نمونه مقررات تعامل بین بخش ها، نمونه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

هر شرکت دارای اسناد محلی است که فعالیت های خود را تنظیم می کند. یکی از مهمترین آنها تنظیم تعامل بین بخش ها است (یک سند نمونه در زیر توضیح داده خواهد شد). برای رئیس سازمان یک ابزار مدیریتی مؤثر است. اجازه دهید به طور مفصل یک مقررات نمونه از تعامل بین بخش ها را در نظر بگیریم.

نیازها

مقررات باید چگونه باشد؟ تعامل بین بخش های حسابداری و خدمات اقتصادی، افسران پرسنلی و واحد تسویه و برنامه ریزی، سایر واحدهای ساختاری شرکت در روند فعالیت اجتناب ناپذیر است. در عین حال، تماس کارکنان باید از اجرای وظایف تعیین شده در کوتاه ترین زمان ممکن اطمینان حاصل کند. نمونه ای از مقررات تعامل بین بخش ها قبل از هر چیز باید در اختیار مجریان قرار گیرد. اگر مسئول توسعه آن همه مفاد را یادداشت کند، اما زیردستان چیزی نتوانند بفهمند، هیچ معنایی در سند وجود نخواهد داشت. در این راستا تشکیل آیین نامه نمونهتعامل بین بخش ها، سه اصل کلیدی باید در نظر گرفته شود:

1. این سند بر اساس مدل فرآیند کسب و کار گردآوری شده است. کیفیت مقررات مستقیماً به کامل بودن طرح بستگی دارد.
2. ساختار سند توسط مدل فرآیند تعیین می شود. تمام نکات این طرح باید در مقررات موجود باشد.
3. ارائه اطلاعات به زبان رسمی و خشک انجام می شود. استفاده از جملات ساده و کوتاه در متن سند توصیه می شود. مقررات باید بدون ابهام تنظیم شود. همه اختصارات و اصطلاحات باید به صورت املای نوشته شوند.

گل

نمونه مقررات تعامل بین بخش ها ارائه می دهد:

1. ایجاد و حفظ نظم در تهیه مستندات، ارتباط مؤثر بین واحدهای سازه ای.
2. پیشگیری از موقعیت های درگیری در تیم. اگر طرح های تعامل برای کار از قبل تعیین شده باشد، سهم مشارکت یک یا آن کارمند در فرآیندها، اختلافی ایجاد نمی شود.
3. ورود سریع به تیم تازه واردان. این مقررات به درک ساختار تعاملات کمک می کند، نشان می دهد که کارمند از کدام اسناد استفاده می کند، با کدام خدمات تماس خواهد گرفت.
4. کنترل انضباط.
5. انتقال سریعتر پرونده ها به کارمند دیگر (هنگام ترک یا رفتن به مرخصی).
6. پیشگیری از اتلاف منابع مالی، انسانی و زمانی.

ساختار

تنظیم تعامل بین چیستآیا می توان بخش ها را به درستی ترسیم کرد؟ به طور معمول، یک سند شامل بخش های زیر است:

1. مقررات عمومی.
2. تعریف، اصطلاحات و اختصارات.
3. توضیحات فرآیندها.
4. مسئولیت.
5. کنترل.

قوانین قانونی، GOST ها و سایر اسناد می توانند به عنوان منابع تعاریف عمل کنند. دومی، به ویژه، شامل دستورات وزارتخانه ها، ادارات، احکام دولتی است. ضمناً ارجاع به اسناد نظارتی که از مفاد آن استفاده شد در آیین نامه تعامل بین ادارات گنجانده شود. نمونه برای مراکز بهداشتی، به ویژه، حاوی نشانه هایی از دستورات وزارت بهداشت و توسعه اجتماعی، وزارت بهداشت منطقه است.

