تعیین نیاز به پرسنل: مفهوم، روش های برنامه ریزی و راه های پوشش آن

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

یکی از با ارزش ترین منابع هر شرکتی کارکنان آن هستند. با این حال، بسیار گران است. بنابراین، تعیین تعداد کارمندانی که در آنها بتوانید با کمترین هزینه به حداکثر اثر اقتصادی دست یابید، بسیار مهم است. برای این کار از روش ها و رویکردهای خاصی استفاده می شود. تعیین نیاز به پرسنل یکی از وظایف اولویت دار مدیریت است. نحوه انجام این فرآیند بعداً مورد بحث قرار خواهد گرفت.

انواع نیازهای نیروی کار

فرایند تعیین نیاز به پرسنل سیستمی از اقدامات جامع داخلی است. وظیفه آن دستیابی به اهداف مشخص برای فرآیند تولید است. این یک روش نسبتاً پیچیده است، زیرا نه تنها باید تعداد کارمندانی که کارهای لازم را انجام می دهند، تعیین کردوظایف، بلکه برای ایجاد کارآمدترین سیستم تولید. بنابراین پرسنل نیز متناسب با صلاحیت و تجربه انتخاب می شوند. آموزش در صورت نیاز ارائه می شود.

در یک سازمان، برنامه ریزی باید چندین حوزه مختلف توسعه را پوشش دهد. در این صورت فرآیند برنامه ریزی در زمینه منابع نیروی کار تا حد امکان مؤثر خواهد بود.

رویکردها و روشهای مختلفی برای تعیین نیازهای کارکنان وجود دارد. اغلب آنها به 2 نوع اصلی تقسیم می شوند:

• امیدبخش. این رویکرد استراتژیک نیز نامیده می شود. مربوط به آینده سازمان است. نیاز به پرسنل در این مورد مطابق با رشته انتخابی سازمان تعیین می شود. در عین حال، در بلندمدت نه تنها تعداد منابع نیروی کار، بلکه سطح صلاحیت کارکنان نیز محاسبه می شود.
• وضعیت. چنین برنامه ریزی باعث می شود تا تولید با مقدار لازم منابع در کوتاه مدت تامین شود. با این رویکرد به جابجایی پرسنل و همچنین شاخص های تعداد تعطیلات، مرخصی استعلاجی، مرخصی زایمان و طولانی مدت، کاهش و غیره توجه می شود.

روال برنامه ریزی به طور مداوم در دوره های زمانی مختلف انجام می شود. بنابراین، یک روش مشابه می تواند این باشد:

• کوتاه مدت - تا 12 ماه.
• میان ترم - از 1 سال تا 5 سال.
• بلند مدت - بیش از 5 سال.

همچنین، مدیران با تجربه نیازهای کمی و کیفی کارکنان را تعیین می کنند. که دردر حالت دوم می توانید تعداد دقیق کارکنان شرکت را تعیین کنید. در یک ارزیابی کیفی، نیاز به پرسنل با صلاحیت مشخص مشخص می شود.

نیاز کمی

تعریف نیازهای پرسنلی کیفی و کمی به طور قابل توجهی متفاوت است. برنامه ریزی به هر دو صورت پیش می رود. هنگام تعیین شاخص های کمی، روشی انتخاب می شود که با آن می توان تعداد بهینه کارمندان در ایالت را محاسبه کرد. تعیین این مقدار در یک بازه زمانی مشخص انجام می شود.

تعیین نیاز کمی به پرسنل با کمک چندین شاخص اساسی انجام می شود:

• تعداد منظم کارمند. این تعداد کارمندان در لیست برای یک تاریخ خاص است. این تعداد کارمندانی را که در روز تجزیه و تحلیل رفتند و وارد شدند در نظر می‌گیرد.
• شماره پیوست. تعداد کارکنانی که در وضعیت شرکت هستند و باید در آن روز برای انجام وظایف شغلی خود سر کار حاضر شوند. اگر تفاوت بین تعداد متوسط و تعداد حضور و غیاب را پیدا کنیم، شاخصی از تعطیلی تمام روز به دلیل تعطیلات، سفر کاری، بیماری کارمندان به دست می‌آید.
• میانگین تعداد کارمندان. این شاخص برای ردیابی تعداد کارمندان برای یک دوره خاص استفاده می شود. در دوره محاسبه متوسط حقوق، بهره وری نیروی کار، نسبت گردش مالی، گردش کارکنان و غیره استفاده می شود. در صورت نیاز به یافتن میانگین تعدادکارمندان برای یک ماه یا یک دوره دیگر، تعداد کار برای هر روز جمع می شود، تقسیم بر تعداد روزها. این شامل تعطیلات آخر هفته و تعطیلات می شود. اگر نیاز به تعیین میانگین سال دارید، میانگین تعداد کارمندان را برای هر ماه جمع کنید. نتیجه بر 12 تقسیم می شود.

