وظایف و هدف سفر: نمونه‌هایی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

آیا می دانید چگونه هدف سفر کاری را به درستی مشخص کنید؟ البته می‌توان نمونه آن را به راحتی در انواع انجمن‌های حرفه‌ای برای حسابداران یا متخصصان منابع انسانی یافت. اما کپی کردن تجربه دیگران همیشه موجه نیست.

هیچ فهرستی از اهداف سفر کاری در مقررات وجود ندارد. با این حال، دلیل سفر یک کارمند باید به گونه ای بیان شود که هزینه های سفر و روزانه را بتوان برای کاهش درآمد مشمول مالیات محاسبه کرد.

برای این، توجه به چند نکته مهم است.

کدوم؟

حسابداران حرفه ای به راحتی مثال های مختلفی از اهداف سفر ارائه می دهند و به موارد زیر اشاره می کنند:

1. سفر کاری یک کارمند باید به وضوح به نفع شرکت باشد. هدف از سفر کاری به گونه ای تنظیم شده است که مشخص می شود: «سفر» برای شرکت مفید است، به طور مستقیم یا غیرمستقیم به کسب سود شرکت، افزایش حجم فعالیت ها و بهبود کیفیت کالا و خدمات. کارگرسازمان را نمی توان به یک سفر کاری فرستاد و وظیفه "استراحت"، "بازیابی قدرت" یا "بازیابی" را پیش روی او قرار داد. تعطیلات برای این منظور ارائه می شود - سالانه یا به دلایل بهداشتی.
2. هدف سفر نباید با شرح وظایف کارمند مغایرت داشته باشد. بنابراین، یک حسابدار را نمی توان برای مذاکره با مشتریان به یک سفر کاری فرستاد. و مدیر بازرگانی شرکت را نمی توان به منظور «حمل و نقل کارکنان» به شهر دیگری فرستاد.
3. دلیل انجام یک سفر کاری باید با مدت زمان "سفر" و مسیر آن مطابقت داشته باشد. اگر هدف از سفر مثلاً شرکت در نمایشگاه باشد، کارمند سازمان موظف است ظرف یک روز پس از پایان رویداد در جهت مخالف «حرکت» کند.
4. در مورد توجیه سفرهای کاری در تعطیلات آخر هفته بسیار مراقب باشید. اگر یکی از کارمندان شرکت به عنوان مثال برای مذاکره در روز دوشنبه به شهر دیگری برود و زمان سفر یک روز باشد، نمی توانید زودتر از عصر شنبه آنجا را ترک کنید. در غیر این صورت، هزینه بلیط یا سوخت را نمی توان به هزینه ها نسبت داد.
5. بهتر است از زبان عمومی پرهیز کنید. ذکر این نکته مهم است که دقیقاً چرا یک کارمند سازمان به خارج از محل کار دائمی اعزام می شود. در غیر این صورت، کنترل‌کنندگان ممکن است در مورد قانونی بودن انتساب هزینه‌های سفر به حسابداری مالیاتی تردید داشته باشند.
6. هدف سفر باید به گونه ای تنظیم شود که بتوان در مورد انجام یا عدم انجام کار محول شده نتیجه گیری بدون ابهام داشت. پس از سفر، کارمند ملزم به ارائه گزارشی در مورد نتایج خواهد بود.اسنادی را ضمیمه کنید که تکمیل کار را تأیید می کند. به هر حال، زمانی ممکن است که هدف از سفر محقق نشود. در این مورد، کارفرما از کارمند می خواهد که یک "یادداشت توضیحی" ارائه دهد که دلایل انجام نشدن کار شغلی را نشان دهد. با این سند می توان هزینه سفر را برای حسابداری مالیاتی پذیرفت.
7. اگر هدف سفر حجیم است، شامل چندین کار است، همچنین مهم است که وظایف جداگانه سفر را یادداشت کنید که تکمیل هر کدام نیز باید تأیید شود.
8. اگر کار یک متخصص مسافرت در طبیعت باشد و حرکت به محلی دیگر با انجام امور روزمره مرتبط باشد، طبق قانون کار، چنین "سفری" به عنوان سفر کاری به رسمیت شناخته نمی شود. همه.

