مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها: چگونه کار می کند؟

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

مدیریت اسناد الکترونیکی (EDM) روشی سریع برای تبادل اطلاعات بر اساس استفاده از اسناد الکترونیکی با امضای مجازی است. این مدت طولانی است که در کشورهای توسعه یافته جهان به عنوان یک ابزار موثر برای کسب و کار عملیاتی شناخته شده است.

جوهر

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها مجموعه ای از فرآیندها برای ایجاد، پردازش، ارسال، انتقال، دریافت، ذخیره، استفاده و از بین بردن اسناد است. تمامی این فرآیندها پس از بررسی یکپارچگی و تایید دریافت مدارک انجام می شود.

قوانین اجرای جریان اسناد بین اشخاص حقوقی با توافق طرفین انجام می شود. تبادل اطلاعات با استفاده از وسایل مخابراتی انجام می شود و اسناد در رسانه های الکترونیکی ذخیره می شود. دوره ذخیره سازی اطلاعات حسابداری نباید از مدت تعیین شده توسط قانون تجاوز کند.

سازمانهابین خود می توانند اسناد رسمی و غیر رسمی را با امضای شرکت کنندگان مبادله کنند. در زمینه فعالیت کارآفرینی می توان به موارد زیر اشاره کرد: صورتحساب، قرارداد، صورتحساب، قرارداد، قرارداد، دستور، ابلاغ، وکالتنامه و …. اطلاعات را می توان به صورت متن، جدول و فایل های گرافیکی منتقل کرد.

هدف از اجرای EDI

پیش نیازهای معرفی EDI می تواند: باشد

• کاهش کارهای معمول؛
• کاهش از دست دادن سند؛
• کار "شفاف" با اسناد؛
• بهبود نظم و انضباط عملکرد - ارائه به موقع اسناد و غیره.

از جمله اهداف کمی موارد زیر است:

• زمان پردازش سند را 10 برابر کاهش دهید.
• هزینه های اداری را به نصف کاهش دهید.

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها: نحوه کارکرد

مطابق با قوانین داخلی، مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمان ها با توافق دو طرف انجام می شود. برای تبادل داده، لازم است همه شرکت کنندگان به تجهیزات یک اپراتور متصل باشند. در مرحله بعد، کاربر باید درخواستی برای اضافه شدن به لیست طرف مقابل ارسال کند. پس از تأیید درخواست، شرکت کنندگان سیستم می توانند داده ها را مبادله کنند.

ماژول EDI باید عملکردهای زیر را انجام دهد:

• دعوت از طرف مقابل برای تبادل داده.
• یک دفترچه آدرس ایجاد کنید.
• ادغام با نرم افزار حسابداری،برای مثال، 1С.
• مستندات را امضا و رمزگذاری کنید.
• ساختار مکاتبات.
• ردیابی وضعیت ایمیل.

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمان ها با کمک گواهی ها انجام می شود. اتصال به سرور و احراز هویت از طریق گواهی دیجیتال شخصی انجام می شود. یک EDS برای هر کاربر سیستم صادر می‌شود که در یک حامل توکن الکترونیکی ذخیره می‌شود و توسط یک کد پین محافظت می‌شود. کاربر باید لاگین، رمز عبور خود را به حساب شخصی وارد کند. تنها پس از آن او به اسناد خود دسترسی خواهد داشت.

هر کارمند سازمان متصل به سیستم می تواند فرآیند تبادل را آغاز کند. قبل از ارسال سند به طرف مقابل، باید در امضای دیجیتال امضا شود. این عملیات با استفاده از برنامه Cryptopro انجام می شود. سند از طریق EDI ارسال می شود. یک کارمند طرف مقابل اخطاری در مورد دریافت یک سند جدید دریافت می کند. اگر قبول کرد پس EDS هم می گذارد. اگر نیاز به ایجاد تغییرات در سند دارید، یک نسخه الکترونیکی جدید ایجاد می شود. پس از اتمام ویرایش، باید تمام تغییرات را با استفاده از EDS ذخیره کنید. سپس سند با تغییر به طرف مقابل ارسال می شود. در صورت لزوم هماهنگی الکترونیکی اطلاعات انجام می شود.

