شرح شغل: دستیار رئیس سازمان

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

سازمان بزرگ - کارهای بزرگ. رئیس شرکت در همه جا حتی با کمک معاونان وقت نخواهد داشت. برای برنامه ریزی صحیح روز، فراموش نکردن چیزی، توزیع و کنترل کار، مدیر به یک دستیار نیاز دارد. کارمند در این موقعیت چه می کند، چه چیزی باید بتواند و بداند؟

دستیار اجرایی: نقش او در سازمان

طبق منطق طبقه بندی حرفه های مورد تایید در سطح ایالتی، دستیار مدیر در دسته مدیران قرار می گیرد، زیرا تقریباً بر همه مسائل در صلاحیت شخص اول نظارت دارد.

در همان زمان، برخی از سازمان‌ها موقعیت دستیار مدیر را به عنوان مدیر، مدیر یا منشی تفسیر می‌کنند: دو موقعیت اول دلالت بر عملکردهای سازمانی و اداری دارند، سوم - ارائه و پشتیبانی. طبقه بندی حرفه ها این نوع کارها را در دسته های مختلفی طبقه بندی می کند.- متخصصان، کارکنان فنی، اما فقط یک دستیار به عنوان مدیر طبقه بندی می شود.

چگونه محدوده مسئولیت های کاری را تعیین کنیم؟

هنگام استخدام یک دستیار مدیر یا منشی، یک سازمان باید در مورد وضعیت، حقوق و مسئولیت های این کارمند تصمیم گیری کند، زیرا شرایط لازم برای سطح تحصیلات، مدارک تحصیلی، تجربه کاری داوطلب به این بستگی دارد.

• برای مسئول پذیرش تحصیلات متوسطه کامل کافی است و آداب و فنون کار با تجهیزات اداری متقاضی مستقیماً در محل کار آموزش داده می شود.
• مدیر باید حداقل مدرک لیسانس داشته باشد، دارای مهارت های سازمانی و شخصیتی پرانرژی و دارای تجربه کاری، بسته به نیاز شرکت باشد.
• یک مدیر، به عنوان نماینده متخصصان، حداقل به تحصیلات عالی کامل نیاز دارد، تجربه کاری اختیاری است، اما شرکت این استاندارد را بنا به صلاحدید خود تعیین می کند.
• دستیار سر. این موقعیت مستلزم همان شرایط صلاحیتی برای یک مدیر است: تحصیلات عالی کامل، تجربه کاری در این تخصص حداقل 2 سال. این احتمال وجود دارد که ویژگی های شخصی خاص متقاضی نیز مورد نیاز باشد و احتمالاً آموزش پیشرفته.

چرا به شرح شغل نیاز دارم؟

دستیار مدیر به عنوان یک مقام رسمی موظف است در چارچوب حقوق وظیفه ای خود عمل کند و وظایف مقرر را به طور کامل انجام دهد. با این حال، حتی نهکارمند به عنوان مدیر موظف است وظایف کاری خود را با وجدان و به موقع انجام دهد.

حکم استخدام بیانیه مفصلی از این صلاحیت ها ندارد و حتی در مورد قرارداد، فهرست وظایف همیشه جامع نیست. برای جلوگیری از مغایرت در تعیین شرایط کار یک کارمند، شرح شغل دستیار رئیس یک سازمان باید شامل وظایف دقیق، حقوقی باشد که او دارد و همچنین میزان مسئولیت نقض قرارداد کار، داخلی. مقررات کار، ایجاد خسارت به کارفرما، و غیره.

دستیار شخصی مجری

شرح شغل یک دستیار بر اساس دستورالعمل مشابهی برای یک مدیر یا معاون او الگوبرداری شده است، به استثنای برخی از وظایف اولویت دار برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک. احتمالاً استخدام و اخراج کارکنان، حق مدیریت منابع مالی مؤسسه، صدور وکالتنامه و سایر صلاحیت هایی که شخصاً به رئیس تعلق دارد به دستیار سپرده نخواهد شد.

با این حال، قانون اجازه می دهد تا هر گونه وظایفی را به کارمندی که مورد اعتماد است واگذار کنید، مشروط بر اینکه وی دارای صلاحیت، دانش، تجربه و اختیار کافی برای حل چنین مسائلی باشد. فقط مهم است که به درستی اختیار کارمند را صادر کنید - با دستور یا وکالتنامه.

در عین حال، شرح شغل دستیار رئیس شرکت باید منعکس کننده کار واقعی انجام شده توسط او باشد.

بخش‌های معمولی

ساختار شرح شغل در دایرکتوری های صلاحیت ایالتی ثابت است و شامل کلیه الزامات اساسی برای کارمند و تفاوت های ظریف موقعیت و همچنین جایگاه آن در ساختار سازمانی سازمان است.

