نمادها در برگه زمان. نحوه پر کردن یک برگه زمانی (نمونه)

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

زمان کار و حسابداری آن از اجزای مهم هر سازمانی است که به شما امکان می دهد فعالیت های شرکت را کنترل کنید و کارکنان را انضباط کنید. به منظور ساده کردن این روش، یک فرم خاص - یک برگه زمانی ایجاد شد. در دو نسخه کاغذی و الکترونیکی وجود دارد. و هر یک از گونه ها تفاوت های ظریف خود را در پر کردن دارند.

چه کسی برگه زمانی را پر می کند

هر سازمان با تمرکز بر ویژگی‌های فعالیت و تعداد کارکنان، فردی را که مسئول حفظ جدول زمانی است، منصوب می‌کند. اگر سازمان کوچک است و همه کارها در دفتر انجام می شود، بازرس پرسنل، حسابدار یا سایر افراد مجاز، کارمندان را برنامه ریزی می کنند.

در صورتی که یک شرکت دارای امکانات متعددی باشد، بسیار ساده‌تر است که کارمندان را مستقیماً در محل کارشان جدول زمان بندی کنید. در این صورت این مسئولیت بر عهده سرکارگر یا رئیس استتقسیمات فرعی با دستور جداگانه یا مقرر در قرارداد کار.

الگوریتم کار با جدول زمانی

قبل از هر چیز، باید بدانید که هر سازمانی باید یک برگه زمانی معمولی (یعنی در نسخه کاغذی) داشته باشد. فرم را می توان به تنهایی چاپ کرد یا از چاپخانه سفارش داد.

دو فرم تایید شده وجود دارد: T-12 و T-13. تفاوت آنها در این است که اولی نه تنها ساعات کار را در نظر می گیرد، بلکه ستون هایی برای محاسبه دستمزد ماهانه دارد. آنها طبق همان طرح پر می شوند، یعنی هر ماه در روز اول یک برگه زمانی جدید باز می شود. پر کردن ستون ها ضروری است:

• نام شرکت (طبق اسناد تشکیل دهنده)، شماره سریال و تاریخ تکمیل.
• دوره ای که برگه زمانی باز می شود.
• تعداد ترتیبی پرسنل و داده‌های آنها از کارت‌های شخصی.

بقیه داده ها ظرف یک ماه وارد می شود و پر کردن بخشی که مربوط به دستمزد است برای کارمند حسابداری باقی می ماند.

نمادها در برگه زمان

برای پر کردن سریع‌تر و راحت‌تر برگه زمان، یک سیستم نمادگذاری توسعه و تأیید شد. آنها منعکس کننده حالت کار و استراحت و سایر تفاوت های ظریف هستند. 36 نام گذاری ارائه شده است. اما گاهی اوقات این عدد برای نمایش دقیق تمام اطلاعات یک کارمند کافی نیست.

نمادها در برگه زمان

	نام	تعیین حروف	نامگذاری عددی
1	ساعت روز و عصر	I	01
2	ساعت کاری شب	N	02
3	کار در تعطیلات آخر هفته و تعطیلات	RP	03
4	اضافی	c	05
5	سفر کاری	K	10
6	تعطیلات اصلی	از	14
7	مرخصی اضافی	یک	15
8	تعطیلات تحصیلی	U	16
9	ساعت کاری کوتاه برای دانشجویان	UV	17
10	مرخصی تحصیلی اضافی بدون حقوق	UD	18
11	مرخصی زایمان	r	19
12	مرخصی پدری (با پرداخت جزئی)	veh	20
13	مرخصی پدر و مادر (بدون حقوق)	oj	21
14	مرخصی بدون حقوق	تا	22
15	مرخصی بدون حقوق به دلایل قانونی	OZ	24
16	مرخصی استعلاجی	B	25
17	بدون پرداختناتوانی	t	26
18	ساعت کاهش کار	ch	27
19	توقف (به دلایل غیرکارمندی)	vp	28
20	غیبت به دلایل قانونی (با پرداخت حقوق)	g	29
21	غیبت غیر موجه	OL	31
22	ساعت کار نکردن (اگر کارفرما کار پاره وقت تعیین کرده باشد)	NS	32
23	آخر هفته	تا	33
24	اعتصاب	ZB	34
25	غیبت به دلایل نامشخص	NN	35

جدول پرکاربردترین نمادها را در برگه زمان نشان می دهد. توضیحات دقیق تر و لیست کامل معمولا در صفحه اول فرم قرار دارد. این کار پیمایش نمادها را آسان‌تر می‌کند و تعیین می‌کند در چه موقعیتی چه چیزی را در یک سلول قرار دهیم.

پر کردن فرم معمولی

پر کردن برگه زمان کار پر زحمتی است که نیاز به توجه دارد. برای مثال می توان از روش حضور و غیاب مستمر استفاده کرد.

در این حالت، داده ها در هر ستون وارد می شوند. نمادها هم حضور کارکنان در محل کار و هم عدم حضور آنها را نشان می دهد و دلایل آن را نشان می دهد. همچنین تعداد ساعات را نشان می دهددر محل کار صرف شده است.

در خود برگه زمانی به این صورت خواهد بود: مثلاً در یک روز تعطیل، حرف "B" را زیر آن 0، در یک روز کاری به ترتیب "I" و تعداد ساعات را قرار دهید. 8. مشابه آخر هفته ها، دلایل مختلفی برای غیبت ذکر شده است، از سفرهای کاری تا غیبت به دلایل نامشخص.

