اساس، سبک ها و ساختار مذاکره

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در زندگی هر فردی، مذاکره نقش مهمی دارد. هر روز مردم باید در مورد چیزی در محل کار و خانه به توافق برسند. مذاکره از اهمیت زیادی در زندگی تاجران برخوردار است، زیرا موفقیت یک فعالیت و متعاقباً درآمد مالی به چنین ارتباطات تجاری بستگی دارد.

اما ملاقات با یک نفر و شروع گفتگو با او کافی نیست. تجار باتجربه می گویند که لازم است ساختار مذاکرات تجاری، سبک های آنها و سایر تفاوت های ظریف را بدانید. همه اینها می تواند در آن لحظاتی که نیاز به متقاعد کردن شرکا یا موافقت با چیزی وجود دارد کمک کند.

در ادامه مقاله، ساختار مذاکره به تفصیل مورد بررسی قرار گرفته، مراحل و کارکردهای آن شرح داده خواهد شد. علاوه بر این، سبک های مذاکره و تفاوت های ظریف ارتباطات تجاری از طریق تلفن و با شرکای دیگر کشورها طبقه بندی می شود.

تعریف مفهوم "مذاکرات"

قبل از شروع مطالعه ساختار مذاکرات، باید بدانید که آنها چیست و به طور کلی چه نقشی دارند. بنابراین، مذاکرات یک ارتباط تجاری است که با هدف دستیابی به تصمیمات مشترک در مورد موضوعات مورد بحث انجام می شود. به عنوان یک قاعده، مذاکره به معنایارتباط افرادی است که نظر مشابهی دارند و اهداف مشابهی را دنبال می کنند.

نقش مذاکره در تجارت

لازم است این گونه ارتباطات را از ارتباطاتی که شرکا کاملاً با عقاید یکدیگر موافق هستند یا برعکس، انتقادی هستند، متمایز کرد. در واقع ، در مورد اول ، این قبلاً همکاری است و در مورد دوم - رویارویی. هدف اصلی مذاکرات یافتن راه‌حل‌های بهینه برای هر دو طرف و تعیین برنامه اقدام مشترک است.

به عنوان یک قاعده، اگر طرفین برای این امر ملاقات کنند، علاقه مند به همکاری هستند. بنابراین، نقش مذاکره ایجاد یک رابطه کاری پربار است.

ساختار مذاکره

هر نوع مذاکره ساختار یکسانی را در پیش می گیرد. بازرگانان با تجربه سعی می کنند با دنبال کردن مراحل خاصی مکالمه خود را ایجاد کنند. این رویکرد باعث صرفه جویی در زمان می شود و با هدف برقراری ارتباط موفق است. بنابراین، ساختار مذاکره شامل چهار مرحله اصلی است:

1. آماده سازی.
2. مذاکره.
3. پایان دادن به مذاکرات.
4. تجزیه و تحلیل نتایج.

هر یک از این مراحل به یک اندازه در فرآیند ارتباطات تجاری مهم هستند. توجه به این نکته ضروری است که ساختار فرآیند انجام مذاکرات بین المللی کاملاً مشابه آنچه در بالا ذکر شد است. با این حال، شایان ذکر است که ارتباط با شرکای سایر کشورها نیز به آمادگی بیشتری نیاز دارد، زیرا نیاز به مطالعه سنت ها، هنجارهای ارتباطی و سایر جزئیات افرادی است که باید با آنها مذاکره کنید. ارزش بررسی هر یک از آنها را با جزئیات بیشتری دارد.راه.

