مکاتبات خروجی: سیاهههای ثبت نام، حسابداری، نمونه ها، قوانین پر کردن

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در هر حوزه ای از اقتصاد ملی، کاغذبازی هایی وجود دارد که کارکردهای بسیاری را شامل می شود. در این میان حسابداری مکاتبات ورودی و خروجی یکی از اصلی ترین آنهاست. هیچ شرکت واحدی جدا از سایر سازمان ها کار نمی کند. ارتباط و همکاری با مشتریان، تامین کنندگان، موسسات مالی و سایر موسسات الزامی است. بنابراین، فرآیند تولید نمی تواند بدون مکاتبه انجام شود. ثبت نامه های ورودی و خروجی توسط چه کسی انجام می شود؟ چگونه می توان آنها را به درستی حساب کرد؟ چه کسی و چرا به آن نیاز دارد؟ ما این مسائل را در مقاله بررسی خواهیم کرد.

دسته های مکاتبات. ویژگی های اسناد خروجی

اشکال و انواع زیادی از اسناد وجود دارد، اما همه آنها تنها به دو دسته اصلی تقسیم می شوند:

• ارسال (ایمیل خروجی).
• دریافت شد (ایمیل ورودی).

بیایید به معنای هر دسته نگاه کنیم.

مکاتبات، به نام خروجی، می تواند برای گیرندگان زیر ارسال شود:

• مقامات عالی.
• زیردستانسازمان ها.
• شرکتهای شریک.
• بخش ها، کارگاه ها و سایر بخش های ساختاری شرکت.

چه مدارکی به مقامات بالاتر ارسال می شود؟

عملاً هر شرکتی تابع هر سازمانی است (منطقه، بخش، منطقه، و همچنین وزارتخانه). مکاتبات خروجی ارسال شده به این مؤسسات ممکن است گزارش ها، گزارش ها، برنامه های ماه، سه ماهه، سال، پاسخ به درخواست ها باشد. به عنوان یک قاعده، بر روی فرم های استاندارد تایید شده یا بر روی برگه های معمولی با آرم شرکت صادر می شود.

اسناد برای سازمانهای پایین‌رده

نه همه، اما بسیاری از شرکت ها با سازمان هایی که زیرمجموعه آنها هستند همکاری می کنند. این می تواند دستگاه های اجرایی، شعب، شرکت های کوچک و غیره باشد. مکاتبات ارسال شده توسط او ممکن است دستورالعمل ها، دستورات، اطلاعیه ها، مقررات، دستورالعمل ها، مواد آموزشی باشد. همچنین روی سربرگ یا برگه های معمولی با آرم شرکت صادر می شود. علاوه بر این، دستورالعمل ها و مواد آموزشی ممکن است به شکل بروشور و دفترچه راهنما باشد، اما باید با دستورالعمل هایی در فرم های استاندارد یا نامه های پوششی با مهر و امضا همراه باشد. اگر هیچ کدام وجود ندارد، خود کتابچه‌ها و بروشورها باید دارای مهر شرکت ارسال کننده و امضای افراد مسئول باشند.

اسناد برای شرکت های شریک

به عنوان یک قاعده، در این مورد ما در مورد تامین کنندگان، توزیع کنندگان و مشتریان صحبت می کنیم. مکاتباتی که او ارسال می کند، دستورات، اعلانات استدریافت کالا، ادعاها، بروشورهای تبلیغاتی، اعلان‌ها در مورد تغییرات در هر یک از شرایط یک قرارداد یا قرارداد، پیشنهادات تجاری.

لازم به ذکر است که مطالب تبلیغاتی، لیست قیمت، تبریک، دعوتنامه، مثلاً برای ارائه، نیازی به ثبت نام ندارند.

اسناد در همان سازمان

این نوع مکاتبات خروجی در شرکت هایی انجام می شود که در آن 2 یا بیشتر بخش، کارگاه، بخش وجود دارد. در چنین مواردی، رهبری دستورات، مصوبات، رهنمودها، دستورالعمل‌ها و اسنادی از این قبیل را صادر می‌کند که به ادارات و کارگاه‌ها ارسال می‌شود. سپس برای مدیران و مدیریت چنین مکاتباتی خروجی و برای یک کارگاه یا بخش - ورودی خواهد بود.

