موجودی اجباری است: موارد، سفارش، زمان بندی

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

موجودی با رویه خاصی برای تطبیق ارزش ها، کالاها، پول یا دارایی های ثابت موجود شرکت با ارزش هایی که در اسناد رسمی شرکت موجود است نشان داده می شود. این می تواند به صورت اجباری یا به ابتکار مدیریت شرکت انجام شود. انجام موجودی برای برخی از شرکت ها اجباری است و این فرآیند الزاماً هر ساله در تمامی بنگاه ها انجام می شود. هدف اصلی این رویه شناسایی ناهماهنگی ها و کمبودهای مختلف است. بسیاری از شرکت ها ارزش این فرآیند را درک نمی کنند، بنابراین فقط به عنوان یک امر رسمی استفاده می شود. اگر چه اگر به درستی به موجودی نزدیک شوید، با کمک آن می توانید تمام کمبودها یا مازادها را شناسایی کنید.

هدف فرآیند

بسیاری از کارآفرینان مشتاق به این فکر می کنند که آیا انجام فهرستی ضروری است و به چه اهدافی می توان از طریق این فرآیند دست یافت. این رویه با حسابداری سیستماتیک دارایی‌های مادی و وجوه نشان داده می‌شود، که برای آن مقایسه واقعیشاخص هایی با داده های اسناد رسمی.

هدف اصلی موجودی، شناسایی مغایرت ها است. آنها می توانند به دلایل مختلفی ظاهر شوند:

• مقادیرتحت تأثیر عوامل طبیعی قرار می گیرند، بنابراین این شامل انقباض، خراب شدن به دلیل ذخیره سازی نامناسب، تبخیر یا از دست دادن رخ داده در حین حمل و نقل کالا می شود.
• اقدامات غیرقانونی از جانب کارمندان شرکت، به عنوان مثال، اندازه گیری نادرست، اجازه دادن به کیت بدن یا حتی سرقت اشیاء قیمتی؛
• مشکلاتی که در حین حسابداری ظاهر می شوند، بنابراین، پس از موجودی، اغلب خطاها، اصلاحات، نادرستی ها، غلط های املایی یا سایر ابهامات در اسناد شناسایی می شود.

بر این اساس، یک حسابرسی سیستماتیک به هر مدیر شرکت اجازه می دهد تا به موقع تخلفات و مشکلات مختلف را شناسایی کند.

عملکردهای تأیید

انجام موجودی کالاها لزوماً مستلزم استفاده از عملکردهای مختلف رویه است:

1. شرایط نگهداری کالاهای مختلف به طور عینی ارزیابی می شود و چنین ارزیابی عینی است.
2. مشخص می شود که نگهداری اسناد مختلف در شرکت به چه میزان صحیح و شایسته انجام می شود.
3. منعکس کننده ویژگی های مدیریت انبار در شرکت است.
4. کامل و صحت حسابداری ارزیابی می شود.
5. جلوگیری از انواع سوء استفاده ها و تخلفات توسط متخصصان استخدامی داده می شود.

به دلیل چنین عملکردهای متعددی، برگزاریموجودی یک فرآیند مهم در هر شرکتی در نظر گرفته می شود.

موارد شمارش موجودی اجباری

برخی از شرکت ها موظفند این روش را بدون شکست بر اساس الزامات قانونی انجام دهند. اطلاعات در مورد مواردی که موجودی کالا اجباری است در مقررات زیر موجود است:

• در قانون فدرال شماره 402 "درباره حسابداری"؛
• در دستورالعمل مصوب به دستور شماره 49 وزارت دارایی.

مطمئناً بررسی در شرایط زیر انجام می شود:

• هنگام اجاره ملک؛
• فروش یا بازخرید دارایی های متعلق به شرکت؛
• تحول یک شرکت دولتی یا شهرداری؛
• قبل از تشکیل حسابهای سالانه؛
• هنگام انتصاب یک فرد مسئول مالی جدید در شرکت؛
• وقتی آسیب به اشیاء قیمتی یا سرقت اموال شناسایی شد؛
• پس از بلایای طبیعی یا سایر موارد اضطراری؛
• هنگام سازماندهی مجدد شرکت؛
• قبل از انحلال سازمان؛
• در سایر شرایط پیش بینی شده توسط قانون.

موجودی قبل از تهیه گزارش سالانه الزامی است. چنین فرآیندی نه تنها اجازه می دهد تا الزامات قانون را در نظر بگیرد، بلکه از اشتباهات یا کمبودهای مختلف در اوراق حسابداری نیز جلوگیری کند. به طور معمول، شرکت‌ها سالانه قبل از پایان سال تقویمی یک بازبینی انجام می‌دهند.

موجودی دارایی های ثابت هر سه سال یکبار انجام می شود. هر مدیر باید تمام موارد موجودی اجباری را بداند.علاوه بر این، در صورت وجود شک و تردید در صداقت کار برخی از متخصصان استخدام شده، می تواند به طور مستقل یک بازرسی تعیین کند.

