انواع و عملکردهای کنترل مدیریتی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

فرایند مدیریت شامل پنج عملکرد است: برنامه ریزی، سازماندهی، کارکنان، هدایت و کنترل. بنابراین، کنترل بخشی از فرآیند کنترل است.

کنترل عملکرد هدف اصلی مدیریت در یک سازمان است: فرآیند مقایسه عملکرد واقعی با استانداردهای تثبیت شده شرکت. هر مدیری باید بر فعالیت های زیردستان نظارت و ارزیابی کند. کنترل مدیریت به انجام اقدامات اصلاحی به موقع از سوی مدیر کمک می کند تا از شرایط پیش بینی نشده یا زیان های مالی برای شرکت جلوگیری شود.

فرایند کنترل اساسی شامل سه مرحله است:

• تنظیم استانداردها.
• اندازه گیری عملکرد در برابر این استانداردها.
• اصلاح انحراف از استانداردها و برنامه ها.

به عنوان بخشی از برنامه استراتژیک کلی سازمان، رهبران اهدافی را برای آن تعیین می کنندواحدها در شرایط خاص، دقیق و عملیاتی که شامل برنامه ریزی برای عملکرد در برابر نتایج واقعی می شود.

استانداردهایی که عملکرد واقعی با آنها مقایسه می شود را می توان از تجربیات گذشته، آمار و معیار (بر اساس بهترین شیوه های صنعت) استخراج کرد. تا جایی که ممکن است، استانداردها به جای تصمیم گیری یکجانبه مدیریت ارشد بر اساس اهداف سازمان، بر مبنای دوجانبه توسعه می یابند.

چرا کنترل مدیریتی ضروری است؟

اگر کارکنان همیشه بهترین کار را برای سازمان انجام می دادند، دیگر نیازی به کنترل و مدیریت نبود. اما واضح است که افراد گاهی قادر نیستند یا نمی‌خواهند در راستای منافع سازمان عمل کنند و باید مجموعه‌ای از کنترل‌ها برای جلوگیری از رفتارهای ناخواسته و تشویق به اقدام مطلوب اعمال شود.

حتی اگر کارکنان به درستی مجهز باشند تا کار خود را به خوبی انجام دهند، برخی ترجیح می دهند این کار را نکنند زیرا ممکن است اهداف فردی و اهداف سازمانی دقیقاً یکسان نباشند. به عبارت دیگر، همسویی اهداف وجود ندارد. در چنین مواردی، باید اقداماتی برای افزایش انگیزه و بهره‌وری کارکنان انجام شود.

سازمان موثر سازمانی است که در آن مدیران می دانند چگونه مدیریت و کنترل کنند. هدف از کنترل به عنوان یک مفهوم و فرآیند کمک به ایجاد انگیزه و هدایت کارکنان در نقش های تعیین شده است. فهمسیستم های کنترل فرآیند و مدیریت برای اثربخشی بلندمدت یک سازمان ضروری است.

بدون سیستم های کنترل کافی، سردرگمی و هرج و مرج می تواند یک سازمان را تحت تأثیر قرار دهد. با این حال، اگر سیستم های کنترل سازمانی را خفه کنند، ممکن است از فقدان نوآوری کارآفرینی رنج ببرند.

کنترل ناکافی بر اجرای تصمیمات مدیریتی می تواند منجر به کاهش بهره وری یا افزایش خطر نتایج مالی ضعیف شود. در نهایت، اگر عملکرد نظارت نشود، می‌تواند منجر به شکست سازمانی شود.

ویژگی های یک سیستم مدیریت کارآمد

سیستم مدیریت کسب و کار مؤثر مجموعه ای یکپارچه از فرآیندها و ابزارهای مدیریتی است که به همسویی استراتژی شرکت و اهداف سالانه با فعالیت های روزانه، نظارت بر عملکرد و آغاز اقدامات اصلاحی کمک می کند.

سیستم کنترل مدیریت فرآیندی مستمر برای بهبود عملکرد با تعیین اهداف فردی و جمعی است که با اهداف استراتژیک سازمان همسو باشد، برنامه ریزی عملکرد برای دستیابی به آن اهداف، بررسی و ارزیابی پیشرفت، و توسعه دانش، مهارت ها و توانایی های افراد.. سیستم کنترل باید روی نتایج تمرکز کند.