برنامه

معمولاً شامل یک مدل گرافیکی از فرآیند کسب و کار است. به صورت نموداری متشکل از چندین بلوک به تصویر کشیده شده است. تصویر گرافیکی را می توان با استفاده از محصولات نرم افزار رایانه شخصی ایجاد کرد. طرح ها منعکس کننده یک روش خاص برای اجرای وظایف خاص هستند. تجسم راحت تر از متن است. نمودار به وضوح شروع فرآیند و هر مرحله، رابطه بین آنها و نتیجه نهایی را نشان می دهد. این مدل اغلب توسط توسعه دهندگان مقررات برای تعامل بین بخش های شرکت مطابق با 223-FZ استفاده می شود. این طرح پارامترهای کلیدی مانند خروجی ها و ورودی ها، شرکت کنندگان و مشتریان را برجسته می کند. اگر یک مبتدی با چنین مدلی آشنا شود، فوراً ویژگی های فرآیند را درک می کند و آماده اجرای یک کار خاص است.

دستورالعمل

در مرحله اول باید موضوع سند و افراد مسئول را مشخص کنید.تدوین می کند و چه مقرراتی. تعامل بین دپارتمان های حسابداری، به ویژه، طبق یک طرح واضح، مندرج در قانون انجام می شود. در این واحد ساختاری، همیشه مهمترین فرد مسئول رعایت الزامات گزارشگری است. او می تواند مسئول تنظیم مقررات برای تعامل بین بخش ها شود. یک سند نمونه باید توسط همه کارمندان مورد بحث قرار گیرد. برای این منظور یک مجمع عمومی تشکیل می شود. اگر این سند فرآیندی را تنظیم می کند که در آن منافع بیش از دو بخش با هم برخورد می کند، مهم است که کارمندان کلیدی را در بحث مشارکت دهید. فرد مسئول توسعه باید اهمیت اجرای قوانین را برای همکاران توضیح دهد.

شرح فرآیندها

حجم آن به پیچیدگی تعامل بستگی دارد. اگر فرآیند ساده باشد و کارمند مسئول آن تمام مراحل اجرا را به خوبی درک کند، خود او می تواند یک طرح کار با سایر واحدهای ساختاری ترسیم کند. پس از آن، او باید سند را با بقیه شرکت کنندگان در میان بگذارد. اگر فرآیند کسب و کار پیچیده باشد، آنگاه هر کارمند بخش خود را از مدل توسعه می دهد. پس از آن، تمام پروژه ها تدوین و مورد بحث قرار می گیرد. در راستای آشنایی با سند پایه، کلیه کارکنان علاقه مند می توانند اصلاحات و اضافات خاصی را پیشنهاد دهند. پس از آن قوانین تعامل بین بخش های شرکت به رئیس منتقل می شود.

بیانیه

این کار را می توان مستقیما انجام داد. در این مورد، رئیس خود قوانین تعامل بین را امضا می کندبخش های شرکت یک نمونه سند نیز می تواند به طور غیر مستقیم تایید شود. در این صورت رهبر دستور می دهد. اطلاعات ثبتی قانون اداری در مهر تایید درج می شود.

ویژگی های کار فرد مسئول

در برخی از سازمان ها، جایگاه مدیر کیفیت در ایالت فراهم می شود. در عمل، مراحل خاصی از تهیه سند توسعه یافته است. آنها باید توسط مدیری که قوانین تعامل بین بخش ها را تنظیم می کند رعایت شود. نمونه ای از مراحل اولیه:

1. تعریف فرآیندها.
2. ساخت نمودار.
3. توضیحات مفصل.
4. نوشتن متن.

متخصص مسئول برنامه کارمندان در بخش های مختلف را مطالعه می کند. این برای تدوین شرحی از موقعیت های استاندارد موجود در مقررات برای تعامل بین بخش ها ضروری است. به عنوان مثال: "پمپ بنزین با استفاده از ابزارهای فنی مانند … پس از اتمام بازرسی گزارشی ایجاد می شود."

تعیین هدف نهایی

مسئول تنظیم مقررات باید از همه فرآیندها آگاهی داشته باشد، وظایف کارکنان را بداند، از صلاحیت های مناسب و سطح حرفه ای بودن برخوردار باشد. هدف سند باید برای کارمندان روشن باشد. در غیر این صورت اجرای مقررات بار اضافی بر دوش کارکنان خواهد داشت.

