فرآیندهای سازمانی: انواع، مراحل، اهداف

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

فرایندهای سازمانی فرآیند انجام کار طبق برنامه است که به سه مرحله تقسیم می شود. تقسیم کار، گروه بندی به بلوک های جداگانه (بخش ها، بخش ها) و هماهنگی گروه های جداگانه.

سه مثال فرآیند

نمونه های زیر از توزیع فرآیند قابل تشخیص است:

• تقسیم کار به مراحل جداگانه. در این صورت، انواع مختلفی از کارها با توجه به صلاحیت، مهارت و تجربه یک کارمند به فرد واگذار می شود.
• کار گروهی را در بلوک‌های جداگانه گروه‌بندی کنید. بلوک‌های مجزا به معنای بخش، بخش یا بخش فرعی است که در آن گروهی از کارمندان با صلاحیت یکسان روی یک پروژه خاص کار می‌کنند. با این تقسیم، کار سریعتر انجام می شود.
• هماهنگی کار در مورد حل تعارضات و ایجاد مکانیسمی برای اجتناب از آنها است.

مراحل فرآیند

فرایند سازمانی را می توان به چند مرحله تقسیم کرد:

• تقسیم کار.
• کارهای گروه‌بندی.
• هماهنگی کار.

اما موارد بسیار دیگری وجود دارد که می توان آنها را شناسایی کرد. بستگی به سازمان و آن داردفعالیت‌ها.

تقسیم کار

اولین گام در فرآیند سازمانی، با توزیع کار بین کارکنان مطابق با صلاحیت ها و مهارت های آنها. در عین حال، مدیریت باید اطمینان حاصل کند که یک کارمند بیشتر یا کمتر از همکارانش کار نمی کند. اصل توزیع بر اساس توانایی توزیع زمان کار کارکنان است. و همچنین اینکه آنها فقط کارهایی را انجام می دهند که می دانند چگونه انجام دهند.

این باعث کاهش زمان انتقال بین عملیات، کاهش آموزش می شود (زیرا کارگران فقط کارهایی را انجام می دهند که از قبل می دانند). تجهیزات و ابزار نیز بهبود یافته است. خطر این تخصص وجود دارد - یکنواختی کار. مهارت های خلاقانه و تجلی آنها را در حین کار از کارمند سلب می کند. برای جلوگیری از این امر، مدیران اغلب از دو روش استفاده می کنند

1. گسترش حوزه فعالیت کارگر.
2. غنی سازی نیروی کار.

گسترش حوزه فعالیت، فراهم کردن فرصتی است که یک کارمند به انتخاب خود چندین کار را همزمان با هم ترکیب کرده و انجام دهد. همچنین می تواند وظایف انجام شده را گسترش دهد. غنی‌سازی نیروی کار، ارائه کنترل مستقل بر پیشرفت کار برای کارمند است.

گروه بندی مناسب وظایف برای اجرای بیشتر

مرحله فرآیندهای سازمانی شرکت مستلزم ایجاد بلوک های مختلف (بخش ها و بخش ها) است که وظایف فردی را بر عهده دارند. این به حداکثر کارایی و سرعت راه حل می رسد.یک مشکل یا مشکل دیگر به عنوان یک قاعده، کسانی که کار مشابهی انجام می دهند در یک بخش متحد می شوند.

به این ترتیب کار در سازمان های کوچک توزیع می شود.

چنین سازمان‌هایی بخش‌های تولید را بر اساس ویژگی‌های عملکردی آن‌ها تقسیم می‌کنند. یعنی با توجه به نوع کار انجام شده. هر معاون یک بخش جداگانه مسئول فعالیت های خاص شرکت - فروش و بازاریابی، فعالیت های حمل و نقل و عملیات مالی است. همچنین، برخی از بخش ها را می توان به 2-3 بخش دیگر تقسیم کرد.

این نمودار تقسیمات در سازمان های بزرگ را نشان می دهد.

سطوح معاونت بر اساس نوع تولید بنگاه تشکیل می شود. سطح پایین را موقعیت ژئوپلیتیکی تشکیل می دهد. آخرین سطح با توجه به نوع فعالیت یکی از جهت ها سازماندهی می شود. اینها انواع اصلی فرآیندهای سازمانی هستند. ساده شده، مانند نمودار به نظر می رسد.

کنترل کار

هماهنگی کار سازمان ها به شما این امکان را می دهد که در مراحل قبلی کارکنان را در جهت درست کنترل و هدایت کنید. این کار برای اطمینان از انجام صحیح، به موقع و طبق برنامه انجام می شود. هماهنگی را می توان از طریق یک زنجیره فرماندهی انجام داد. نوع دیگری نیز وجود دارد - عمودی. در اینجا، کنترل به پیوندهای جداگانه تقسیم می شود که بر روی یکدیگر قرار دارند.

برای مثال، یک مدیر کارمندان عادی را کنترل می کند. و کار او تحت نظارت مدیریت بالاتر است. هر چه مقدار بیشترکارکنان، مدیران کمتری نیاز دارند، به همین دلیل، اطلاعات سریعتر به مدیریت می رسد. اما با تعداد کارمندان کمتر، رئیس جمهور باید با درگیری های محل کار بیشتری مقابله کند.