قوانین طراحی مجله

صرف نظر از اینکه سند از کجا ارسال می شود، باید آن را حساب کرد. برای انجام این کار، گزارش هایی برای ثبت مکاتبات خروجی وجود دارد. در زمانی که کامپیوتر و اینترنت وجود نداشت، چنین مجلاتی به صورت دستی نگهداری می شد. آنها می توانند خودسرانه باشند. می توان از یک دفترچه یادداشت معمولی، دفتر حسابداری، دفترچه یادداشت استفاده کرد. مهمتر از همه این که مجله باید ورقه های دوخت می داشت تا پاره نشوند. علاوه بر این، آنها نیاز به شماره گذاری داشتند. صفحه عنوان مجله تاریخ شروع آن را نشان می دهد. قبلاً لازم بود که صفحات را با نخ بدوزید و انتهای آنها را با یک برگه مهر و موم کنید که باید مهر و امضای شخص مسئول روی آن قرار می گرفت. همچنین در این برگه تعداد کل صفحات شماره گذاری شده قرار داده شد. اصلاحات مجاز نبود.

اکنون دوخت مجله با نخ ها ذخیره می شود زمانی کهثبت اسناد به خصوص مهم با ارزش مالی یا حقوقی.

صفحات مجله در اکثر مشاغل شماره گذاری شده است.

هنگامی که آخرین خط مجله پر می شود، تاریخ پایان آن درج می شود. از 3 تا 5 سال ذخیره می شود. بستگی به نوع مکاتبات ثبت شده در آن دارد. احکام دادگاه، حساب های مالی، قراردادهای بلندمدت و مواردی از این دست اهمیت ویژه ای دارند. فقط در صورتی می توانید مجله را از بین ببرید که هر یک از اسناد ثبت شده در آن قدرت قانونی خود را از دست داده باشد.

کمک رایانه

در این عصر فناوری رایانه، یافتن کارمندی که فهرست مکاتبات ورودی و خروجی را با دست ردیابی کند دشوار است. اکنون برنامه خاصی وجود دارد که به شما امکان می دهد فرم ها را چاپ کنید یا سوابق خود را روی رایانه نگهداری کنید. برای استفاده از آن، باید داشته باشید:

• رایانه با برنامه های MS Office، MS Excel.
• Printer.
• اسکنر.
• ایمیل کامپیوتری.
• یک تمبر مانند این: «ورودی. شماره _، "_" _20_" می توان آن را به صورت دستی تایپ کرد یا به صورت آماده خریداری کرد.

بعد باید وارد برنامه شده، فرم مورد نیاز را دانلود کرده و با آن شروع به کار کنید. می توانید فرم را چاپ کنید، فتوکپی زیادی تهیه کنید، آنها را بدوزید. شما یک مجله دریافت خواهید کرد که در آن باید با دست یادداشت برداری کنید. شما نمی توانید چاپ کنید، مستقیماً در رایانه خود ثبت نام کنید. به عنوان یک قاعده، اسنادی که نیازی به امضای آنها نیست به این ترتیب نگهداری می شوند.

چند مجله نیاز دارید؟

بیشتر اوقاتدر مجموع، شرکت ها یک گزارش مکاتبات خروجی را حفظ می کنند. با این حال، برخی از سازمان‌ها با شرکای زیاد و دریافت‌کنندگان دیگر ممکن است چندین مورد از این مجلات را داشته باشند، مانند:

• برای ثبت مکاتبات ارسال شده به اشخاص ثالث و اسناد درون شرکت.
• برای نامه های ارسالی به شرکت های داخلی و خارجی.
• برای اسناد در نظر گرفته شده برای سازمان های خاص (مثلاً دفتر مرکزی، وزارتخانه و غیره) و سایرین. این برای راحتی مدیریت اسناد انجام می شود، اما هر مجله بر اساس یک استاندارد واحد تهیه می شود.

علاوه بر این، برخی از سازمان ها مجلات مجزایی برای هر نوع اسناد دارند. به عنوان مثال برای ثبت سفارش های خروجی، سفارش های حسابداری، اطلاعیه ها، دفترچه های راهنما، شکایات مشتریان، پروتکل ها و غیره. برای محاسبه چنین اسنادی، می‌توان از فرم‌هایی با ستون‌های دیگر استفاده کرد.

چگونه نوشته های مجله را نگه داریم

باید گفت که اشکال فرم ها برای حسابداری انواع مکاتبات خروجی تقریباً یکسان است. نمونه ای که نشان می دهد طراحی باید چگونه باشد در مقاله ما ارائه شده است.