هر کارمندی را می توان به سفرهای کاری فرستاد؟

این به اندازه سوال چگونگی تعیین هدف سفر مهم است. نمونه‌هایی از مواردی که کارفرما به دلیل فرستادن کارمندی که نمی‌توانست به یک شهر دیگر به یک سفر اعزام شود جریمه شده است، مجزا نیستند.

قبل از اعزام کارمند به شهر یا کشور دیگری، مهم است که در نظر داشته باشید:

1. تجهیز زنان باردار و کارگران زیر سن قانونی (به استثنای پرسنل شاغل در زمینه خلاقیت) اکیداً ممنوع است.
2. کارمندی که به سفر کاری فرستاده می شود باید با کارفرما رابطه کاری داشته باشد. در زمان عزیمت، قرارداد اجاره باید قبلاً منعقد و تنظیم شده باشدمطابق با قوانین قابل اجرا.
3. دسته‌هایی از شهروندان وجود دارند که حق دارند از سفرهای کاری امتناع کنند. ارسال آنها به شهر یا کشور دیگری برای امور رسمی تنها با رضایت کتبی آنها مجاز است.

چنین افراد عبارتند از:

• مادران کودکان زیر 3 سال.
• والدین یا سرپرستان معلولان زیر 18 سال.
• شهروندانی که طبق گزارش پزشکی از اعضای بیمار خانواده مراقبت می کنند.
• مادران و پدرانی که فرزندان زیر 5 سال را بدون همسر بزرگ می کنند.

کارمندانی که به این دسته بندی ها تعلق ندارند به دلیل عدم رعایت دستور سفر کاری مشمول مسئولیت انضباطی هستند. در برخی موارد، حتی می‌توانید کارمندی را که از رفتن به شهر دیگری برای کار شرکت خودداری کرده است، اخراج کنید.

کدام اسناد هدف سفر را توصیف می کنند؟

تا سال 2015، سفر یک کارمند صادر شد:

1. سفارش.
2. تخصیص خدمات.
3. Travel ID.
4. گزارش.

در حال حاضر تمام مشخصات "سفر" در ترتیب مشخص شده است. فرم‌های یکپارچه «تخصیص خدمات»، «گواهی سفر» و «گزارش» لغو شده‌اند.

برای تایید واقعیت سفر و انجام سفارش عبارتند از: بلیط، بارنامه، چک سوخت و روان کننده ها، گزارش ها، یادداشت های توضیحی، پروتکل های مذاکرات، گواهی آموزش، قراردادهای منعقد شده، موجودی ها..

از ترکیب و محتوای این اسناد باید مشخص شود کهآیا هدف تعیین شده از سفر محقق شده است یا خیر.

بیایید به نحوه تعریف وظایف سفر تجاری برای دسته های مختلف کارمندان نگاه کنیم.

کارگردان

کار اولین افراد شرکت اغلب با "سفر" مرتبط است.

سفر کاری مدیر شرکت، قاعدتاً نه با دستور، بلکه با دستوری صادر می شود که حاوی این عبارت است: "من به یک سفر کاری با هدف … می روم".

رئیس شرکت می تواند به یک سفر کاری برود، به ویژه برای تسخیر بازارهای جدید، جستجوی مشتریان، انعقاد قراردادهایی برای عرضه محصولات. در این صورت هدف از سفر کارگردان چه خواهد بود؟ مثال:

• مذاکره و انعقاد قرارداد با Firma LLC;
• مذاکره با شرکت کنندگان در کنفرانس "محصولات آینده" در N-sk "_"_ 20_;
• نمایش نمونه های محصول "Item-1" شرکت LLC "Large Customer"؛
• ارائه کالا برای JSC Good Client.

نفر اول شرکت همچنین ممکن است برای ملاقات با مشتریان فعلی شرکت به شهر یا کشور دیگری سفر کند. برای این مورد، متخصصان منابع انسانی قبلاً متوجه شده اند که چگونه هدف سفر را در گواهی سفر بنویسند. مثال:

• بحث در مورد شرایط قرارداد تامین تجهیزات تولید شرکت دوست ما LLC؛
• تصویب طرح تدارکات برای نیمه دوم سال _ با JSC Concern.

