کنترل فعلی، اولیه و نهایی: چرا و چگونه انجام می شود

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

کارایی مدیریت با دستیابی به هدف تعیین می شود، در تمام مراحل حرکت به سمت نتیجه، مدیر باید کنترل و نظارت بر فرآیند، منابع، محیط را اعمال کند. کنترل یکی از مهمترین اهداف عملکردی یک رهبر است.

مفهوم کنترل در مدیریت

مدیریت برای سازماندهی مؤثر فعالیتها، صرف منطقی منابع و دستیابی به اهداف ضروری است. مدیریت به طور سنتی دارای پنج کارکرد اساسی است: برنامه ریزی، سازماندهی، ایجاد انگیزه، کنترل و هماهنگی. هر یک از آنها ویژگی و اهمیت خاص خود را دارند. بنابراین، کنترل، فعلی یا استراتژیک، فعالیت مهم یک مدیر برای مقایسه نتایج کار با برنامه در تمام مراحل فرآیند تولید، بررسی نتایج از نظر انطباق با استانداردها و هنجارها و حذف انحرافات در حال ظهور است..

اهمیت کنترل با نیاز به حذف عدم اطمینان در مورد وضعیت امور در شرکت و پیشرفت فرآیند تولید توضیح داده می شود. همچنین کنترل شرط لازم برای فعالیت موفق است. اوبه شما امکان می دهد وضعیت را ارزیابی کنید و از وقوع بحران جلوگیری کنید. کنترل و نظارت ضروری هستند، اما می توانند اشکال مختلفی داشته باشند و کارکردهای مختلفی را انجام دهند. بسته به سبک رهبری در یک سازمان، کنترل ممکن است در دستان یک مدیر متمرکز شود، معمولاً یک مدیر ارشد، یا به چندین کارمند واگذار شود.

کنترل توابع

کنترل یک لحظه ناخوشایند کار برای رهبر و مجری است، اما ضروری است. در مدیریت، مرسوم است که در مورد چندین عملکرد اصلی کنترل صحبت کنیم:

- ارزیابی محیط، بیرونی و درونی. در جریان کنترل، مدیر اطلاعات را جمع آوری می کند و عدم اطمینان در درک فرآیند جاری را برطرف می کند. انجام کنترل به شما این امکان را می دهد که عوامل منفی یا تهدید کننده را در محیط بیرونی و درونی شناسایی کنید و فرصت هایی برای حذف آنها یا در نظر گرفتن آنها در انجام فعالیت ها پیدا کنید.

- پاسخ به انحرافات. مدیر کنترل می کند تا از تمام جزئیات فرآیند تولید آگاه باشد و زمان پاسخگویی به تغییرات و انحرافات را داشته باشد. کنترل به شما امکان می دهد به موقع متوجه اشتباهات و تهدیدها شوید و به سرعت فرآیند تولید را بازسازی کنید.

- تخصیص منابع. کنترل تاکتیکی و فنی امکان استفاده منطقی از پول، تجهیزات موجود، یافتن مکان مناسب برای شایستگی های کارکنان را فراهم می کند. در عین حال، کنترل به شما امکان می‌دهد ذخایر را شناسایی کرده و از آنها به طور مؤثر استفاده کنید.

- حفظ بازخورد. عملکرد تعاملی کنترل این است که در جریان اجرای آن استتعامل بین تمام عناصر سیستم، بین مدیر و مجری برقرار می شود.

- ارزیابی عملکرد کارکنان. به منظور ایجاد انگیزه در کارکنان و پرداخت موثر برای کار آنها، ایجاد یک سیستم ارزیابی واضح ضروری است، در این امر مدیر به کنترل در تمام مراحل تولید کمک می کند.

انواع کنترل

پیچیدگی فرآیند نظارت منجر به شرایط کنترل چندگانه می شود.

با توجه به فراوانی رویه ها، آنها متمایز می شوند:

- کنترل اولیه. حتی قبل از شروع کار، باید اقداماتی برای ردیابی و ارزیابی منابع کلیدی انجام شود: مادی، انسانی، تولید. هدف آن جلوگیری از احتمال عواقب منفی اعمال مجریان است. این به شما این امکان را می دهد که حتی قبل از شروع اجرا و قبل از اینکه اشتباهی مرتکب شوید، برنامه را اصلاح کنید.

- کنترل فعلی. در حین اجرای کار انجام می شود، هدف آن شناسایی در مرحله وقوع و جلوگیری از خطاها و انحرافات است. هدف آن نظارت بر رعایت هنجارها و استانداردها است. کنترل فعلی نیاز به جریان مداوم اطلاعات و تصحیح سریع خطاها دارد.

- کنترل نهایی. در مرحله جمع بندی و ارزیابی دستیابی به نتایج انجام می شود. هدف اصلی این نوع کنترل جلوگیری از خطاهای مشابه در آینده است. داده‌های به‌دست‌آمده در این مرحله مبنایی برای ایجاد طرح‌های جدید می‌شود.