یک سیستم مدیریت موثر دارای ویژگی های زیر است:

1. کمک به دستیابی به اهداف سازمانی.
2. استفاده بهینه از منابع را تسهیل می کند.
3. به طور کلی بهبود می یابدعملکرد سازمان.
4. انگیزه و روحیه کارکنان را تقویت می کند.
5. کنترل همچنین نظم و انضباط را برقرار می کند.
6. معیارهای عملکرد کاملاً تعریف شده و قابل درک.
7. با بازنگری استانداردها برنامه ریزی آینده را تضمین می کند.
8. اهداف استراتژیک برای همه سطوح سازمان اعمال می شود.
9. کنترل مؤثر خطاها را به حداقل می رساند.
10. تقویت مدیریت و مشارکت کارکنان.
11. به اهداف اولویت دار سریعتر دست یابید.

فرایند کنترل مدیریت فعالیت های شرکت ها را به گونه ای تنظیم می کند که عملکرد واقعی با برنامه ای که از قبل تعیین شده مطابقت داشته باشد. یک سیستم کنترل موثر به مدیران اجازه می دهد تا از شرایطی که شرکت را ضرر می کند اجتناب کنند.

18 توابع کنترل مدیریتی

کنترل مدیریت به هر فرآیند، ابزار یا سیستمی گفته می شود که به منظور توانمندسازی مدیریت برای تنظیم فعالیت های یک شرکت مطابق با اهدافش تنظیم می شود.

کنترل در سطوح پایین، میانی و بالای مدیریت انجام می شود. در هر سطح، کنترل متفاوت خواهد بود: مدیریت ارشد در کنترل استراتژیک، مدیریت میانی در کنترل تاکتیکی، و سطح پایین در کنترل عملیاتی درگیر خواهد شد.

توابع کنترل تصمیم مدیریت به شرح زیر است:

1. استراتژی برنامه ریزی. فرآیند ایجاد یک برنامه عمل برای دستیابی به اهداف.
2. کنترلالزامات. مستندات رسمی برنامه ها به عنوان الزامات و مدیریت تغییرات در آن برنامه ها در صورت لزوم.
3. کنترل مالی. نظارت و حسابداری بودجه شرکت.
4. مدیریت عملکرد. فرآیند توافق بر روی مجموعه ای از اهداف با کارکنان و ارزیابی عملکرد آنها در برابر آن اهداف.
5. کنترل کار. نظارت بر کارکنان برای بهبود بهره وری، کارایی و کیفیت کار.
6. مدیریت برنامه و پروژه. در حال اجرای تغییر.
7. کنترل ریسک. فرآیند مکرر شناسایی، تجزیه و تحلیل و حذف ریسک.
8. کنترل امنیتی. شناسایی و حذف تهدیدات امنیتی و اجرای راهکارهای کاهش خطرات مختلف.
9. کنترل انطباق. اجرای فرآیندها، رویه ها، سیستم ها، حسابرسی ها، اندازه گیری ها و گزارش ها مطابق با قوانین، مقررات، استانداردها و سیاست های داخلی سازمان.
10. متریک و گزارش. محاسبه و ارتباط سنجش‌های معنادار عملکرد سازمانی.
11. معیارسازی. روند تکراری معیارهای نتایج در برابر صنعت شرکت، رقبا، یا بهترین شیوه های فعلی.
12. بهبود مستمر. فرآیند اندازه گیری عملکرد، بهبود آن، و اندازه گیری مجدد آن.
13. کنترل کیفیت. اطمینان از اینکه محصولات خروجی مطابق با مشخصات هستند. به عنوان مثال، اجرای فرآیند آزمایش محصول در خط تولید.
14. تضمین کیفیت. تضمین کیفیت فرآیند جلوگیری از شکست کیفیت در آینده است. به عنوان مثال، تمرین بررسی علل ریشه ای همه شکست هابرای جستجوی بهبودهای تولید.
15. اتوماسیون. افزایش بهره وری، کارایی و کیفیت از طریق اتوماسیون.
16. مدیریت داده. تمرین جمع آوری اطلاعاتی که ممکن است در آینده مفید باشد و همچنین تجزیه و تحلیل داده ها.
17. مدیریت سهام. مدیریت موجودی و حسابداری برای جلوگیری از کمبود یا مازاد.
18. مدیریت دارایی. کنترل دارایی هایی مانند تاسیسات تولیدی، زیرساخت ها، ماشین آلات، نرم افزارها و مالکیت معنوی.