مرحله اول: آماده سازی

تا حد زیادی، موفقیت هر ارتباط تجاری با شرکا به کیفیت آمادگی برای مذاکره بستگی دارد. کارشناسان در این مرحله از ساختار مذاکرات تجاری استفاده از مدل آماده سازی زیر را پیشنهاد می کنند:

1. موضوع مذاکرات را مشخص کنید. درک آنچه که مورد بحث قرار می گیرد مهم است، زیرا بدون این لحظه نمی توان از ارتباط بهره مند شد. به گفته مدیران باتجربه، ابتکار عمل همیشه از جانب شخصی است که در موضوع مورد بحث آگاه تر است.
2. لازم است برنامه تقریبی برای مذاکرات تدوین شود. یک سناریوی عجیب و غریب به پیش بینی نتیجه ارتباط کمک می کند. بسته به پیچیدگی مذاکرات ممکن است چندین سناریو وجود داشته باشد.
3. لازم است لحظاتی را تعیین کرد که در آن تسلیم شدن به شرکا امکان پذیر است، و لحظاتی که در آن تسلیم مطلقاً غیرممکن است. در عین حال، باید پیش بینی کرد که چه امتیازاتی به نفع طرف مقابل در مذاکرات ممکن است به همراه داشته باشد.

این مدل بسیار متنوع است. با این حال، اگر سؤالات زیر قبلاً مورد مطالعه قرار نگرفته باشند، اجرای چنین برنامه عملی برای آمادگی برای ارتباطات تجاری غیرممکن است:

1. هدف از مذاکرات.
2. شریک (موقعیت او در بازار، وضعیت امور و غیره).
3. مذاکره شد.
4. افراد حاضر در گفتگوها.
5. شرایط و شرایط ممکن.

متخصصان زیادی می توانند در فرآیند آماده سازی مشارکت داشته باشند، با این حال، شخصی که مستقیماً در برقراری ارتباط با یک شریک زندگی می کند.موظف است تمام جزئیات اطلاعاتی را که قبلا جمع آوری شده است مطالعه کند. شایان ذکر است که کیفیت آماده سازی است که نتیجه تصمیم گیری را تعیین می کند. به عنوان مثال، مرحله اول ساختار مذاکره فروش، آنچه را که به مشتری پیشنهاد می شود، هدف از جلسه، توانایی مشتری در پرداخت و سایر جزئیاتی که به شما امکان می دهد محصول را تبلیغ کنید و معامله را ببندید، بررسی می کند.

مرحله دوم: مذاکرات

ساختار مذاکره شامل روش های زیر برای انجام در مرحله دوم است:

1. روش متغیر. بر اساس این واقعیت ساخته شده است که واکنش منفی شریک به شرایط ارائه شده از قبل شناخته شده است. چنین مذاکراتی را می توان پیچیده نامید. بنابراین، در طول مکالمه، باید تلاش کنید تا با رویکردی متفاوت، بهترین راه حل را برای مشکل پیدا کنید.
2. روش ادغام. توصیه می شود زمانی که شریک زندگی وسواس به منافع خود دارد، اما تفاوت های ظریف روابط اجتماعی را در نظر نمی گیرد، به این روش متوسل شوید. این روش با هدف متقاعد کردن طرف مقابل به مصلحت برآورد ضرر در صورت غفلت از روابط اجتماعی است. هدف اصلی از بکارگیری این روش متقاعد کردن شریک است که مسئولیت تصمیم گیری در مورد موضوع مورد بحث بر عهده همه طرف های مذاکره است.
3. روش متعادل کردن. این روش شامل انتخاب بهترین استدلال برای متقاعد کردن یک شریک است. اینها می توانند حقایق، آمار، محاسبات و غیره باشند. مهم این است که هنگام استفاده از این روش، باید روی آن ایستاد.جایگاه شریک و ارزیابی وضعیت از سمت او. این به شما امکان می دهد صحیح ترین استدلال را در زمان مناسب انتخاب کنید.
4. روش مصالحه. این روش حاکی از آن است که شرکا از قبل آماده هستند تا به دنبال مصالحه باشند و در صورت اختلاف نظرها، پیوسته به توافق برسند. روش مصالحه به معنای رد شرایط اولیه نیست، هدف آن بررسی مشکل با استفاده از همه احتمالات است. شایان ذکر است که روش سازش زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که امتناع از مذاکره و ناتوانی در انعقاد قراردادهای معین، دو طرف را با پیامدهای نامطلوب تهدید کند.

