سیستم های مدیریت خودکار سازمانی: فناوری ها، برنامه ها و عملکردها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

سیستم های مدیریت خودکار سازمانی - این دقیقاً همان چیزی است که صنعت فعلی به شدت به آن نیاز دارد. اتوماسیون فرآیند می تواند به میزان قابل توجهی بهره وری و کارایی سازمان ها را افزایش دهد. علاوه بر این، این موضوع نیز به این دلیل مطرح شده است که در حال حاضر تقریباً تمام شاخه‌های زندگی بشر یک کامپیوتری جهانی وجود دارد.

ویژگی های کلی

سیستم مدیریت خودکار سازمانی (AMS) در حال حاضر طبق روش MRP و ERP در فدراسیون روسیه استفاده می شود. هر دوی این جهت ها در سراسر جهان به رسمیت شناخته شده اند.

در مورد ظاهر اولین سیستم های اتوماسیون، اینها سیستم های برنامه ریزی منابع مادی بودند، آنها همچنین MRP هستند. این جهت اولین بار در دهه 1960 در ایالات متحده توسعه یافت و مورد استفاده قرار گرفت. شایان ذکر است که درامروز اصلا ارتباط خود را از دست نداده است.

با این حال، سیستم مدیریت خودکار سازمانی (AMS) امروزه رایج ترین است و اغلب اطلاعاتی نامیده می شود. این او بود که کاهش را در قالب ERP دریافت کرد. در مورد اطلاعات کلی در مورد معرفی چنین فناوری هایی، پس، مانند هر تغییر عمده دیگری، نمی تواند بدون دردسر باشد. با این حال، امروز منصفانه است که بگوییم تعداد معینی از مشکلات رسمیت یافته، به خوبی مورد مطالعه قرار گرفته اند و روش های موثری توسعه یافته اند که به آنها اجازه می دهد بدون آسیب زیادی به خود شرکت حل شوند. اگر مشکلات را مطالعه کنید و از راه حل آنها مراقبت کنید، حتی قبل از شروع پیاده سازی یک سیستم مدیریت خودکار سازمانی، می توانید این روند را تا حد زیادی تسهیل کنید.

اطلاعات عمومی در مورد سیستم کنترل خودکار

اگر یک سیستم خودکار را تعریف کنیم، مجموعه ای از نرم افزار، فنی، اطلاعات و چندین مجتمع دیگر و همچنین اقدامات خاصی از پرسنل آموزش دیده خاص است. اقدامات کارکنان معمولاً در جهت حل وظایف معینی از برنامه ریزی و مدیریت انواع مختلف فعالیت ها در شرکت است.

استفاده از سیستم مدیریت سازمانی خودکار برای بهینه سازی و افزایش کارایی کارکنان مدیریت در مرکز در نظر گرفته شده است. علاوه بر این، همین قانون در مورد کار برخی از خدمات پرسنلی دیگر که در آن فعالیت می کنند نیز صدق می کندشرکت، پروژه. کارشناسان در این زمینه توافق دارند که استفاده از چنین مجموعه ای از ابزارها، که به مدیریت موثرتر هر شرکت کمک می کند، رقابت موجود را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد و همچنین در اصل می تواند هدف را به سطح قابل قبولی برساند تا بتواند رقابت کند. با شرکت های دیگر.

سیستم های مدیریت خودکار سازمانی نقش بسیار مهمی در کار کارآمد مدیران دارند. اگر به آمار اعتقاد دارید، تقریباً 60٪ از زمان کاری مدیر فقط صرف تهیه گزارش ها و کارهای مستند برای کارکنان اطراف می شود. وجود یک سیستم خودکار به کارمند امکان دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز خود را می دهد. علاوه بر این، یک سیستم اطلاعات مدیریت سازمانی خودکار نیز می تواند به منظور محاسبه سریع دستمزد برای هر کارمند، بر اساس بسیاری از عوامل، مورد استفاده قرار گیرد.

طبقه بندی بر اساس تجهیزات

گروه های مختلفی از سیستم های خودکار وجود دارد که بسته به تجهیزات عملکردی آنها برای مدیریت یک سازمان استفاده می شود:

• اولین سیستم‌های چند منظوره هستند که برای انجام طیف وسیعی از وظایف لازم برای مدیریت کامل و مؤثر تأسیسات طراحی شده‌اند.
• سیستم های تحلیل خبره وجود دارد. این مجموعه با هدف نظارت بر روندها و جهت گیری های اصلی توسعه استمشاغل.
• سیستم های اختصاص داده شده جداگانه که به شما امکان می دهد دستمزد کارکنان را محاسبه کنید.
• آخرین از نظر عملکرد برنامه هایی هستند که به شما امکان مدیریت پرسنل را می دهند. آنها به گونه ای طراحی شده اند که به طور موثر مشکلات مربوط به کارکنان را حل کنند. آنها می توانند تمام اطلاعات تماس برای هر کارمند، برنامه کاری آنها، تاریخ استخدام و اخراج، حقوق پرداختی و بسیاری از اطلاعات مهم دیگر را ذخیره کنند.

