شرایط و مدت نگهداری اسناد اولیه در حسابداری

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

همانطور که تمرین نشان می دهد، تقریباً در هر شرکت داخلی مدرن، بیشترین مقدار اسناد توسط حسابداری تولید می شود. البته این قابل درک است: در این بخش است که آنها با پول کار می کنند و هر عملیاتی باید به طور رسمی روی کاغذ ثابت شود. علاوه بر این، اصطلاح ذخیره اسناد اولیه در یک سازمان به طور قانونی ایجاد شده است، به این معنی که برای خلاص شدن از شر "تکه های کاغذ" به همین شکل کار نمی کند، شما باید آنها را حداقل برای چندین سال ذخیره کنید و تنها پس از آن. آنها را نابود کند. به هر حال، روند خلاص شدن از دست کاغذهای باطله نیز آسان نیست، دارای تعدادی ویژگی خاص است. درباره همه اینها - بیشتر.

اسناد، اسناد…

اگر از میزان اسناد تولید شده آماری ارائه دهید، معلوم می شود که تقریباً در تمام شرکت های مدرن داخلی، حسابداری منبع 80-90٪ اسناد کاغذی است. آنها فقط نیازی به نگهداری ندارند. محدودیت ها نه تنها تعیین می کنند که حداقل دوره ذخیره سازی صحیح برای اسناد حسابداری اولیه چقدر است (معمولاً متفاوت استپنج سال تا یک دهه)، بلکه شرایطی که این اشیاء باید در آن باشند. در عین حال، باید به خاطر داشت که یک تقسیم بندی به اسناد برای ذخیره سازی موقت و دائمی وجود دارد.

با این حال، همانطور که تمرین نشان می دهد، مدیران هر شرکتی علاقه مند به درک پیچیدگی شرایط ذخیره سازی اسناد اولیه نیستند. برای نجات از سردرد می توانید از خدمات شرکت های تخصصی آرشیو استفاده کنید. در چنین شرکتی، آنها دقیقا می دانند که چه نوع اسنادی برای چه مدت، تحت چه شرایطی، تحت چه قوانینی باید نگهداری شوند. علاوه بر این، چنین سازمانی توانایی فنی برای از بین بردن اسنادی را که برای ذخیره سازی به آنها سپرده شده است، در زمان پایان مهلت ها دارد. این واقعا راحت است، اما هزینه دارد. اگر می خواهید در هزینه خود صرفه جویی کنید، باید یک اتاق ویژه برای بایگانی اختصاص دهید و بفهمید که مدت قانونی برای ذخیره اسناد حسابداری اولیه در یک سازمان چقدر است.

می خواهم - نمی خواهم

اتفاقاً مشکل از ابتدا به وجود نمی آید. قوانین فعلی شرایط ذخیره سازی اسناد حسابداری اولیه را تعیین می کند و در هر شرکتی باید آنها را رعایت کرد. از قانون بر می آید که هر شخص حقوقی عامل موظف به حفظ اسناد است. این بدان معنی است که شکل فعالیت مهم نیست - چه یک کارآفرین خصوصی باشد که به تنهایی تجارت می کند یا یک نگرانی بزرگ، شما هنوز باید به ذخیره صورت های مالی و سایر اسناد توجه کنید. مطالعه قانون برایدوره های تعیین شده برای ذخیره سازی اسناد اولیه الکترونیکی، کاغذ، به طوری که در صورت درگیری با پیمانکار یا در حین تأیید توسط مقام کنترل کننده، در موقعیت ناراحت کننده ای قرار نگیرید. علاوه بر این، عدم رعایت فواصل زمانی قانونی می تواند جریمه قابل توجهی را در طول بازرسی ایجاد کند. قانون فعلی شامل مقرراتی است که حداقل دوره نگهداری اسناد حسابداری اولیه را تنظیم می کند. مهم است که تجارت ایمن باشد و انجام تجارت در کشور ما با قانونی بودن و رعایت قوانین تعیین شده متمایز است.

