انواع جلسات: پروتکل، ساختار و محتوا

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

تصور کار هیچ سازمانی بدون ارتباطات تجاری غیرممکن است. برقراری ارتباط مناسب بین کارمندان به شما امکان می دهد وظایف را به آرامی و سریع حل کنید.

انواع جلسات در سازمان ها وجود دارد و هر کدام ویژگی ها و وظایف خاص خود را دارند. دانستن چنین نکات ظریفی به تسهیل بحث در مورد مسائل تجاری کمک می کند. این مقاله در مورد انواع جلسات به شما می گوید، به شما کمک می کند تا بفهمید چرا آنها برگزار می شوند و چگونه در کارهای اداری ثبت می شوند.

هدف جلسات کاری

هدف اصلی از برگزاری هر نوع جلسات و جلسات، ایجاد راه حل های سازنده خاص برای مشکلات مبرم و در نظر گرفتن مسائل مبرم تجاری است. همچنین، در طول جلسه جمعی، کارکنان این فرصت را دارند تا نظرات، ایده ها و یا پیشنهادی در مورد بهترین راه حل برای مشکلات با مدیران بالاتر ارائه دهند.

هر نوع جلسات کاری به شما این امکان را می دهد که تصویری جامع از وضعیت سازمان ببینید، نقاط قوت و ضعف آن را مشخص کنید. لازم به ذکر است که هنگام شرکت در این قالبارتباطات تجاری سازگاری سریع کارکنان جدید شرکت یا شرکت است.

کارها

وظایف زیر از همه نوع جلسات قابل تشخیص است:

• حل مشکلات و مسائل جاری؛
• ادغام فعالیت های بخش ها مطابق با هدف استراتژیک شرکت؛
• ارزیابی شرکت و بخش‌های ساختاری فردی آن؛
• حفظ و توسعه خط مشی شرکت.

برای اینکه بفهمید در چه قالبی چنین رویداد تجاری برگزار کنید، باید تصمیم بگیرید که کدام یک از وظایف فوق با آن مطابقت دارد و پس از آن می توانید بفهمید که به کدام طبقه بندی تعلق دارد.

انواع و طبقه بندی

یک جلسه، به عنوان یک نوع ارتباط تجاری، می تواند شکل متفاوتی از برگزاری داشته باشد که موضوع آن و فهرست مقامات حاضر را تعیین می کند.

طبقه بندی اصلی جلسات باید برجسته شود:

1. منطقه مالکیت. در اینجا می توان انواع جلسات اداری (که برای بحث در مورد مسائل مشکل ساز فراهم می کند)، علمی (سمینارها و کنفرانس ها که هدف آن بحث در مورد موضوعات علمی موضوعی است)، سیاسی (تدارک جلسه اعضای هر یک از اعضای سیاسی) را تشخیص داد. احزاب و جنبش ها) و انواع مختلط.
2. مقیاس. در اینجا، بین المللی ها متمایز می شوند، که در آن متخصصان کشورهای دیگر یا شرکای خارجی، ملی، منطقه ای و همچنین شهری درگیر هستند.
3. قانونی. در هر قالب جلسه، می تواند وجود داشته باشددائمی یا دوره ای.
4. با توجه به موقعیت مکانی - محلی یا مسافرتی.

و همچنین انواع جلسات را می توان به شرح زیر تقسیم کرد:

1. آموزنده، ارائه یک قالب دستوری رفتار، که در آن یک رهبر مافوق اطلاعات را مستقیماً به زیردستان خود منتقل می کند، که سپس از هم جدا می شود و در امتداد عمودی قدرت منتقل می شود. اغلب در جریان چنین ارتباطات تجاری، دستورات مدیر عامل به گوش می رسد که می تواند به طور قابل توجهی بر روند شرکت تأثیر بگذارد و اینها همچنین می توانند هنجارهای رفتاری یا نوآوری های مهم باشند.
2. عملیاتی (اتاق های کنترل). هدف از این نوع جلسات کسب اطلاعات در مورد وضعیت امور در یک سازمان یا شرکت است. جریان اطلاعات در این مورد از زیرمجموعه ها به سمت روسای ادارات یا مدیر کل هدایت می شود. اصولاً در جلسات عملیاتی موضوعات مربوط به اجرای نقشه راه، فعالیت های برنامه ریزی شده، برنامه های راهبردی و عملیاتی مورد توجه قرار می گیرد. یک تفاوت مهم بین جلسه عملیاتی (اعزام) با سایر جلسات این است که به طور منظم برگزار می شود و لیست ثابتی از شرکت کنندگان دارد. همچنین شایان ذکر است که در طول جلسه ممکن است دستور جلسه وجود نداشته باشد.
3. مشکل. چنین جلسه ای در صورت نیاز فوری به تصمیم گیری برای تکمیل وظایف در زمان کوتاه یا حل یک مشکل جهانی برای شرکت تشکیل می شود.

