نمونه شرح شغل معمولی برای بایگانی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

موقعیت کارمند بایگانی را بایگانی می نامند. وظیفه اصلی یک متخصص در این زمینه ایجاد کار خود آرشیو و گردش اسناد در آن است. چنین متخصصانی در هر جایی که گردش مالی زیادی از اوراق رسمی وجود دارد، به ویژه در سازمان های مرتبط با بیمه، امور مالی و به ویژه در شرکت های دولتی مورد نیاز است. سند اصلی که یک کارمند جدید باید به آن مراجعه کند، شرح شغل بایگانی است.

مقررات عمومی

تنها رئیس یک شرکت می تواند یک بایگانی را بپذیرد یا اخراج کند. و قبل از هر چیز باید به قوانین جاری کشور مراجعه کند. دستورالعمل باید به شخصی اشاره کند که سرپرست فوری متخصصی است که این موقعیت را دارد.

برای کار به عنوان بایگانی، فرد باید تحصیلات اولیه حرفه ای را دریافت کند و سپس حتی بدون تجربه در این زمینه می تواند در یک سمت پذیرفته شود. یک گزینه وجود دارد کهفردی که دارای تحصیلات متوسطه یا عمومی باشد شغلی پیدا می کند، اما پس از آن باید آموزش های ویژه ای در این راستا ببیند. تجربه برای این موقعیت لازم نیست.

آنچه باید بدانید

شرح شغل یک بایگانی سازمانی نشان می دهد که کارمند باید دانش خاصی داشته باشد: او موظف است مقررات، دستورالعمل ها و کل لیست اسناد قانونی مربوط به مدیریت بایگانی در این سازمان را مطالعه کند. علاوه بر این، او باید بداند که چگونه اسناد را ذخیره کند، از آنها استفاده کند و همچنین با چه استانداردهایی پذیرفته شده و تحویل داده می شود. دانش او باید شامل یک سیستم دولتی واحد کار اداری باشد. علاوه بر این، او باید بفهمد که شرح اسناد حفظ شده چگونه جمع آوری می شود، کدام یک از آنها باید به طور دائم و کدام فقط به طور موقت ذخیره شوند، و همچنین اقداماتی در مورد تخریب آنها تنظیم کند.

شرح شغل یک دستیار بایگانی نشان می دهد که او باید بداند پرونده ها چگونه بایگانی می شوند، طبق قوانینی که برای استفاده بعدی و حفظ آنها آماده می شوند، چگونه سوابق نگهداری می شوند و گزارش ها در شرکت تهیه می شوند. این شخص باید ساختار شرکتی که در آن کار می کند و همچنین قوانین استفاده از تجهیزات و کلیه ابزارهای فنی لازم برای انجام کار در بایگانی را درک کند. ضمناً باید تمامی قوانین و مقررات داخلی سازمان اعم از حفاظت نیروی کار، ایمنی در برابر آتش، روتین و … را بداند.

مسئولیت

شرح شغل بایگانی یک موسسه بودجهفرض می کند که او باید وظایف خاصی را انجام دهد: اجرای کارهای مربوط به تجارت بایگانی، حفظ اسنادی که وارد بایگانی می شود، ثبت اسناد دریافتی، توسعه نامگذاری و تأیید صحت بایگانی پرونده ها قبل از ارائه. به آرشیو اگر چنین نیازی وجود داشته باشد، واحدهای ذخیره سازی را رمزگذاری می کند، قرار دادن کیس ها را سازماندهی می کند و آنها را در رجیستر وارد می کند.

شرح شغل بایگانی یک موسسه پزشکی نشان می دهد که او باید توضیحات خلاصه ای از اسناد ذخیره شده را تهیه کند و آن را در واحدهای موقت و دائمی توزیع کند. باید سوابق را حفظ کند و اسنادی را که قبلاً منقضی شده اند را سریعاً از بین ببرد و سیستمی ایجاد کند که به وسیله آن بتوان به سرعت و به راحتی سند مورد نظر را پیدا کرد.