انواع کنترل و ویژگی های آنها

سازمانها برای تعیین اینکه آیا برنامه هایشان محقق شده است یا خیر و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی را انجام دهند به کنترل نیاز دارند. اهداف اصلی کنترل تصمیمات مدیریتی:

1. تطبیق با تغییر. سیستم کنترل می تواند شرایط محیطی در حال تغییر را پیش بینی، نظارت و پاسخ دهد.
2. به حداقل رساندن خطاها. کنترل مولد مدیریت و حسابداری تعداد خطاهایی را که در فعالیت های شرکت رخ می دهد محدود می کند.
3. به حداقل رساندن هزینه ها و به حداکثر رساندن سود. اگر سازماندهی کنترل مدیریت به طور موثر اجرا شود، می تواند هزینه ها را کاهش داده و بهره وری را افزایش دهد.

کسب و کارها سیستم های کنترلی را در تعدادی از حوزه های مختلف و در سطوح مختلف مدیریت نصب می کنند. مسئولیت کنترل تصمیمات مدیریت گسترده است. طبقه بندی ها و ویژگی های مختلفی برای این تابع کنترل وجود دارد. یکی از رایج‌ترین موارد به این شکل است:

1. کنترل پیشرو که به عنوان کنترل پیشخور نیز شناخته می شود، بر منابعی تمرکز دارد که سازمان از محیط خود استخراج می کند. او کیفیت و کمیت این منابع را قبل از رسیدن به سازمان کنترل می کند.
2. نظارت بر حفظ استانداردهای کمی و کیفی محصول یا خدمات در فرآیند تحول تمرکز دارد.
3. کنترل نهایی که به عنوان کنترل بازخورد نیز شناخته می شود، بر نتایج سازمان پس از تکمیل فرآیند تحول تمرکز می کند. اگرچه کنترل نهایی ممکن است به اندازه کنترل اولیه یا فعلی موثر نباشد، اما می تواند اطلاعاتی را برای برنامه ریزی آینده به مدیریت ارائه دهد.

بر اساس طبقه بندی دیگری، کنترل به دو دسته کلی تقسیم می شود - کنترل نظارتی و هنجاری، و در این دسته ها چندین نوع وجود دارد. انواع کنترل های مدیریتی در جدول زیر نشان داده شده است.

کنترل نظارتی	کنترل نظارتی
بوروکراسی مالی کیفیت	فرمان سازمانی

بخش‌های زیر هر نوع و زیرنوع کنترل در فعالیت‌های مدیریتی را شرح می‌دهند.

کنترل نظارتی

کنترل نظارتی از رویه‌های عملیاتی استاندارد سرچشمه می‌گیرد و باعث انتقاد از این نوع اجرای کنترل مدیریت به‌عنوان منسوخ و معکوس می‌شود. این به معنای کنترل کامل و کامل استهمه حوزه های سازمان.

از آنجایی که کسب و کارها در سال های اخیر به دلیل هموار شدن سلسله مراتب سازمانی و گسترش مرزها چابک تر شده اند، منتقدان خاطرنشان می کنند که نظارت نظارتی ممکن است مانع از دستیابی به هدف شود. نکته کلیدی از دیدگاه کنترل سازمان تصمیمات مدیریت، انطباق کنترل با اهداف سازمانی است.

کنترل بوروکراتیک

کنترل بوروکراتیک از خطوط اختیاری ناشی می شود که به موقعیت در سلسله مراتب سازمانی بستگی دارد. هر چه سطح زیردستی بالاتر باشد، فرد حق دیکته کردن خط مشی خود را بیشتر خواهد کرد. کنترل‌های بوروکراتیک رپ بدی را دریافت کرده‌اند، و به حق. سازمان هایی که بیش از حد به روابط زنجیره ای فرماندهی متکی هستند، در صورت بروز موقعیت های پیش بینی نشده، مانع انعطاف پذیری می شوند. با این حال، راه‌هایی وجود دارد که از طریق آن مدیران می‌توانند یک شرکت را به اندازه هر شکل دیگری از سازمان‌های کنترل مدیریت، انعطاف‌پذیر و پاسخگو به نگرانی‌های مشتریان کنند.