در بالای هر صفحه یک "هدر" با ستون ها وجود دارد:

• شماره سریال ورودی، همچنین به سند الصاق شد.
• تاریخ حرکت.
• عنوان سند (به عنوان مثال "گزارش پیشرفت").
• خلاصه (به معنای واقعی کلمه چند جمله، شما همچنین می توانید شماره سند را یادداشت کنید).
• نام موسسه ای که مکاتبات ارسال می شود.
• امضای ثبت‌کننده مسئول.
• روش خروج (عادی یا ایمیل، فکس). این مورد با ظهور فناوری های جدید اضافه شده است. قبلاً در گزارش های مکاتبات وجود نداشت.
• اگر پاسخی به درخواست یا گزارش اجرا ارسال شود، مجله باید شماره سندی را که نامه ارسالی بر اساس آن ایجاد شده است را مشخص کند. همچنین لازم است داده های مربوط به مجری (نام، موقعیت) مشخص شود.
• تعداد کپی. گاهی اوقات یک ستون به طور جداگانه اختصاص داده می شود، که در آن تعداد صفحات یک کپی مشخص می شود.
• نکته. اطلاعاتی که در ستون های قبلی گنجانده نشده است در اینجا نشان داده شده است.

اگر سند خروجی پاسخی به درخواست یا گزارش نباشد، خط تیره‌ها در ستون‌ها در هنگام اجرا و شخص مسئول قرار می‌گیرد.

در زمان ما، محتوا و پر کردن گزارش نامه مکاتبات خروجی تغییر نکرده است. نمونه نشان داده شده در بالا.

نامه ورودی

نامه ها و اسناد را می توان توسط شرکت از منابع زیر دریافت کرد:

1. مقامات عالی.
2. زیردستان.
3. شرکت های شریک.
4. سایر مؤسسات ذکر شده در بالا (پلیس، بانک ها، دادگاه ها، شهروندان خصوصی و غیره).
5. در یک شرکت، مکاتبات دریافتی ممکن است از سوی اداره یا واحد ساختاری دیگر، به عنوان مثال، از بخش حسابداری باشد.

بالاتر از مادر نظر گرفت که چه مقالاتی می تواند مکاتباتی از سازمان های ذکر شده در سه پاراگراف اول باشد.

اسناد سایر موسسات می تواند احضاریه به کارمند، اجرائیه، تصمیم دادگاه، شکایت، شکایت یا اظهارات شخص خصوصی و غیره باشد.

مقالاتی که گردش کار را در شرکت نشان می دهند می توانند بسیار متفاوت باشند: دستورات مدیریت، دستورات، دستورالعمل ها، مقررات، استانداردها، مقررات ایمنی، اطلاعیه ها و غیره.

کار با اسناد ورودی

نگهداری سوابق نه تنها مکاتبات خروجی، بلکه ورودی نیز ضروری است. مجله، جایی که نامه های دریافت شده توسط شرکت ثبت می شود، مطابق قوانینی که برای اسناد ارسال شده تنظیم می شود.

تفاوت در "کلاه" روی فرم ها است. باید شامل ستون های زیر باشد:

• شماره ترتیبی. همچنین به سند چسبانده شده است.
• تاریخ دریافت.
• سازمان ارسال کننده سند.
• نحوه دریافت آن (از طریق فکس، ایمیل یا پست معمولی).
• نام سند.
• تعداد کپی.
• محل ارسال سند (کارگاه، بخش یا نام پوشه).

نمونه‌ای از یکی از فرم‌های مجله مکاتبات ورودی در زیر ارائه شده است.

اگر سند دریافتی دستور یا دستورالعمل روشی مدیریت است که توسط کارگاه (بخش) برای اجرا دریافت شده است، ثبت نام باید نشان دهد که چه کسی مسئول است و همچنین الصاق شود.یادداشت اجرا، تاریخ و امضای هنرمند.

چه کسی سوابق را نگه می دارد؟

هر مسئولی که توسط رئیس منصوب می شود می تواند مکاتبات ورودی و خروجی را ثبت کند. در این صورت، این نوع فعالیت کارگری باید در شرح وظایف وی درج شود یا به دستور رئیس بنگاه تأیید شود. به عنوان یک قاعده، کار اداری در سازمان ها توسط یک منشی انجام می شود. علاوه بر این، یک کارمند دفتر یا یک مدیر (در شرکت های کوچک) می تواند ثبت مکاتبات را انجام دهد. در برخی از سازمان ها، مکاتبات توسط دو کارمند انجام می شود - گردآورنده و منشی.