کارکردهای دیگر

علاوه بر این، وظایف رسمی او مستلزم حضور او در امتحانات ارزش مدارک برای علم و نه تنها است. او باید اطمینان حاصل کند که اسناد دست نخورده باقی می مانند، در صورت لزوم، کار مرمت را با آنها انجام دهد. این متخصص همچنین اطمینان می دهد که آرشیو تمام شرایط لازم برای ذخیره سازی عادی اسناد را دارد.

بایگان باید اجرای قوانین حفاظت از آتش را نظارت کند و همچنین از ابزارهای فنی مدرن برای کار با اسناد استفاده کند. وی به درخواست کارکنان و بازدیدکنندگان سازمان موظف استکپی یا اصل اسناد بایگانی را صادر کنید، با استفاده از اطلاعات موجود در بایگانی، گواهی تهیه کنید، و گزارشی از کار آنها تهیه کنید.

حقوق

شرح شغل یک بایگانی پزشکی نشان می دهد که او از حقوق خاصی برخوردار است. او می تواند مدارکی را که مربوط به فعالیت های کاری او است درخواست و دریافت کند. در صورت لزوم، او می تواند با متخصصان سایر بخش های شرکت یا سایر سازمان ها همکاری کند، در صورتی که این امر به او در حل مسائل صالح کمک می کند. در صورت وجود چنین نیازی، او می تواند در مورد هر موضوعی که مستقیماً به کار بایگانی مربوط می شود، منافع شرکت خود را در سایر سازمان ها نمایندگی کند.

مسئولیت

شرح شغل یک بایگانی فرض می کند که او مسئول کوتاهی در انجام وظایف خود و کار بی کیفیت، ارائه اطلاعات نادرست یا تحریف شده در مورد وظایف انجام شده، به دلیل امتناع از انجام دستورات مافوق خود است..

علاوه بر این، او مسئول شرایطی است که تخلفات، نقض ایمنی یا سایر اقداماتی که عملکرد عادی شرکت را تهدید می کند شناسایی شده است و کارمند آنها را گزارش نکرده و هیچ اقدامی برای رفع مشکل انجام نداده است. بایگانی مسئول نقض هنجارهای انضباط کار است.

شرایط کار

شرح شغل یک بایگانی نشان می دهد که مدیریت سازمان باید ساعات کار او را مطابق با کار تعیین کند.قانون گذاری. در صورت لزوم، شرکت باید یک محل کار برای او فراهم کند که تمام هنجارها و استانداردها و همچنین همه چیز لازم برای سفرهای کاری از جمله سفرهای محلی را در نظر بگیرد. او همچنین حق امضای اسناد در صلاحیت خود را دارد.

نتیجه گیری

مستند اصلی که یک متخصص پذیرفته شده برای این سمت باید به آن تکیه کند، شرح وظایف یک بایگان است. صرف نظر از اینکه او در چه سازمانی کار می کند، حقوق، مسئولیت ها، وظایف و دانش عملاً یکسان است و ممکن است بسته به نیازهای یک شرکت خاص و وظایفی که کارکنان مدیریت به کارمندان خود محول می کنند متفاوت باشد.

چنین کار مستلزم توجه، پشتکار، آگاهی از قوانین ایمنی مقالات مهم، دانش ارزیابی ارزش اسناد خاص، و همچنین توانایی سیستماتیک کردن، یافتن سریع و رمزگذاری اسناد است. همچنین یک عامل مهم کار با مردم است، زیرا حرفه بایگانی شامل صدور و دریافت اسناد مختلف، بررسی صحت گردآوری و صحت آن است. فقط یک فرد با دقت که آماده کار با حجم زیادی از اطلاعات و نمایندگی منافع شرکت در سایر سازمان ها باشد، می تواند وظایف کاری را به درستی و با اطمینان در این موقعیت انجام دهد.