نحوه نوشتن نامه تجاری: قوانین و دستورالعمل ها

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

یک ویژگی ضروری هر کسب و کار مکاتبات تجاری است. کارکنان هر شرکت با همکاران و مشتریان، با تامین کنندگان و مصرف کنندگان ارتباط برقرار می کنند. به طور کلی، روال روزانه هر اداره قطعا شامل شرکت در مکاتبه است.

علیرغم این واقعیت که بیشتر کارمندان در شرکت ها و سازمان ها هر روز پیام های متعددی ارسال و دریافت می کنند، همه افراد هنگام ایجاد آنها به هنجارها و قوانین تعیین شده پایبند نیستند. به نظر می رسد که نوشتن یک نامه تجاری به درستی و به درستی چندان ساده نیست. یکسری الزامات و الگوهایی وجود دارد که در دنیا اعمال می شود و مربوط به گردش کار است. آنها شامل قوانین نوشتن نامه تجاری و همچنین نکات اصلی در مورد طراحی هستند.

هنگام نوشتن پیام برای یک سازمان شخص ثالث یا فقط برای یک همکار در یک بخش همسایه، باید از یک سبک سختگیرانه پیروی کنید (به استثنای مکاتبات دوستانه، که برای آن وجود ندارد.محدودیت های مشابه). از کلمات خیلی احساسی حتی برای توصیف اهمیت معامله یا لذت محصولات آزمایش شده استفاده نکنید. یک نامه تجاری باید واضح، مختصر و معقولانه باشد.

پیام باید از مخاطب شروع شود. اگر برای کارمند یک سازمان شخص ثالث در نظر گرفته شده است، مطمئناً باید نام آن، موقعیت گیرنده و همچنین نام کامل او را مشخص کنید. در صورتی که سند در شرکت باقی بماند، نام خانوادگی با حروف اول کافی است (شما می توانید موقعیت مورد نظر را نیز اضافه کنید).

نامه تجاری به یک سازمان خارجی باید روی سربرگ شرکت باشد (صرف نظر از اینکه به صورت الکترونیکی یا کاغذی ارسال شده باشد). اگر وجود ندارد، می‌توانید به سادگی جزئیات فرستنده را در "سرصفحه" سند نشان دهید.

قبل از شروع به تدوین متن، باید به ساختار آن فکر کنید، نکات اصلی و اهداف نوشتن را مشخص کنید. این کار روند نوشتن را بسیار آسان تر می کند. نامه باید با امضایی پایان یابد، که نه تنها نام فرستنده، بلکه موقعیت، و همچنین نام شرکتی که او نماینده آن است را نشان می دهد.

هنگام ارسال پیشنهاد به مشتری یا شریک بالقوه، در پایان، مطمئناً باید از همکاری و امیدواری برای کار مشترک بیشتر ابراز قدردانی کنید.

علاوه بر قوانین مورد استفاده در مکاتبات تجاری، توصیه هایی نیز وجود دارد. به عنوان مثال، هر سندی که خطاب به یک شخص خاص باشد باید با کلمه "عزیز" با نام کامل شروع شود ونه حروف اول نیازی به استفاده از اختصارات در حروف نیست، به عنوان مثال، "uv" را بنویسید. یا موقعیت مخاطب، محل کار او را کاهش دهید.

جریان اسناد بین‌المللی سخت‌ترین تلقی می‌شود، زیرا هر کشوری تفاوت‌های ظریف ارتباطی خاص خود را دارد و زبانی که باید با شرکای خارجی مکاتبه کنید همیشه برای نویسنده نامه واضح نیست، بنابراین شما باید از خدمات مترجمان استفاده کنید. قبل از متوسل شدن به خدمات چنین متخصصی، باید روشن شود که آیا او می داند چگونه یک نامه تجاری به زبان انگلیسی بنویسد یا اینکه ما در مورد ترجمه تحت اللفظی پیش پا افتاده صحبت می کنیم. اگر قرار است جریان اسناد خارجی به طور مداوم حفظ شود، بهتر است کارمندی را استخدام کنید که به اندازه کافی به زبان خارجی صحبت کند تا یک نامه تجاری روی آن بنویسد.

به طور کلی، دستیابی به کار از بسیاری جهات به نحوه تنظیم سند و نحوه طراحی آن بستگی دارد. بنابراین هرگز اهمیت آداب کسب و کار را در هنگام برقراری ارتباط دست کم نگیرید.