روش ارزش کسب شده در مدیریت پروژه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در دنیای امروز، همه می توانند دست خود را در تجارت امتحان کنند. فرصت های بیش از اندازه کافی وجود دارد، محدودیت ها کمتر و کمتر می شود، بنابراین تنها چیزی که نیاز دارید یک آرزو است. با این حال، این به تنهایی کافی نخواهد بود. همه می توانند کسب و کار خود را باز کنند، اما تنها تعداد کمی می توانند آن را سرپا نگه دارند، توسعه دهند و به جلو بروند. این نیاز به چیزی بیش از یک آرزو دارد، به مهارت نیاز دارد، نیاز به درک نحوه عملکرد دنیای تجارت دارد. به عنوان مثال مدیریت پروژه را در نظر بگیرید - بسیاری از کسب و کارهای راه اندازی شده از هیچ ابزاری برای مدیریت پروژه هایی که خود یا زیردستانشان روی آن کار می کنند استفاده نمی کنند، در نتیجه اشتباه بسیار زیادی انجام می دهند.

اگر ابزار خاصی داشته باشید، می توانید کار خود را بسیار کارآمدتر انجام دهید. و برای انجام این کار نیازی نیست که یک نابغه اقتصاد باشید - فقط به روش ارزش کسب شده نگاه کنید. در مدیریت پروژه به شما این امکان را می دهد که به حداکثر کارایی و دقت برسید، اما در عین حال ابتدایی و مقرون به صرفه است. روش ارزش کسب شده چیست؟ این چیزی است که این مقاله در مورد آن خواهد بود.

این چیست؟

روشارزش کسب شده سیستمی از شیوه هاست که به شما امکان می دهد عملکرد یک پروژه را در برابر یک برنامه از پیش تعیین شده نظارت و اندازه گیری کنید. این روش از چندین شاخص عددی استفاده می کند که در فرمول ها جمع می شوند و به شما این امکان را می دهند که به طور دقیق و واضح نشان دهید که وضعیت پروژه در یک بازه زمانی معین چگونه است، چقدر عقب مانده یا جلوتر از برنامه زمان بندی شده است، چقدر بیشتر از برنامه است. بودجه، و همچنین نتایج مورد انتظار چه خواهد بود. لحظه ای که پروژه در یک روز از پیش تعیین شده تکمیل می شود، که اکنون مهلت نامیده می شود.

در دنیای واقعی، روش ارزش کسب شده واقعاً بسیار محبوب است - این روش در همه جا استفاده می شود و در بین این روش ها بیشترین استفاده را در عمل دارد. مزیت بزرگ این روش نه تنها سادگی، شفافیت و دسترسی آن است، بلکه تطبیق پذیری آن نیز می باشد. واقعیت این است که شما می توانید آن را در هر زمینه ای و برای هر پروژه ای که شما یا کارمندانتان در آن درگیر هستید، استفاده کنید. با این حال، هر چقدر هم که این روش ساده باشد، باز هم نیاز به مطالعه و بررسی عملی دارد تا در هر شرایطی بتوان با خیال راحت از آن استفاده کرد. در ادامه مقاله به هر یک از معیارهای مورد استفاده در این روش پرداخته می شود و در پایان یک مثال ساده ارائه می شود که به شما کمک می کند تا نحوه عملکرد این روش را با وضوح بیشتری ببینید.

PV

همانطور که می بینید، روش ارزش کسب شده به شما این امکان را می دهدتاخیر را از برنامه یا پیش پرداخت آن و همچنین هزینه بودجه محاسبه کنید. بر این اساس، محاسبات باید حاوی داده های اولیه باشد که اکنون مورد بحث قرار خواهد گرفت. اول از همه، شما باید به شاخصی به نام PV نگاه کنید که مخفف "حجم برنامه ریزی شده" است. در اینجا هیچ چیز پیچیده ای وجود ندارد - این شاخص دقیقاً همان چیزی است که نام آن نشان می دهد. این هزینه برنامه ریزی شده کاری است که در چارچوب پروژه انجام می شود - به عبارت دیگر، این بودجه پروژه است. این یک مقدار خاص است و با هیچ فرمولی محاسبه نمی شود. البته طبیعتاً از این اندیکاتور برای محاسبه سایر شاخص های مورد استفاده در چارچوب این روش استفاده فعال خواهد شد. روش ارزش کسب شده به شما امکان می دهد انحرافات از بودجه را تا حد امکان دقیق برآورد کنید. اما این بیشترین ارزش کسب شده چیست؟

