پیوندهای افقی: مفهوم، ساختار مدیریت، انواع پیوندها و تعامل

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

یکی از گرایش های مدرن در مدیریت، سازماندهی مدیریت بر اساس نوع پیوندهای افقی است. مشخصه چنین ساختاری کاهش تعداد تصمیماتی است که در بالاترین سطح اتخاذ می شود، ارائه اختیارات گسترده تر به کارکنان سطوح پایین تر. در نتیجه زمان پاسخگویی به مسائل و موقعیت های جدید افزایش می یابد. با این حال، چنین سیستمی معایبی نیز دارد. یک مشکل خاص، انتخاب پرسنل ابتکاری است که قادر به تنظیم و حل مستقل مشکلات هستند.

مفهوم کلی

در هر سازمانی باید هماهنگی فعالیت های کارکنان و ادارات انجام شود. تعامل بین آنها و مدیریت مجموعه ای از پیوندهای پایدار را تعریف می کند که مکانیسم هماهنگ، هماهنگی نقش ها و عملکردها را فراهم می کند. مجموعه پیوندهایی که در همان سطح سلسله مراتب هستند، مرحله مدیریت را تشکیل می دهند.

انواع اصلی اتصالات به شرح زیر است:

• پیوندهای کنترل افقی. این تصوررابطه بین همان سطح واحدهای مدیریتی یا اعضای شرکت را مشخص می کند.
• اتصالات عمودی. آنها سطوح مختلف سلسله مراتبی را به هم متصل می کنند و توزیع قدرت ها را تشکیل می دهند. هدف اصلی آنها انتقال اطلاعات اداری (از بالا به پایین) و گزارش دهی (از پایین به بالا) است. این نوع رابطه برای سازمان های بزرگ معمول است. نمونه ای از یک نسخه آرمانی، سیستم مدیریت دولتی در دوران شوروی است که بر اساس فدرالیسم و وحدت گرایی ساخته شده بود.

پیوندهای مدیریتی افقی و عمودی در یک محیط شرکتی واحد تعامل دارند. اولی به تقویت دومی کمک می کند و به سازمان کمک می کند تا در برابر تغییرات بیرونی و داخلی انعطاف پذیرتر شود. وظایف اتصالات عمودی سیستماتیک کردن اشکال مختلف افقی، انتقال اطلاعات اداری و گزارش دهی و تضمین ثبات است.

پیوندهای کاربردی و خطی

پیوندهای عمودی و افقی در یک سازمان می توانند خطی و کاربردی باشند. نوع اول با این واقعیت مشخص می شود که رئیس یک بخش یا سازمان کنترل مستقیمی بر زیردستان اعمال می کند (سلسله مراتب عمودی). مزایای طرح کنترل خطی به شرح زیر است:

• وضوح و سادگی تنظیم وظایف و نظارت بر اجرای آنها؛
• تصمیم گیری سریع؛
• انسجام کار مجریان.

معایب عبارتند از:

• مدیریتی واضافه بار اطلاعات مدیر؛
• ضرورت برای یک رهبر با مهارت بالا؛
• عدم انعطاف مدیریتی در شرایط متغیر خارجی.

هنگام ایجاد پیوندهای عمودی و افقی کاربردی در یک سازمان، تصمیمات مدیریتی در سطح مشاوره اتخاذ می شود. ساده ترین طرح منعکس کننده این نوع مدیریت، تقسیم دو سطحی است. فقط برای مشاغل کوچک قابل اعمال است. هر واحد ساختاری (بخش بازاریابی، خدمات مهندسی، تولید، مالی و حسابداری، مدیریت پرسنل) دارای طیف خاص وظایف و وظایف خود است و متخصصان آن مسئول بخش محدودی از کار هستند.

کنترل خطی-عملکردی

همچنین یک طرح مدیریت خطی-عملکردی ترکیبی وجود دارد که ویژگی های روابط خطی و عملکردی را ترکیب می کند. اطلاعات و تصمیمات بخش ها هم از طریق مدیران خط و هم در سطح مجریان و خدمات فردی به اطلاع می رسد. فضایل آن عبارتند از:

• ارتقاء رشد حرفه ای در ساختار مدیریت؛
• سطح بالای شایستگی مدیران عملکردی به دلیل تخصص آنها؛
• بهبود ثبات کار در مدیریت پرسنل، منابع، کیفیت، تولید و سایر زمینه ها؛
• کاهش تعداد توابع تکراری برای اجراکنندگان بخش‌های مختلف.

به مضرات چنیننمودارها به: مراجعه کنید

• فقدان پیوندهای افقی با کیفیت بین ساختارهای سازمانی؛
• خطر تفاوت در علایق و اهداف بین واحدها؛
• نیاز به معرفی مدیران میانی مدیریتی اضافی؛
• انعطاف پذیری کم در تعامل بین کارکنان دستگاه های اداری به دلیل وجود رویه ها و قوانین رسمی؛
• علاقه کم به نوآوری.

