اقدام اصلاحی تعریف، ویژگی ها و اصول است

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

وقتی "اقدامات اصلاحی" کسل کننده را با حروف بسیار غم انگیز "QMS" می بینید برای بستن صفحه عجله نکنید. بله، ما موافقیم، از نظر میزان خسته کننده بودن در چشم کارکنان شرکت های دارای سیستم مدیریت کیفیت، فقط حمایت از نیروی کار می تواند استدلال کند. در همین حال، QMS مؤثرترین و آزمایش‌شده‌ترین سیستم با سابقه درخشان و ابزارهای پیاده‌سازی هوشمندانه است. یکی از ابزارهای کلیدی سیستم، اقدام اصلاحی است.

تعریف و توضیح

اقدام اصلاحی اقدامی است که برای از بین بردن علل عدم انطباق انجام می شود. در این مورد، کلمه کلیدی "دلایل" است. به عبارت دیگر، همه چیز باید اصلاح شود تا دیگر چنین ناهماهنگی‌هایی در آینده تکرار نشود.

عدم انطباق انحراف از الزامات تعیین شده است. توجه داشته باشید که در QMS جایی برای کلماتی مانند "اشتباه" وجود ندارد و این بسیار استاساسا تعبیر «اشتباه» به معنای حضور مجرم و در نتیجه مجازات مناسب است.

در QMS چنین چیزی وجود ندارد و هرگز نخواهد بود. درک و پذیرش نیمی از موفقیت در اجرای QMS است.

اول از همه، بیایید همه چیز را در جای خود قرار دهیم.

سه گانه رویه ای

اقدام اصلاحی در QMS یکی از شش رویه اجباری است که در استاندارد افسانه ای ISO 9000 توضیح داده شده است. این رویه ارتباط نزدیکی با دو روش دیگر دارد، این همان چیزی است که "ترویکا" با هم به نظر می رسد:

1. رویه مدیریت محصول ناسازگار.
2. رویه اقدام اصلاحی.
3. رویه اقدام پیشگیرانه.

به بیان ساده، ابتدا هرگونه ناهماهنگی مشخص می شود و سپس اقداماتی برای رفع علل آن برنامه ریزی و اجرا می شود.

مشکل کلیدی: کجا به دنبال "چیزی" باشیم؟

برای تصحیح چیزی، ابتدا باید این "چیزی" را پیدا و اصلاح کنید. نقص در محصولات تولیدی، نقض نظم و انضباط، بی ادبی در برقراری ارتباط با مشتری کلیدی، تحریف صورت های مالی، افزایش تعداد صدمات در کار - نمونه های زیادی از عدم انطباق وجود دارد، آنها می توانند از نظر بسیار متنوع باشند. از میزان خسارت وارده به شرکت و بر اساس موضوع. اما همه چیز روی کاغذ خوب به نظر می رسد. در واقع، جمع آوری حقایق تولید عینی با ماهیت منفی بسیار دشوار است. معمولاً این کار توسط یک نماینده مدیریت کیفیت انجام می شود که هیچ ایده ای در مورد تفاوت های ظریف تولید و سایر اسرار داخلی ندارد.

مجموعهحقایق واقعی برای برنامه ریزی و اجرای اقدامات اصلاحی باید به طور مداوم و در چندین منبع انجام شود: در حسابرسی داخلی، گزارش های کارکنان، شکایات مصرف کنندگان.

ما به خود و بچه ها نمی زنیم

اینجاست، مانع اصلی برای اجرای یک سیستم کیفیت جالب، از جمله مدیریت موثر اقدامات اصلاحی. می توانید سمینارهایی برگزار کنید و نامه های انگیزشی برای کارکنان در مورد اهمیت پر کردن فرم گزارش عدم انطباق به موقع بنویسید تا شرکت بلافاصله برای برنامه ریزی و انجام اقدامات اصلاحی برای رفع آن عجله کند. آنها با علاقه گوش می دهند، سرشان را تکان می دهند و حتی از شما برای مشارکت شما در امر مشترک تشکر می کنند.

اما پس از آن در بهترین حالت، با خطر دریافت گزارشی از یک اختلاف کلاسیک از سوی توده‌های وسیع کارگران مواجه می‌شوید: همه چیز در مورد دستمزدهای پایین است، این اختلاف اصلی است. آن را بالا ببرید و همه چیز بلافاصله خوب می شود. جالب ترین چیز این است که اکثر مردم چنین گزارشی را از صمیم قلب می نویسند، با اعتقادی صمیمانه به موفقیت.

چه کار کنیم و چگونه زندگی کنیم؟ آموزش دهید، توضیح دهید، کمک کنید فرم را پر کنید، با مدیر اول مذاکره کنید تا او ابتدا گزارش را بنویسد. نه با شستن، بلکه با چرخاندن: باید فکر کنید و به خط خود ادامه دهید. تا حد امکان واضح و شفاف باشید.

