تکلیف خدمات در یک سفر کاری

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

سازمان کارکنان خود را به سفرهای کاری می فرستد و به هر یک از آنها تکلیف شغلی خاصی می دهد. می تواند فردی و گروهی باشد. همه چیز با وظایف خاصی که کارمندان اعزام شده با آن روبرو هستند تعیین می شود.

سازمانی که کارمندان را به یک سفر کاری می فرستد، دستور یا دستورالعملی صادر می کند که هدف از سفر، محلی که کارمند در آن اعزام می شود، زمان بندی و فهرست افراد اعزام شده را نشان می دهد. برای کارمندان مسافرتی باید گواهی سفر با تعیین تکلیف شغلی صادر شود. اینها اسناد اجباری هستند که اعتبار عزیمت به محل کار خارج از سازمان را تأیید می کنند. یک یادداشت خروج در گواهی سفر درج می شود. پس از ورود به محل، کارمندان در گواهی سفر باید علامت ورود و پس از اتمام - خروج را دریافت کنند. وقتی به سازمان خود برگشتید، حتماً بازگشت خود را از یک سفر کاری علامت بزنید.

متخصصانی که در حوزه دیگری برای حل مسائل خاص خدمت می کنند، یک تکلیف شغلی فردی دریافت می کنند. به عنوان مثال، کارگران زنجیره تامینبه تأسیساتی فرستاده می شوند که مؤسسه آنها با آنها روابط تجاری برای تأمین مواد، قطعات و مجموعه های خاص دارد. گاهی اوقات ارتباط تلفنی برای بحث در مورد شرایط تحویل یا هر ویژگی محصولات ارائه شده کافی نیست: هماهنگی مشخصات فنی، تعریف پارامترها، انتخاب ویژگی های بهینه.

کارمندان بخش های بازاریابی، و همچنین خدمات مهندسی و فنی، یک تکلیف شغلی دریافت می کنند. برای مثال شرکت در نمایشگاه ها مستلزم حضور نه تنها مدیران فروش است که بتوانند محصولات خود را ارائه کنند و قیمت را تعیین کنند. طراحان، فن‌آوران و کارگران تولید نیز می‌توانند مفید باشند، که نیازها و خواسته‌های خاص مصرف‌کنندگان بالقوه را روشن می‌کنند. در چنین سفرهای کاری، متخصصان به تبادل تجربه می پردازند، چشم انداز توسعه امکانات تولیدی خود را ترسیم می کنند.

برخی سازمان‌ها گروه‌های کاملی از مردم را به سمت اشیاء خاص هدایت می‌کنند و به آنها یک وظیفه خدماتی می‌دهند، که نمونه‌ای از آن در قالب دستورالعمل‌ها یا برگه‌های مسیر آورده شده است. برای اینکه گروه اعزام شده به وضوح وظیفه رسمی خود را انجام دهد، رئیس گروهی که مسئول اجرای آن است باید با دستور منصوب شود. به خصوص اغلب نیاز به چنین سفرهای کاری در مورد معرفی تجهیزات یا کل مجتمع ها در شرکت مشتری ایجاد می شود. برای اینکه تیم در مکان جدید بتواند کارآمدتر کار کند، مسائل مربوط به اقامت موقت در حال بررسی است: رزرو هتل یا آپارتمان. مکان هایی که کارکنان در آن حضور خواهند داشتغذا و همچنین شرایط تحویل کارمندان به محل کار. بلیط های حمل و نقل رفت و برگشت توسط شرکتی که کارمندان خود را فرستاده است پرداخت می شود. در چنین مواردی، شرایط به شدت محدود است. دیه نیز پرداخت می شود. دستمزدها برای تمام مدت غیبت کارمندان حفظ می شود.

هنگام اعزام متخصصان، اسناد سفر تهیه می شود که شامل گواهینامه سفر و همچنین لیست وظایف می شود. متخصصین اعزام شده بسته به ویژگی ها و نوع وظایف، ابزار و دستگاه های لازم را تکمیل می کنند. وظیفه خدمات در این مورد معیار اصلی برای انتخاب لوازم مورد نیاز است.

به دنبال نتایج کار در یک سفر کاری، کارمندانی که به شرکت خود بازگشته اند گزارشی از کار انجام شده تهیه می کنند. این گزارش ها به تایید رئیس یا معاونان وی می رسد. برای گزارش هزینه، پیش گزارشات تهیه می شود که اسناد موجود تایید کننده هزینه ها به آن پیوست می شود.

یک سفر کاری با موفقیت انجام شده است به شرطی که کار خدمات به طور کامل انجام شود. در صورت عدم انجام (موقعیت هایی ممکن است زمانی ایجاد شود که کار تا حدی تکمیل شده باشد یا تکمیل آن غیرممکن باشد)، دلایل باید ذکر شود. اغلب دلایل کاملا موجه است، اما گاهی اوقات غفلت کارمندان وجود دارد. مدیریت سازمان بر اساس نتایج در نظر گرفتن کلیه دلایلی که مانع از اخذ تصمیم مثبت از سوی کارگران اعزام شده می شود تصمیم می گیرد.