچنین در مورد کیفیت مراقبت پیشنهاد دهند.

سازمان بایدهر درخواست تجدید نظر را در نظر بگیرید، آنها را در نظر بگیرید، در مورد درخواست تجدید نظر اقدام کنید، پاسخ ها را آماده کنید و برای متقاضیان ارسال کنید. این همچنین شامل تجزیه و تحلیل یک درخواست خاص و ایجاد راه هایی برای از بین بردن دلایلی است که باعث شکایت یا بیانیه شده است.

کار اداری در مورد تجدید نظر جدا از سایر موارد انجام می شود. یک نفر از کارکنان مسئول این جهت انتخاب می شود. با حکم رئیس سازمان منصوب می شود.

هر پرونده شامل یک دادخواست، یک دستور کتبی یا درخواست بررسی، مواد پرونده و یک کپی از پاسخی است که برای متقاضی ارسال شده است.

نمونه مقررات کنترل داخلی دوره زمانی را برای بررسی برنامه ها نشان نمی دهد، هر موسسه دوره پاسخگویی خود را تعیین می کند.

به منظور در نظر گرفتن درخواست‌ها، سازمان ثبت نام را آغاز می‌کند. درخواست‌هایی که به صورت کتبی انجام می‌شوند یا از طریق ایمیل ارسال می‌شوند به آنجا می‌رسند. مسئولیت پرکردن صحیح مجله حسابداری و نگهداری آن بر عهده رئیس سازمان می باشد.

1. اطلاعات زیر باید در مجله حسابداری ثبت شود: نام، نام خانوادگی، نام خانوادگی متقاضی.
2. شماره ترتیبی درخواست تجدیدنظر.
3. محل اقامت متقاضی.
4. تاریخ دریافت درخواست تجدیدنظر.
5. نام سازمانی که درخواست تجدیدنظر را ارسال کرده است.
6. شماره و تاریخ ثبت درخواست تجدیدنظر.
7. پایه تجدیدنظر.
8. اطلاعات در مورد کارمندی که در حال بررسی برنامه است.
9. نتیجه بررسی.
10. شماره و تاریخ ثبت پاسخ به درخواست تجدیدنظر.

دانستن این مهم استبه درخواست های ناشناس رسیدگی نخواهد شد تصمیم در مورد اینکه چه کسی به این یا آن تجدید نظر رسیدگی می کند توسط رئیس سازمان گرفته می شود. او ظرف سه روز از تاریخ ثبت درخواست تجدیدنظر دستور یا دستور صادر می کند.

ارسال شکایات شهروندان به کارمندی که مستقیماً تحت تأثیر این شکایت است ممنوع است.

کارمندی که برای انجام راستی‌آزمایی واقعیت تجدیدنظر تعیین شده است باید به طور عینی به این موضوع نگاه کند. درخواست تجدید نظر باید از هر طرف و در زمان مقرر رسیدگی شود. کارمند می تواند متقاضی را برای گفتگو دعوت کند، اطلاعات تکمیلی را از او بخواهد و همچنین توضیحات کتبی از کارکنان سازمان دریافت کند.

هنگام رسیدگی به درخواست های مدنی، باید حقوق اشخاص ثالث که توسط قانون کشور ما تعیین شده است، رعایت شود. در صورتی که اعتراض علیه اشخاص ثالث مطرح شده باشد و اشخاص ثالث مخالف رسیدگی به آن باشند، در این صورت مدیر تصمیم می گیرد به درخواست تجدیدنظر رسیدگی نکند و این موضوع را به متقاضی اعلام می کند.

اگر درخواست کتبی حاوی سؤال یا ادعایی باشد که در صلاحیت این سازمان نیست، مقاله همراه با نامه به مرجع مربوطه ارسال می شود.

این اتفاق می افتد که متقاضی قبلاً به سازمان مراجعه کرده و درخواست وی بررسی شده است. در صورت تکرار وضعیت و عدم وجود دلیل برای رسیدگی مجدد، رئیس حق دارد به درخواست تجدیدنظر رسیدگی نکند و به متقاضی اطلاع دهد.