تفاوت اصلاحی و پیشگیرانه

حتی مشاوران QMS گاهی اوقات در بحث درباره اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه و توضیح تفاوت بین آنها مشکل دارند. در ضمن، کاملاً ساده است، تفاوت واضح و کاملاً ملموس است. خودتان قضاوت کنید:

• یک تنظیم ساده این است که ناهماهنگی را در محل اصلاح کنید. مثال: ترکیدگی لوله که باید فوراً وصل شود. این تنظیم خواهد بود.
• اقدام اصلاحی از بین بردن علل عدم انطباق است. چرا لوله ترکید و برای جلوگیری از این اتفاق چه باید کرد.
• اقدام پیشگیرانه اقدامی برای جلوگیری از عدم انطباق یا توسعه در هنگام معرفی یک سرویس یا محصول جدید است. یک مثال خوب و بسیار رایج، انجام اقدامات پیشگیرانه در تمام شعبات شرکت در صورت مشاهده عدم انطباق در یکی از آنها است.

همه چیز با بمب های بریتانیایی شروع شد که منفجر نشدند

نمونه های زیادی از اقدامات اصلاحی، از جمله اقدامات تاریخی وجود دارد. آغاز ماجرای بمب جنگ جهانی دوم بریتانیا بود که رویکرد فرآیند و تمام استانداردهای ISO در تولید را آغاز کرد.

بمب ها قبل از ارسال به طور مکرر در برخی از کارخانه های نظامی بریتانیا شروع به انفجار کردند (ناسازگاری). و در کارخانه های دیگر، برعکس، بمب ها منفجر نشدند - یک اختلاف دیگر. راه حل (اقدام اصلاحی) توسط وزارت دفاع پیدا شد. بازرسان خود را به هر کارخانه فرستاد. اکنون هر سازنده موظف بود توالی تمام عملیات را تجویز کند و کنترلر بررسی می کرد که آیا کارگران آنها را دنبال می کنند یا خیر. بمب ها اکنون در مکان مناسب در زمان مناسب منفجر شدند. فقط؟ آره. و درخشان.

تویوتا و کنترل کیفیت کلی ژاپنی

QMS در تویوتااز دیرباز استاندارد مدل کیفیت ژاپنی و موضوع مطالعه و بحث کلی بوده است. تویوتا "پایگاه" اصلی ادواردز دمینگ، نویسنده معجزه اقتصادی ژاپن با اصول عملیاتی معروف خود است که در کارخانه های تویوتا در سراسر جهان استفاده می شود.

اقدامات اصلاحی بر شخصیت کارمند متمرکز نیست، بلکه بر رفتار او متمرکز است. نه اقدامات انضباطی، بلکه توسعه انسانی و حل مسئله، ارزش های اصلی تویوتا در این مجموعه سوالات است. سیستم ژاپنی استخدام مادام العمر بالاترین درجه مسئولیت کارگران را بر عهده می گیرد. و برای این، مردم باید صبورانه و با دقت کار کنند.

برای مثال، تاخیر کارمندان را در نظر بگیرید، که در یک محیط شرکتی ژاپنی غیرقابل قبول است. اما اگر فکر می کنید که چنین غیرقابل قبولی ویژگی ذاتی افراد تویوتا است، در اشتباهید. برای متخلفان انضباط کار، یک برنامه اقدام اصلاحی پنج مرحله ای واضح امضا شده است. ترک آخرین مرحله پنجم است و تقریباً هرگز به آن نمی رسد.

دستور العمل تویوتا: پنج مرحله برای ناقضان نظم و انضباط شرکتی

1. گام اول یک یادآوری ساده از سوی رهبر، ترجیحاً به صورت شوخی یا توصیه برای خرید ساعت زنگ دار است. این اقدام یک اقدام اصلاحی نیست.
2. اگر تاخیر چهار بار یا بیشتر در سال ادامه یابد، اولین اقدام اصلاحی به صورت یک یادآوری کتبی انجام می شود. کارمند باید بنویسد که قرار است چه کاری انجام دهد تا وضعیت را اصلاح کند.
3. اگر همان کارمند حداقل دو بار در سال بعد تأخیر داشته باشد، جلسه انضباطی با حضور مقامات عالی تشکیل می شود. هدف از چنین اقدامات اصلاحی کمک به کارگر در یافتن راه حل تا حد امکان و توجه، اطمینان از اینکه فرد بدبخت از انتظارات شرکت از او آگاه بوده است، است. تجزیه و تحلیل اقدامات اصلاحی مرحله قبل انجام شده است. در این جلسه یک نماینده از اداره پرسنل همیشه حضور دارد که به عنوان وکیل متخلف عمل می کند.
4. در صورت وجود دو تاخیر در سال آینده، به کارمند مرخصی داده می شود تا تصمیم نهایی را بگیرد و نامه ای به کمیسیون بنویسد. اگر کمیسیون تصمیم بگیرد کارمندی را در تویوتا نگه دارد، این روز مرخصی را به او می دهند.
5. کارمند اکنون چهار سال "مشروط" دارد. اگر حتی یک تاخیر در این سال ها اتفاق بیفتد، کمیسیون توصیه می کند که کارگر اخراج شود.