چگونه ترتیب فرآیند ایجاد می شود

انجام موجودی الزاماً مستلزم در نظر گرفتن الزامات مندرج در دستورالعمل است. تفاوت های ظریف متعددی توسط مدیران مستقیم شرکت ها تعیین می شود. برای این، قوانین در اسناد تشکیل دهنده ثابت شده است.

مدیر شرکت می تواند چند نکته مهم را شناسایی کند:

• هنگامی که فرآیندی لازم است؛
• چند بار در سال می توان موجودی را انجام داد؛
• در چه زمانی فرآیند انجام می شود؛
• چقدر دوام دارد؛
• چه دارایی هایی مطمئناً بررسی می شوند؛
• چه کسی عضو یا رئیس کمیته موجودی است.

پاسخ به همه این سؤالات در اسناد تأسیس ثابت شده است. انجام موجودی در هنگام تغییر افراد مسئول مالی الزامی است. در چنین شرایطی، یک متخصص جدید استخدام شده می تواند مطمئن باشد که کمبودهایی که در زمان سلف او ایجاد شده است، به هیچ وجه به او منتقل نخواهد شد.

چه چیزی در حال بررسی است؟

موجودی را می توان در رابطه با اموال مختلف انجام داد، بنابراین تأیید وجه نقد، دارایی های ثابت، مواد یا سایر موارد برجسته می شود. در طی فرآیند، کلیه دارایی ها و بدهی های شرکت و زیرمجموعه های آن ارزیابی می شود. عناصر زیر مشمول تأیید هستند:

• دارایی های ثابتشرکت هایی که برای انجام تجارت استفاده می شوند؛
• دارایی های نامشهود شرکت؛
• سرمایه گذاری های مالی مختلف؛
• کالاها و مواد؛
• کار در حال انجام؛
• پول در حساب ها و در دست;
• اوراق بهادار و SSO;
• تسویه حساب با طرف مقابل، خریداران، خدمات مالیاتی فدرال، صندوق های مختلف و سایر بدهکاران یا طلبکاران؛
• رزرو;
• دارایی ها و بدهی های شرکت.

چه زمانی موجودی مواد مورد نیاز است؟ چنین بررسی زمانی انجام می شود که مشکوک به سوء استفاده از اختیارات متخصصان استخدام شده در شرکت و در نتیجه سرقت یا کمبود آن باشد.

راستی‌آزمایی نه تنها شامل اموال متعلق به شرکت، بلکه در مورد اشیاء قیمتی که در حساب‌های خارج از تراز قرار دارند نیز انجام می‌شود. شرکت حقوق مالکیت آنها را ندارد، اما آنها در فرآیند کار بر اساس قرارداد اجاره یا قراردادهای دیگر استفاده می شوند.

مراحل فرآیند

انجام فهرست اموال لزوماً مستلزم اجرای اقدامات متوالی است. بنابراین، فرآیند به مراحل تقسیم می شود:

1. دستوری در مورد نیاز به موجودی توسط رئیس صادر می شود.
2. کمیسیون موجودی در حال تشکیل است و باید متخصصانی را که به نتایج ممیزی علاقه ای ندارند دربرگیرند.
3. بازه زمانی انجام این روش را تعیین کنید.
4. اموالی که باید ارزیابی شود انتخاب شده است.
5. موادافراد مسئول شرکت به کارفرما رسید می دهند.
6. موجودی ارزش‌های موجود در شرکت را که برای هر فرد مسئول مالی ایجاد شده است چاپ کنید.
7. بررسی مستقیم انجام می شود که شامل وزن کردن، مقایسه مقدار واقعی با داده های اسناد، اندازه گیری، شمارش و سایر اقدامات مشابه است.
8. اطلاعات فهرست موجودی با اطلاعات موجود در اسناد حسابداری مقایسه می شود که تشخیص هرگونه مغایرت را ممکن می سازد
9. گزاره های مقایسه ای در حال شکل گیری است که با کمک آنها می توان علل اختلافات را شناسایی کرد.
10. نتایج بررسی در حال تنظیم است که برای آن اقدام مقتضی تنظیم می شود.
11. در صورت شناسایی کمبودها و سایر مشکلات، تحقیقاتی در شرکت انجام می شود که هدف آن شناسایی عاملان است.
12. متخلفان شناسایی شده، بسته به ویژگی های تخلف، مشمول مسئولیت اداری یا کیفری هستند.

لازم است قبل از تهیه فوری، امضا و ارسال گزارش های سالانه به خدمات مالیاتی فدرال، موجودی را تکمیل کنید. روند موجودی الزاماً با یک گزارش ویژه به پایان می رسد.

قوانین گزارش

گزارشی بر اساس نتایج بررسی ایجاد می شود. این شامل اطلاعات زیر است:

• تاریخ موجودی;
• داده های اعضای کمیسیون موجودی؛
• دوره ای که طی آن عمل انجام شد؛
• اموال قابل تأیید شرکت؛
• مشکلات و کمبودهای شناسایی شده؛
• امضای همه بازرسان.

