کارت کنترل مالی داخلی: برای چیست، پر کردن نمونه

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

در فرآیند فعالیت های مالی و اقتصادی، سازمان ها عملیات زیادی را انجام می دهند: تولید کالا، ارائه خدمات، تسویه حساب با تامین کنندگان و مشتریان، پرداخت مالیات و هزینه ها و سایر عملیات تعیین شده توسط انواع فعالیت ها و قوانین. سازمان باید تمامی این عملیات و نتایج مالی آنها را به مراجع نظارتی گزارش دهد، گزارش های مشخصی را به موقع ارائه کند. شرکت ها علاوه بر گزارش به سازمان مالیاتی و سایر مراجع، باید نتایج مالی خود را به سهامداران و موسسان، شرکا و حتی برخی از بدهکاران گزارش دهند. گزارش برای استفاده داخلی نیز مورد نیاز است. برای همه اینها، کنترل داخلی وجود دارد که برای راحتی آن از کارت کنترل مالی داخلی استفاده می شود. این مقاله به این موضوع اختصاص دارد. از آنجا معلوم می شود که کنترل داخلی چیست،مراحل اجرای آن چگونه است و چرا به کارت کنترل مالی داخلی، اجزای آن، مشخصات و قوانین پر کردن نیاز داریم.

کنترل داخلی چیست

کنترل داخلی در سازمان توسط واحد حسابداری یا توسط خود مدیر انجام می شود، در صورتی که سازمان کوچک باشد و او نقش حسابدار ارشد را بر عهده بگیرد. روند اعمال کنترل مالی داخلی قانون فدرال شماره 402 مورخ 6 دسامبر 2011 را تنظیم می کند. این قانون نامیده می شود - "در مورد حسابداری". در ماده 19 به طور خاص به کنترل داخلی اشاره دارد. تعدادی از الزامات کلیدی برای حسابداری مداوم، نیاز به نگهداری آن برای همه سازمان‌ها بدون استثنا، و همچنین تحریم‌هایی برای سازمان‌هایی که این الزامات را رعایت نمی‌کنند، شرح می‌دهد.

کنترل داخلی چگونه باید باشد

رویه اعمال کنترل مالی داخلی مستلزم اجرای چندین اصل است. رعایت آنها هم برای کاربران داخلی سازمان و هم برای بازبینان خارجی مهم است.

• قابلیت اطمینان. کلیه اسناد و گزارشات باید کاملاً با عملیات انجام شده مطابقت داشته باشد. همه فرآیندهای واقعاً تکمیل شده باید با مقدار و شرایط واقعی منعکس شوند.
• کامل بودن. اسناد و گزارش ها باید حاوی تمام داده هایی باشد که برای ذینفعان مهم است. عملیات باید مشخص شود، در صورت لزوم، حاوی نظرات توضیحی باشد.
• خنثی. علایق نباید در اسناد و گزارش ها ذکر شودهر شخص.
• تداوم. سلسله مراتب اسناد و گزارش ها مشاهده می شود، توالی انعکاس مبالغ کل، مجموع تجمعی برای دوره های گزارش. همه اسناد پیوند داده شده اند.

راههای پیاده سازی

همه سازمان ها در موقعیت های متفاوتی قرار دارند. در بعضی ها فقط یک نفر کار می کند که هم موسس است و هم مدیر و هم حسابدار و هم مدیر خرید و فروش همه به هم تبدیل می شوند. در برخی دیگر، برعکس، کارکنان عظیمی از مردم وجود دارند که هر کدام به تجارت خود مشغول هستند. در یک مورد، برای یک سازمان راحت تر است که محاسبات خود را انجام دهد، در دیگری، به سادگی پرسنل کافی برای این کار ندارد. بر این اساس، شرکت ها دو راه ممکن برای برون رفت از این وضعیت دارند که هر کدام مزایا و معایب خود را دارند.

