مناقصه - چیست؟ معنی کلمه و نحوه کاربرد آن در عمل

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

امروزه تقریباً تمامی محصولات موجود در بازار به صورت مناقصه خریداری می شوند. مناقصه در واقع رقابتی است که بر اساس نتایج آن شرکت مشتری تامین کننده یا پیمانکاری را انتخاب می کند که آماده ارائه مطلوب ترین شرایط همکاری باشد: قیمت پایین، راه حل های اصلی یا حرفه ای بودن بی نظیر.

بنابراین تصمیم گرفتید برای مناقصه اقدام کنید. این بدان معناست که شما باید با دقت یک پیشنهاد تنظیم کنید، به مشتری نشان دهید که واقعاً بخش بازار خود را به خوبی می شناسید و تجربه کاری کافی دارید.

مناقصه در مقابل. حراج: تفاوت چیست؟

در اینجا ممکن است یک سوال کاملاً منطقی داشته باشید: این طرح برای انتخاب پیمانکاران و تامین کنندگان چه تفاوتی با سایرین دارد؟

ابتدا همه شرکت کنندگان در حراج می توانند با پیشنهادات رقبای خود آشنا شوند، بدانند که با چه قیمتی آماده کار هستند. یعنی همیشه این فرصت وجود دارد که پیشنهاد خود را به گونه ای تنظیم کنید که از سایر شرکت ها متمایز شوید. مناقصه اینجاستاین، اول از همه، فقدان چنین باز بودن است. همه شرکت کنندگان پیشنهادات خود را، به اصطلاح، "در یک پاکت بسته" ارسال می کنند.

در واقع محتوای مدارک کاملاً از دید رقبا پنهان است و فقط در اختیار کمیسیون ویژه است.

سند مناقصه چیست؟

شرکت مشتری و شرکت کنندگان در حال آماده سازی بسته ای از اسناد حاوی شرایط رقابت جاری و قرارداد آینده هستند.

اسناد باید دارای دو بخش باشد:

• فنی. شامل شرح شرایط اصلی قرارداد، اطلاعات کلی در مورد موضوع مزایده، کارت های اطلاعاتی که نشان دهنده روند تهیه و ارائه پیشنهادات است.
• تجاری. شامل قیمت‌ها و طرحی برای تعیین آن‌ها، زمان‌بندی و شرایط پرداخت، منابع تامین مالی، ضمانت‌های بانکی و همچنین الزامات برخی از انواع بیمه است.

توجه به این نکته مهم است که در هر مورد کمیته مناقصه محتوا را به صورت فردی تعیین می کند. تهیه صحیح اسناد از اهمیت بالایی برخوردار است. بهتر است یک متخصص با تجربه مناقصه بر کل فرآیند نظارت داشته باشد. این مهم است، زیرا موفقیت آینده شما حداقل به 50٪ از چگونگی تنظیم و آماده سازی تمام اسناد لازم بستگی دارد. از این گذشته، مشتری با داشتن هیچ تجربه ای در کار با سازمان شما می تواند تنها به اسنادی که شما ارائه می دهید تکیه کند.

رازهای موفقیت برای کسانی که می خواهند در مناقصه شرکت کنند

نظری وجود دارد که هنگام انتخاب یک پیشنهاد مناسب، شرکت مشتری فقط بر روی قیمت تمرکز می کند. البته، این اتفاق می افتد، اما بسیار کمتر از آنچه تصور می کنید. کارشناسان هنگام تنظیم پیشنهاد مناقصه رعایت اصول متعددی را توصیه می کنند. این حقایق به قدمت دنیا هستند، اما با گذشت زمان ارتباط خود را از دست نداده اند.

1. برای همه مسابقات پشت سر هم درخواست نکنید

قبل از عجله در جنگ و ارائه یک پیشنهاد، جوانب مثبت و منفی را ده بار بسنجید، درک کنید که آیا واقعا ارزش شرکت در این مناقصه خاص را دارد یا خیر. همیشه تمایل به کسب سود نباید یک عامل تعیین کننده باشد - گاهی اوقات بسیار مهمتر است که روی توسعه تجارت خود تمرکز کنید، مسائل مبرم یا به دنبال پروژه های سودآور دیگری باشید که با لذت زیاد روی آنها کار کنید و به ارمغان بیاورید. سود بسیار بیشتری خواهید برد.