قانون 125 فدرال، که در اکتبر 2004 به تصویب رسید، در مورد دوره نگهداری اسناد اولیه الکترونیکی، اسناد کاغذی می گوید. بر اساس نام، به آرشیو و انجام صحیح تجارت اختصاص دارد. در این سند رسمی است که ویژگی های نگهداری اوراق رسمی تولید شده توسط واحد حسابداری در نظر گرفته شده است. در اینجا می‌توانید هر دو ویژگی را بیابید که به شما امکان می‌دهد بین اسناد ذخیره‌سازی موقت و دائمی و همچنین شرایط خاص یک نوع کاغذ خاص تمایز قائل شوید.

در مورد چه کسانی صدق می کند؟

تعهدات برای رعایت حداقل دوره های ذخیره سازی اسناد اولیه به: اختصاص داده می شود

• دولت های محلی؛
• سازمان های دولتی؛
• کارآفرینان;
• شرکت ها;
• افرادی که تجارت می کنند.

قانون باید در رابطه با اسناد آرشیوی، از جمله اسناد مربوط به پرسنل، رعایت شود. کلبازه زمانی مشخص شده در اوراق قانونی باید در مکانی امن باشد. علاوه بر قوانین فدرال، مشخصات شرایط نگهداری اسناد اولیه و ثبت حسابداری در تعدادی از اسناد نظارتی که هم در قلمرو کشور به عنوان یک کل و هم در هر منطقه وجود دارد تحت تأثیر قرار می گیرد. با این حال، مهمترین سند، قانون 125 ذکر شده در بالا است که فهرست کاملی از اسناد تنظیم کننده مدت نگهداری اسناد حسابداری را ارائه می دهد.

قانون شماره 129

در سال 1996، یک قانون فدرال در مورد ویژگی های حسابداری صادر شد. بیان می کند که حسابداری می تواند اسناد خود را بر روی کاغذ و همچنین با استفاده از ماشین آلات مختلف تولید کند. در عین حال، شرکت باید به تنهایی از اسناد و مدارک کپی کند تا همه شرکت کنندگان در عملیات به داده های مربوط به آنها دسترسی داشته باشند. در صورت درخواست مرجع نظارتی برای دسترسی به اسناد، نمایندگان شرکت موظف به ارائه آن هستند. هم دادستان ها و هم نمایندگان دادگاه این حق را دارند.

ایجاد، ذخیره سازی مطابق با دوره های ذخیره سازی اسناد حسابداری اولیه، ارائه در صورت درخواست باید با فرم های تعیین شده در قوانین نظارتی مطابقت داشته باشد. مدارک باید به صورت کاغذی برای شخص درخواست کننده ارسال شود. در صورتی که توانایی ماشین های مورد استفاده در کار اجازه داده شود، در صورت موافقت همه شرکت کنندگان، گزارش می تواند به صورت الکترونیکی ارسال شود. همچنین توسط قوانین قابل اجرا ما مجاز استکشورها.

از قوانین پیروی کنید

قانون فدرال 129 حاوی اشاره ای به الزام به رعایت شرایط ذخیره سازی اسناد حسابداری اولیه است. به ویژه، ماده 17 اشاره می کند که هر شخص حقوقی باید چنین اسنادی را بدون نقص نگه دارد، از جمله ثبت و گزارش. مدت زمان بازه زمانی توسط قوانین حاکم بر بایگانی در سطح ایالت تعیین می شود. مدت این دوره نمی تواند کمتر از 5 سال باشد.

دوره خاصی برای ذخیره سازی اسناد اولیه برای اسناد تنظیم کننده خط مشی حسابداری و برخی از مقوله های دیگر (برنامه های مورد استفاده در ماشین هایی که اطلاعات را پردازش می کنند، نمودار کار حساب ها) ایجاد می شود. البته، مدت زمان در اینجا نیز پنج سال است (در برخی موارد می توان این دوره را طولانی تر تعیین کرد)، اما این دوره از لحظه ای شروع می شود که از آخرین بار این سند در شرکت استفاده شده است. رئیس شخص حقوقی شخصی است که طبق قانون مسئولیت نگهداری کلیه اسناد و مدارک مورد نیاز با رعایت فواصل زمانی را بر عهده دارد. این بدان معناست که هر رئیس تحصیل کرده و مسئولیت پذیری اگر بخواهد وضعیت شرکت را تحت کنترل خود نگه دارد، باید مدت زمان نگهداری اسناد اولیه در بخش حسابداری را بداند.