استفاده از چنین طرحی در سازمان های کوچک و متوسط منطقی است.

طرح مدیریت بخش

در شرکت‌های بزرگ، رویکرد تقسیم‌بندی به طور فزاینده‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد - یک ساختار مدیریت محصول که در آن هر یک از بخش‌ها، کالاها یا خدماتی را به بازارهای مختلف تولید می‌کنند. خدمات کاربردی و سیستمی از پیوندهای افقی در هر بخش وجود دارد.

ساختارهای تقسیمی با کمک سطوح میانی اضافی مدیریت می شوند. رشد سلسله مراتب عمودی از یک سو به مدیریت شرکت در تمرکز بر فعالیت های استراتژیک کمک می کند و از سوی دیگر به مقابله با اهداف مشترک اهداف تقسیمات فردی کمک می کند. اگر منابع مادی، مالی و نیروی کار به طور متمرکز بین آنها توزیع شود، ممکن است تضاد منافع ایجاد شود.

ویژگی های کلیدی

پیوندهای افقی در ماهیت یک همسویی هستند که ترویج می کنندتعامل سازنده ساختارهای سازمانی برای حل مشکلاتی که بین آنها ایجاد می شود. آنها به توسعه اعتماد به نفس و ابتکار عمل در بین کارکنان کمک می کنند. با این حال، همه افراد آماده نمایش این ویژگی ها نیستند، بنابراین در انتخاب پرسنل برای اجرای چنین طرح مدیریتی مشکل خاصی وجود دارد.

پیوندهای افقی در سازمان منعکس کننده سطح تخصص کارکنان است و در جهت متمایز کردن کارکردها است. هر چه انواع کارهایی که نیاز به دانش و مهارت های خاص دارند بیشتر باشد، سیستم ارتباطات پیچیده تر می شود.

هنگام توصیف چنین ساختار مدیریتی، از مفاهیم زیر نیز استفاده می شود:

• دامنه کنترل - تعداد زیردستانی که باید به یک مدیر گزارش دهند.
• کارکردی کردن تعامل بین مدیران بالا، میانی و پایین است.
• تقسیم جغرافیایی کار. اگر سازمان دارای تقسیمات منطقه ای باشد، این امر ساختار روابط عمودی و افقی را بسیار پیچیده می کند. هماهنگی اقدامات و کنترل آنها نیز دشوار است.

ارتباطات افقی به عنوان نوعی منبع انگیزشی عمل می کنند. تضمین رشد شغلی عمودی برای همه کارکنان سازمان غیرممکن است. وظیفه پیوندهای افقی در سیستم مدیریت مدرن تشویق کارمند به انجام وظایف بیشتر در داخل واحد و انجام آن در بالاترین سطح است. در نتیجه، او می تواند از نردبان شغلی به پله بعدی در سلسله مراتب بالا رود.

تفاوت پیوندهای افقی در این است که آنهاغیرممکن است که به طور دقیق رسمیت کنید، یعنی قوانین روابط، توزیع وظایف و نقش ها را توصیف کنید، زیرا آنها بین بخش ها و کارمندانی که مستقیماً تابع نیستند، ایجاد می شوند. در بیشتر موارد، این ارتباطات از طریق فرآیندهای غیررسمی ایجاد می شوند که ساختار رسمی و کلی را بهبود می بخشد.

اشکال اساسی

متداول ترین اشکال اتصالات افقی در ساختار مدیریت یک سازمان عبارتند از:

• تماس مستقیم بین روسای ادارات؛
• انتقال افقی کارکنان؛
• تشکیل گروه های موقت برای حل یک مشکل خاص یا اجرای یک پروژه؛
• تاسیس گروه های دائمی برای رسیدگی به مسائل تکراری؛
• تشکیل ساختارهای اضافی برای یکپارچه سازی و مدیریت فرآیندهای افقی؛
• معرفی سیستم مسئولیت دوگانه در ساختار مدیریت عملکردی. مدیر پروژه با متخصصانی کار می کند که مستقیماً تابع او نیستند. مسئولیت به نکات مهمی که باید طبق برنامه خاصی انجام شود تسری می یابد.

تماس مستقیم با مدیران

نمونه ای از تماس مستقیم بین رهبران می تواند وضعیت زیر باشد. بخش تدارکات این طرح را بیش از حد انجام داد. کارگاه دیگری که یک کارگاه مونتاژ مکانیکی است، در حال حاضر به دلیل بار زیاد قادر به مقابله با چنین حجمی از جاهای خالی نیست. از طریق تماس مستقیمروسای این دو ساختار این مشکل را بین خود بدون دخالت مدیر شرکت حل می کنند (ایجاد عقب ماندگی انبار در کارگاه تدارکات یا در انبار میانی).