علاوه بر همه موارد فوق، می توان به طور جداگانه یکی از محبوب ترین انواع تولید را مشخص کرد.جلسات - برنامه ریزی به عنوان یک قاعده، چنین رویدادی روزانه یا هفته ای یک بار برگزار می شود که در آن رئیس بخش و مجریان مستقیم حضور دارند که وظایف روز را دریافت می کنند و در مورد پیشرفت اجرای آنها بحث می کنند.

موضوع جلسه پرسنل شرکت در جلسه می تواند هر نوع موضوعی باشد که در جریان کار به وجود می آید و سیر بحث را می توان به تغییرات محیط خارجی در آن اختصاص داد. که یک سازمان خاص عمل می کند.

برگزاری جلسه

هر نوع جلسه ای، صرف نظر از قالب آن، مستلزم آمادگی دقیق برای آن است، زیرا اثربخشی آن به همین لحظه بستگی دارد. در ابتدا، باید نکات زیر را تعیین کنید:

• هدف;
• موضوعات مورد بحث؛
• تنظیم وظایف برای کارکنان (بر اساس عملکرد و تابعیت)؛
• گام برای تکمیل کارها.

امروزه اکثر جلسات به شیوه ای بسیار متوسط برگزار می شوند که به همین دلیل معنای آنها از بین رفته و وظایف محول شده می توانند ضعیف انجام شوند. بنابراین، بسیار مهم است که در کل دوره چنین جلسات کاری فکر کنید و یک بحث کاری ایجاد کنید به گونه ای که صرفاً زمان بر نباشد، بلکه بازخوردی از تیم داشته باشد.

جلسات

لازم به ذکر است که شرکت ها و سازمان های بزرگی که به دنبال به دست آوردن سهم مشخصی از بازار و توسعه شرکت خود با هدف کسب سودهای کلان هستند، شرط بندی بزرگی می کنند.برای بحث در مورد مسائل مهم دقیقاً از طریق جلسات. از روی تمرین مدیران موفق، می توانید مجموعه قوانین زیر را در مورد نحوه آماده شدن برای یک جلسه تشکیل دهید:

ابتدا لیست شرکت کنندگان مشخص می شود. باید مشخص باشد که چه کسی را به جلسه دعوت کند و چه نقشی در آن خواهد داشت. اغلب پیش می آید که افراد دعوت شده متوجه موضوع نشوند و «در صورت امکان» دعوت شوند، اما در آن لحظه می توانند وظایف خود را انجام دهند و زمان را تلف نکنند.

تهیه یک دستور کار مهم است. اگر جلسه برنامه ریزی شده باشد، از قبل یک دستور کار تهیه می شود که موضوعات مورد بحث را نشان می دهد و همچنین سخنرانان اصلی را مشخص می کند. لازم به یادآوری است که این سند باید برای مسئولین تهیه اطلاعات و کسانی که در آن حضور خواهند داشت ارسال شود تا همه شرکت کنندگان بتوانند گزارش ها، پیشنهادات و سوالات تکمیلی را تهیه کنند. در صورت لزوم، دستور کار ممکن است تعدیل شود.

موضوعات مهم و راهبردی باید در راس جلسه قرار گیرد. سخنرانان چنین موضوعاتی لزوماً باید افرادی (روسای بخش ها، بخش ها، کارگاه ها) باشند که شخصاً مسئول اجرای هر گونه فعالیت استراتژیک شرکت هستند.

نکات مهم

مهم است به خاطر داشته باشید که هر جلسه دو مرحله اصلی دارد - آماده سازی برای آن و برگزاری واقعی. مرحله اول شامل تعیین ارتباط انجام یک تجارت استمجموعه، وظایف، اهداف اصلی و فرعی مشخص می شود، فهرستی از شرکت کنندگان و سخنرانان تشکیل می شود، گزارش ها، ارائه ها و گزارشی با توجه به موضوع یا دستور کار از قبل تعریف شده تهیه می شود. مرحله دوم شامل اجرای دوره از قبل برنامه ریزی شده جلسه، گوش دادن به گزارش ها و بحث در مورد مسائل جاری و استراتژیک است.