EV

روش ارزش کسب شده در مدیریت پروژه خوب است زیرا به شما امکان می دهد کاملاً تمام جنبه های یک پروژه خاص و ویژگی های اجرای آن را ارزیابی کنید. و این کار را می توان برای مثال با استفاده از این اندیکاتور که به نام کل روش است انجام داد. این ارزش کسب شده است، اما چیست؟ اگر حجم برنامه ریزی شده کاملا ساده و واضح بود، پس با ارزش به دست آمده، همه چیز دیگر چندان واضح نیست. واقعیت این است که این یک شاخص دقیق نیست، بلکه یک تخمین است - این نشان دهنده هزینه برنامه ریزی شده تنها کارهایی است که در یک لحظه خاص از پروژه انجام شده اند. بر این اساس، این شاخصبا تخمین مقدار کاری که در پروژه تکمیل شده است محاسبه می شود - و مقداری به آن اختصاص می یابد که در رابطه با میزان بودجه برنامه ریزی شده در آن لحظه خاص محاسبه می شود. در کلمات، این به نظر گیج کننده است، اما شما می توانید آن را کشف کنید. اگر هنوز در مورد معنای ارزش کسب شده خیلی واضح نیستید، باید منتظر مطالعه موردی با استفاده از روش ارزش کسب شده در مدیریت پروژه باشید که در ادامه توضیح داده خواهد شد.

AC

همانطور که قبلاً فهمیدید، روش ارزش کسب شده در مدیریت پروژه فقط مجموعه ای از اعداد مختلف نیست، بلکه شبکه ای از روابط است که به شما امکان تجزیه و تحلیل نحوه انجام پروژه را می دهد. اما برای این مهم است که یکی دیگر از پارامترهای اصلی - هزینه واقعی را نیز در نظر بگیرید. مانند حجم برنامه ریزی شده، درک هزینه واقعی بسیار آسان است. به بیان دقیق، این مبلغی است که در یک مقطع زمانی خاص در نظر گرفته شده در طول اجرای پروژه برای اجرای آن هزینه شده است. هنگامی که شما هر سه پارامتر اصلی را دارید، می توانید رابطه بین آنها را بپذیرید، که این نکته کلیدی است، هدف اصلی که روشی برای ارزش کسب شده در مدیریت پروژه وجود دارد. اهداف این روش ساده است - مقایسه میزان کار واقعی انجام شده با برنامه ریزی شده و همچنین مقایسه هزینه های بودجه واقعی با موارد برنامه ریزی شده. و برای این کار اکنون همه ابزارهای لازم را دارید.

SV

اکنون، زمان آن است که به این فکر کنیم که این روش دقیقاً برای چه مواردی استفاده می شود. روش ارزش کسب شده در درجه اول برای تعیین مازاد هزینه بودجه در رابطه با میزان کار انجام شده استفاده می شود. در واقع، این مقدار برای این مورد استفاده می شود که مخفف "انحراف از برنامه" است. به سادگی محاسبه می شود - نشانگر PV از نشانگر EV کم می شود. چه مفهومی داره؟ این بدان معنی است که شما باید ارزش کسب شده را از مقدار برنامه ریزی شده کم کنید. به این ترتیب می توانید متوجه شوید که کارمندان چقدر کار را انجام داده اند در مقایسه با مقداری که باید در لحظه مورد نظر تکمیل می کردند. بر این اساس، مقدار منفی نشان دهنده تاخیر در برنامه و مقدار مثبت نشان دهنده پیشرفت آن است. روش پروژه مسلط شده در مرحله پروژه ای که به آن علاقه دارید اعمال می شود - به این معنی که می توانید در روز اول، دهم و آخرین روز از آن استفاده کنید. در هر روز پروژه، این روش به شما اطلاعات مفیدی می دهد.

