تیم پروژه مفهوم، مراحل توسعه و مدیریت

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

تیم پروژه گروهی از افراد است که موفقیت آن به آنها بستگی دارد. دو وظیفه اصلی که هنگام فکر کردن از طریق یک ایده جدید حل می شود عبارتند از: جمع آوری یک تیم، آماده سازی آن برای کار موثر. از آنجایی که سازماندهی تیم پروژه یک رویداد مهم و مسئولانه است، به طور مفصل به این موضوع خواهیم پرداخت.

ماهیت اصطلاح

بسته به مشخصات، نوع، مقیاس ابتکار مورد بررسی، هم افراد حرفه ای و هم چندین سازمان مختلف می توانند در کار شرکت کنند. همه آنها اعضای تیم پروژه به معنای وسیع کلمه هستند. از جمله نمایندگان گروه ابتکار عبارتند از:

• سرمایه گذاران;
• مشتریان مستقیم؛
• شرکت های مالی؛
• طراحان;
• مشاوران بازرگانی؛
• تامین کنندگان منابع و مواد؛
• پیمانکاران مختلف.

هر کدام از آنها تعدادی اجرا می کنندتوابع خاص، مسئول بخش خاصی از کار است. یک ریزگروه از بین همه کارمندان انتخاب می شود که مسائل خاصی را در طول توسعه و اجرای یک ایده نوآورانه حل می کند.

تیم پروژه موثر افرادی هستند که مستقیماً در اجرای طرح جدید دخیل هستند و به مدیر پروژه گزارش می دهند. ایجاد آن یک پیش نیاز برای اجرای موفقیت آمیز ایده ای است که به ایجاد یک محصول منحصر به فرد کمک می کند.

نکات مهم

تیم پروژه تیمی است که قبل از اجرای ابتکار "در زندگی" تشکیل می شود. بلافاصله پس از انجام موفقیت آمیز کار خود منحل می شود.

ترکیب تیم پروژه توسط افراد حرفه ای انتخاب می شود که فرآیندی پرهزینه و زمان بر است. برقراری روابط دوستانه و کارآمد بین اعضای گروه ضروری است تا بتوان نتیجه مطلوب را انتظار داشت. در برخی موارد کارگروهی در شرکت برای صرفه جویی در منابع مادی ایجاد می شود. هدف از کار او انجام یک کار خاص است که در یک مقطع زمانی خاص برای سازمان مرتبط است.

عملیات

ساختار تیم پروژه و تعداد آن بسته به ویژگی های ایده در حال اجرا متفاوت است.

هر شرکت کننده مسئولیت بخش خاصی از پروژه را بر عهده دارد و در عین حال به دنبال منافع شخصی است.

ایجاد یک تیم پروژه نه تنها شامل شکل گیری استگروه ها، بلکه آموزش مشترک، ارتباطات. این رویکرد به دستیابی به نتیجه مطلوب کمک می کند. با جو روانی مطلوب بین شرکت کنندگان، تصمیمات متحرک و متعادل گرفته می شود. افراد همفکر عوامل بیرونی و درونی را در نظر می گیرند، بنابراین روند اجرای ایده ها در زندگی تسریع می شود.

اصل خلقت

تیم پروژه چگونه تشکیل می شود؟ این گروه دارای تعدادی تفاوت قابل توجه با یک تیم ثابت از کارگران است. از آنجایی که عملکردهای خاصی را فقط در یک بازه زمانی خاص انجام می دهد. اصول خاصی در شکل گیری آن وجود دارد. بیایید در مورد این موضوع با جزئیات بیشتر صحبت کنیم.

بازیگران اصلی ایده (پیمانکار و مشتری) گروه های خود را به رهبری مدیران حرفه ای ایجاد می کنند. با توافق دو طرف بین طرفین، مدیر از طرف مشتری یا از طرف پیمانکار مدیر است.

توسعه تیم پروژه به دستیابی به کار در کوتاه ترین زمان ممکن کمک می کند. وظیفه مدیریتی مدیران انجام وظایف زیر است:

• در برنامه ریزی اجرای ابتکار عمل؛
• ارائه ایده با کارکنان مناسب؛
• نظارت سیستماتیک فعالیت ها؛
• انگیزه کارمندان برای دستیابی به یک نتیجه خاص.

اجرای خاص ایده

مدیریت تیم پروژه با در نظر گرفتن ویژگی های ابتکار اجرا شده تعیین می شود. این به طور مستقیم بر ساختار گروه، تعداد تأثیر می گذاردمتخصصان لازم، شرایط لازم برای مهارت ها و توانایی های آنها.