بر اساس فراوانی اقدامات کنترلی، استراتژیک، تاکتیکی وکنترل عملیاتی کارشناسان با وابستگی عملکردی، انواع کنترل مالی، تولیدی، بازاریابی و پرسنل را کنترل می کنند. همچنین می توانید انواع کنترل های خارجی و داخلی را بر اساس جهت عمل تشخیص دهید.

کنترل استراتژیک و تاکتیکی

مهمترین ابزار برای اجرای برنامه های سازمانی، کنترل استراتژیک و تاکتیکی است. وظیفه این نوع فعالیت های مدیریتی نظارت بر صحت برنامه ها و اقدامات در حال انجام است. کنترل استراتژیک یک بررسی سیستماتیک از انطباق با اهداف جهانی، برنامه ها و اقدامات استراتژیک است. اهداف این نوع فعالیت عبارتند از: تعیین درستی اهداف بلندمدت انتخابی و صحت راه دستیابی به آنها، شناسایی فرصت های بالقوه برای شرکت. کنترل تاکتیکی با بررسی دستیابی به اهداف کوتاه مدت و فوری همراه است. ابزار آن کنترل فنی است که هدف آن شناسایی انطباق دقیق فرآیند تولید با مقررات، استانداردها و مقررات است.

کنترل در مراحل آماده‌سازی

کل فرآیند مدیریت با مراحل کنترل نفوذ می کند. یک سنت طبقه بندی مرحله وجود دارد، در این مورد، عبارتند از: کنترل اولیه، فعلی و نهایی. هر یک از آنها وظایف خود را انجام می دهند و دارای ویژگی های متمایز هستند. کنترل اولیه قبل از شروع کار است، این بخشی جدایی ناپذیر از برنامه ریزی است. هدف آن ایجاد شرایط برای راه اندازی موثر تولید است. روی ایندر مرحله، آمادگی و شایستگی پرسنل، در دسترس بودن منابع لازم و مستندات فعالیت ها ارزیابی می شود.

کنترل فعلی، بر خلاف کنترل اولیه، همزمان با مراحل تولید در زمان است. عملکرد اصلی آن بهبود گردش کار است. مدیر به طور مستمر بر انطباق کلیه عملیات تولیدی و اقدامات مجریان با برنامه ها و استانداردهای مصوب نظارت دارد. گاهی اوقات به این مرحله "کنترل میانی" نیز می گویند که بر ویژگی اصلی آن - شناسایی کاستی ها و انحرافات در راه رسیدن به هدف تاکید می کند. برای ارزیابی راه حل مشکلات فعلی و استراتژیک استفاده می شود. کنترل نهایی یا نهایی از اهمیت ویژه ای برخوردار است. در وظایف و جریان خود با سایر مراحل بسیار متفاوت است.

کنترل نهایی: مشخصات

مرحله نهایی فرآیند تولید شامل حل چند کار مهم است. این عبارت است از شناسایی درجه انطباق با اهداف و نتایج تعیین شده، ارزیابی کار پرسنل، تهیه فهرستی از محاسبات اشتباه و خطاها به منظور حرکت به مرحله جدیدی از برنامه ریزی بر اساس آنها. کنترل نهایی باید بر اساس معیارهای تعیین شده انجام شود تا مجریان بفهمند که چگونه کار آنها بررسی می شود و چگونه این امر بر پاداش آنها تأثیر می گذارد. این نوع نظارت با ارزیابی مصرف منابع، تعیین اثربخشی استراتژی ها و تاکتیک ها و ارزیابی صحت تصمیمات اتخاذ شده قبل از آن همراه است. نتایج این مرحله برای آینده سازمان بسیار مهم است، زیرا نتایج آن می تواندهنگام ایجاد برنامه ریزی برای آینده از اشتباهات اجتناب کنید.

رویه کنترل

کنترل، جریان و نهایی، طبق یک الگوریتم انجام می شود.

در مرحله اول اطلاعات جمع آوری می شود، سپس معیارهای ارزیابی برای هر عملیات و فرآیند تدوین و سپس اهداف و روش های کنترل تعیین می شود. این مرحله مقدماتی است. علاوه بر این، کنترل وارد مرحله ارزیابی واقعی فرآیند و اقدامات می شود. آخرین مرحله تجزیه و تحلیل اطلاعات دریافتی و نتیجه گیری است که مترادف با کنترل نهایی است. در نتیجه همه این اقدامات باید یک تصمیم مدیریتی متولد شود.

اصول کنترل

مدیری که کنترل فعلی، استراتژیک یا نهایی را اعمال می کند، باید اصول اساسی اجرای آن را به خاطر بسپارد. این موارد عبارتند از:

- به موقع بودن. بین مراحل کنترل باید مدتی فاصله باشد، نباید زیاد تکرار شود تا کارمند احساس نکند که به او اعتماد ندارد. اما این کار را نباید خیلی کم انجام داد تا کارمند احساس عدم کنترل را نداشته باشد.

- انعطاف پذیری. باید با شرایط فعلی سازگار شود.

- سودآوری. هدف آن صرفه جویی در منابع است، بنابراین نباید به سرمایه گذاری های کلان نیاز داشته باشد.