وظایف سیستم های اتوماسیون

در اینجا ارزش دارد که با جزئیات بیشتر در مورد وظیفه اصلی برنامه تخصصی صحبت کنیم. هدف اولیه آن جستجو و مقایسه متنوع ترین ویژگی های متقاضی برای موقعیت مورد نیاز است. استفاده از این سیستم اطلاعات مدیریت سازمانی خودکار به شما این امکان را می دهد که به راحتی امیدوارترین کارمندان را در بخش مناسب پیدا کنید. با این حال، در اینجا شایان ذکر است که استفاده از چنین برنامه های تخصصی بسیار گران است و بنابراین از نظر اقتصادی توصیه می شود که آنها را در امکانات نسبتاً بزرگ قبلاً اعمال کنید.

یک واقعیت بسیار مهم دیگر. بهتر است سیستم‌های خودکار را تنها با برنامه‌های دیگری که برای حسابداری و سایر فعالیت‌های این کارمندان، یعنی حسابداران استفاده می‌شود، ادغام کنید. این ویژگی به این دلیل است که رهبر تنها در صورت داشتن همه چیز قادر به تصمیم گیری عینی خواهد بوداطلاعات به روز در مورد وضعیت شرکت و کارکنان آن.

همانطور که قبلاً مشخص شده است، یک سیستم کنترل خودکار به عنوان بخشی از یک سیستم سازمانی مجموعه ای از برنامه های متعدد است. با این حال، همه آنها یکسان نیستند و بسته به ماهیت تولیدی که در آن استفاده می شوند، به چندین گروه دیگر تقسیم می شوند. آنها می توانند از نوع پیوسته، گسسته، یعنی تک، تولید در مقیاس کوچک یا متوسط، و همچنین از نوع پیوسته گسسته، یعنی تولید انبوه در مقیاس بزرگ یا درون خطی باشند.

اصول اساسی خلقت

سیستم کنترل خودکار به عنوان بخشی از سیستم سازمانی به طور فعال در دهه 1970 مورد استفاده قرار گرفت. در عین حال، اثربخشی آن نیز تایید شده است.

چندین اصل اساسی برای ایجاد یک سیستم کنترل خودکار برای کلاس های مختلف وجود دارد:

• به اصطلاح اصل وظایف جدید وجود دارد. به عبارت دیگر، اینها وظایف بهینه ای هستند که می توانند با استفاده از فناوری محاسبات معمولی حل شوند.
• اصل دوم را می توان پیچیده نامید. در این مورد، در طول توسعه یک سیستم کنترل خودکار، باید به حل مجموعه ای از وظایف فنی، اقتصادی و سازمانی نزدیک شد.
• اصل دیگر را می توان اصل رهبر اول نامید. در این صورت، به این معنی است که توسعه برنامه‌های یک سیستم مدیریت خودکار سازمانی باید با مشارکت و تحت کنترل رئیس این مرکز انجام شود. این برای توسعه یک سیستم کنترل خودکار در مقیاس بزرگ صادق است کهکل شرکت را مدیریت خواهد کرد. اگر یکی از زیرسیستم های سیستم کنترل خودکار در حال توسعه باشد، مشارکت نه رئیس، بلکه رئیس سرویس عملکردی که مجموعه برای آن در حال توسعه است، مجاز است.
• اصل دیگر اغلب به عنوان توسعه مداوم سیستم نامیده می شود. در این حالت، فرض بر این است که تعداد کارهایی که باید حل شوند به طور مداوم افزایش می یابد، به این معنی که سیستم به طور مداوم توسعه می یابد. علاوه بر این، وظایف جدید جایگزین کارهای قبلی نمی شوند.
• اصل بعدی ماژولار بودن و تایپ کردن است. این شامل این واقعیت است که انتخاب و توسعه بخش های جداگانه و مستقلی از سیستم وجود خواهد داشت که در انواع زیرسیستم ها استفاده می شود.
• آخرین اصل کاملاً ساده است و شامل خودکار کردن گردش اسناد و همچنین ایجاد یک پایگاه اطلاعاتی واحد در سراسر سازمان است.

شایان ذکر است که بیشتر اصول حتی برای ایجاد یک سیستم مدیریت خودکار برای شرکت های هتلداری نیز اعمال می شود. این به ویژه در مورد آخرین نکته صادق است، جایی که پایگاه داده مشترک یک عنصر کلیدی است.