این شکل از پیوندهای افقی در ساختار مدیریت سازمان ساده ترین و کم هزینه ترین است. با این رویکرد، مدیریت ارشد می تواند بر حل مشکلات پیچیده تر و استراتژیک تمرکز کند. با این حال، ممکن است مواردی وجود داشته باشد که تصمیم دو رهبر ممکن است در راستای منافع عمومی شرکت نباشد. به عنوان مثال، در شرایطی که در بالا مورد بحث قرار گرفت، این نقض ریتم تولید است. بنابراین، مهم است که یک پیوند ارتباطی واضح ایجاد شود.

انتقال کارمندان

انتقال افقی کارمندان بین بخش ها شکل "عجیب"تری نسبت به آنچه در بالا مورد بحث قرار گرفت است. این طرح معمولاً به عنوان بخشی از توسعه حرفه ای کارکنان اجرا می شود.

چنین انتقال‌هایی نه تنها به انباشت تجربه حرفه‌ای و کسب دانش و مهارت‌های جدید کمک می‌کند، بلکه به توسعه ارتباطات غیررسمی بین کارکنان کمک می‌کند که به تقویت روابط افقی در سازمان کمک می‌کند. مسائل پیش آمده بیشتر از طریق تماس شفاهی حل می شود و نه از طریق ارتباط کتبی (یادداشت ها و انواع دیگر نامه های رسمی). توصیه می شود که چنین انتقالی را بیشتر انجام دهید، زیرا اطلاعات دریافتی توسط کارمندان در طول زمان قدیمی می شود.

گروه های هدف

گروه های هدف در مواردی که تدارک لازم است ایجاد می شودپیوندهای افقی در ساختار سازمانی بین تعداد زیادی از واحدها. در این مورد، تماس مستقیم عملا قابل اجرا نیست. چنین مشکلاتی معمولاً نیازمند راه حلی سطح بالاتر و ادغام تلاش متخصصان بخش ها و حتی بخش های مختلف است.

شکل مشارکت در گروه هدف می تواند متفاوت باشد: اشتغال در کل روز کاری، بخشی از آن یا فقط به صورت کمک مشاوره. پس از حل تکلیف و انحلال گروه، اعضای آن به وظایف کاری قبلی خود باز می گردند. مقررات و یک برنامه کاری برای هماهنگ کردن کار آنها در حال تدوین است.

تیم های دائمی

اگر شکل‌های قبلی تعامل ناکارآمد باشد، گروه‌های دائمی ایجاد می‌شوند که هدف آنها حل و فصل مسائل مکرر است. آنها را می توان در فواصل زمانی مختلف مورد بحث قرار داد - هر روز یا یک بار در هفته.

تیم ها را می توان در سطوح مختلف مدیریتی سازماندهی کرد. اعضای آن می توانند هم متخصصان برجسته و هم روسای بخش ها باشند. هرچه ناهمگونی وظایف بیشتر باشد، تیم اختیارات بیشتری دارد و سطوح مدیریتی بیشتری در آن دخیل است. ساختار یک گروه دائمی ممکن است یک توضیح رسمی در پروژه داشته باشد.

شرایط اثربخشی گروه ها و روابط

در مدیریت سازمان ها، شرایط زیر برای اثربخشی گروه های موقت و دائمی متمایز می شود:

• انگیزه کارکنان. حل مسائل محول شده به گروهتوسط کارکنان به عنوان یک بار اضافی درک می شود. بنابراین، یا باید آنها را از وظایف قبلی خود رها کرد یا یک سیستم تشویق ایجاد کرد. تجربه نشان می‌دهد که حذف جزئی وظایف معمول تأثیر بیشتری دارد، زیرا ارتباط خود را با بخشی که کارمند در آن کار می‌کند از دست نمی‌دهد.
• شناسایی مدیران خطی که باید مسئول حل مشکل باشند.
• پشتیبانی اطلاعات. مشارکت در اجرای وظایف باید توسط کلیه واحدهای ذینفع صورت گیرد.
• دادن اختیارات لازم به اعضای گروه تا بتوانند متخصصان دیگر را در کار مشارکت دهند.
• انتخاب منطقی اعضای تیم بر اساس وضعیت سلسله مراتبی در مدیریت سازمان. اگر به دلیل اختلاف زیاد در پست رسمی بین آنها مانعی ایجاد شود، کار گروه بی اثر می شود.
• ترکیب پیوندهای افقی و عمودی. فرآیندهای افقی اغلب برای حل مشکلات روزمره استفاده می شوند، در حالی که فرآیندهای عمودی اغلب برای موارد استراتژیک استفاده می شوند.
• تجربه در حل تعارض. هنگام تصمیم گیری در یک گروه، اغلب موقعیت هایی ایجاد می شود که منافع بخش های مختلف با هم برخورد می کنند. در این مورد، باید تبادل اطلاعات سازنده ای برای به دست آوردن یک گزینه جایگزین وجود داشته باشد.