• خود ثبت نام. حتی در سازمانی با یک کارمند مجرد، امکان نگهداری سوابق به تنهایی وجود دارد. در این صورت خود مدیر مسئول حسابداری است. این بدان معناست که او در زمینه حسابداری و گزارشگری، قوانین و مقررات حسابداری، امور اداری و گردش کار دانش دارد. تا به امروز، خدمات آنلاین وجود دارد که حتی با حداقل دانش در این زمینه، کمک زیادی در کار می کند. بسته به نیاز شرکت می توانید یک حسابدار فردی یا حتی کل بخش حسابداری استخدام کنید. در این صورت حسابداران مطابق با الزامات قانون کار شغلی دریافت می کنند، به آنها دستمزد و کمک به صندوق های تخصصی پرداخت می شود.
• توافق با ممیزی یامشاوره با شخص ثالث در این مورد، تمام مسئولیت های حسابداری بر دوش متخصصان یک شرکت شخص ثالث است. دغدغه اصلی مشتری پرداخت به موقع خدمات است. بدون نیاز به جستجوی نامزد برای موقعیت یک حسابدار، آزمایش آن و انتخاب از بین انبوه متقاضیان، بدون نیاز به پرداخت دستمزد و کمک به صندوق های اجتماعی. اما معمولاً قیمت خدمات مشاوره چندین برابر حقوق یک حسابدار متوسط است.

موضوعات و اشیاء کنترل داخلی

در فرآیند کنترل، موضوعات و ابژه های آن قابل تشخیص هستند. موضوعات - افرادی که اقداماتی را با هدف کسب نتیجه حسابرسی انجام می دهند ، یعنی مالکان یا مقاماتی که این تعهدات به آنها سپرده شده است. چندین سطح از موضوعات وجود دارد:

• سطح اول - صاحبان یا اعضای سازمانی که حسابرسی را از سر ناچاری یا با تصمیم خود آغاز می کنند؛
• سطح دوم - مجریان فرآیند کنترل (اعضای کمیسیون بازرسی یا حسابرسان شخص ثالث که به موجب موقعیت یا تعهدات قراردادی خود این تعهدات را بر عهده دارند)؛
• سطح سوم - کارکنانی که مسئولیت های شغلی آنها شامل اجرای عملکردهای کنترلی است؛
• سطح چهارم - پرسنل در حال انجام بازرسی به دلیل نیاز.

اشیاء چک اشیایی هستند که کنترل به آنها هدایت می شود. اینها می توانند منابع سازمان باشند،سیستم های امنیتی، پرسنل، نتایج مالی و سایر اجزای فعالیت اقتصادی که مورد توجه کاربران مختلف اطلاعات مورد نظر است.

سازمان سیستم کنترل داخلی

کنترل داخلی اطلاعات و اعتماد به سازمان را به طور همزمان در اختیار بسیاری از کاربران قرار می دهد. باید به گونه ای طراحی شود که منافع همه افرادی را که اطلاعات در مورد وضعیت مالی شرکت و موقعیت آن در بازار برای آنها مهم است برآورده کند. برای انجام این کار، کنترل باید به اجزای زیر از فعالیت تجاری مربوط باشد:

• کامل و قابلیت اطمینان اطلاعات منعکس شده در حسابداری، مالیات و حسابداری مدیریت، قابل مقایسه و تداوم آن؛
• فعالیت شرکت به طور کلی و میزان بازتاب آن در اسناد حسابداری؛
• استفاده مشروع و کارآمد از وجوه در اختیار شرکت؛
• قابلیت اطمینان حفاظت از اسرار تجاری؛
• نگرش مدیریت سازمان به کاستی های شناسایی شده، سرعت و رویکرد اصلاح آنها؛
• انتقال سریع اطلاعات داخلی و گزارش دهی به افرادی که مسئولیت های شغلی آنها شامل تصمیم گیری های مدیریتی است.