مشکل اصلی توسعه

ارزش دارد چندین مشکل اصلی و همچنین راه های حل آنها را که ممکن است در هنگام شکل گیری یک سیستم کنترل خودکار به وجود بیاید در نظر گرفته شود و ارزش آن را دارد که از اصلی شروع کنیم.

اولین مشکل رایج عدم وجود یک وظیفه مدیریتی خاص در سازمان است.

در ادبیات مربوط به سیستم مدیریت خودکار سازمانی، این مشکل مهم ترین استمکان، زیرا حل آن بسیار دشوار است. علاوه بر این، اغلب با یک مورد دیگر، یعنی سازماندهی مجدد ساختار سازمانی اشتباه گرفته می شود. با این حال، این مشکل بسیار جهانی تر است، زیرا علاوه بر روش شناسی مدیریت، جنبه های فلسفی و روانی را نیز در بر می گیرد. با جزییات بیشتر در مورد مشکل، در این واقعیت نهفته است که بسیاری از رهبران شرکت های خود را تنها بر اساس تجربه، چشم انداز و نیازهای خود مدیریت می کنند. در عین حال، آنها اغلب از داده‌های بدون ساختار یا ساختار ضعیف در مورد پویایی رشد و توسعه شی خود استفاده می‌کنند.

اگر به چنین مدیری رجوع کنید و از او بخواهید که ساختار فعالیت های خود را در هر یک از بخش های مسئول به او شرح دهد، به احتمال زیاد موضوع به بن بست می رسد. به همین دلیل است که تنظیم شایسته وظایف مدیریتی مهمترین عامل در توسعه و اجرای موفقیت آمیز سیستم های مدیریت پروژه خودکار در یک سازمان است.

در اینجا توجه به این نکته مهم است که وظایف تعیین شده به درستی نه تنها بر توسعه شی به عنوان یک کل، بلکه بر توسعه خود فرآیند اتوماسیون به طور جداگانه تأثیر مثبت خواهد داشت. در مورد راه حل این مشکل، همه چیز به دلایلی در اینجا بسیار بد است. اولا، در قلمرو فدراسیون روسیه، یک رویکرد ملی ویژه برای تعیین وظایف مدیریت هنوز به طور کامل توسعه نیافته است. بنابراین، از تجربه مدیریت غربی استفاده می شود، اما در بسیاری از موارد نسبت به وضعیت روسیه مناسب نیست. ثانیاً، تجربه هنوز هم صدق می کندزمان روسیه و شوروی در تدوین این وظایف. در این صورت، همه چیز تا حدودی بهتر است و بسیاری از اصول هنوز با واقعیت های زندگی هماهنگ هستند، اما در عین حال کمتر و کمتر می توانند در برابر رقابت عمومی بازار مقاومت کنند.

بر اساس موارد فوق، می‌توانیم نتیجه‌گیری زیر را بگیریم: قبل از شروع پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت منابع سازمانی خودکار، لازم است تا جایی که ممکن است تمام حلقه‌های کنترلی که به طور کلی نیاز به خودکار باشد. اغلب این امر مستلزم مشارکت مشاوران مجرب از خارج است که منجر به هزینه های غیر ضروری می شود. با این حال، آنها به طور قابل توجهی کمتر از پولی خواهند بود که برای یک پروژه اتوماسیون شکست خورده هزینه می شود.

مشکلات دیگر

مشکل دوم که همانطور که قبلا ذکر شد تا حدودی شبیه مشکل اول است اما کمتر جهانی است. این نیاز به سازماندهی مجدد جزئی ساختار و همچنین فعالیت های شرکت در طول اجرای سیستم کنترل خودکار است.

یکی دیگر از مشکلات رایج نیاز به تغییر رویکرد کار با اطلاعات ورودی است. علاوه بر این، بازنگری در اصول انجام تجارت به طور کلی ضروری خواهد بود. بسیاری از مدیران برای چنین مشکلی مانند مقاومت کارکنان در این زمینه در برابر معرفی یک سیستم کنترل خودکار برای یک شرکت صنعتی آمادگی ندارند. و این به نوبه خود می تواند به یک مشکل کاملاً مهم تبدیل شود. یکی دیگر از مشکلات، که به کارکنان نیز مربوط می شود، افزایش موقت حجم کار در طول فرآیند اجرای واقعی است.

از جمله موارد دیگر، ما باید مشکلی مانند تشکیل یک گروه تخصصی را حل کنیم که نه تنها با شایستگی سیستم را یکپارچه می کند، بلکه آن را همراهی می کند. علاوه بر این، چنین گروهی قطعا به یک رهبر با تجربه نیاز خواهد داشت.

حل مشکلات با کارکنان

از آنجایی که بسیاری از کارگردانان اغلب برای این مشکل آماده نیستند، ارزش آن را دارد که با جزئیات بیشتری به آن توجه کنیم.