همانطور که تمرین نشان می دهد، بسیاری از سازمان ها به طور منظم فهرستی از اسناد رسمی را انجام می دهند و مقررات محلی افراد مسئول نگهداری اسناد را تعیین می کنند که مقامات بازرسی در واقع هنگام نظارت بر رعایت با آنها تعامل دارند.قوانین بایگانی.

ایجاد و ذخیره سازی: همه طبق قوانین

بر اساس قانون فعلی، حسابداران می توانند اسناد اولیه و خلاصه اسناد را نه تنها بر روی کاغذ، بلکه به صورت الکترونیکی تولید کنند. ضمناً تعهدات ایجاد نسخه کاغذی به شخص حقوقی محول شده و در صورت درخواست شخص ذینفع، سازمان بازرسی، شرکت موظف است اسناد کاغذی را در اسرع وقت به آدرس مذکور ارسال نماید. گردآوری و ذخیره سازی باید به شکلی که توسط قوانین نظارتی فعلی تعیین شده است انجام شود.

درباره دوره نگهداری اسناد اولیه در بخش حسابداری، ترتیب این فرآیند، فهرستی از اسناد را بیان می کند که اوراق مدیریت معمولی را در نظر می گیرد که در جریان کار هر شرکتی تشکیل می شود. آنها در سال 2010 در سندی که توسط وزارت دارایی و آرشیو فدرال تایید شده بود، ایجاد شدند. علاوه بر این، لازم است الزامات قانون مالیات را در نظر بگیریم که تنظیم می کند هر شهروند کشور ما مسئولیت نگهداری سوابق حسابداری به مدت چهار سال را دارد. این در مورد اسناد مربوط به حسابداری هزینه، درآمد و همچنین تأیید پرداخت مالیات اعمال می شود.

در مورد چیزها باهوش باشید

سازماندهی صحیح فرآیند مطابق با شرایط ذخیره سازی اسناد حسابداری اولیه شامل رویکرد حرفه ای، مشارکت پرسنل مسئول اسناد حسابداری، پردازش اطلاعات بایگانی در مورد سازماندهی خود فرآیند کار است. در حال حاضر تقریباً هیچ مکان وجود نداردآموزش تخصصی در بایگانی، بنابراین پیدا کردن یک متخصص واقعاً با کیفیت اغلب دشوار است. از سوی دیگر، قوانین مترقی ایجاب می کند که دوره های نگهداری اسناد اولیه حسابداری رعایت شود، در غیر این صورت می توانید با جریمه های قاطعانه ناخوشایندی روبرو شوید. بهترین گزینه برای یک جریان اسناد به اندازه کافی حجیم ایجاد یک بخش مسئول ذخیره سازی آرشیو در کارکنان شرکت و اطمینان از آموزش منظم پرسنل مسئول اسناد با منابع داخلی است. این امر نوآوری های ایجاد شده در قوانین را تحت کنترل نگه می دارد و با همه الزامات مطابقت دارد.

یک گزینه جایگزین که همچنین به شما امکان می دهد مدت زمان نگهداری اسناد اولیه را در نظر بگیرید و در فعالیت های کاری خود با آن مطابقت دهید، همکاری با واسطه ای است که تعهداتی را برای حفظ اوراق مشتری به عهده می گیرد. با این حال، انتخاب یک شرکت بایگانی برای خود نیز کار آسانی نیست. لازم است تمام گزینه های موجود را به دقت تجزیه و تحلیل کرد تا به یک شرکت قابل اعتماد اولویت داده شود و نگران نباشید که ممکن است بسته شود و ساختمان بسوزد.

ویژگی های ذخیره برخی از انواع اسناد

طبق قانون فعلی، اسناد اولیه، و همچنین ثبت، گزارش و ترازنامه، باید به بایگانی منتقل شوند. همه این دسته از اسناد رسمی، تا زمانی که به بایگانی ارسال شوند، باید در محل حسابداری نگهداری شوند، در حالی که شخص حقوقیموظف است تمام شرایط را برای ایمنی اوراق فراهم کند: کابینت ها باید بسته باشد، آتش سوزی و سایر موارد ایمنی رعایت شود. در داخل شرکت، شخصی مسئول ایمنی اسناد توسط یک سند خاص منصوب می شود.