برای تعیین شاخص های ارائه شده، تولیدی حقوق و دستمزد و حضور و غیاب را ثبت می کند. در عین حال منبع اطلاعات دستورات استخدام و اخراج از سمت، انتقال، تعویض، غیبت موقت کارمند به دلیل موجه و غیره است.

برای محاسبه تعداد کارمندان در یک تاریخ خاص، روش‌های مختلفی برای تعیین نیاز به کارکنان استفاده می‌شود:

1. روش شدت زایمان. استفاده از اطلاعات مربوط به زمان فرآیند کار را فرض می کند.
2. روشهای محاسبه. از داده‌ها در مورد نرخ خدمات، مشاغل، اعداد و قابلیت مدیریت استفاده کنید.
3. روشهای تصادفی. به شما امکان می دهد با استفاده از تحلیل همبستگی یا رگرسیون، ویژگی های عددی را تعیین کنید.
4. روش برآورد کارشناسان. شامل محاسبات ساده یا گسترده (تک، چندگانه) است.

شاخص های کیفیت

تعیین نیاز کیفی به پرسنل با مشکلات قابل توجهی مشخص می شود. تحلیلگر باید در طول چنین مطالعه ای نه تنها تعداد پرسنل، بلکه میزان حرفه ای بودن، صلاحیت های کارگران مورد نیاز سازمان را نیز تعیین کند.

مشکل در این واقعیت است که در حال حاضر هیچ سیستم واحدی برای تعیین کیفیت کار، پتانسیل کارمندان وجود ندارد. فقط یک لیست اساسی از ویژگی ها و ویژگی هایی وجود دارد که درجه صلاحیت، مهارت های یک کارمند را تعیین می کند:

• اقتصادی. آنها پیچیدگی کاری را که کارمند انجام می دهد، صلاحیت ها، شرایط کار، طول خدمت و وابستگی به صنعت تعیین می کنند.
• شخصی. وجود برخی مهارت ها، انضباط، کارآمدی، انجام وظیفه آگاهانه، خلاقیت و خلاقیت.
• سازمانی و فنی. تجهیزات فنی نیروی کار، جذابیت آن، سطح سازماندهی فناوری تولید، منطقی سازی.
• اجتماعی-فرهنگی. فعالیت اجتماعی، جمع گرایی، رشد اخلاقی و فرهنگی عمومی.

تعیین نیاز به پرسنل سازمان بر اساس مبانی کیفی بر اساس داده های زیر است:

• ساختار سازمانی.
• تقسیم کارمندان بر اساس سطح صلاحیت حرفه ای (که در اسناد تولید و فنی ذکر شده است).
• نیازهای شغل.
• کارمندی بخشهای ساختاری شرکت.
• مقررات فرآیندهای سازمانی و مدیریتی.

برای هر ویژگی کیفی، نیاز به تعداد پرسنل مشخص می شود. تعداد کل کارکنان مورد نیاز برای عملکرد صحیح سازمان با جمع بندی نتایج مشخص می شودبرای هر معیار برای این کار، اسناد سازمانی زیر در حال توسعه است:

• اهداف سیستمی که ساختار سازمانی شرکت بر اساس آنها ساخته می شود.
• ساختار سازمانی کلی شرکت و بخش‌های آن.
• کارکنان.
• شرح شغل. آنها همچنین در محاسبه شدت کار عملکردهای کارکنان اصلی و مدیریت استفاده می شوند.

عوامل مؤثر بر نیاز به منابع کار

عوامل خاصی وجود دارد که بر فرآیندهای برنامه ریزی نیروی کار و نیازهای کارکنان تأثیر می گذارد.