2. اجازه دهید پیشنهاد شما ارزش افزوده داشته باشد

یکی از قوانین اصلی که شرکتی که مایل به برنده شدن در مناقصه است باید به خاطر بسپارد این است که برای دستیابی به انطباق کامل پیشنهاد با شرایط مشخص شده توسط مشتری کافی نیست. با این حال، حتی قیمت کمتر نیز تضمینی برای انعقاد قرارداد با شما نیست. سعی کنید درباره شرکت مشتری اطلاعات بیشتری کسب کنید، درک کنید که مدیریت با چه مشکلاتی مواجه است و سپس پیشنهاد خود را تکمیل کنید تا کمیسیون نتواند آن را نادیده بگیرد.

3. به چیزهای کوچک توجه کنید

یک بار دیگربیایید به موضوعی که قبلاً در بالا به آن اشاره کردیم بازگردیم. حتی اگر بتوانید تأثیر مطلوبی بر مشتری بگذارید و قیمت مناسبی را ارائه دهید، اما توجه کافی به اجرای صحیح اسناد نداشته باشید، در خطر از دست دادن فرصت های زیادی هستید. اما شما نیز نباید زیاد غافلگیر شوید، زیرا برعکس این اتفاق می‌افتد: غرق در هیاهوهای بوروکراتیک، می‌توانید ماهیت و هدف پیشنهاد را فراموش کنید.

4. به یاد داشته باشید که سازمان ها تصمیم نمی گیرند، مردم تصمیم می گیرند

بستگی به این دارد که چه کسی در مناقصه برنده شود. چگونه کار می کند؟ گاهی اوقات برای به دست آوردن فرصت کار روی یک پروژه دلخواه، کافی است با کسانی که تصمیمی متحول کننده برای کسب و کار شما می گیرند ارتباط برقرار کنید.

5. برند یک حرفه ای واقعی را حفظ کنید

اما حتی اگر پیشنهاد شما 100% به نتیجه برسد، مطمئن نیستید که در مناقصه برنده شوید. این می تواند دلایل زیادی داشته باشد و یکی از آنها ناتوانی مذاکره کننده شما در دادن پاسخ روشن به سوالات مشتری در حین مذاکره است. بنابراین، میزان مشارکت در فرآیند کار و شایستگی همه شرکت کنندگان بدون استثنا یکی از عوامل تعیین کننده موفقیت است.

چگونه مناقصه تهیه کنیم؟ اطلاعات برای مشتری

به نوبه خود، شرکت مشتری که تصمیم به برگزاری چنین مسابقه ای دارد، باید با دقت برای آن آماده شود و تمام مدارک لازم را ارائه دهد:

• دعوت برای شرکت برای شرکت های دیگر.
• فرم صلاحیت (که شرکت کنندگان در آن خواهند آمداطلاعات رسمی در مورد خودتان را نشان دهید).
• مختصر (پرسشنامه حاوی اطلاعات اولیه در مورد موضوع مناقصه).
• اطلاعات تکمیلی در مورد پروژه.
• معیارهای اصلی برای ارزیابی شرکت کنندگان که هنگام انتخاب نهایی بر اساس آنها هدایت می شوید.

بسیار مهم است که تمام اطلاعات موجود در اسناد درست، قابل اعتماد و ساختار خوبی باشد. امروزه امکان ایجاد یک مناقصه الکترونیکی بدون هیچ مشکلی وجود دارد - این در واقع همان مناقصه است، اما تمام اطلاعات شرکت مشتری و مجریان احتمالی از طریق شبکه و در اینترنت می‌آیند.

خود مسابقه شامل سه مرحله است: جستجوی شرکت کنندگان بالقوه، تجزیه و تحلیل دقیق پیشنهادات آنها، بحث در مورد پروژه و در واقع انعقاد قرارداد با برنده.