اگر شرکت از فرم‌های گزارش دقیق استفاده می‌کند، طبق قانون این اسناد باید در گاوصندوق یا کمد مخصوص نگهداری شوند، اتاقی که بسته است و ایمنی اسناد را تضمین می‌کند. اسناد اولیه دوره زمانی فعلی، که به صورت دستی پردازش می شوند، باید به ترتیب زمانی در رجیسترها جمع آوری شوند، که سپس برای ذخیره سازی دائمی به بایگانی ارسال می شوند.

به چه چیز دیگری توجه کنیم؟

هنگام ذخیره صورت‌حساب‌های بانکی، سفارش‌های نقدی و گزارش‌های پیش‌پرداخت، تمام اسناد باید به ترتیب زمانی نگهداری شوند و برای ذخیره‌سازی سیستماتیک مشترک نگهداری شوند. برخی از دسته‌بندی‌های خاص اسناد (گزارش‌های شیفت، سفارش‌های کاری) را می‌توان بدون الزام‌آوری ذخیره کرد، اما در پوشه‌ها بایگانی کرد تا چیزی از بین نرود یا برای مقاصد غیر صادقانه استفاده شود.

ایمنی اسناد، و همچنین ارسال به موقع آن به بایگانی، در درجه اول بر عهده حسابدار اصلی است، اگرچه، در صورت لزوم، مقررات محلی ممکن است شامل تفویض اختیار به شخص دیگری باشد. صدور اسناد اولیه، گزارشگری، ترازنامه تنها در مواردی در صورت وجود دستور رسمی از حسابدار ارشد امکان پذیر است. به طور کلی، بخش های ساختاری به اسناد حسابداری دسترسی ندارند. ضبط اسناد امکان پذیر استفقط در صورت درخواست تخصصی از سوی سازمان های تحقیق، دادگاه یا سایر مراجعی که طبق قانون دارای اختیارات مناسب هستند. در این صورت ارائه مصوبه رسمی که با رعایت قانون تنظیم شده باشد ضروری است. هنگام انصراف، باید پروتکلی تنظیم شود که یکی از رونوشت های آن در مقابل امضا به نماینده سازمان منتقل شود.

دوره نگهداری اسناد اولیه در جدول زیر نشان داده شده است.

ویژگی های گردش کار

اصطلاح "جریان اسناد" به مجموعه ای از عوامل مرتبط با حرکت اسناد از لحظه ایجاد مقاله تا انتقال آن به کسب و کار بایگانی اطلاق می شود. تهیه برنامه بر عهده حسابدار ارشد است ، اگرچه در برخی از شرکت ها به یک متخصص مدیریت اسناد واگذار می شود. با این حال، همانطور که تمرین نشان می دهد، صحیح ترین آن گنجاندن چنین برنامه زمانی در سیاست حسابداری سازمان است که سپس با دستور ویژه صادر شده به امضای مقام ارشد شرکت تأیید می شود.

با کمک برنامه زمانبندی می توانید فرآیندهای سازمانی را هماهنگ کرده و کار برنامه ریزی در سازمان را ساده کنید. برنامه گردش کار برای اسناد اولیه فهرستی از مجریان، فواصل زمانی که در آن اوراق باید به بخش حسابداری ارسال شود، و بازه زمانی که حسابداران آنها را پردازش می کنند، است. مطمئن شوید که دوره های گزارش، از جمله ترازنامه را شرح دهید. اغلب، سیاست حسابداری شامل تنظیم دوره های ذخیره سازی اسناد اولیه و این دوره یابرابر با آنچه توسط قانون تعیین شده است، یا در صورت لزوم با توجه به ویژگی های فعالیت های شرکت، بالاتر از آن تعیین می شود. هنگامی که گزارش سال ارائه می شود، اسناد به روش مقرر تهیه و به انبار بایگانی منتقل می شود. در عین حال، در نظر گرفته می شود که در آینده ممکن است نیاز به استخراج داده های مفید از حجم انتقال داده شده برای ذخیره سازی باشد. برای این، مرسوم است که موارد را به پوشه ها تقسیم کنید، در حالی که گروه بندی با محتوا توضیح داده می شود. حتماً یک عنوان مرتبط به هر پوشه اختصاص دهید.