لازم به ذکر است که چنین اخراج هایی در تویوتا بسیار نادر است. معمولاً همه چیز در مراحل قبلی اقدامات اصلاحی حل می شود.

می توانید شلیک کنید. فقط مراقب باش

اصول "تویوتا" را می توان در اینجا نیز به کار برد. اگر به آن فکر کنید، تجزیه و تحلیل مغایرت ها و جستجوی اقدامات اصلاحی شایسته تقریباً همان طرحی برای یافتن علل هستند.

عدم تطابق ممکن است به دلیل این واقعیت رخ دهد که هیچ سند نظارتی وجود ندارد و کارمندان به سادگی نمی دانند چگونه اقدامات را انجام دهند. اقدام اصلاحی ایجاد یک دستورالعمل یایادداشت دستور عملیات.

یکی دیگر از دلایل عدم انطباق می تواند فقدان آموزش یا دستورالعمل های کاری باشد. قوانین و رویه هایی وجود دارد، اما هیچ کس آنها را به اطلاع کارمند نرسانده است.

و حالا گزینه سوم: یک رویه وجود دارد و آموزش انجام شد و یک بار دیگر یادآوری شد. بله، اما کارمند سهل انگار است و نمی خواهد کار کند. اینجاست که او باید اخراج شود، این یک اقدام اصلاحی سخت خواهد بود. دیگر نیازی به اثبات این نیست که این تصمیم با QMS و اصول تویوتا مطابقت دارد. و برای اینکه اشتباهات هنگام انتخاب و استخدام کارمند جدید برای یک موقعیت خالی تکرار نشود، شرح شرایط برای یک موقعیت خالی در بخش استخدام باید با در نظر گرفتن مورد اخراج نوشته شود.

سیستم "الماس" نیژنی نووگورود: عیب صفر

در ابتدا، میزان نقص 65.9٪ بود. نمونه معروف اجرای موفق اصول QMS توسط روسیه. "الماس" نام یک سیستم تالیف منحصر به فرد است که در کارخانه کوچک "Instrum-Rand" در شهر پاولوو در منطقه نیژنی نووگورود اختراع و اجرا شد.

این کارخانه ابزارهای بادی تولید می کند که در اروپا و ایالات متحده آمریکا بدون تأیید قبلی خریداری می شوند. Instrument-Rand تنها شرکت روسی است که ممیزی مهندسی توسط مرسدس بنز را گذرانده است. طبیعتاً تیم به سختی و طولانی تا این سطح پیش رفت.

از همان ابتدا مشخص بود که هر نقصی تنها در صورت وجود اطلاعات صادقانه و جامع در مورد چگونگی وقوع آن قابل رفع است.فقط در این مورد امکان شناسایی دقیق عدم انطباق ها و اقدامات اصلاحی برای از بین بردن علت نقص وجود داشت. به عبارت دیگر نیاز به اعترافات صمیمانه کارگران بود که عجله ای برای این کار نداشتند. ترس از دست دادن پاداش یا تنبیه مداوم و فراگیر بود.

در آن زمان سیستمی با "الماس" اختراع و اجرا شد که … قطعات معیوب بودند. ارائه اطلاعات در مورد ازدواج یک اتفاق مثبت بود، هیچ کس به این دلیل مجازات نشد. برعکس، هر گونه اختلاف در تیم مورد بحث قرار گرفت تا با هم بهترین و صحیح ترین اقدام اصلاحی را پیدا کنیم. برای «الماس‌ها» میزهای مخصوصی مانند موزه می‌چینند. اینگونه بود که روانشناسی کارگران نیژنی نووگورود تغییر کرد و Tool-Rand شروع به ارتقاء به ارتفاعات مدیریت کیفیت جامع کرد.

نتیجه گیری

صبر، رهایی از کلیشه ها، دانش خوب از تاریخچه استانداردها و مهارت های ارتباطی عالی مجموعه ای از ویژگی های کاملاً قابل دستیابی برای تحقق بلندپروازانه ترین برنامه ها در پیشبرد شرکت است.

مدل های مدیریتی جدید زیادی در ادبیات کسب و کار و وب وجود دارد: برخی با نام های عجیب و غریب، برخی با رویکردهای به ظاهر غیر معمول. فقط بیشتر آنها شبیه بسته بندی های جدید آب نبات با پر کردن کلاسیک هستند.

QMS با سیستم اقدامات اصلاحی خود هرگز کسی را ناامید نکرده است. ساده و مبتکرانه دو کلمه مناسب برای توصیف آن هستند.