سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی (EDMS): چیست، ویژگی ها و توصیه ها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

چند سال پیش از سیستم های مدیریت اسناد الکترونیکی به عنوان آینده ای روشن صحبت می شد. امروزه آنها به طور فعال در شرکت های خصوصی و دولتی استفاده می شوند. اما مهمترین چیز این است که تقاضا برای EDMS به طور مداوم در حال افزایش است. سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی چیست و چگونه کار می کند، بیایید نمونه ای از سیستم های فعال در فدراسیون روسیه را در نظر بگیریم.

پس زمینه

برای درک بهتر نحوه عملکرد یک برنامه EDMS، لازم است مفاهیم و وظایف اصلی را مرور کنید. عوامل کلیدی آنهایی هستند که انتخاب یک سیستم خاص را تعیین می کنند.

اگر سازمانی بتواند تحت شرایط مدیریت غیررسمی فعالیت کند، دیگر نیازی به مدیریت اسناد نیست. با ظهور فرآیندهای تجاری، نیاز به مدیریت مکانیسم با کمک اسناد منظم وجود دارد. اگر به موقع با اوراق برخورد نکنید، آنها شروع به جمع شدن و گم شدن خواهند کرد.

یک طرح ویژه ذخیره سازی فایل به عنوان جایگزینی برای رسانه های کاغذی استفاده می شودروی سرور اما برای مدت طولانی نیز کار نمی کند. با افزایش حجم شرکت، نیاز به ذخیره و همگام سازی اطلاعات افزایش می یابد.

یک دوراهی وجود دارد: از رسانه های کاغذی قدیمی استفاده کنیم یا EDMS برای ذخیره اطلاعات. چه چیزی بسیار مهم است که می توانید به لطف سیستم الکترونیکی به دست آورید؟ افزایش کارایی سازمان.

اثر اقتصادی

کارایی کار را می توان به دو طریق افزایش داد: کاهش هزینه ها یا افزایش نتایج. اسناد EDMS به شما امکان می دهد به دو هدف در یک زمان دست یابید. یعنی پیاده سازی سیستم به سازمان این امکان را می دهد که کمتر هزینه کند، اما درآمد بیشتری کسب کند.

کاهش هزینه ها از طریق کاهش هزینه کاغذ، اتلاف وقت، افزایش سرعت ارتباطات، تغییر فرهنگ شرکت.

برای ارزیابی اثربخشی برنامه EDMS، باید زمان صرف شده برای کارهای اداری را محاسبه کنید. شرکت های مشاور تخمین می زنند که چنین عملیاتی 20 درصد از زمان کار را به خود اختصاص می دهد. در سیستم بوروکراسی روسیه، این حتی بیشتر طول می کشد - 60٪ از زمان. معرفی EDMS این هزینه ها را حداقل 10 برابر کاهش می دهد.

کار اداری و جریان اسناد

این دو اصطلاح به هم مرتبط هستند. نگهداری سوابق اصطلاحی است که به مجموعه قوانین رسمی برای کار با اسناد اشاره دارد. برخی از سیستم‌های EDMS را می‌توان بر اساس قوانین کار اداری سفارشی کرد، اما سیستم‌هایی نیز وجود دارند که بر اساس آنها کار اداری قبلاً شکل گرفته است.

یک سند واحد ذخیره سازی اطلاعات در EDMS است. جریان سند از تشکیل شده استمنابع مختلف: سیستم های دیگر، برنامه های کاربردی، ایمیل، اما مهمتر از همه - از رسانه های کاغذی اسکن شده. بنابراین، اسکنرها و سایر تجهیزات جزء لاینفک EDMS هستند. این سیستم همه اسناد را ذخیره می کند، تاریخچه آنها را حفظ می کند، حرکت در سازمان را تضمین می کند و فرآیندهای تجاری را با آنها انجام می دهد.

در چنین پایگاه داده ای تصمیم، دستورالعمل و دستور SED وجود دارد. از طریق آنها سازمان مدیریت می شود. هر سندی با "کمک" ارائه می شود. مجموعه فیلدها در فرم به نوع سند بستگی دارد. اطلاعات در سیستم در قالب یک پایگاه داده از هر فیلد چنین کارتی ذخیره می شود.