کارت کنترل مالی داخلی چیست

اجرای کنترل داخلی باید به طور سیستماتیک مورد بررسی قرار گیرد. به منظور راحت ترین فرآیند، یک سند ویژه وجود دارد -کارت کنترل مالی داخلی به عبارت ساده، این یک برنامه اقدام کنترلی است که رویه ها و افراد مسئول (اشیاء و موضوعات) را نشان می دهد. فرآیند مستندسازی کنترل داخلی شامل تعدادی فرم ها و گزارش های مرتبط با یکدیگر است. در عین حال، لازم به ذکر است که کارت کنترل مالی داخلی برای برخی از سازمان ها اجباری است، برای برخی دیگر فقط یک ابزار مناسب است که به میل خود استفاده می شود.

وزارت دارایی یک فرم یکپارچه از کارت کنترل مالی داخلی یک مؤسسه دولتی ایجاد کرده است. نمونه ای از چنین فرمی در این مطلب آورده شده است. برای سازمان هایی که از بودجه بودجه در فعالیت های خود استفاده می کنند الزامی است. یعنی ساختارهای ایالتی، ایالتی و شهرداری.

2017 کارت کنترل مالی داخلی: اطلاعات قابل تأیید

در کنترل داخلی سازمان‌ها، اعم از تجاری و عمومی، مهم است که همه اجزای فعالیت تجاری را لمس کنیم. رویه های کنترلی زیر در کارت های کنترل مالی داخلی برای سال 2017 منعکس شده است:

• تطبیق مانده های ذکر شده در اسناد و مندرج در حساب های ترازنامه. دفاتر نقدی، صورتحسابهای بانکی، اعمال مصالحه با طرف مقابل، گزارش صندوقدار، گزارش انبار، یعنی اسناد اولیه در نظر گرفته می شود.
• مقایسه مبالغ مندرج در ترازنامه ابتدای سال، گزارش سالانه آخرین دوره گزارش، شاخص هااز دفتر کل و مبالغ منعکس شده در بخش های ترازنامه در تاریخ جاری.
• موجودی موجودی ها، اشیاء با ارزش، اموال.
• کنترل و تطبیق حسابهای پرداختنی و دریافتنی.
• بررسی صحت مدیریت اسناد، انطباق اوراق اداری با الزامات قانون، سیاستهای حسابداری سازمان، نقشه حسابها، سایر مقررات مرتبط با حوزه فعالیت.
• بررسی در دسترس بودن و اجرای صحیح اسناد اولیه که بر اساس آن داده ها وارد حسابداری و گزارش شده است.

محتوای نمودار کنترل داخلی

روش تولید کارت های کنترل مالی داخلی ممکن است در شرکت ها بسته به شکل قانونی، ویژگی های کار، زمینه فعالیت متفاوت باشد. اما در انواع اشکال سند، می توان جزئیاتی را که در همه آنها مشترک است، مشخص کرد. کارت کنترل مالی حاوی اطلاعات زیر است:

• نام سند؛
• نام سازمانی که در آن تصویب و تصویب شده است؛
• دوره زمانی که کارت برای آن تأیید شده است؛
• نام اشیاء کنترل؛
• کارمندی که مسئول عملیات است، به عبارت دیگر، مجری؛
• مقامی که تراکنش ها را کنترل می کند - کنترل کننده؛
• روشی که توسط آن کنترل انجام می شود (به عنوان مثال، بررسی اجرای یک سند، تطبیق داده ها در طول موجودی باارقام واقعی)؛
• روش کنترل (کنترل جریان کامل، متعاقب پیوسته، جریان انتخابی، انتخابی بعدی و موارد دیگر)؛
• فراوانی که با آن اقدامات کنترلی انجام می شود (در فرآیند تشکیل، قبل از تأیید، قبل از انتقال سند، پس از معاملات)؛
• عنوان سمت، تاریخ تنظیم کارت کنترل مالی داخلی مؤسسه دولتی، نمونه امضا، نام خانوادگی و حروف اول کنترل کننده.