مراحل مذاکره در مرحله دوم

به طور کلی می توان مراحل زیر را از مذاکرات تشخیص داد که شامل ساختار مذاکرات در مرحله دوم است:

1. جلسه و برقراری تماس. مذاکرات از لحظه ای که ملاقات با شریک انجام شد، شروع می شود، حتی اگر او را از فرودگاه و ایستگاه قطار همراهی کنند. این مرحله ممکن است از نظر موضوع مذاکرات چندان مهم نباشد، اما بسته به اینکه طرف جلسه چه تأثیری بر شریک خود بگذارد، تا حدی نتیجه مذاکرات بستگی دارد.
2. آغاز بخش تجاری. در این مرحله توجه شریک به اطلاعات و موضوع مورد بحث جلب می شود.
3. انتقال اطلاعات. این مرحله شامل متقاعد کردن طرف مقابل است که با پذیرش باورهای شما عاقلانه عمل خواهد کرد.
4. توجیه مفصل. در این مرحله، استدلال ایده ها و پیشنهادات خود شخص صورت می گیرد. دیگرانبه عبارت دیگر، اگر شریکی به پیشنهادات علاقه مند است، اما از چیزی کاملاً مطمئن نیست، لازم است همه موارد فوق را استدلال کرده و همه ابهامات را برطرف کند.

مرحله سوم: تکمیل مذاکرات

مرحله پایانی ساختار مذاکره، گفتگوی اجباری است. اگر روند ارتباطات تجاری بسیار مثبت بود، پس تکمیل مذاکرات مستلزم یک خلاصه کوتاه است. این امر ضروری است تا هر یک از طرفین مطمئن شوند که همه یکدیگر را کاملاً درک می کنند. پس از آن، چشم انداز جلسات جدید مورد بحث قرار می گیرد.

در غیر این صورت، زمانی که هیچ توافقی در نتیجه مذاکرات حاصل نشد، حفظ ارتباط ذهنی با شریک مهم است. مهم است که آنچه را که توانستیم زمینه های مشترک پیدا کنیم، خلاصه کنیم و نکاتی را بگوییم که مناسب یکی از طرفین نیست. در پایان یک جلسه کاری که نتیجه منفی دارد، مهم است که چهره خود را از دست ندهید و سعی کنید با یک خداحافظی معمولی و دوستانه جو را خنثی کنید. اما به هیچ وجه نباید با شریک زندگی خود گستاخانه صحبت کنید و با رفتن خود به طور ناگهانی مذاکرات را قطع کنید. شایان ذکر است که بهتر است پیشنهاد دهید موضوع را کمی دیرتر مطرح کنید، مذاکرات را به تعویق بیندازید، با دقت بیشتری برای آنها آماده شوید و سعی کنید چنین استدلال هایی بیابید که به شما امکان می دهد طرف مقابل را در مورد چیزی متقاعد کنید.

مرحله چهارم: تحلیل مذاکرات

حتی در صورت خداحافظی طرفین، مذاکرات در این مرحله تکمیل نمی شود. این تنها پس از تجزیه و تحلیل دقیق آنها و تهیه گزارش اتفاق می افتد. بطور کلیتجزیه و تحلیل برای مقایسه اهداف ارتباطات تجاری و نتیجه به دست آمده، تعیین اقدامات بعدی و ارزیابی وضعیت فعلی ضروری است. بررسی می تواند کتبی (در صورت نیاز به موقعیت) یا بازتابی (در صورت عدم نیاز به گزارش به مدیریت بالاتر).

با درک ساختار مذاکرات با مشتریان و شرکا، ایجاد ارتباط بسیار آسان تر است. با این حال، علاوه بر این، لازم است بدانیم که مذاکرات چه سبک هایی می تواند باشد.

Styles

به طور کلی، سبک هایی از مذاکرات سخت، نرم، تجاری و تعاونی وجود دارد. سبک سخت دلالت بر استواری و تمرکز فقط بر نیازهای خود دارد. نرم یک استراتژی اقامت است. اغلب زمانی استفاده می شود که حفظ روابط دوستانه برای یک طرف اهمیت بیشتری دارد.