روش دیگری برای هماهنگی وجود دارد - بازار، کارآمدترین و قوی ترین. بازار نمونه بارز کمک متقابل در هماهنگی عمودی است. این نیاز به رهبری متمرکز بالاتر ندارد، بازار قدرتمندترین بازار برای تولید کننده و مصرف کننده است. برای برخی از شرکت ها، بازار سودآورترین روش هماهنگی است.

این نوع کار چه تفاوتی با بقیه دارد؟

توسعه سازمانی نوعی فعالیت است که باید فرآیندهای تولید و مدیریت را در شرکت ها ساده کند. مفهوم او بر پایه های روانشناسی و جامعه شناسی ظاهر شد که قرار بود تعارضات حاصل را در عمل حل کند. این اصطلاح توسط رابرت بلیک در سال های 1946-1949 معرفی شد. در ESSO Corporation (در حال حاضر اکسون).

تفاوت اصلی این فرآیند با سایر انواع کار با کارکنان این است که سازمان به عنوان یک کل در نظر گرفته می شود، با همه عناصر تعاملی. رویکرد سیستماتیک شامل توالی در نظر گرفتن روابط عملکردی، ساختاری، فنی و شخصی در سازمان است. همچنین، برنامه های این نوع کار شامل تجزیه و تحلیل عملکرد و مشکلات مربوط به آن است.

هدف چنین راهکارهایی افزایش کارایی تولید است. مفهوم توسعه سازمانی به منظور شرکت ایجاد شدبه طور فعال و پیوسته توسعه یافته است. بنابراین، در نام آن کلمه "توسعه" وجود دارد. و رشد نه به قیمت "شوک" یا "تکانه"، بلکه به قیمت منابع داخلی رخ خواهد داد. اولین چیزی که متخصصان توسعه سازمانی سعی در دستیابی به آن دارند چیست؟

اول از همه، تعادل بین منابع مصرف شده و محصولات فروخته شده و همچنین بازپرداخت همین کالاها. و همچنین توسعه شرکت، رشد آن و انسجام تیم در سازمان. نتایج کار این متخصصان به شرح زیر است:

• آمادگی تیم یا کارکنان برای تغییرات محلی یا جهانی؛
• نگرش مثبت کارکنان به یکدیگر و همچنین توسعه کمک متقابل بین آنها؛
• بهینه سازی ساختارهای سازمانی و عملکردی شرکت؛
• دستیابی به رضایت شغلی کلی در سراسر شرکت.

کار چنین متخصصی بسیار پیچیده است و همانطور که در بالا ذکر شد مبتنی بر روانشناسی و جامعه شناسی است. همچنین پس از کار این افراد، مدیران شاهد بهبود کیفیت محصول، بهره وری بالاتر، تقویت جایگاه سازمان در بازار، کاهش تلفات کارکنان، افزایش درآمد و … هستند.

مراحل اصلی که متخصصان رشد سازمانی طی می کنند

رشد سازمانی یک فرآیند مستمر است که به چند مرحله تقسیم می شود.

• در مرحله اول، متخصص و مدیریت متوجه می شوند که لازم است سازمان در ساختارهای مختلف تغییر کند. این درک می تواند در آن ها بیایدلحظاتی که کارکنان متوجه عوارض در کار شرکت می شوند. همچنین مهم است که همه بخواهند شرکت را تغییر دهند.
• در مرحله دوم، پس از آگاهی و ظهور میل به حل مشکلات و تغییر شرکت به سمت بهتر، متخصص شروع به کار می کند. برخی از مشکلات در حال حل شدن است، یعنی سیستمی از روابط کاری ایجاد می شود تا تغییرات سازمانی انجام شود.
• در مرحله سوم، پس از اینکه متخصص می تواند به شرکت نفوذ کند، شروع به جمع آوری اطلاعات در مورد او می کند. این یک فعالیت بسیار مهم است و به شدت طبق تکنیک خاص یک متخصص انجام می شود. حتی اگر یک شرکت اطلاعات زیادی داشته باشد، ممکن است همیشه نتواند مشکلات سازمانی واضح را مشخص کند.
• در مرحله چهارم پس از جمع آوری اطلاعات کافی نیاز به تحلیل و بررسی دارد. این مرحله را می توان تشخیصی نیز نامید. متخصص باید "تشخیص" را انجام دهد و "درمان" را آغاز کند، و همچنین تغییرات سازمانی را اعمال کند.
• در مرحله پنجم، متخصص تمام مشکلات را درک می کند، او باید برنامه ای برای حذف آنها و اجتناب بیشتر ایجاد کند. در این راستا از تکنیک های خاص خود استفاده می کند. زمانی که طرحی طراحی شد، باید اجرا شود. متخصص باید بر اجرای طرح نظارت کند.
• مرحله ششم، آخرین مرحله است. بعد از اینکه سازمان به سمت بهتر شدن تغییر کرد، نیاز به متخصص از بین می رود. گاهی اوقات مواردی وجود دارد که وابستگی یک شرکت به یک متخصص بسیار زیاد می شود، بدون او نمی تواند کار کند. این مشکلات نیز هستندتوسط متخصص حل شد.

اهمیت رشد سازمانی

در یک شرکت در حال توسعه یا در شرکتی که در آستانه ورشکستگی است، باید خود را با این مفهوم آشنا کنید. و مطلوب است که یک متخصص استخدام کنید. کار او هزینه خواهد داشت، اما تغییراتی که او در شرکت ایجاد خواهد کرد قیمتی نخواهد داشت.