یک سازمان باید ظرف سی روز از تاریخ ثبت به درخواست تجدید نظر پاسخ دهد. شما باید به صورت مکتوب در فرم پاسخ دهید.نامه ارسالی برای جلوگیری از مشکلات، نمونه ای در آیین نامه کنترل داخلی شرکت ارائه شده است.

اگر پس از رسیدگی به درخواست تجدیدنظر، شواهدی مبنی بر وقوع تخلف پیدا شد، مرتکبین طبق شرح وظایف و قانون کار مجازات خواهند شد.

درخواست های شفاهی در سازمان در پذیرش شخصی در نظر گرفته می شود. چنین پذیرشی باید حداقل هر هفت روز یک بار انجام شود. ساعت، روز و محل پذیرش شخصی توسط رئیس سازمان تعیین می شود.

وقتی درخواست تجدیدنظر شخصی نیازی به بررسی اضافی ندارد، می توان بلافاصله در زمان دریافت پاسخ به آن را داد.

اگر متقاضی با نتایج بررسی موافق نیست، می تواند به دادگاه یا سازمان بالاتر مراجعه کند.

نظرسنجی شهروندان

در موسسات پزشکی، اغلب نظرسنجی از بیماران انجام می شود. این امر به منظور شناسایی کاستی ها یا بی نظمی ها در کار سازمان و ارتقای کیفیت خدمات ارائه شده انجام می شود.

این روش هر سه ماه یکبار با پر کردن پرسشنامه های ناشناس انجام می شود. نتایج نظرسنجی رایگان در دسترس است.

بر اساس نتایج نظرسنجی، رئیس سازمان در مورد نیاز به تغییراتی در ارائه خدمات یا تجهیزات فنی تصمیم گیری می کند.

نتیجه گیری

همانطور که می بینید، مجموعه لحظاتی که در موقعیت منعکس می شود در هر سازمان متفاوت است. آنچه برای فعالیت یک مؤسسه مالی لازم است برای مؤسسه پزشکی مهم نیست و بالعکس. به هر حالاین ارائه به منظور بهبود کیفیت خدمات ارائه شده طراحی شده است و تاکید بر این است. این امر به ویژه در سازمان های پزشکی اهمیت دارد، زیرا هر چه صلاحیت کارکنان و تجهیزات فنی بالاتر باشد، احتمال تشخیص صحیح و تجویز درمان کافی بیشتر می شود. و درست است که روسای موسسات درمانی به درخواست های شهروندان پاسخ دهند و در هر موضوعی پیش بروند.

در مورد مؤسسات مالی، مقررات مربوط به کنترل داخلی نیز در اینجا مورد نیاز است. از آنجایی که فعالیت در درجه اول به پول مربوط می شود، کارمندان سازمان به سادگی نمی توانند اشتباه کنند، به این معنی که عاملان باید مجازات شوند. رعایت تمام مقررات مربوط به بانک ها بسیار مهم است، زیرا مردم عادی پس انداز خود را در آنجا حمل می کنند، اغلب آخرین آنها.

شرکت های ساختمانی نیز نمی توانند کیفیت پایین خدمات خود را نادیده بگیرند. آنها ساختمان ها را با افراد در آنها بازسازی می کنند، به این معنی که اگر از مواد بی کیفیت یا تکنولوژی اشتباه استفاده شود، فاجعه ای رخ می دهد - خانه فرو می ریزد و ممکن است تلفات انسانی داشته باشد.

با مقایسه این سه سازمان، متوجه می شویم که این سند داخلی به سادگی نمی تواند از دست داده شود. بیش از حد به آن گره خورده است و به آن بستگی دارد. به لطف او، بررسی های کنترلی انجام می شود که به رفع کاستی ها و تخلفات کمک می کند و این نیز خوب است. نکته اصلی این است که ممیزی توسط افراد منصف و صادقی انجام شود که منافع شخصی را بالاتر از الزامات مقرر در مقررات کنترل کیفیت داخلی قرار ندهند.