سبک معامله بر اصل سازش دلالت دارد، زمانی که یک طرف امتیازاتی می دهد، اما در عین حال امتیازات خاصی را برای خود "معامله" می کند. سبک مشارکتی، ارتباطی است که در جهت تامین منافع هر دو طرف باشد.

مجموعه کوتاه قوانین مذاکره

متخصصان در زمینه ارتباطات تجاری رعایت مجموعه قوانین زیر را توصیه می کنند که به ایجاد زبان مشترک با هر شریکی کمک می کند:

1. شما نمی توانید شخصی شوید و شخصیت شریک زندگی را تحقیر کنید.
2. ترس ها، اظهارات و احساسات شریک زندگی خود را نادیده نگیرید.
3. نه تنها باید سؤال بپرسید، بلکه هدف از دریافت پاسخ را نیز توضیح دهید.
4. اگرمخاطب می خواهد چیزی را روشن کند یا می خواهد آنچه گفته شده را تکرار کند، عصبانی نشوید. ما باید سعی کنیم اطلاعات را به گونه ای منتقل کنیم که همه بتوانند آن را درک کنند.
5. احساسی نشوید.

علاوه بر این خلاصه کوتاه، لازم به یادآوری است که باید به خوبی آماده شوید، ساختار مذاکرات را از قبل تجزیه و تحلیل کنید و بر سبک های انجام آنها مسلط شوید. این همه کمک می کند تا با کار بسیار بهتر کنار بیایید.

قوانین متقاعدسازی در مذاکرات

نکات متعددی از سوی روانشناسان و مدیران با تجربه وجود دارد که می تواند در لحظاتی که نیاز به متقاعد کردن شریک زندگی در مورد چیزی وجود دارد مفید باشد. اول از همه، شما باید نحوه ارائه استدلال را بیاموزید. ابتدا باید یک استدلال قوی داشته باشید، سپس کمی ضعیف تر، و در پایان قوی ترین، به اصطلاح، استدلال ترامپ را مطرح کنید.

ثانیاً، باید به خاطر داشته باشید که نمی توانید طرف مقابل را در موقعیت ناراحت کننده قرار دهید یا به گوشه ای برانید. احترام کلید یک رابطه خیرخواهانه است و تنها زمانی می توانید چیزی را متقاعد کنید که یک فرد مثبت باشد.

سوم، مهم است که استدلال های پیشنهادی با منافع شریک تلاقی داشته باشند. در چنین شرایطی، احتمال زیادی وجود دارد که شریک رضایت خود را اعلام کند.

مکالمات تلفنی

گاهی اوقات باید در مورد وسایل ارتباطی فنی مذاکره کرد. البته، این ارتباط را کمی دشوارتر می کند، زیرا درک واکنش طرف مقابل دشوارتر می شود.

مهم است که به یاد داشته باشید که ساختار مکالمات تلفنی کاملاً استمانند یک جلسه کاری شخصی:

1. درود.
2. شروع مذاکرات.
3. در حال پایان.
4. Analysis.

قوانین پذیرفته شده کلی مذاکره برای مکالمات تجاری تلفنی اعمال می شود. تنها چیزی که مهم است به خاطر بسپارید این است که نمی توانید صحبت های یک شخص را در تلفن قطع کنید، حتی اگر حرف های او با چیزی مغایرت داشته باشد.

نتیجه گیری

به طور خلاصه، شایان ذکر است که مذاکره یک هنر است، با تسلط بر آن، می توانید به هر چیزی برسید. همانطور که مشخص شد، با دانستن 4 مرحله ساختار مذاکرات، می توانید نتیجه ارتباطات تجاری را پیش بینی کنید و بسیاری از مراحل شریک را فراهم کنید.

مهمترین چیز برای رسیدن به نتایج خوب از طریق مذاکره، پیروی از قوانین بالا و احترام به کسانی است که باید با آنها مذاکره کنید.