توابع و وظایف EDMS

برنامه مدیریت اسناد برای حل وظایف زیر طراحی شده است:

• سیستم سازی کار با اسناد.
• ایجاد اسناد با توجه به الگوها، ذخیره سازی ثبت آنها؛
• اتوماسیون حسابداری؛
• طبقه بندی اسناد.

بیایید نگاهی دقیق تر به عملکردهای SED بیندازیم. برنامه گردش کار برای: استفاده می شود

• ایجاد کارت.
• تشکیل متن سند؛
• ذخیره داده ها به صورت pdf یا ms word;
• مدیریت حقوق دسترسی کاربر؛
• ایجاد مسیرها؛
• کنترل جریان سند؛
• ارسال اعلان، یادآوری؛
• ژورنال، دایرکتوری ها، طبقه بندی کننده ها؛
• تولید سفارش;
• جستجو و امضای اسناد؛
• تولید گزارش.

عملکردهای کلی سیستم عبارتند از:

• ریموتکار با اسناد؛
• استفاده از DBMS برای ذخیره داده؛
• کار همزمان با EDMS؛
• امنیت از طریق گواهی ها، بارکدها و شخصی سازی.

مزایا و معایب

تغییر به SED مزایای بیشتری نسبت به معایب دارد. با این حال، یک پروژه ضعیف سازماندهی شده می تواند تمام مزایای اتوماسیون را از بین ببرد. اهداف اجرای EDMS باید قابل دستیابی باشد. مزایا عبارتند از:

• ذخیره سازی ساختار یافته متمرکز اطلاعات؛
• همان رویکرد برای تشکیل و پردازش اسناد؛
• استفاده از الگوها;
• جستجو;
• دسترسی حسابرسی.

معایب شامل هزینه های بالای راه اندازی و آموزش دقیق کاربران است.

فرایندهای سند

در EDMS، مدیریت اسناد الکترونیکی از یک سری مراحل می گذرد که طی آن ویژگی های خاصی به سند اختصاص داده می شود. پردازش به دو صورت دستی و خودکار انجام می شود. در حالت دوم، تنظیم کنید:

• شرایط انتقال بین مراحل؛
• جداسازی مسیر؛
• چرخه های ماشینکاری؛
• شروع فرآیندهای فرعی، تایمرها، مراحل پردازش؛
• نقش کاربر تنظیم شده است.

انواع درمان:

• ایجاد یک سند.
• ویرایش.
• تغییر نام.
• حرکت.
• ذخیره.
• شاخص سازی.
• حذف.

هزینه SED

مدیریت اسناد نمی تواند بدون مجوز، سرورها، راه اندازی کامل و آموزش همه کاربران به طور کامل کار کند. هر یک از این عناصر نیاز به هزینه نقدی زیادی دارد. علاوه بر این، نباید ادغام EDMS با سایر سیستم‌ها، به‌روزرسانی پایگاه‌های اطلاعاتی و نرم‌افزارها، مشاوره‌های پشتیبانی فنی و سایر هزینه‌های نگهداری را فراموش کنیم.

معرفی EDMS

اجرای پروژه می تواند چندین ماه طول بکشد. این فرآیند هم به تعداد فرآیندهای مستندسازی و هم به توانایی های مالی، سازمانی و منابع بستگی دارد. پیاده سازی بر اساس الگوریتم زیر انجام می شود:

• ایجاد کارگروه، شناسایی رهبر؛
• تعریف اهداف و مقاصد؛
• بررسی فرآیندهای اسناد موجود؛
• توسعه شرایط مرجع؛
• انتخاب SED;
• انعقاد قرارداد برای اجرای EDS؛
• تدوین و تصویب آیین نامه کار؛
• بررسی محتوای اولیه فهرست‌ها؛
• پیش آزمون EDS;
• آموزش کارکنان در حین کار؛
• آزمون اجرای EDMS؛
• تجزیه و تحلیل نتایج آزمون؛
• اصلاح خطا؛
• پیاده سازی کامل EDMS.