مدیران شرکت ها هر از گاهیبه شهرها یا کشورهای دیگر برای «باز کردن شعبه جدید شرکت» فرستاده می شوند. چنین فرمولی از نتیجه مطلوب در اسناد نیز قابل قبول است. با این حال، در این مورد، ارزش شناسایی اهداف و اهداف سفر را دارد. مثال:

من برای سازماندهی کار یک واحد ساختاری جدید عازم N-sk هستم.

کارها:

• تحقیق در مورد بازار هدف.
• آزمایش و استخدام کارمند برای سمت مدیر شعبه.
• هماهنگی با رئیس شعبه برنامه های کاری سال _.»

همچنین رئیس یک شرکت کوچک و همچنین یک متخصص در بخش تدارکات می توانند برای خرید تجهیزات جدید به شهر یا کشور دیگری مراجعه کنند، قراردادهایی را برای تامین مواد اولیه، مواد، قطعات منعقد کنند. ، و در مورد شرایط همکاری با تامین کنندگان مذاکره کنید. در این صورت مدارک نیز باید به درستی هدف سفر مدیر را نشان دهد. مثال:

• مذاکره با LLC "Partner" در مورد خرید یک محموله از کالا "Thing"؛
• انعقاد قرارداد برای خرید محصولات Pomoshnik LLC;
• دستیابی به تجهیزات "Machine";
• بررسی نمونه هایی از محصول "Shtuka" از Producer LLC.

چگونه می توان هدف سفر کاری نفر اول شرکت را تدوین کرد؟ مثال:

• آموزش کارکنان؛
• شرکت در نمایشگاه، سمینار، کنفرانس" (بازدید از رویدادهای مرتبط با فعالیت های مالی و اقتصادی شرکت)؛
• توسعه حرفه ای؛
• تسلط بر فناوری های جدید؛
• بررسی کیفیت کارواحدها.

مدیر فروش

در بخش هایی که درگیر فروش کالاها و خدمات هستند، هدف سفرهای کاری، به عنوان یک قاعده، با جزئیات بسیار تعیین می شود. کارکنان دستورالعمل های دقیق را به صورت کتبی دریافت می کنند که نشان می دهد چه وظایفی باید تکمیل شوند و چه شاخص های کمی به دست آمده اند.

ابتدا هدف اصلی از سفر کاری مدیر فروش تعیین می شود. مثال:

• افزایش حجم فروش در منطقه؛
• تحقیق بازار؛
• مذاکره با مشتریان بالقوه.

تکلیف کاری "بزرگ" به مراحلی تقسیم می شود که پس از تکمیل هر یک از آنها، کارمند یک گزارش کتبی تهیه می کند. به مدیر فروش اغلب «هدف‌های فرعی» زیر داده می‌شود:

• بر اساس برنامه بازدید از مشتریان موجود بازدید کنید؛
• بازدید از مشتریان بالقوه طبق برنامه جلسه؛
• اطلاعات در مورد یک بازار جدید برای بخش بازاریابی جمع آوری کنید؛
• بازدید از مراکز فروش رقبا، انجام تجزیه و تحلیل مقایسه ای.

مهندسان، کارکنان تولید

سفرهای کاری این دسته از کارمندان طولانی مدت هستند، زیرا معمولاً با اطمینان از عملکرد کارآمد ماشین‌ها، خطوط خودکار، روبات‌ها همراه هستند.

برای مهندسان و کارگران نیز بسیار مهم است که هدف از سفر را به درستی در گواهی سفر تنظیم کنید. مثال:

• نصب، تنظیم تجهیزات؛
• آموزش کارکنان مسئول برای کار با خط تولید؛
• بررسی، آزمایش عملکرد ماشین‌ها؛
• تعمیر گارانتی، تعمیر و نگهداری خدمات دستگاه‌های عرضه‌شده تحت قرارداد شماره _ به تاریخ "_" _;
• کار تعمیر و نگهداری، تعمیر و نگهداری تجهیزات.