تیم پروژه یک مکانیسم واحد است که هماهنگی آن زمان انجام کار لازم را تعیین می کند. به عنوان مثال، اگر قرار است این طرح در حوزه بهداشت و درمان اجرا شود، تیم به مدیران و پزشکان معتبر پزشکی نیاز دارد.

تیم ساخت و ساز پروژه طراحان، معماران، سازندگان، تامین کنندگان هستند که بدون آنها تصور این بخش از اقتصاد دشوار است.

محیط سازمانی-فرهنگی

عوامل خارجی تأثیر بسزایی بر کار شرکت دارند. عناصر داخلی شامل جنبه های زیر است: انسجام شرکا، هنجارهای جمعی کار، توزیع مسئولیت های عملکردی، مهارت های ارتباطی.

مدیریت مناسب تیم پروژه به به حداقل رساندن چنین تأثیراتی کمک می کند. تفاوت اساسی بین یک تیم و یک مجموعه کاری کلاسیک، عملکرد آن بر اساس حرفه‌ای بودن و ویژگی‌های تجاری است و نه استفاده از یک اصل سلسله مراتبی.

روشهای تشکیل

ابتکارات جدید می تواند هم در یک سازمان (شرکت) و هم با همکاری چندین شرکت کوچک به طور همزمان ظاهر شود. به همین دلیل است که تشکیل تیم پروژه به روش های مختلفی انجام می شود. این یک شرط مهم است.

بسته به هدف تیم پروژه، از ابزارها و رویکردهای خاصی استفاده می شود. به عنوان مثال، زمانی که ماهیت ایده مربوط به بازسازی، گسترش، نوسازی در یک شرکت خاص باشد، پروژهبخشی از کار روزانه مدیر و متخصصان انتخاب شده برای این شغل است.

کلاسیک

مدیر منصوب از طرف رئیس شرکت علاوه بر وظایف اصلی عملکردی خود، ایده را نیز رهبری می کند، این طرح خاص را اجرا می کند.

دسترسی کامل به پرسنل مورد نیاز، اختیار هماهنگی کلیه اقدامات، برنامه ریزی مراحل کار را دارد. در ساختار کلی سازمانی شرکت، هنگام فکر کردن به یک ایده جدید، یک واحد ساختاری جداگانه مشخص می شود.

این مدل یک فرم کلاسیک است، عمدتاً در شرکت های بزرگ استفاده می شود. از آنجایی که مدیر سلسله مراتب معمولی که در شرکت ایجاد شده است، اولویت نوآوری را بر فعالیت های روزانه فرض می کند. مدیر و اعضای اصلی تیم برای مدتی از وظایف مستقیم خود رها می شوند. رئیس شرکت یا معاون وی به عنوان سرپرست گروه منصوب می شود.

فرم مختلط

برای شرکت های متوسط مناسب است. ماهیت ایجاد یک تیم پروژه این است که نوآوری توسط یک مدیر خارجی هدایت می شود. این اوست که مسئول موفقیت اجرای ایده است. برای تکمیل وظیفه محول شده به او، چنین متخصصی ممکن است کارکنان بخش های دیگر را در پروژه مشارکت دهد. تفاوت این است که آنها علاوه بر کار بر روی نوآوری، به انجام مسئولیت های اصلی نیز ادامه می دهند.

اگر ایده توسط چندین شرکت به طور همزمان اجرا شود، تیم پروژه شامل می شودنمایندگان تمام شرکت های علاقه مند به موفقیت. چنین سازماندهی فرآیند استانداردی در نظر گرفته می شود که در آن گروه مجزایی از اجراکنندگان برای هر ایده ایجاد می شود.

رویکردهای اساسی برای ساختن یک تیم

در حال حاضر، چهار اصل اساسی استفاده می شود:

• هدف‌گذاری؛
• بین فردی؛
• نقش آفرینی;
• مشکل‌آمیز - جهت‌گیری.

اولین شامل تعیین هدف نهایی به عنوان راهنمایی برای کار تیم پروژه، تفکر مقدماتی در مورد راه‌های دستیابی به آن است.

اصل بین فردی شامل افزایش توجه به روابط بین اعضای تیم است.موفقیت کار مستقیماً به ایجاد روابط اعتماد ارتباطی بستگی دارد، بنابراین مدیر پروژه اغلب به کمک یک روانشناس حرفه ای متوسل می شود.

اصل نقش با هدف تقسیم قدرت های اساسی بین اعضای گروه، دادن حقوق و مسئولیت های خاص به هر فرد است.