بهینه سازی و طراحی

مطالعه جامع فرآیندهای در حال وقوع در سازمان، به شما امکان می دهد شناسایی کنیدنقاط ضعیف تجزیه و تحلیل موقعیت ها، نتایج، عملیات امکان بهینه سازی فعالیت ها را فراهم می کند. این به نوبه خود به ما امکان می دهد چندین سناریو برای توسعه بیشتر شکل دهیم. بنابراین، شرکت می تواند همه چیز را همانطور که هست رها کند، یک مدل جدید از کار ایجاد کند یا مدل قبلی را اصلاح کند.

Nuances

مهم است که هر کارمند به وضوح بفهمد که چه کاری باید انجام دهد و چگونه نتایج به دست آمده بر درآمد او تأثیر می گذارد. به همین دلیل لازم است پیش از تصویب آیین نامه مورد بحث قرار گیرد. نقش کلیدی در تهیه سند البته به سرپرست کارگروه (پروژه) محول شده است. وظیفه این متخصص طرح سوالات مهم است. او باید بتواند یک مدل فرآیند روشن ارائه دهد. هر شرکت کننده تصویر را با چشمان خود می بیند. باید یک درک مشترک وجود داشته باشد. هر شرکت کننده باید مسئولیت ایجاد مقررات را توضیح دهد. در اغلب موارد، تیم ها در مورد اجرای چنین سندی تردید دارند. بسته به پیچیدگی فرآیند، معرفی مقررات 4 تا 12 ماه طول می کشد.

ویژگی های مقدمه

برای معرفی یک مقررات جدید، باید:

1. اسناد قبلی را نامعتبر تشخیص دهید.
2. معرفی قوانین محلی جدید برای فعال کردن مقررات.
3. توسعه مدارک لازم برای اعمال قوانین تایید شده.
4. ماژول‌های جدید پایگاه‌های اطلاعاتی خودکار را دقیق یا پیاده‌سازی کنید.
5. فرم هایی از اسناد غیر استاندارد بسازید.
6. تغییر یا تکمیل کارکنانبرنامه زمانی.
7. پیدا کردن نامزدها برای موقعیت‌های جدید، انتصاب یا انتقال کارگران.
8. قوانین جدید را به اجراکنندگان بیاموزید.
9. ارتباط با کارکنان.
10. اجرای آزمایشی مقررات را انجام دهید.
11. متن را بر اساس نتایج اجرای آزمایشی تصحیح کنید.
12. نسخه نهایی سند را وارد عمل کنید.
13. روش‌هایی را برای کنترل کیفیت مقررات تعریف کنید.

پس از مشخص شدن تدابیر اجرای سند، مدیر دستور صادر می کند. لازم به ذکر است با توجه به مدت زمان برگزاری، تاریخ تصویب و لازم الاجرا شدن مستقیم آیین نامه متفاوت خواهد بود. بیایید اشتباهات اصلی را که کارمندان هنگام تنظیم یک سند مرتکب می شوند بیشتر در نظر بگیریم.

ناهماهنگی با تمرین

مهم است که ایجاد مقررات را به کارمندی که مستقیماً با فعالیت های کاری در شرکت مرتبط است سپرد. فرض کنید سازمان بسیار بزرگ شده است. رهبری به خوبی می تواند یک سرویس ویژه تشکیل دهد که وظایف آن شامل حل مسائل توسعه است. بر این اساس، بخش وظیفه توصیف کلیه فرآیندهای شرکت را تعیین می کند. اما هدف از این رویداد برای آنها بی اهمیت است. اگر مقررات توسط افرادی تنظیم شود که در فعالیت های واقعی شرکت ندارند، کارمندی که آن را مدیریت می کند، طرح را اجرا نخواهد کرد. بر این اساس، سند منطقی به کار نیست.