اول مقاومت محلی است. شایان ذکر است که این بسیار بیشتر است و خود مشکل می تواند روند اجرا را به طور قابل توجهی به تاخیر بیندازد یا حتی آن را کاملاً مختل کند که غیرقابل قبول است. اغلب این امر توسط چندین عامل کاملاً انسانی ایجاد می شود.

اول، بسیاری از مردم، به اندازه کافی عجیب، از نوآوری می ترسند و بیشتر مستعد محافظه کاری هستند. برای مثال، شخصی که سال‌ها در یک انبار کاغذی کار کرده است، تغییر به یک سیستم کامپیوتری بسیار دردناک خواهد بود. ثانیاً ، بسیاری از افراد نگران از دست دادن شغل خود خواهند بود ، زیرا می توان آنها را با ماشین جایگزین کرد ، اگرچه قبل از آن در این شرکت ضروری تلقی می شدند. علاوه بر این، پیاده سازی چنین سیستمی می تواند مسئولیت پذیری را در قبال هرگونه اقدامی که کارکنان در این زمینه انجام می دهند افزایش دهد که می تواند فشار زیادی را نیز بر آنها وارد کند.

برای به حداقل رساندن آسیب ناشی از وقوع چنین مشکلی یا حتی کاهش آن به هیچ، رهبر باید تا حد امکان به گروهی که در توسعه سیستم های کنترل خودکار مشغول است کمک کند. علاوه بر این، انجام کار توضیحی با کیفیت بالا با پرسنل وحل چند مشکل دیگر:

• به همه افراد شرکت این درک را بدهید که یکپارچه سازی سیستم اجتناب ناپذیر است.
• رئیس تیم اجرا باید از اختیارات کافی برخوردار باشد، زیرا حتی مقاومت ناخودآگاه کارکنان عالی رتبه (مثلاً مدیران ارشد) امکان پذیر است.

حل مشکل حجم کار

بعد، شایان ذکر است که سیستم های مدیریت خودکار سازمانی یکپارچه در مرحله نصب، بار کارمندان را به میزان قابل توجهی افزایش می دهد. طبیعتاً این امر به این دلیل است که کارکنان علاوه بر انجام وظایف روزانه خود باید به تجهیزات جدید تسلط داشته باشند، به خودآموزی و غیره نیز بپردازند. علاوه بر این، در حین اجرای آزمایشی و همچنین مدت زمان مشخصی پس از آن، کارکنان باید به عنوان سیستم قدیمی و همچنین سیستم جدید کار کنند. به همین دلیل، فرآیند ادغام می تواند به تعویق بیفتد، زیرا کارمندان می گویند که زمان کافی برای یادگیری فناوری های جدید ندارند، زیرا آنها همیشه مشغول وظایف مستقیم خود هستند.

در چنین مواردی، یک رهبر خوب باید کارهای زیر را انجام دهد:

• در ابتدا، ارزش معرفی یک سیستم موقت پاداش و قدردانی را دارد که باعث افزایش انگیزه کارکنان برای تسلط بر فناوری های جدید می شود.
• ثانیاً، اقدامات سازمانی خاصی باید انجام شود که زمان اختصاص داده شده برای توسعه دانش جدید را کاهش دهد.

MRP و فناوری ERP

همانطور که قبلا ذکر شد، دو جهت وجود داردAPCS که در حال حاضر در سراسر جهان استفاده می شوند. با این حال، این سیستم ها بدون اشکال نیستند.

اگر در مورد MRP صحبت کنیم، عیب اصلی سیستم این است که هنگام محاسبه نیاز به مواد، ظرفیت تولید شرکت، بارگیری این ظرفیت ها، هزینه نیروی کار و غیره است. در نظر گرفته نشده است. این انگیزه ای برای توسعه MRP II بود که برای برنامه ریزی منابع تولید طراحی شده بود. با گذشت زمان، سیستم هایی برای حسابداری سایر هزینه های شرکت به آن اضافه شد. بنابراین، در آینده، یک سیستم مدیریت سازمانی خودکار تشکیل شد که وظیفه آن در نظر گرفتن تمام صنایعی است که اولین MRP آنها را محاسبه نکرده است. این سیستم کنترل خودکار بود که بعداً به عنوان سیستم ERP برای مدیریت خودکار سازمانی شناخته شد.

برای جمع‌بندی همه موارد فوق، می‌توان با اطمینان گفت که سیستم‌های خودکار راه درازی را پیموده‌اند و اکنون وسیله‌ای مؤثر برای مدیریت یک سازمان هستند، اما در عین حال نیاز به پیاده‌سازی بسیار ماهرانه دارند و اداره می شود. البته جای پیشرفت در خود سیستم ها وجود دارد.