دستیار مدیر: وظایف و ویژگی های شخصی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

دستیار شخصی رئیس - این حرفه در حال حاضر بسیار مورد تقاضا است. اول از همه، این به دلیل توسعه اقتصاد بازار است، زیرا در شرایط رقابت شدید، وضعیت مالی هر شرکت به تصمیمات صحیح و به موقع مدیریت بستگی دارد. موفقیت کارگردان تا حد زیادی به مهارت ها، مهارت های تجاری و ویژگی های شخصی فرد مورد اعتماد بستگی دارد. یک دستیار رئیس که وظایفش از امور پیش پا افتاده اداری گرفته تا تصمیمات عملیاتی گسترده است، به یک کارمند ضروری، "دست راست" رئیس و مهمتر از همه ضامن انجام وظایف در زمان مقرر تبدیل می شود.

ویژگی های شخصی یک دستیار

هنگام انتخاب "دست راست"، مدیر یک شرکت اغلب به آموزش توجه نمی کند، بلکه به ویژگی های انسانی شخصی توجه می کند. به احتمال زیاد، اولویت به فردی با تجربه کمتر، اما با نظر مشابه، نسبت به یک متخصص با توصیه های عالی، اما باورهای زندگی متفاوت داده می شود. دستیار مدیر که وظایفش را به صورت عملی تدوین می کندغیر ممکن، باید توانایی خواندن ذهن و در نگاه اول تعیین خلق و خوی رئیس را داشته باشد. انجام تمام وظایف، صرف نظر از ویژگی های خاص - این می تواند تکالیف ماهیت شخصی باشد. اگر فردی احساساتی هستید و همیشه همه چیز را شخصی می‌گیرید، این شغل برای شما مناسب نیست. دستیار مدیر نباید به نارضایتی و خرابی های رئیس توجه کند. یک دستیار باید نسبت به مافوق خود فداکار و وفادار باشد. انگیزه کار او علاوه بر پاداش پولی، یک هدف واحد است - افزایش رفاه و رقابت کل شرکت. معاون رئیس که وظایفش مذاکره و انعقاد قرارداد در غیاب نفر اول شرکت است تا حدودی چهره شرکت است. با آن است که رقبا در مورد وضعیت امور قضاوت می کنند و مشتریان و شرکا در مورد همکاری تصمیم می گیرند.

عملکردهای شغلی

بنابراین، اگر قصد دارید دستیار شخصی شوید، باید با حوزه فعالیت و فهرست وظایفی که دستیار مدیر روزانه انجام می دهد، آشنا شوید. وظایف او، همانطور که قبلا ذکر شد، از اجرایی تا معاونت را شامل می شود.

وظایف مدیر دفتر عبارتند از:

• برنامه‌ریزی و برنامه‌ریزی جلسات کاری و مدیران آتی؛
• یادآوری جلسات برنامه ریزی شده، سفرهای آینده، سازماندهی رویدادها و ناهارهای کاری؛
• کنترل و برنامه ریزی سفرهای کاری: رزرو بلیط، رزرو هتل،شغل مترجم؛
• مستندسازی و لحظات سازمانی برای منطقی کردن محل کار.

وظایف معاونت عبارتند از:

• جستجوی اطلاعات لازم، حل سریع مسائل نوظهور، کنترل بر کار واحدهای ساختاری؛
• نمایندگی شرکت و رئیس در جلسات کاری در صورت لزوم.

در یک شرکت خاص، شرایط مرجع ممکن است بسته به ویژگی های شرکت و ویژگی های شخصی رهبر متفاوت باشد.

چشم انداز

کارمندان بسیار ماهر که این وظایف را انجام می دهند بسیار ارزشمند هستند. اغلب دستیاران شخصی مدیران دفتر، منشی ها، روسای بخش هایی هستند که در طول خدمت خود شهرت بسیار خوبی به دست آورده اند و از وظایف خود فراتر رفته اند. برخی از کارمندان موقعیت دستیار شخصی را نقطه شروعی برای بالا رفتن از نردبان شغلی می دانند. در آینده، تجربه و دانش از ساختار شرکت، فعالیت‌های آن، تخصص و همچنین مهارت‌های مذاکره، چشم‌اندازهای گسترده‌ای را باز می‌کند. کارگران باتجربه و ممتاز می توانند در پست های بالاتری که هدف والای آنها و آرزوی اصلی آنهاست، تصاحب کنند.