محاسبه برگه زمان در این مورد کمی ساده تر است، زیرا تمام اعداد و نامگذاری های لازم جلوی چشمان شما هستند. این به ویژه در مورد متخصصانی که تجربه کاری کمی دارند صادق است - بنابراین کمتر احتمال دارد گیج شوند و اشتباه کنند.

برگ زمان را هوشمندانه پر کنید

همچنین روشی برای ثبت انحرافات وجود دارد. زمانی اعمال می شود که روز کاری در طول دوره یکسان باشد. در این حالت فقط موارد غیراستاندارد یعنی غیبت، اضافه کاری، سفرهای کاری و … ذکر می شود که در استفاده از این روش زمان بسیار کمتری صرف می شود و نتیجه نهایی در هر دو مورد یکسان است.

در برگه به نظر می رسد: خط بالایی حاوی اطلاعاتی در مورد غیبت کارمند در محل کار است - V، K، FROM، HH، PR، B و دیگران. خط پایین خالی مانده است. در واقع، در محاسبه نهایی ساعات کار، صفرها اهمیتی ندارند، و با همان طول روز کاری، تنها انجام ساده ترین اقدامات باقی می ماند: شمارش تعداد سلول های خالی در خط بالایی (اینها حضور و غیاب هستند) و ضرب در تعداد ساعت.

این روش برای افراد با تجربه راحت تر استافسران پرسنلی و حسابداران همچنین برای سازمان های کوچکی که تعداد کارمندان آن کم است مناسب است. اگر مدیریت شما در مورد یک سیستم ردیابی زمان ساده‌تر نمی‌داند، وقت آن است که آن را به آنها پیشنهاد دهید.

نگهداری برگه زمان در رایانه

علاوه بر نسخه کاغذی، چندین نسخه الکترونیکی نیز وجود دارد. همانطور که در بالا ذکر شد، برگه های زمانی باید بدون نقص کپی شوند. این امر ضروری است تا داده های مربوط به کار کارمندان از بین نرود و قابلیت اطمینان آنها تأیید شود (به هر حال، استفاده از رایانه در همه جا امکان پذیر نیست).

یکی از گزینه های مقرون به صرفه تر، جدول زمانی است که در برنامه های آفیس ایجاد شده است. اکسل برای این منظور عالی است. صفحات گسترده به شما این امکان را می دهد که هر نوع و اندازه ای از یک سند را ایجاد کنید. همچنین، به لطف قابلیت تنظیم فرمول، جمع‌بندی و محاسبه داده‌های میانی بسیار آسان‌تر است.

استفاده از نرم افزار اختصاصی

در صورت ناکافی بودن مهارتهای صفحه گسترده، یک کارمند یا مدیریت ممکن است برنامه مشابه دیگری را انتخاب کند. برگه زمانی در این مورد شبیه به نسخه کاغذی خواهد بود. این به کاهش زمان پردازش سند کمک می کند.

همچنین باید در نظر داشت که هر برنامه شامل استفاده از نسخه های دارای مجوز است. در تامین کنندگان مختلف، آنها، البته، هزینه خاص خود را دارند. برای مثال، برنامه Time Sheet برای کاربران هزینه خواهد داشت1000 روبل. و بالاتر - بسته به تعداد پرسنل.

یکی دیگر از مزایای این گونه ابزارها این است که شما مجبور نیستید یک برگه زمان کاغذ را پر کنید. چاپ فرم با تمام علائم در هر زمان آسان است. این تابع در هر برنامه مشابه مطمئناً وجود دارد.

درباره ذخیره اسناد

جدول زمانی برای چه مواردی استفاده می شود؟ این مبنای حسابداری حقوق و دستمزد در یک مقدار و همچنین شواهد اصلی است که کارمند در محل کار بوده و وظایف خود را انجام داده است. بدون شک این سند برای هر سازمانی بسیار مهم است.

پس این فرم چه مدت نگهداری می شود؟ برگه زمان باید برای یک سال نگهداری شود. این توسط قانون تعیین شده است و چنین هنجارهایی باید رعایت شود.

اگر برگه زمانی بسته شده را گم کردید، وحشت نکنید. همیشه می توان آن را با استفاده از اسناد دیگر بازیابی کرد. برای این کار از توضیح، مرخصی استعلاجی، اطلاعات مربوط به سفرهای کاری، برنامه تعطیلات و غیره استفاده می شود. هر چیزی که غیبت یک فرد در محل کارش را تایید و توضیح دهد می تواند برای بازیابی داده ها استفاده شود.

چه کسی ممکن است به کارنامه نیاز داشته باشد؟

این سند اغلب برای بررسی های مختلف مورد نیاز است. به عنوان مثال، سازمان مالیاتی حضور خود را در سازمان و صحت پر کردن را بررسی می کند.

عدم وجود برگه زمانی حتی در کوچکترین شرکت می تواند دلیلی برای جریمه نسبتاً بزرگ باشد. یکسانزمانی اتفاق می‌افتد که در پر کردن فرم‌ها اشتباه می‌شود. این هم برای محاسبات و هم برای استفاده نادرست از نمادها صدق می کند.

وجود برگه های زمانی الزامی است. آنها هم برای خود شرکت (حسابداری، انضباط کارکنان) و هم برای سازمان های حسابرسی مورد نیاز هستند. و مهمتر از همه - به درستی نمادها را در برگه زمان اعمال کنید. سپس می توانید از تعدادی از مشکلات با کارمندان و مقامات نظارتی جلوگیری کنید.