آنها می توانند مستقیم یا غیرمستقیم، داخلی یا خارجی باشند. عوامل زیر بیشترین تأثیر را دارند:

• شرایط بازار کار. آنها با چندین ویژگی تعریف می شوند. شرایط شامل وضعیت جمعیتی، بیکاری، کیفیت آموزش، عرضه و تقاضای نیروی کار در بخش‌های مختلف، مشارکت خدمات استخدامی در فرآیند آموزش متخصصان است.
• نوآوری های فناوری. پیشرفت فعال در دنیای مدرن منجر به ساده سازی کار انسانی می شود و محتوای آن را تغییر می دهد. این امر مستلزم بازآموزی به موقع متخصصان واجد شرایط است.
• تغییر در حوزه قانونگذاری. پیش بینی این عامل دشوار است. این به قانونگذاری در زمینه حمایت از کار و اشتغال اشاره دارد.
• رویکرد جذب رقبا. سازمان باید به طور مداوم روش ها و رویکردهای کار با پرسنل را رصد و مطالعه کندرقبا بر اساس این اطلاعات، خط مشی پرسنلی خود سازمان در حال تنظیم است.
• اهداف شرکت. آنها می توانند کوتاه مدت یا بلند مدت باشند و از یک استراتژی مشترک پیروی کنند.
• تامین مالی. هر سازمانی توانایی های مالی خاصی دارد. بر این اساس خط مشی پرسنلی سازمان نیز انتخاب می شود.
• پتانسیل پرسنلی. این مبنای موفقیت اجرای طرح بازاریابی است. اگر بخش پرسنل شرکت بتواند منطقه توسعه، توانایی های پرسنل را در نظر بگیرد، این به شما امکان می دهد تا موقعیت های خالی در حال ظهور را به موقع ببندید.

مراحل کار

چندین مرحله اساسی در تعیین نیازهای کارکنان وجود دارد. اغلب، سه فرآیند بزرگ در طول انجام یک کار مشابه برجسته می شوند.

در مرحله اول، شرکت منابع خود را تجزیه و تحلیل می کند. این برای تعیین اینکه آیا در آینده امکان برآوردن چنین نیازهایی به تنهایی وجود دارد یا خیر ضروری است. در این مورد، شاخص های مهم سود، گردش مالی شرکت است. او باید منابع کافی برای پرداخت حقوق کارمندانش را داشته باشد.

بعد، در مرحله دوم، تحلیل نیاز به پرسنل در دوره گذشته انجام می شود. نتیجه گیری در مورد مصلحت و کارایی استفاده از منابع نیروی کار انجام می شود. تحلیلگر نقاط ضعف را در این فرآیند شناسایی می کند. یک برنامه بلند مدت در حال توسعه است که به شما امکان می دهد تأثیر منفی عوامل بازدارنده را کاملاً حذف یا به حداقل برسانید.

در مرحله سوم پذیرفته می شودتصمیم گیری در مورد اقدامات خاص در زمینه سیاست پرسنلی در حال حاضر. این امر اهداف و مقاصد کلی سازمان را در نظر می گیرد. در مورد حفظ و کاهش کارمندان خاص تصمیم گیری می شود. پس از تجزیه و تحلیل تعیین نیاز به پرسنل، می توان چندین تصمیم گرفت:

• کاهش کارکنان؛
• جذب پرسنل از خارج؛
• آموزش و بازآموزی پرسنل.

علاوه بر این، اقدامات ذکر شده را می توان به طور همزمان انجام داد. بستگی به موقعیتی دارد که در سازمان ایجاد شده است.

روشهای تعیین نیاز

تعیین نیازهای یک شرکت به پرسنل مطابق با روش های خاصی انجام می شود.

چندین تکنیک محبوب وجود دارد:

1. عکاسی در یک روز کاری. این یک روش موثر اما بسیار وقت گیر است. یک کارمند یکسری مسئولیت دارد. در طول اجرای آنها، زمان ثبت می شود. این رویکرد به شما امکان می دهد تا اقدامات اضافی را شناسایی کنید. در برخی موارد، در مورد نیاز به کار یک کارمند خاص در فرآیند کلی تولید یا یک جای خالی به عنوان چنین تصمیمی گرفته می شود. ممکن است برای مقدار کمی کار لازم باشد که دو واحد کارمند را در یک واحد ترکیب کنیم.
2. محاسبه بر اساس استانداردهای خدمات. برای هر کارمند، شاخص های عملکرد مشخصی بر اساس استانداردها و قوانین متفاوتی تنظیم می شود. مدیران با داشتن اطلاعاتی در مورد میزان تولید روزانه می توانند نیاز به پرسنل را محاسبه کنندیک دوره زمانی.
3. ارزیابی های کارشناسی. این یکی از محبوب ترین روش ها است. توسط شرکت های مختلف استفاده می شود. نظر مدیران در تعیین نیاز به پرسنل تعیین کننده است. اما در عین حال، مدیران باید دارای سطح بالایی از آموزش و حرفه ای بودن باشند. مهم است که درک روشنی از توسعه این صنعت در آینده داشته باشیم.
4. برون یابی. بر اساس داده های فعلی، یک پیش بینی بلندمدت انجام می شود. این تغییرات احتمالی را در نظر می گیرد. این ممکن است افزایش قیمت ها، اقدامات برنامه ریزی شده دولت در این صنعت، توسعه آن در آینده و غیره باشد. این رویکرد در صورتی استفاده می شود که شرایط داخلی و خارجی سازمان پایدار باشد. در کشور ما فقط برای برنامه ریزی کوتاه مدت قابل استفاده است.
5. ساخت یک مدل کامپیوتری. روسای بخش ها اطلاعاتی را منتقل می کنند که بر اساس آن یک پیش بینی رایانه ای از نیاز سازمان به نیروی کار برای یک چشم انداز معین ساخته می شود. این یک روش نسبتاً جدید است، بنابراین زمان برای به دست آوردن توزیع قابل توجهی نداشته است. این امر مستلزم هزینه های مالی قابل توجه و همچنین مشارکت متخصصان مربوطه در کار است. این تکنیک بیشتر برای شرکت های بزرگ مناسب است.

فرمولهای محاسبه

تعیین نیاز به پرسنل با استفاده از محاسبات خاص انجام می شود.

قبل از انتخاب فرمول، باید مشخص کنید که شرکت در روند اجرای خط مشی پرسنلی خود به چه چیزی تمایل بیشتری دارد:

• برای افزایشحجم تولید، که مستلزم مشارکت کارکنان اضافی است.
• برای کاهش میزان تولید که منجر به آزاد شدن منابع نیروی کار می شود.
• حجم تولید برای تغییر برنامه ریزی نشده است. نیاز به پرسنل با حرکت طبیعی پرسنل در صورت اخراج، حکم، سن بازنشستگی و … تعیین می شود.

بنابراین، در بخش های برنامه ریزی بنگاه ها، محاسبه و توجیه رشد تولید صورت می گیرد. برای افزایش بهره وری همه عوامل در نظر گرفته می شود. برای تعیین تعداد کارمندان برنامه ریزی شده، از فرمول استفاده کنید:

Chpsp=ChbpI + OI،

که در آن Nspp میانگین تعداد کار برنامه ریزی شده در دوره برنامه ریزی است، Nbp تعداد کار در دوره گذشته (پایه)، I شاخص تغییر در حجم تولید در آینده، OI کل تغییر در تعداد کار در دوره پایه.

میانگین تعداد کارمندان

تعیین نیاز به پرسنل را می توان با استفاده از فرمول دیگری انجام داد. شما می توانید میانگین تعداد کارمندان را به شرح زیر تعیین کنید:

Chss=ChyavKss،

که در آن Nss تعداد میانگین تعداد کارمندان است، Nyav تعداد کارکنان مورد نیاز برای تکمیل کار در یک شیفت، Kss ضریب میانگین تعداد کار است.

روش های پوشش نیاز

هنگامی که نیاز به منابع نیروی کار مشخص شد، راه های پوشش آن را مشخص کنید:

• خارجی. در این مورد، به فارغ التحصیلان موسسات آموزشی تخصصی، مراکز بازآموزی پرسنل و همچنین به پیشنهادات توجه می شود.آژانس های استخدام، بازار کار باز.
• داخلی. کارکنان شرکت تحت آموزش مجدد قرار می گیرند و مهارت های خود را بهبود می بخشند. برای این منظور توسعه حرفه ای برای امکان رشد شغلی انجام می شود. این رویکرد جابجایی کارکنان را کاهش می‌دهد.

تعداد کارکنان پشتیبانی

تعیین نیاز به پرسنل کمکی نیز طبق یک فرمول ساده انجام می شود:

Chsvr=KrmRSKss،

که در آن Nvvr تعداد کارمندان پشتیبانی فهرست شده است، Krm تعداد مشاغل برای کارکنان پشتیبانی، RS تعداد شیفت های کاری در یک روز است. است.