خطاهای پیاده سازی

باید به آن دسته از فرآیندهایی که نیاز به سند کاغذی دارند توجه ویژه ای شود. اشتباه اصلی کپی شدن سند کاغذی با الکترونیکی است. این کار را پیچیده می کند و باعث نگرش منفی نسبت به اتوماسیون می شود. هیچ کس برای انجام کار مضاعف هزینه اضافی نمی پردازد. ساخت فرآیندهای اتوماسیون بدون نیاز استتکثیر. مضاعف شدن. اشتباه دوم عدم آمادگی پرسنل است. اغلب، فرآیندهای جدید با خصومت درک می شوند. بنابراین، لازم است به کارکنان توضیح داده شود که چرا اصلاً یک EDMS معرفی شده است تا آنها آگاهانه به فرآیند یادگیری نزدیک شوند.

فناوری های ذخیره سازی اسناد

در EDMS، مدیریت اسناد الکترونیکی شامل ویژگی هایی است که بر اساس آن جستجو، طبقه بندی، گروه بندی و گزارش دهی انجام می شود. گاهی اوقات یک سند بر اساس یک الگو ایجاد می شود، گاهی اوقات با انتقال داده ها از پایگاه داده. ویژگی ها در جداول ذخیره می شوند. خود فایل در پوشه ذخیره سازی قرار می گیرد، اطلاعات آن در پوشه DBMS قرار می گیرد. فقط کاربران EDMS می توانند به داده ها دسترسی داشته باشند.

اسکن درون خطی چیست؟

پردازش کامل اسناد با قرار دادن نمونه های بعدی آنها در آرشیو با استفاده از اسکنر انجام می شود. در طول فرآیند اسکن، امکان ایجاد خودکار بارکد روی سند و ثبت آن در پایگاه داده با جهت بعدی در مسیر مشخص شده وجود دارد.

تشخیص متن نوری

این سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی EDMS تصویر الکترونیکی یک سند را در قالب عکس یا jpeg به قالب متن تبدیل می کند. در این مورد، نرم افزار ویژه ای به صورت یک برنامه کاربردی مستقل یا ESCOM. BPM یکپارچه در EDMS استفاده می شود. ESCOM. BPM چیست؟ این یک برنامه برای تشخیص اسناد تایپ شده با فونت های مختلف است. با این حال، شایان ذکر است که برنامه های مستقل دارای ویژگی های بیشتری هستند و حتی متن های دست نویس را نیز تشخیص می دهند.

بارکد

این فناوری مجموعه ای از رویه ها را برای ایجاد و اعمال یک بارکد گرافیکی بر روی یک سند فراهم می کند. یک بارکد منحصر به فرد از طریق سرور سیستم تولید می شود. همچنین شناسایی سند، جستجوی سریع آن در پایگاه داده و توزیع در مکان های ذخیره سازی را فراهم می کند. هنگام ثبت سند، بارکد مربوط به شناسه کارت الکترونیکی روی برچسب چاپ می شود. به نسخه کاغذی سند چسبانده شده است.

EDS

امضای دیجیتال به شما امکان می دهد صحت سند و تغییرناپذیری داده ها را تأیید کنید. امضا با کمک یک ارائه دهنده رمزنگاری و یک کلید نرم افزار - گواهی انجام می شود. مورد دوم فایلی با فرمت خاص است که در مرکز صدور مجوز بازسازی می شود. برای اطمینان از ایمنی اطلاعات، باید گواهی را روی یک کارت هوشمند یا کلیدهای I-Token ذخیره کنید. آنها توسط یک پین محافظت می شوند. اگر پین چندین بار اشتباه وارد شود، گواهی به طور خودکار مسدود می شود.

جستجوی متن کامل و ویژگی

جستجوی ویژگی از طریق یک فرم خاص با استفاده از چندین مقدار از فیلدهای کارت انجام می شود. به عنوان مثال، معیار "حساب" داده ها را در قسمت "گیرنده" یا "فرستنده" جستجو می کند. در همان زمان، سیستم معیارهای وارد شده را با داده های موجود در کارت ها مقایسه می کند و کارت هایی را که مطابقت دارند در نتیجه وارد می کند. جستجو بر اساس یک تطابق دقیق یا جزئی است.

جستجوی متن کامل با توجه به داده های موجود در آن انجام می شودسند، از جمله فرم های کلمه از طریق ابزارهای داخلی DBMS مانند MS SQL SERVER، ORACLE. برای جستجوی کامل، فایل‌ها باید در قالب یک سند (doc)، جدول (xls)، ارائه‌ها، پیام‌ها در پایگاه داده وارد شوند.