اگر باید دوباره تغییراتی ایجاد کنید، کل روش دوباره تکرار می شود. اگر در مورد نسخه جدید شکایتی وجود نداشته باشد، سند قابل احترام است. نمونه نهایی با دو امضای دیجیتال امضا شده در نظر گرفته می شود. تمام نسخه های سند در سرور ذخیره می شوند و برای مشاهده در دسترس هستند. به محض اینکه به نمونه وضعیت معتبر داده شد، آن را اصلاح کنیدسند کار نخواهد کرد به قراردادهای مختل شده وضعیت "لغو" داده می شود. به این ترتیب مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمان ها انجام می شود.

تجهیزات

برای مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها چه چیزی لازم است؟ ابتدا باید اپراتور مخابراتی را انتخاب کنید و نرم افزار مخصوص تبادل اطلاعات را نصب کنید. ثانیاً، با هر طرف مقابلی که سازمان قصد انجام مکاتبات الکترونیکی با آنها را دارد، لازم است "توافق نامه مبادله اسناد الکترونیکی" منعقد شود.

همچنین لازم است یک سرور EDI نصب شود که در آن همه اسناد ذخیره شوند. این می تواند هم تجهیزات مشتری و هم ذخیره سازی "ابر" باشد. دسترسی به داده های سیستم از خارج از طریق برنامه ای که بر روی تجهیزات کارکنان سازمان نصب شده است انجام می شود. تعامل رایانه ها با سرور از طریق پروتکل HTTP با رمزگذاری اضافی SSL 128 انجام می شود. دسترسی به اسناد فقط از طریق رابط برنامه و پس از گذراندن احراز هویت انجام می شود.

پروژه EDF

یک پروژه اتوماسیون فرآیند می تواند از چند ماه تا چند سال طول بکشد. این اصطلاح مستقیماً به تعداد فرآیندهایی که باید خودکار شوند، منابع و توانایی های مالی سازمان بستگی دارد. یک طرح مختصر برای معرفی EDI به شرح زیر است:

• ایجاد یک گروه کاری.
• تشکیل اهداف، مهلت‌ها و بودجه پروژه.
• تحقیق در فرآیندهای موجود.
• توسعه وظایف.
• انتخاب کنیدسیستم های EDI.
• امضای توافقنامه در مورد اجرای EDS.
• تصویب مقررات کار.
• پر کردن فهرست راهنمای سیستم.
• آموزش کارکنان.
• آزمایش اولیه.
• صدور دستور معرفی EDS.
• نرم افزار پالایش و روش های عملیاتی.
• راه اندازی یک پروژه آزمایشی.
• انتقال در مقیاس کامل به EDI.

خطا در اجرای EDI

در فرآیند خودکارسازی اسناد باید به فرآیندهایی که وجود کاغذ در آنها طبق قانون الزامی است توجه ویژه ای شود. شما نمی توانید یک سند کاغذی را به صورت الکترونیکی کپی کنید. این به طور قابل توجهی روند کار را کند می کند و باعث ایجاد نگرش منفی نسبت به فرآیند اتوماسیون به عنوان یک کل می شود. هیچ کس برای انجام کار مضاعف هزینه اضافی پرداخت نمی کند.

در فرآیند اجرا، لازم است رویه جدیدی برای کار با اسناد ایجاد شود، کارکنان آموزش ببینند و تنها پس از آن وارد اجرای کامل شوند. این تنها در صورتی محقق می شود که مزایای استفاده از فناوری های جدید به کارکنان منتقل شود.

یکی دیگر از اشتباهات رایج مطالعه ضعیف الزامات EDMS است. اگر کاربران باید در یک سیستم پیکربندی نشده کار کنند، فرآیند EDI با آنچه در سازمان اتخاذ شده متفاوت است.

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها: مزایا و معایب

مزایا:

• کاهش هزینه ارسال اسناد اصلی از طریق پست.
• صرفه جویی در فضای ذخیره سازی برای اسناد. همه به صورت الکترونیکی ذخیره می شود.
• استفاده آسان. سند از یک محل کار ارسال می شود. جستجوی سریع برای یک سند بر اساس وضعیت (ارسال، دریافت، پذیرفته شده، و غیره) انجام می شود.
• تحویل فوری. تمام اطلاعات ارسال شده در عرض چند ثانیه به مخاطب می رسد.
• یک سند را نمی توان تا زمانی که دوره نگهداری آن در سیستم منقضی شود از دست داد.