CV

این شاخص بسیار شبیه به قبلی است - با این تفاوت که انحراف را نه از برنامه، بلکه از بودجه تغییر می دهد. بر این اساس، برای محاسبه آن لازم است از پارامترهای کمی متفاوت استفاده شود. مانند قبل، باید از ارزش به دست آمده کم کنید (این نشانگر، همانطور که از نام روش مشخص است، کلیدی است)، اما این بار حجم برنامه ریزی شده نیست که کم می شود، بلکه هزینه واقعی کار است. بر این اساس، اگرارزش به دست آمده کمتر از هزینه واقعی است - وجوه بیشتری نسبت به برنامه ریزی در یک لحظه خاص خرج شده است، اگر بیشتر باشد - برعکس. این دو شاخص برای هر مدیر پروژه اصلی هستند و برای به دست آوردن آنها از روش ارزش کسب شده استفاده می شود. با این حال، اینها تنها آماری نیستند که می توانید به آنها دست پیدا کنید.

CPI

فرمول روش ارزش کسب شده چه چیز دیگری دارد؟ شما قبلاً با مفاهیم و روش های اساسی محاسبه آنها آشنا شده اید - اکنون وقت آن است که به چند شاخص نسبی نگاه کنید. به عنوان مثال، شاخص اتمام مهلت یک پارامتر بسیار جالب است که به شما امکان می دهد به صورت بصری ببینید که چقدر از ضرب الاجل ها جلوتر هستید یا از آنها عقب مانده اید. برای به دست آوردن این رقم، باید ارزش کسب شده را بر ارزش برنامه ریزی شده تقسیم کنید. نتیجه را می توان به عنوان یک عدد کسری در نظر گرفت - یا برای وضوح بیشتر به درصد تبدیل کرد. نتیجه را می توان به عنوان نرخ پیشرفت به عنوان درصدی از سرعت برنامه ریزی شده در نظر گرفت. بعداً، وقتی یک پروژه خاص تجزیه و تحلیل می‌شود، می‌توانید نمونه‌های گویا را ببینید.

SPI

همانند جفت قبلی، SPI شباهت زیادی به CPI دارد. واقعیت این است که این هم یک شاخص نسبی است، اما این بار سرعت پروژه را نشان نمی دهد، بلکه هزینه بودجه را نشان می دهد. اگر CV نشان می داد که چقدر بودجه کم هزینه شده یا بیش از حد خرج شده است، هدف از این پارامتر این است که نشان دهد چقدر پول برای یک دلار برنامه ریزی شده خرج شده است. نتیجه در اینجا ممکن است باشدیک دلار (اگر بودجه صد در صد رعایت شود) و هفتاد و پنج سنت و حتی یک دلار و نیم. به طور کلی، این شاخص به شما این امکان را می دهد که به طور کلی میزان هزینه کم یا بیش از حد بودجه را ارزیابی کنید.

گزینه های دیگر

این تمام معیارهای کلیدی است که باید هنگام استفاده از روش ارزش کسب شده در مدیریت پروژه در نظر داشته باشید. می‌توانید همین الان شروع به بررسی مثال کنید - اما بهتر است برای مدتی توقف کنید و اگر می‌خواهید نتایج دقیق‌تری دریافت کنید، به چند شاخص دیگر نگاه کنید که می‌توانند در سطح حرفه‌ای‌تر مورد استفاده قرار گیرند. به عنوان مثال، متخصصان همچنین رقم BAC را وارد می کنند، که مربوط به مقدار بودجه کل پروژه است - و از آن است که چندین پارامتر دیگر به دست می آید. یک نشانگر EAC وجود دارد که مخفف "درجه در تکمیل" است. دقیقاً نشان می دهد که در یک لحظه خاص می توان انتظار داشت چه ارزشی در نتیجه پروژه دریافت شود. اگر معیارهای قبلی به شما کمک کردند تا وضعیت دقیق پروژه را در یک مقطع زمانی خاص هدایت کنید، این معیار (و معیارهای بعدی) به شما کمک می‌کند تا داده‌های تخمینی را در زمان تکمیل پروژه محاسبه کنید.