بسیاری از مهندسان برای برقراری ارتباط با همکاران و کسب دانش عملی جدید به سفرهای کاری می روند. این یک هدف بسیار رایج از یک سفر کاری است. مثال:

تبادل تجربه با توسعه دهندگان دستگاه های "قدرتمند"

حسابدار

حسابداران ارشد برای بررسی کیفیت کار متخصصان حسابداری، آموزش کارکنان، جمع آوری اطلاعات و خلاصه فعالیت های مالی و اقتصادی شرکت به شهرهای دیگر سفر می کنند.

یک حسابدار معمولی می تواند برای بهبود مهارت های خود، تبادل تجربه با همکاران، شرکت در یک جلسه به سفر برود.

چگونه می توان هدف از سفر کاری حسابدار را تدوین کرد؟ مثال:

انجام حسابرسی داخلی، بررسی صحت انعکاس در حسابداری عملیات مالی و اقتصادی شعبه

هر هدف دیگری از سفر مطابق با شرح شغل حسابدار نیز قابل قبول است. مثال:

بازدید از پذیرش

کارگران کشاورزی

کشاورزان، کشاورزان، اپراتورهای ماشین آلات، دامداران، مرغداران با نیاز به سفرهای کاری، شاید خیلی بیشتر از متخصصان "شهری" مواجه هستند.هنگام کار در مناطق روستایی، آنها باید دائماً با "تمدن" در ارتباط باشند: خرید بذر، خوراک دام، شرکت در نمایشگاه های دستاوردهای اقتصاد ملی، آشنایی با فناوری های جدید و در نهایت فروش محصولات به شرکت های شهری و افراد خصوصی، بازاریابی. بازدیدکنندگان.

مطابق با اهداف یک سفر خاص، هدف از سفر کاری کارگران کشاورزی تدوین می شود. مثال:

• خرید کود؛
• دریافت اسناد مجوز؛
• ارائه پروژه سرمایه گذاری در نمایشگاه تخصصی؛
• شرکت در همایش کشاورزان، تبادل تجربه؛
• دستیابی به تجهیزات ویژه؛
• فروش محصولات در نمایشگاه شهر؛
• تحویل یک محموله کالا به کارخانه JSC "مشتری".

راننده

دسته دیگری از کارگران که شغل آنها با سفرهای مکرر همراه است رانندگان هستند. وظایف آنها شامل حمل و نقل کارکنان شرکت، کالاها، اشیاء قیمتی، اسناد و مدارک است.

این بستگی به وظیفه خاصی دارد که چگونه هدف سفر را در سفارش بنویسید. نمونه های درایور:

• تحویل کالا به مشتری ما LLC (آدرس)؛
• حمل و نقل مدیر بازرگانی؛
• تحویل کالا و مواد، دریافت فاکتور.

هدف دیگری از سفر کاری راننده ممکن است چگونه باشد؟ مثال:

• خرید قطعات تعمیر خودرو؛
• عیب یابی برنامه ریزی شده خودرو؛
• تحویلاسناد اصلی تراکنش.

پژوهشگر

دانشمندان، محققان، کارشناسان، نظریه پردازان صنایع مختلف، معلمان موسسات آموزش عالی و متوسطه برای شرکت در کنفرانس ها و مسابقات، تبادل تجربیات، مطالعه منابع منحصر به فرد، بازدید از نمایشگاه ها و موزه های تخصصی، شرکت در باستان شناسی به سفرهای کاری می روند. کاوش‌ها.

چگونه می توان هدف سفر کاری را تدوین کرد؟ مثال:

جمع آوری اطلاعات برای کارهای علمی در مورد موضوع (نام)

یا:

بررسی اسناد اصلی

نتیجه گیری

اصلاً لازم نیست از "اصطلاحات" استانداردی که معمولاً هدف یک سفر کاری را توصیف می کنند استفاده کنید. مثال‌ها فقط فرآیند انتخاب کلمات «مناسب» را تسهیل می‌کنند. تجربه بسیاری از کارمندان ثابت می کند که جمله بندی کار می تواند رایگان باشد.