عدم انعطاف

بسیاری از افراد مسئول برای حداکثر تلاش می کنندجزئیات این وضعیت ناشی از ناآگاهی از تفاوت بین تهیه مقررات و تشریح فرآیندهای واقعی تولید است. اگر وظیفه اتوماسیون عملیات است، جزئیات آنها برای کمک به کارمندان در نظر گرفته شده است. نیاز به مقررات زمانی به وجود می آید که افراد زیادی درگیر تولید باشند. اقدامات آنها اغلب تکراری است، اما هر فرد این یا آن عملیات را به روش خود تفسیر می کند. هدف از این آیین نامه حل و فصل اختلافات است. باید در نظر داشت که کارمندان سازمان باید آزادی عمل خاصی داشته باشند و به آنها اجازه دهد بسته به موقعیت تصمیم گیری کنند. به عنوان مثال، به یک مشتری می توان بلافاصله به جای بعد از مدتی پاسخ داد.

حجم و پیچیدگی زیاد متن

مقررات متشکل از 5-7 صفحه بهینه در نظر گرفته می شود. در عین حال، محتوای آن باید بزرگ، اما مختصر باشد. استفاده از جملات پیچیده و چند بخشی توصیه نمی شود. متن باید قابل فهم باشد. علاوه بر این، باید به شرایط توجه کنید. شما نباید مفاهیم را با مترادف جایگزین کنید، از اختصارات بدون رمزگشایی استفاده کنید.

تعامل بین بخش امنیت اطلاعات و فناوری اطلاعات

در حال حاضر، در بسیاری از شرکت ها، تماس با این خدمات بسیار دشوار است. مشکلات مربوط به تضادهای داخلی بخش فناوری اطلاعات و امنیت اطلاعات است. چندین گزینه برای اطمینان از همکاری مؤثر آنها وجود دارد. اولین و ساده ترین، حضور کارکنان (یک یا چند نفر) است که در زمینه امنیت اطلاعات در سرویس فناوری اطلاعات تخصص دارند. قوانین تعامل بین بخش های فناوری اطلاعات وIB در این مورد منعکس کننده رویکردهای معمولی برای همکاری است. سازماندهی کار بر اساس این کلیشه رایج انجام می شود که امنیت اطلاعات بخشی از ارائه فناوری اطلاعات است. اگر تضاد بین این خدمات در شرکت وجود نداشته باشد، آنگاه مدیر ممکن است به ترتیب سرویس امنیت اطلاعات به عنوان یک ساختار جداگانه از بخش فناوری اطلاعات فکر کند. بر این اساس، تخصیص منابع بیشتر از جمله منابع مالی برای اطمینان از این گونه فعالیت ها ضروری خواهد بود.

نمونه معمولی

مقررات عمومی مشخص می کند:

1. هدف سند. به عنوان یک قاعده، چنین عبارتی وجود دارد: "آیین نامه حاضر روش را تعیین می کند …".
2. دامنه. این مقررات ممکن است برای کارگران یا تسهیلات اعمال شود.
3. اسناد مقرراتی که طبق آن قانون تدوین شده است.
4. قوانین تأیید، تعدیل، لغو مقررات.

در بخش "اصطلاحات، اختصارات، تعاریف" مفاهیم استفاده شده در سند آورده شده است. تمام اختصارات باید به صورت املای نوشته شوند. اصطلاحات باید به ترتیب حروف الفبا آورده شوند. هر مفهوم در یک خط جدید در واحد نشان داده شده است. ح- تعریف این اصطلاح بدون کلمه «این» از طریق خط تیره آورده شده است. در قسمت «شرح فرآیند» توضیحات گام به گام داده شده است. توصیه می شود زیر پاراگراف ها را معرفی کنید. هر یک از آنها با یک مرحله خاص مطابقت دارد. همین بخش نشان دهنده کارکنانی است که در اجرای عملیات خاصی نقش دارند.نه تنها اقدامات، بلکه نتایج آنها نیز توضیح داده شده است.

مسئولیت و کنترل

مقررات باید حاکی از امکان اعمال تحریم برای افرادی باشد که مقررات را رعایت نمی کنند. مسئولیت طبق قانون مجاز است. می تواند کیفری، اداری یا انتظامی باشد. ذکر نام کامل و سمت کارمند ناظر بر اجرای مقررات الزامی است.