بنابراین، امتیاز تکمیل با تقسیم مبلغ بودجه بر شاخص هزینه کار انجام شده محاسبه می شود. در مورد پارامتر ETC، تخمین تا پایان را نشان می دهد، یعنی اینکه چقدر برای تکمیل پروژه نیاز است. این با کم کردن از برآورد پس از اتمام هزینه واقعی تمام کار محاسبه می شود. خوب، یک پارامتر دیگر - VAC. این یک انحراف ازبودجه در زمان تکمیل، یعنی پارامتری که به شما امکان می دهد انحراف برآورد شده از بودجه را در زمان تکمیل پروژه محاسبه کنید. شما می توانید آن را با کم کردن برآورد در تکمیل از مبلغ بودجه دریافت کنید. این تمام چیزی است که باید در مورد این روش بدانید - اکنون وقت آن است که به یک مثال خاص نگاه کنید.

نمونه برنامه

به طور طبیعی، برای اولین تماس با این روش، گرفتن هیچ پروژه واقعی معنی ندارد - بهتر است یک مثال ساده بگیرید که به شما امکان می دهد هر یک از پارامترهای فوق را به صورت بصری در نظر بگیرید. بنابراین، ماهیت پروژه به شرح زیر است - لازم است چهار دیوار در چهار روز ساخته شود و 800 دلار برای آن هزینه شود. این تمام اطلاعاتی است که ممکن است در این فرآیند به آن نیاز داشته باشید. در این مثال، روش ارزش کسب شده در مرحله نزدیک به اتمام، یعنی در روز سوم پروژه اعمال می شود.

در سه روز فقط دو دیوار و نیم ساخته شد اما 560 دلار از بودجه خرج شد. به نظر می رسد که این کمتر از برنامه ریزی شده است - اما کار کمتری انجام شده است. پس آیا کارگران کار خود را به خوبی انجام می دهند؟ اینجاست که این روش به شما کمک می کند. ابتدا باید سه شاخص اصلی - PV، EV و AC را درک کنید. اولی 600 دلار است، زیرا در روز سوم قرار بود این مقدار هزینه شود. دوم - 500 دلار، زیرا این همان مقداری است که باید برای ساخت دو و نیم دیوار هزینه می شد. خوب، سوم - 560 دلار، این همان مقداری است که کارگران برای ساخت دو و نیم دیوار در روز سوم پروژه هزینه کردند. همچنین می توانید بلافاصله نشانگر BAC - آن را یادداشت کنید800 دلار، بودجه کامل پروژه است. خوب، زمان محاسبه انحرافات است - از نظر زمان و هزینه. 500 دلار منهای 560 دلار منهای 60 دلار است، یعنی دقیقاً چقدر بودجه بیش از حد خرج شده است. 500 دلار منهای 600 دلار - به نظر می رسد منهای صد دلار است، یعنی عقب ماندگی از برنامه وجود دارد. وقت آن است که اندیکاتورها را دقیق تر کنیم، یعنی CPI و SPI را محاسبه کنیم. اگر 500 دلار را بر 560 دلار تقسیم کنید، 0.89 دریافت می کنید، به این معنی که به جای 89 سنت، یک دلار خرج می شود - برای هر دلار، 11 سنت اضافه خرج می شود. اگر 500 دلار را بر 600 دلار تقسیم کنید، 0.83 به دست می آید، به این معنی که سرعت پروژه تنها 83 درصد از سرعت برنامه ریزی شده اولیه است.

همین - اکنون شما تمام شاخص های اصلی را دریافت کرده اید و ایده ای از وضعیت پروژه خود در یک روز خاص از اجرای آن دارید. اکنون می توانید پارامترهای باقی مانده - EAC، ETC و VAC را محاسبه کنید. نمره تکمیل 800 تقسیم بر 0.89 است. معلوم می شود که با این سرعت، هزینه برآوردی پروژه در پایان کار به جای 800 دلار 900 دلار است. برآورد تا پایان 900 منهای 560، یعنی 340 دلار است. این مقدار برآورد شده برای تکمیل پروژه است. خوب ، انحراف در تکمیل 800 منهای 900 - منهای 100 دلار خواهد بود ، یعنی بودجه صد دلار بیش از حد خرج می شود. به طور طبیعی، روش ارزش کسب شده در مرحله ای از پروژه اعمال می شود که ممکن است با موارد فوق متفاوت باشد - این روش جهانی است و در هر مرحله قابل استفاده است.