اهداف و مسئولیت های بخش خرید

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

چرا به بخش خرید نیاز داریم؟ در هر سازمانی، این بخش به یک شکل نشان داده می شود. و کار او مستقیماً بر کارایی کل سازمان به عنوان یک کل تأثیر می گذارد. بیایید نگاهی دقیق‌تر به نحوه تأثیر کار بخش بر نتایج سازمان بیندازیم.

اهداف دپارتمان

دپارتمان خرید بخشی است که در خرید کالا از یک تامین کننده با مطلوب ترین شرایط برای شرکت تخصص دارد.

کار بخش تأثیر مستقیمی بر تمام فعالیت های شرکت دارد. برای مجموعه، برای فروش، پر بودن انبارها، در دسترس بودن کالاهای لازم، استفاده موثر از سرمایه در گردش.

اهداف خرید را می توان بر اساس اهداف جهانی شرکت رتبه بندی کرد، اما فهرست کلی اغلب چیزی شبیه به این است:

• تعیین نیاز شرکت به یک محصول خاص؛
• کالا را با بهترین قیمت ممکن خریداری کنید؛
• ترویج گردش مالی بالا؛
• ایجاد شرایط برای دریافت به موقع کالا؛



• ارزیابیکیفیت محصول و خرید با بالاترین کیفیت؛
• حفظ رابطه با تامین کننده یا تامین کنندگان؛
• به طور مؤثر با بقیه شرکت کار کنید؛
• به طور مؤثر کالاهای خریداری شده را پیگیری کنید؛
• نظارت بر گردش مالی، کسب حداکثر سود برای شرکت.

عملکردهای اصلی

در سازمان های مختلف، وظایف بخش خرید می تواند به طور قابل توجهی با یکدیگر متفاوت باشد. با این حال، وظایف و مسئولیت هایی وجود دارد که تقریباً در هر شرکتی مشخصه یک بخش است:

• نظارت بر بازار تامین کننده؛
• نظارت بر در دسترس بودن کالاهای موجود در انبار؛
• پر کردن به موقع مجموعه؛
• جستجوی بهترین تامین کنندگان و قیمت ها؛
• مذاکره با تامین کنندگان؛
• کنترل تحویل و حمل بار کالا؛



• دریافت کالا؛
• کنترل کیفیت کالاهای خریداری شده؛
• شکایت، در صورت لزوم.

کارکردهای اضافی بخش خرید، که ممکن است در سازمان وجود داشته باشد یا نباشد - بسته به مشخصات و ساختار آن:

• مدیریت مجموعه;
• جمع آوری اطلاعات در مورد رقبا؛
• شامل تامین کنندگان در سازمان بازاریابی.

ساختار

ساختار بخش خرید بسته به: ساخته شده است

• اندازه سازمان؛
• صنایع؛
• تعداد واحدهای مجموعه در گردش مالی؛
• تعداد تامین کنندگان؛
• موقعیت جغرافیایی آنها.

بسته به نوع سازمان، بخش خرید ممکن است به صورت مرکزی یا منطقه ای مدیریت شود.

به عنوان یک قاعده، این یک ساختار ماتریسی متشکل از رئیس (رئیس، مدیر) بخش تدارکات و مدیران (متخصصان) برای تدارکات است.

میانگین تعداد اقلام یا دسته‌ها برای هر مدیر حدود 7 است، اما ممکن است بسته به حجم تولید یا گردش مالی متفاوت باشد.

وظایف بخش و کارکنان آن

برای کار مؤثر بخش خرید، توزیع روشن مسئولیت های بخش خرید بین کارکنان آن ضروری است.

مسئولیت اصلی رئیس اداره اطمینان از تداوم و پایداری تامین کالاهای مورد نیاز با بهینه سازی کار اداره و هماهنگی فعالیت های کارکنان می باشد. همچنین، مدیر خرید باید از کلیه قراردادها و دسته بندی های منعقد شده آگاهی داشته باشد تا بتواند حتی در غیاب هر یک از کارکنان، کار موثر بخش را سازماندهی و ادامه دهد.

وظایف مدیران خرید یا متخصصان عادی بخش شامل سازماندهی تامین کالا، پیگیری حمل و نقل بار، کنترل پرداخت برای لات های خریداری شده و برنامه ریزی خرید است.

یک مدل مؤثر جایی است که هر خریدار حوزه مسئولیت خود را دارد که شامل فهرستی از مقالات یا دسته‌های محصول است.

نیازهای کارکنان

با توجه به مسئولیت های کارکنان و وظایف بخش، می توانید فهرستی از الزامات برایکاندیدای ایده آل برای موقعیت خریدار.