مغازه ها و بخش ها نیز سوابق اسناد ورودی و خروجی را نگه می دارند. این کار توسط کارمندی انجام می شود که به دستور مدیریت مسئولیت این نوع فعالیت را بر عهده دارد.

چگونه باید اسناد دریافتی را به درستی ثبت کنم؟

ثبت مکاتبات ورودی و خروجی کار دشواری نیست، بلکه مسئولیتی است. کلیه اسناد دریافتی توسط شرکت مشمول حسابداری می باشد. اگر از سازمان ها آمده اند باید مهر و امضای رئیس داشته باشند. گاهی اوقات امضای افراد مسئول نیز لازم است، به عنوان مثال، حسابدار ارشد، اگر این فاکتوری است که برای شرکت صادر شده است. نامه‌های افراد، مانند توضیح یا ادعا، فقط می‌تواند دارای امضای شخصی باشد که این سند را تنظیم کرده است.

در اکثر شرکت ها، تمام مکاتبات دریافتی باید توسط مدیر بررسی شود تا در جریان فرآیندهای تولید قرار گیرند. خودشتصمیم می گیرد که با اسناد دریافتی چه کاری انجام دهد - پذیرش برای اجرا، آشنایی افراد درگیر با اطلاعات، یا صرفاً ارسال مقاله در یک پوشه. بنابراین منشی با ثبت مکاتبات دریافتی در مجله، آن را در اختیار مسئول قرار می دهد. او روی هر مدرک علامتی می‌گذارد که به کدام بخش ارسال شود.

بر اساس این "حکم"، منشی در ثبت مکاتبات دریافتی، "سرنوشت" بعدی هر حرف را در ستون مربوطه یادداشت می کند. به عنوان مثال، یک مقررات جدید در مورد محاسبه حق بیمه را می توان به بخش حسابداری، دستورالعمل های ایمنی به بخش فنی، و ادعایی از شهروند ایوانف به بخش کنترل کیفیت محصول ارسال کرد. این کار منشی را با اسناد دریافتی کامل می کند.

چگونه نامه های ارسالی را پیگیری کنم؟

در بالا، ما بررسی کردیم که چه مقالاتی ممکن است به این نوع اسناد مربوط باشد. در برخی از سازمان ها، درخواست های فردی باید توسط دستیار دبیر یا گردآورنده پاسخ داده شود. طبق GOST R 6.30-2003.12، چنین سندی بر روی یک فرم خاص یا روی یک صفحه خالی با آرم شرکت تهیه می شود. هر نامه تجاری که به یک سازمان یا شخص ارسال می شود باید توسط مدیر مهر و امضا شود. به عنوان یک قاعده، منشی باید یک فتوکپی از سند تهیه کند، که باید در پوشه صحیح بایگانی شود.

مکاتبات خروجی در مجله مربوطه ثبت می شود. منشی باید بررسی کند که آیا تمام مهر و امضاهای لازم، مشخصات شرکت خود وسازمانی که سند برای آن تنظیم شده است، شماره مربوط به شماره ای که تحت آن در مجله وارد شده است، تاریخ عزیمت، نام پوشه ای که نسخه در آن ثبت شده است را روی آن قرار دهید. اگر مکاتبات ارسال شده پاسخ به نامه دریافتی است، باید شماره ای را که تحت آن ثبت شده است نیز وارد کنید. مدارک باید در روزی که در لاگ ثبت نام مشخص شده ارسال شود.

چرا به حسابداری مکاتباتی نیاز داریم؟

برخی از افراد دور از تولید معتقدند که ثبت دقیق مکاتبات ورودی و خروجی کار اضافی است و به اصطلاح کاغذبازی است. در واقع، حسابداری مکاتباتی وظایف زیر را انجام می دهد:

• جریان کار را سازماندهی می کند.
• اطمینان از پاسخ به موقع به سیگنال های دریافتی.
• تبادل اطلاعات در تولید را ساده می کند.
• تضمین مشارکت موثر شرکت در زندگی اقتصادی خارجی.
• به شما کمک می کند سند مورد نیاز خود را سریع پیدا کنید.

اهمیت این کار آشکار است، بنابراین باید مسئولانه به اجرای آن نزدیک شوید.