آخرین اصل به حل و فصل همه مسائل اختلافی در چارچوب اختلافات مشترک کمک می کند که اجرای طرح را به میزان قابل توجهی سرعت می بخشد و کارایی آن را افزایش می دهد.

معیارهای انتخاب کارمند

توجه ویژه ای به تجربه و حرفه ای بودن افرادی می شود که در توسعه و اجرای موارد جدید که برای شرکت مهم هستند مشارکت خواهند داشت. کارکنان درگیر در پروژه باید فعال باشند و آماده باشند تا مسئولیت تصمیماتی را که می گیرند، بپذیرند. تمایل به اختصاص حداکثر زمان به کار مورد استقبال قرار می گیرد وهمچنین استقلال در برنامه ریزی مراحل فعالیت.

هیچ شرایط خاصی برای ترکیب سنی هنگام ایجاد تیم پروژه وجود ندارد. به منظور متحد کردن یک تیم کوچک جدید، رهبر رویدادهای مشترکی ترتیب می دهد: تعطیلات، سفرهای پیاده روی، مهمانی های شرکتی.

ساختار با در نظر گرفتن عملکردهای انجام شده توسط متخصصان و همچنین رابطه بین آنها توسعه یافته است. در میان فرآیندهای گروهی که بر کارایی دستیابی به هدف تأثیر می گذارد، ما به فشار گروهی، شاخص های پویا، تفکر از طریق تصمیمات مشترک اشاره می کنیم. از جمله عواملی که بر سرعت پروژه تأثیر منفی می‌گذارد، به نبود هدف مشخص، برنامه کاری، تضادهای داخلی مداوم و همچنین کمبود منابع و عدم علاقه مدیر به پیشبرد پروژه اشاره می‌کنیم.

در واقعیت های کشور ما، هنگام جذب متخصصان ارزشمند از سایر بخش ها به تیم، درگیری های مختلفی بین روسای بخش و مدیران ظاهر می شود. حداکثر مشکلات برای کارمندان جوان و آینده دار ظاهر می شود که وظیفه ای مسئول از رئیس دریافت می کنند. مشکل در چنین شرایطی باید از طریق مذاکرات سازنده حل شود و مدیریت باید تاکید درستی بر تیم داشته باشد.

مراحل شکل گیری و چرخه "زندگی"

بعد از ظهور یک ایده جالب تا اجرای موفقیت آمیز آن به واقعیت، چندین مرحله متوالی به طور همزمان می گذرد. در این زمان، روابط بین بازرگانان خصوصی در حال ایجاد است، ایجاد یک خیرخواهانه و موثرمشارکت. مدیر فرآیندهایی را که در گروه اتفاق می افتد مشاهده می کند، درگیری ها و سوء تفاهم ها را متوقف می کند و شرکت کنندگان را به سمت نتیجه نهایی هدایت می کند.

در مرحله جهت‌یابی، آشنایی سطحی اولیه همه اعضای گروه جدید انجام می‌شود. آنها در وضعیت عدم اطمینان و عدم اطمینان در نقاط قوت و قابلیت های خود هستند، بنابراین برای رهبر مهم است که در این مرحله نگرش درست ایجاد کند.

مدیر نه تنها همفکران خود را جهت‌گیری می‌کند، بلکه به سؤالات پاسخ می‌دهد، فهرستی از قوانین، هدف و روش‌های دستیابی به آن را تشکیل می‌دهد.

در فرآیند ارتباط، درگیری و اختلاف نظر در مورد توزیع کارکردها در تیم ظاهر می شود. رهبر باید مدت این مرحله را کاهش دهد تا نقش ها را در کوتاه ترین زمان ممکن بین اعضای گروه تقسیم کند.

اشتیاق هر کارمند، تمایل او به نشان دادن ابتکار، استقلال و اصالت در برنامه ریزی مراحل اصلی فعالیت، مستقیماً به علاقه خود مدیر بستگی دارد.

در مرحله همکاری، ایجاد روابط اعتماد، توزیع روشن نقش ها و کار مداوم در مورد در نظر گرفتن یک برنامه کاری انتظار می رود.

مرحله کار زمان، زمان فوری برای اجرای همه ایده ها در زندگی واقعی است. مدت زمان آن به ویژگی های ایده در حال بررسی و همچنین توانایی های مالی شرکت مجری پروژه مربوط می شود.

مرحله پایانی ارزیابی اثربخشی پروژه، کامل بودن دستیابی به هدف تعیین شده در ابتدای کار است.