شرح شغل "دستیار مدیر"، مانند سایر موارد، باید شامل بخش های زیر باشد:

1. شرایط عمومی. این روش استخدام و اخراج، تابعیت، روش جایگزینی کارمند را نشان می دهد.
2. کارکردهای کارگری. یکی از مهمترین بخش هایی که باید به تفصیل منعکس شود.
3. حقوق اعطا شده به یک کارمند.
4. محدودیت مسئولیت در قبال تخلفات.
5. شرایط، تجربه حرفه ای، سطح آموزشی.
6. آنچه کارمند در این موقعیت باید بداند.
7. روابط بین او و سایر بخش‌های سازمان.

قطعات مشخص شده را نمی توان کوتاه کرد، اما گسترش آنها و افزودن موارد ضروری مجاز است.

نمونه شرح شغل دستیار اجرایی

تأیید شد:

مدیر (نام سازمان)

امضا

(نام کامل)

تاریخ تأیید

شرح شغل "دستیار مدیر"

1. شرایط اولیه

1.1. دسته حرفه ای "رهبران".

1.2. پذیرفته شد و به دستور مدیر از کار اخراج شد.

1.3. گزارش: مستقیماً به کارگردان.

2. ویژگی های

دستیار اجرایی:

2.1. کار بخش ها، بخش ها و سایر بخش های شرکت را مطابق دستورالعمل ها، مصوبات و دستورات مدیر هماهنگ می کند.

2.2. سوابق مهلت های اجرای دستورات کنترلی مدیر توسط بخش های ساختاری را نگه می دارد.

2.3. یک برنامه کاری برای روز کاری بعد برای مدیر تهیه می کند و به موقع به مدیر ارائه می کند.

2.4. کار اداری در شرکت را سازماندهی و کنترل می کند، آن را از نظر مطابقت با الزامات قانونی بررسی می کند.

2.5. حسابداری و ثبت کلیه وکالتنامه های صادر شده توسط مدیر را تضمین می کند.

2.6. کارمندان را مدیریت کنید و نتایج فعالیت های آنها را کنترل کنید.

مکمل بسته به نیازهای یک سازمان و مشخصات موقعیت خاص.

3. قدرت

دستیار اجرایی حق دارد:

3.1. با تصمیمات اتخاذ شده توسط شرکت آشنا شوید.

3.2. در جلسات کارکنان مدیریت شرکت کنید.

مکمل بسته به نیازهای یک سازمان و مشخصات موقعیت خاص.

4. مسئولیت

دستیار ناظر مسئول:

4.1. برای عدم انجام یا انجام نادرست وظایف خود تحت این دستورالعمل، دستورات و دستورات مدیر، قانون فعلی حاکم بر فعالیت های شرکت.

4.2. برای کنترل ناکافی بر فعالیت های کارکنان زیردست.

4.3. برای افشای اطلاعات با دسترسی محدود.

مکمل بر اساسدر مورد نیازهای یک سازمان خاص و مشخصات موقعیت.

5. مدرک

یک دستیار مدیر باید دارای تحصیلات عالی کامل و سابقه کار حداقل 2 سال باشد.

6. باید بدانید

قانون فعلی، منشور، قرارداد جمعی (نشان می دهد که کارمند چه اعمال و هنجارهایی را باید بداند).

7. تعامل

نشان می دهد که دستیار مدیر با چه کسی و در مورد چه مسائلی همکاری می کند.

موافق:

رئیس منابع انسانی

امضا

(نام کامل)

مشاور حقوقی

امضا

(نام کامل)

آشنا:

امضا

(نام کامل)

صلاحیت های خاص دستیار مدیر پروژه

فرض بر این است که مدیریت پروژه به ترتیب یک موقعیت موقت است و دستیار تا پایان پروژه تعهدات خاصی را بر عهده می گیرد. مسئولیت های عملکردی او به ویژگی ها و موضوع پروژه و همچنین به نیازهای یک سازمان خاص بستگی دارد.

شرح وظایف دستیار مدیر پروژه برای توابع بسیار تخصصی تر، اما با رنگ آمیزی اداری و سازمانی خواهد بود. مسئولیت‌های معمولی برای این موقعیت را می‌توان در کتابچه راهنمای صلاحیت‌ها یافت و سپس متناسب با موقعیت آن را اصلاح کرد.

آیا وظایف یک دستیار مدیر کل متفاوت است؟

مسئولیت های دستیارمدیرعامل و دستیار مدیر در امور کل متفاوت خواهند بود. بدیهی است در حالت دوم، تمرکز اختیارات محدودتر خواهد بود، زیرا رئیس اداره کل مسئولیت کلیه فعالیت های سازمان را بر عهده ندارد، بلکه مسئولیت بخش جداگانه ای را بر عهده دارد.

شرح وظایف یک دستیار مدیر برای امور عمومی بر اساس وظایف رئیسی که "کمک می شود" تهیه می شود. بر این اساس، دامنه مسئولیت و وظایف آن اساس خواهد بود.

شرح شغل "دستیار مدیر" در این مورد به عنوان مبنایی مناسب است، می توانید در هنگام توسعه اسناد جدید برای موقعیت های مرتبط بر روی آن بنا کنید.