چگونه می توان زنجیره فرمان را با حفظ انعطاف پذیری و پاسخگویی در سیستم حفظ کرد؟ این دقیقاً همان سؤالی است که کنترل بوروکراتیک باید حل کند. یک راه حل، رویه های عملیاتی استاندارد است که مسئولیت را به سلسله مراتب در شرکت واگذار می کند.

کنترل مالی

کنترل های مالی بر اهداف کلیدی مالی که مدیران در قبال آنها پاسخگو هستند، حاکم است. چنین سیستم های کنترل مدیریتی در بین شرکت هایی که به عنوان واحدهای تجاری استراتژیک چندگانه (SBUs) سازماندهی شده اند، رایج هستند. SBUیک محصول، خدمات یا خط جغرافیایی است که مدیرانی دارد که به تنهایی مسئول سود و زیان هستند. آنها برای دستیابی به اهداف مالی که به سودآوری کلی شرکت کمک می کند، به مدیریت ارشد پاسخگو هستند.

این دسته از کنترل تصمیمات مدیریت محدودیت هایی را بر مخارج تحمیل می کند. برای مدیران، افزایش هزینه ها باید با افزایش درآمد توجیه شود. برای روسای بخش، ماندن در بودجه معمولاً یکی از شاخص‌های کلیدی عملکرد است.

بنابراین نقش کنترل مالی بهبود سودآوری کلی و همچنین معقول نگه داشتن هزینه ها است. برای تعیین اینکه چه هزینه‌هایی لازم است، برخی از شرکت‌ها نتایج سایر شرکت‌ها را در همان صنعت مقایسه می‌کنند و سپس یک تحلیل کنترل مدیریت انجام می‌دهند. این معیار، داده‌هایی را برای تعیین اینکه آیا هزینه‌ها با میانگین صنعت مطابقت دارد یا خیر، ارائه می‌کند.

کنترل کیفیت

کنترل کیفیت درجه تنوع در فرآیندها یا محصولات را توصیف می کند که قابل قبول در نظر گرفته می شود. برای برخی از شرکت ها، استاندارد عدم وجود نقص، یعنی عدم وجود هرگونه تغییر است. در موارد دیگر، یک انحراف آماری ناچیز قابل قبول است.

کنترل کیفیت بر نتیجه نهایی محصول یا خدمات ارائه شده به مشتریان تأثیر می گذارد. هنگامی که یک کسب و کار به طور مداوم کیفیت عالی را حفظ می کند، مشتریان می توانند بر ویژگی های محصول یا خدمات شرکت تکیه کنند، اما این نیز است.یک معضل جالب ایجاد می کند. کنترل کیفیت بیش از حد محصولات موجود می تواند پاسخ به نیازهای منحصر به فرد مشتری را کاهش دهد.

کنترل نظارتی

به جای تکیه بر سیاست ها و رویه های استاندارد سازمان، مانند انواع قبلی کنترل، کنترل نظارتی بر رفتار کارکنان و مدیران از طریق الگوهای رفتاری پذیرفته شده عمومی حاکم است.

کنترل هنجاری تعیین می کند که یک نوع رفتار خاص چقدر درست است و نوع دیگری کمتر. به عنوان مثال، لباس تاکسیدو ممکن است لباس قابل قبولی برای مراسم اهدای جوایز برای تجار آمریکایی باشد، اما در مراسم اهدای جوایز برای اسکاتلندی ها کاملاً نامناسب باشد، جایی که لباس رسمی بیشتر با آداب و رسوم محلی مطابقت دارد. با این حال، هیچ کد لباس نوشتاری اتخاذ نشد.

بنابراین، تفاوت بین سیستم نظارتی و هنجاری کنترل تصمیمات مدیریتی یک امر رسمی است. کنترل نظارتی یک سیستم غیررسمی حکمرانی است، برخلاف کنترل نظارتی.