آنچه در هنگام تهیه نقشه در نظر گرفته می شود

ویژگی های کارت کنترل مالی داخلی به شرایطی که سازمان در آن فعالیت می کند، شکل مالکیت آن، جایگاه بازار، در دسترس بودن نیروی کار، منابع مادی و مالی و بسیاری عوامل دیگر بستگی دارد. برای سازمان های دولتی و شهرداری، نقشه های نمونه واضح ایجاد شده است. شرکت های خصوصی ممکن است این سند را خودشان برای استفاده داخلی توسعه دهند. هنگام تدوین آن باید به چند نکته مهم توجه کرد که عبارتند از:

• ارتباط انواع مختلف، انواع و اشکال بازرسی برای یک سازمان خاص در یک لحظه خاص از فعالیت؛
• دوره ای بودن و فراوانی بازرسی هایی که سازمان در آن بیشترین بهره وری را انجام خواهد داد؛
• وضعیت سازمان، در دسترس بودن منابع لازم برای اجرای بازرسی ها (مالی، کارگری، فنی، مادی، موقت)؛
• توزیع بار یکنواخت زمانی کهانجام بررسی کنترل‌کننده‌های فعلی، زیرا فعالیت بیش از حد کار باعث ایجاد خستگی می‌شود، و این به نوبه خود، مستلزم خطا، از دست دادن اطلاعات مهم از نظر و سایر پیامدهای ناخوشایند است.

شرایط اضافی برای کارتهای کنترل بخش عمومی

تراکنش های بودجه ای کارت کنترل مالی داخلی - مبنای و دلیل تدوین آن. در بخش دولتی، این سند ضروری است. اما اگر در سازمان‌های تجاری بتوان به ساختار نقشه‌ای خلاقانه و بر اساس نیازهای خود شرکت در یک زمان معین نزدیک شد، در آن صورت با شرکت‌های دولتی وضعیت پیچیده‌تر است. قبل از امضای دستور تأیید کارت کنترل مالی داخلی برای یک سازمان شهرداری یا ایالتی، باید مطمئن شوید که تمام الزامات ساختار و ترکیب آن رعایت شده است. این الزامات را می توان با لیست زیر نشان داد:

• شفاف در درک جهت بازرسی ها؛
• بازتاب حوزه‌های تجاری که در آن ممیزی عملیات بودجه انجام می‌شود؛
• شرح تفصیلی الگوریتم‌های مورد استفاده برای تأیید؛
• مهلت‌های بازرسی، رعایت و تأیید آنها به وضوح تعیین شده است؛
• مرزهایی که در آن فعالیت های کنترلی انجام می شود.

برخی از نهادهای بخش عمومی برنامه های بازرسی را که در سطح دپارتمان صادر شده است را اجباری کرده اند. این به آنها است که شرکت ها باید به شدتپيگيري كردن. این دستورالعمل ها را می توان در سطوح مختلف دولت صادر کرد:

• اسناد، مقررات و نامه های فدرال مورد توافق با وزارت دارایی فدراسیون روسیه و لازم الاجرا در سراسر فدراسیون روسیه.
• مقررات منطقه ای، مقررات، نامه ها، احکام و الزامات لازم الاجرا در قلمرو یک منطقه، شهرستان یا استان خاص. برای شرکت هایی که از نظر جغرافیایی در این مرزها قرار دارند، این الزامات برای محتوا و ساختار کارت های کنترل مالی داخلی اجباری است. پر کردن نمونه در هنگام صدور چنین اسنادی با Rosfinnadzor موافقت می شود.

فرار از الزامات بررسی دقیق یا عدم رعایت مقررات ممکن است منجر به تحریم‌های شدید تحت کدهای RF بسته به شدت جرم مالی شود.