ویژگی های ذخیره سازی کیس

همه اسناد تولید شده در طول فعالیت های شرکت، همانطور که در بالا ذکر شد، به مواردی که برای ذخیره سازی موقت و دائمی در نظر گرفته شده است، تقسیم می شوند. هنگام انتقال مقالات به بایگانی، لازم است هر یک از این دسته ها را به طور جداگانه و بدون اختلاط اوراق رسمی در همان پوشه ها تحویل دهید. در این صورت، کپی ها باید جدا از نسخه اصلی نگهداری شوند. همچنین، در پوشه های جداگانه، باید اسنادی را که گزارش ها، برنامه های سال و سه ماهه را نشان می دهد، برای ماه ها مرتب کنید. یک فایل باید حاوی یک سند باشد.

برای گروه بندی یک پرونده، می توانید از اسناد تولید شده در یک دوره (سه ماهه، سال، ماه) استفاده کنید. استثنا دسته های به اصطلاح گذرا هستند - به عنوان مثال، پرونده های شخصی که بسته شدن آنها با سال تقویم مطابقت ندارد. اگر فایل حاوی اسنادی است که در طی چندین ماه ایجاد شده است، لازم است هر ماه را با یک برگه خاص از سایرین جدا کنید و روی آن مشخص کنید که بلوک بعد از آن چه دوره ای را مستند می کند.در این حالت، گروه بندی حداکثر 250 برگ در یک کیس مجاز است. ضخامت پوشه می تواند 4 سانتی متر یا کمتر باشد.

به چه چیز دیگری توجه کنیم؟

همانطور که از قوانین بایگانی پیداست، اگر اسناد دارای ضمائم هستند، آنها (صرف نظر از اینکه دقیقاً چه زمانی گردآوری شده اند) باید به اسنادی که به همراه دارند پیوست شوند. به طور کلی، ترتیب بایگانی اسناد حسابداری بسیار مهم است، بنابراین باید به شدت رعایت شود. به عنوان یک قاعده، ابتدا اظهارات ارسال می شود، سپس یادداشت های توضیحی، پس از آن ترازنامه، با اسناد پیوست تکمیل می شود.

هنگام سازماندهی ذخیره سازی حساب های شخصی کارکنان شرکت، لازم است یک مورد جداگانه برای این کار اختصاص داده شود، که در آن اسناد و مدارک به تفکیک سال با زمان بندی دقیق تنظیم می شود. مکاتبات سالانه در پوشه هایی که سال تقویمی را نشان می دهد تشکیل می شود و همچنین مطابق با تاریخ ها سیستماتیک می شود. هر درخواست باید با یک پاسخ دنبال شود.

برخی ویژگی

دوره های نگهداری مقرر در کد مالیاتی ممکن است با دوره های مشخص شده در قوانین حاکم بر فعالیت های حسابداری متفاوت باشد. هنگام مشاهده چنین مغایرتی، اول از همه، توصیه می شود مدت زمان طولانی تری را رعایت کنید - این امکان را به شما می دهد که در صورت لزوم به اسناد مراجعه کنید، از آن استفاده کنید، حتی اگر طبق یکی از قوانین فعلی، مهلت قبلا منقضی شده است علاوه بر این، بازرسان چیزی برای شکایت نخواهند داشت. همچنین لازم است لیست ویژه ای را که در سال 2000 منتشر شده است به خاطر بسپارید که مدت زمان ذخیره سازی را نشان می دهدبرخی از گروه های اسناد خاص این فهرست به طور مرتب به روز و تکمیل می شود، بنابراین حسابدار ارشد شرکت و بخش مسئول مدیریت اسناد باید اطلاعات به روز را دنبال کنند.

در صورتی که شرایط ذخیره سازی نقض شده باشد، مسئولیت این امر بر عهده رئیس شرکت است، علیرغم اینکه موضوع ایمنی در درجه اول بر عهده حسابدار ارشد است. در صورت نقض سفارش، مدت زمان نگهداری، شرکت جریمه می شود. برای یک مقام، مجازات معمولاً بین دو تا سه هزار روبل است. اما اگر اسناد اولیه به هیچ وجه نگهداری نشود، می توان آنها را با جریمه نقدی از پنج هزار روبل یا بیشتر مجازات کرد.