اگر در طول چنین ارتباطات تجاری لازم است تصمیم بگیرید که چه کاری و به چه کسی از کارمندان انجام دهید، می توانیم مرحله سوم - تصمیم گیری را مشخص کنیم. به عنوان یک قاعده، تصمیمات توسط رئیس، که ریاست جلسه را بر عهده دارد، بر اساس صلاحدید خود یا با بحث یا رای گیری جمعی اتخاذ می شود.

نمونه برنامه جلسه

هر مدیری با داشتن یک برنامه مشخص در مقابل خود، می تواند یک جلسه را به طور کارآمد و مؤثر برگزار کند که به شما امکان می دهد از کارکنان بازخورد بگیرید و وظایف مناسب را برای آنها تعیین کنید. این طرح ممکن است شامل موارد زیر باشد:

• سخنرانی تبریک؛
• گوش دادن به گزارش ها و جمع بندی برای یک دوره زمانی خاص (سه ماهه، هفته، نیم سال، ماه)؛
• پوشش مسائل جاری مربوط به شرکت؛
• پیشنهاد شنیداری برای عیب یابی (طوفان فکری)؛
• ارزیابی گزینه های پیشنهادی و بحث در مورد اجرای آنها؛
• انباشت گزینه ها؛
• رای دادن به پذیرش یک یا گزینه دیگر؛
• تعیین مرزها در حین حل مسئله (تعیین مسئولیت، زمان بندی، روش ها و روش ها).

ضبط

بزرگبرخی از انواع جلسات باید بر روی کاغذ (سند) ثابت شوند که به آن پروتکل می گویند. نگه داشتن این نوع اسناد به شما امکان می دهد تصمیمات اتخاذ شده را قانونی کنید. و همچنین به لطف پروتکل، همیشه می توانید پیشرفت اجرای فعالیت ها را ردیابی کنید و در صورت عدم انجام وظایف، تعیین کنید که چه کسی مسئول این کار است.

پنچری معمولاً توسط منشی رهبر که رئیس جلسه است انجام می شود. با این حال، این تابع اغلب می تواند توسط سایر کارگران نیز انجام شود.

وظایف و وظایف منشی

قبل از شروع جلسات کاری، منشی باید با فهرست مدعوین و فهرست موضوعات مورد بحث آشنا باشد. با این حال، شایان ذکر است که اگر جلسه به طور منظم برگزار می شود، این مسئول است که تمام اسناد (فهرست ها، برنامه ها، دستور کار و …) را جمع آوری می کند و به رهبر کمک می کند تا برای جلسه آماده شود.

در ابتدا و در صورت لزوم، منشی می تواند از افرادی که ظاهراً یک برگه ثبت نام را تکمیل می کنند، بپرسد که نام کامل آنها درج می شود. و موقعیت این در هنگام تهیه پیش نویس پروتکل مورد نیاز خواهد بود. در مرحله بعد، منشی دستور جلسه را اعلام می کند که شروع جلسه است. علاوه بر این، هنگامی که حاضران شروع به بحث در مورد مسائل می کنند، منشی پیشرفت این رویداد را ثبت می کند. در پایان جلسه، این مسئول صورتجلسه تمام شده را تنظیم می کند و پس از آن با رئیس امضا می کند و همه چیز را برای دست اندرکاران ارسال می کند.

برای وزیر هنگام تدوین، پرداخت سررسید بسیار مهم استتوجه به ظاهر صورتجلسه. این باید شامل سرصفحه، مکان، لیست شرکت کنندگان، مسائل مورد بحث و تصمیمات اتخاذ شده باشد.

نتیجه گیری

از اطلاعات بالا مشخص می شود که برگزاری جلسات در شرکت ها از اهمیت فوق العاده ای برخوردار است. با این حال، همیشه شایان ذکر است که آمادگی باکیفیت برای چنین رویدادهایی بیش از 50 درصد از کلید موفقیت در پوشش اطلاعات، تعیین اهداف و اجرای با کیفیت آنها را به همراه دارد.