کنترل فرمان

این سازماندهی کنترل بر تصمیمات مدیریتی در بسیاری از شرکت ها عادی شده است. هنجارهای تیم قوانین غیر رسمی هستند که اعضای تیم را از مسئولیت های خود در قبال همکاران خود آگاه می کند.

در حالی که وظیفه تیم معمولاً به طور رسمی مستند است، روش‌های تعامل شرکت‌کنندگان در فرآیند معمولاً در طول زمان و در طی مراحل رشد تیم توسعه می‌یابد. حتی رهبری هم به طور غیررسمی توافق می کنند: گاهیرهبر منصوب ممکن است نفوذ کمتری نسبت به رهبر غیررسمی داشته باشد. به عنوان مثال، اگر رهبر عقیده تجربه بیشتری نسبت به رهبر رسمی تیم داشته باشد، اعضای تیم احتمالاً برای راهنمایی که نیاز به مهارت یا دانش خاصی دارد به رهبر عقیده مراجعه می کنند.

هنجارهای تیم به تدریج توسعه می یابند، اما پس از تشکیل می توانند تأثیر زیادی بر رفتار شرکت داشته باشند.

کنترل سازمانی

هنجارهای مبتنی بر فرهنگ سازمانی نیز نوعی کنترل هنجاری هستند. فرهنگ سازمانی شامل ارزش ها، باورها و آیین های مشترک یک سازمان خاص است. بنابراین، این نوع کنترل در همسویی صحیح هنجارها و اهداف نهفته است.

سیستم های حکمرانی رسمی و غیررسمی

قبلاً ذکر شد که کنترل نظارتی و همه زیرگونه های آن متعلق به سیستم کنترل رسمی است، در حالی که کنترل هنجاری متعلق به سیستم غیررسمی است. جدول زیر تفاوت های بین دو سیستم کنترل را شرح می دهد.

سیستم مدیریت رسمی	سیستم حکمرانی غیررسمی
سازمان رویه‌ها، قوانین و دستورالعمل‌های روشنی برای توضیح الزامات مختلف مدیریت دارد آنها به مدیریت و همچنین زیردستان انگیزه می دهند تا وظایف محوله را به گونه ای انجام دهند که به اهداف عملیاتی در چارچوب زمانی بهینه دست یابد برای هماهنگ کردن رفتار مافوق و زیردستان استفاده می شود	سازمان بافرآیندهای غیررسمی و نانوشته برای نظارت مدیریت هدف آنها ایجاد انگیزه بالاتر در بین کارکنان و اطمینان از اجرای صحیح اهداف و استراتژی های سازمان است سیستم های حکمرانی غیررسمی همسویی اهداف را نیز افزایش می دهد
نمونه ای از یک سیستم رسمی قوانین و دستورالعمل هایی است که توسط منابع انسانی برای کارکردهایی مانند استخدام و توسعه کارکنان استفاده می شود.	نمونه ای از یک سیستم کنترل غیررسمی، وفاداری به سازمان و احترام به فرهنگ سازمانی به عنوان یک سبک رفتار برای کارکنان است.

دسته‌های گسترده نظارت نظارتی و نظارتی تقریباً در همه سازمان‌ها وجود دارد، اما تأکید نسبی بر هر نوع متفاوت است. در دسته نظارتی، کنترل های بوروکراتیک، مالی و کیفیت قرار دارند. مقوله هنجاری شامل هنجارهای فرماندهی و سازمانی است. هر دو دسته هنجارها می توانند مؤثر باشند. وظیفه مدیریت این است که رفتار کارکنان را با اهداف سازمان منطبق کند.

بنابراین، کنترل مؤثر مدیریتی را می توان از راه های مختلف به دست آورد. سیستم های کنترل برای جمع آوری داده ها و استفاده از این اطلاعات برای کمک به سازمان در دستیابی به اهدافش طراحی شده اند. این سیستم بر اثربخشی عناصر مختلف سازمانی، ازفعالیت انسانی تا نتایج مالی.

یک سیستم نظارت مستقر می تواند مزایای واقعی را برای یک شرکت به ارمغان بیاورد - به مشکلات اشاره کند، استراتژی های جدید برنامه ریزی کند و از هماهنگی بهتر بین بخش ها و بخش های مختلف اطمینان حاصل کند.