عیوب:

• برای استفاده از تجهیزات، باید مجوز خریداری کنید که هزینه زیادی دارد.
• اغلب، داده ها را فقط می توان بین اعضای یک سیستم رد و بدل کرد.
• مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمانها در 1C یا استفاده از هر نرم افزار دیگری با طرح استفاده شده قبلی متفاوت است. با معرفی الگوریتم جدید، همه کارکنان در مورد انجام کار سوالاتی خواهند داشت.
• تجهیزات فنی. قبل از معرفی EDI، سازمان نیاز به خرید تجهیزات و آموزش کارکنان برای مدیریت سیستم جدید دارد.
• EDI با استفاده از EDS انجام می شود که اعتبار آن 1 سال است. گواهینامه ها باید به موقع پیگیری و به روز شوند. همچنین لازم است مدت اعتبار گواهی های طرف مقابل کنترل شود تا از مشکلات مالیاتی جلوگیری شود.

مقررات قانونی

چه مقرراتی مدیریت اسناد الکترونیکی را بین سازمانها تنظیم می کند؟ قانون فدراسیون روسیه شامل قانون فدرال شماره 63 "در مورد امضای الکترونیکی" است، قوانین ارسال اسناد به خدمات مالیاتی فدرال به دستور وزارت دارایی شماره MMV-7-2 / 168 تجویز می شود. EDOبین سازمان ها بر اساس دستور شماره 50n وزارت دارایی انجام می شود. قوانین مبادله اسناد حسابداری اولیه به صورت الکترونیکی در دستور سرویس مالیاتی فدرال شماره MMV-7-6/36@ تجویز می شود. تمام اپراتورهای EDI در طول فعالیت های خود باید طبق دستور خدمات مالیاتی فدرال شماره ММВ-7-6/253@ هدایت شوند.

SBIS

مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمان های SBIS مزایای زیر را به مشتریان می دهد:

• می توانید اسناد را به هر سازمانی که در قلمرو فدراسیون روسیه ثبت شده است ارسال کنید. اگر طرف مقابل عضو سیستم SBIS نباشد، کارمند شرکت به سادگی با نماینده سازمان تماس گرفته و دعوتنامه‌های شرکت در سیستم را به ایمیل وی ارسال می‌کند. بلافاصله پس از تایید درخواست، تبادل اطلاعات بین شرکت کنندگان بدون واسطه انجام می شود.
• نیازی به نصب نرم افزار روی رایانه خود ندارید. کافی است نسخه به روز مرورگر داشته باشید و به اینترنت دسترسی داشته باشید.
• برای کار با داده ها به برنامه خاصی نیاز ندارید. اگر گزارش ابتدا در نرم افزار شخص ثالث، به عنوان مثال، 1C تهیه شده باشد، می توانید یکپارچه سازی داده ها را با سیستم VLIS تنظیم کنید.
• فرم سند معمولی نصب نشده است. می‌توانید متن، صفحه‌گسترده، تصاویر و موارد دیگر ارسال کنید.

SKB "Kontur"

یکی از اولین توسعه دهندگان نرم افزار در روسیه تجهیزاتی را برای مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمان ها نیز تامین می کند. "کنتور" سیستم دیادوک را توسعه داده است که با کمک آن تبادل اسناد الکترونیکی انجام می شود.یکی از ویژگی های این سیستم این است که در خارج از کشور می توان به داده ها دسترسی پیدا کرد. این شرکت تعرفه های رومینگ را به ویژه برای این منظور توسعه داده است. در صورت تمایل، می توانید از طریق API به داده ها دسترسی داشته باشید.

چه چیزی نیاز دارید؟

برای اتصال EDI، یک سازمان باید بخرد:

• نرم افزار دارای مجوز؛
• سرور;
• ارتقای تجهیزات؛
• آموزش کارکنان؛
• راه اندازی و ادغام EDMS برای کار با برنامه های داخلی.

برای اتصال مدیریت اسناد الکترونیکی بین سازمان باید چنین سرمایه گذاری هایی انجام شود؟ درج در هزینه های مشاوره پشتیبانی فنی، EDMS و به روز رسانی نرم افزار مرحله دوم سرمایه گذاری است. این هزینه ها باید ماهانه پرداخت شود.

نتیجه گیری

گردش کار کاغذ با الکترونیک جایگزین می شود. این نه تنها هزینه های فرآیند سازمان را کاهش می دهد، بلکه کارایی کسب و کار را در کل افزایش می دهد. برای اینکه EDI با موفقیت کار کند، لازم است که اهداف پیاده‌سازی سیستم و پیکربندی صحیح تجهیزات به وضوح تدوین شود.