در حالی که قبل از تهیه حساب های سالانه به موجودی نیاز است، هر مدیر شرکت می تواند بدون دلیل موجه این فرآیند را آغاز کند. برای انجام این کار، دستور مقتضی صادر می شود و پس از آن کارمندان شرکت موظف به انجام مراحل هستند.

مسئولیت های کمیسیون موجودی

موجودی طبق قانون الزامی است، بنابراین هر شرکتی باید یک نهاد ویژه مسئول بررسی و حسابداری ایجاد کند. به آن کمیسیون تصفیه می گویند. او چند مسئولیت دارد:

• استفاده از اقدامات پیشگیرانه مختلف با هدف حفظ اموال شرکت؛
• شرکت در اختلافات مختلف مربوط به ذخیره یا آسیب به ارزش اموال؛
• کنترل بر صحت تنظیم اسناد مختلف مربوط به اموال شرکت؛
• موجودی بر اساس سفارش مدیریت شرکت؛
• تهیه گزارش در مورد نتایج حسابرسی؛
• انجام تحقیقات با هدف شناسایی مقصر تخلفات و مشکلات مختلف.

همه این اقدامات باید منحصراً توسط کارکنان شرکتی انجام شود که به نتایج حسابرسی علاقه ای ندارند.

چه کسی در کمیسیون است

هنگام تشکیل کمیسیون، معمولاً متخصصان زیر در کار مشارکت دارند:

• کارگران اداری؛
• متخصصان بخش حسابداری؛
• داخلیحسابرسان؛
• اغلب حتی کارشناسان مستقل نیز درگیر هستند؛
• نمایندگان پست های مختلف موجود در کارکنان سازمان.

اگر شرکت دارای مقدار کمی دارایی متفاوت است، اغلب مسئولیت انجام موجودی به کمیسیون حسابرسی منتقل می شود، اگر در شرکت وجود داشته باشد.

اگر در بازرسی مشخص شود که حتی یک نفر از اعضای کمیسیون غایب است، نتیجه رویه باطل می شود.

مسئولیت عدم موجودی

برخی از صاحبان مشاغل به دلایل مختلف عمدا از حسابرسی امتناع می ورزند. قانون مسئولیت چنین تصمیمی را پیش بینی نمی کند. اما اگر مشخص شود که در صورت‌های مالی دریافتی ناهماهنگی یا اشتباهی وجود دارد، سرویس مالیات فدرال می‌تواند شرکت را جریمه کند.

توصیه های کارشناسان

هنگام انجام موجودی در یک شرکت، توصیه می شود از توصیه های خاصی استفاده کنید. این موارد شامل موارد زیر است:

• 10 روز قبل از چک، رئیس دستور مناسبی را صادر می کند که در مجله ثبت می شود.
• تشکیل کمیسیون نه تنها دائمی، بلکه یکبار یا کاری مجاز است.
• اگر سازمان از کالاها و مواد زیادی استفاده می کند، تصمیم گیری در مورد نیاز به موجودی انتخابی بر اساس وضعیت موجود در شرکت توسط مدیر انجام می شود.
• همه اعضای کمیسیون باید در راستی آزمایی مشارکت داشته باشند، در غیر این صورت نتایج به راحتی قابل تشخیص است.نامعتبر است.
• افراد مسئول در طول فرآیند درگیر هستند.
• مدیریت شرکت باید اطمینان حاصل کند که فرآیند به سرعت و آسانی انجام می شود.
• تأیید صحت اغلب می تواند زمان زیادی طول بکشد، به خصوص در شرکت هایی که از تعداد زیادی مواد استفاده می کنند یا کالاهای زیادی را ارسال می کنند.

هنگام موجودی، اعضای کمیسیون باید الزامات قانون را در نظر بگیرند.

تاریخ سررسید

رئیس شرکت تعیین می کند که چک چند بار انجام شود. اما در عین حال، توصیه های خاصی در نظر گرفته می شود، بنابراین، حداقل یک بار در سال موجودی در انبار انجام می شود.

فروشگاه ها باید دو بار در سال چک شوند. قبل از تهیه گزارش سالانه، مواد و کالاها بدون نقص ارزیابی می شوند. راستی‌آزمایی معمولاً در عرض سه روز انجام می‌شود، اما گاهی اوقات فرآیند چند هفته به تأخیر می‌افتد.

نتیجه گیری

موجودی یک فرآیند اجباری برای هر شرکتی است. این شامل مقایسه مواد و کالاهای موجود با مقدار مشخص شده در اسناد شرکت است. این فرآیند توسط یک کمیسیون ویژه انجام می شود.

هیچ اطلاعاتی در قوانین مربوط به مسئولیت امتناع از انجام موجودی وجود ندارد، اما اگر بازرسان مالیاتی اشتباهات و تخلفاتی در گزارش پیدا کنند، شرکت باید جریمه های قابل توجهی بپردازد.