کارمندان بخش خرید باید به ترتیب مهارت ها، دانش و ویژگی های شخصی زیر را داشته باشند:

• توانایی تجزیه و تحلیل اطلاعات. انتخاب تامین کننده باید بر اساس معیارهای زیادی باشد. این بهترین قیمت و یک مزیت جغرافیایی و همسویی تدارکات شرکت تامین کننده و سازمان شما است.
• آشنایی با اصول قیمت گذاری.
• آشنایی با چارچوب قانونی برای تدارکات.
• توانایی تنظیم و انعقاد قراردادها.
• توانایی مذاکره. گاهی اوقات بسیار مهم است که شرایط فردی را با یک تامین کننده برای شرکت خود تنظیم کنید. کاهش قیمت تأمین‌کننده یا استفاده از منابع تأمین‌کننده برای تبلیغات، آموزش ویژه محصول برای کارکنان، اقساط محصول و سیستم‌های پس از پرداخت، همگی می‌توانند به عنوان یک مزیت رقابتی خوب در بین شرکت‌های مشابه عمل کنند.
• توانایی حفظ روابط تجاری.
• توانایی برنامه ریزی فعالیت های خود.

انگیزه خریداران و مدیر خرید

سیستم انگیزه بخش خرید باید به گونه ای ساخته شود که کارمند با حداکثر کارایی کار کند. اما در عین حال، الزامات و الزامات متناقضی که فراتر از توانایی های کارمند است، نباید مطرح شود.

برای پیاده سازی یک سیستم انگیزشی ماهانه، شما نیاز دارید:

• یک مدل KPI برای بخش ایجاد کنید. اینها شاخص هایی مانند تحقق برنامه تدارکات، نسبت گردش مالی، سودآوری فروش هستند.کالا، وجود و عدم وجود کالاهای قدیمی.
• ایجاد مدلی از شاخص های کلیدی عملکرد برای هر کارمند بر اساس معیارهایی مانند دلتای قیمت سازمان در مقایسه با رقبا، در دسترس بودن محصول مورد نیاز، کیفیت محصول خریداری شده، راه اندازی برندهای جدید، فرد شرایط تامین کنندگان و موارد دیگر.
• بر اساس مدل KPI، حق بیمه محاسبه می شود. علاوه بر این، پرداخت پاداش متشکل از دو بخش موثر خواهد بود: پاداش برای عملکرد بخش و پاداش برای انجام شخصی برنامه‌ها.

در همان زمان، هر معیار KPI باید دارای ویژگی هایی مانند: باشد

• قابلیت اندازه گیری;
• شفافیت؛
• معیار برنامه ریزی باید با در نظر گرفتن روندهای بازار ایجاد شود.

یعنی خریدار می تواند در صورت تمایل به طور مستقل میزان حق بیمه خود را محاسبه کند.

پاداش رئیس بخش می تواند بر اساس شاخص های کل بخش باشد و همچنین شامل شاخص های عملکرد هر کارمند به صورت جداگانه باشد.

در عین حال، قسمت پاداش یک کارمند عادی اداره تدارکات باید حدود 50٪ کل حقوق و پاداش رئیس بخش باید حدود 30-40٪ باشد. بقیه مربوط به حقوق است، زیرا همه شاخص های عملکرد بخش را نمی توان به فعالیت های یک کارمند خاص مرتبط کرد.

آیا فروش به عهده خریدار است

در محاسبات KPI بخش خرید، می توانید از معیاری مانند گردش کالاهای خریداری شده - نسبت فروش به دارایی های آن استفاده کنید.

به نظر می رسد خریدار بایدفقط با خرید کالا سر و کار داشته باشید، اما همچنان کیفیت کالای خریداری شده، جذابیت قیمت آن برای مصرف کننده نهایی یا مشتری شرکت تاثیر بسزایی در اجرای طرح فروش دارد.

بنابراین، کمیت و کیفیت فروش نیمی بستگی به خریدهای خوب انجام شده دارد.

جایگاه بخش خرید در ساختار سازمان

کارهایی که توسط بخش خرید، مطابق با روندهای بازاریابی مدرن حل می شوند، باید به ترتیب زیر حل شوند:

• ابتدا، یک استراتژی فروش ساخته می شود (محصول نهایی یا کالاهای خریداری شده).
• سپس، اگر بخش خرید در شرکت باشد، موضوع استراتژی تولید تصمیم گیری می شود.
• و تنها در این صورت است که یک استراتژی تدارکات برای کالاها، مواد اولیه یا اجزای ضروری ایجاد می شود.

رئیس خرید اغلب مستقیماً به مدیر عامل شرکت گزارش می دهد.

همچنین باید ارتباط موثری بین بخش خرید و بخش بازاریابی و فروش وجود داشته باشد. بدون این، بسیاری از تلاش ها برای ایجاد یک بخش خرید، بهبود ساختار و انگیزه آن بدون نتیجه مناسب باقی می ماند.

اگر یک سیستم مدیریت دسته در یک هلدینگ یا سازمان پیاده سازی شود، خریدار باید با مدیر دسته کار کند. در عین حال، لازم است حوزه مسئولیت هر متخصص مشخص شود تا سیستم انگیزه برای همه شفاف و قابل درک باقی بماند.