ترسیم نتایج موجودی: فهرستی از اسناد، روش گردآوری

2024 نویسنده: Howard Calhoun | [email protected]. آخرین اصلاح شده: 2023-12-17 10:25

موجودی با روشی برای مقایسه دارایی های موجود با اطلاعات موجود در سوابق حسابداری شرکت نشان داده می شود. این فرآیند توسط کمیسیون ویژه ای که با صدور دستوری توسط رئیس شرکت تعیین می شود انجام می شود. اغلب، در نتیجه این روش، کمبود یا مازاد آشکار می شود. بنابراین ثبت نتایج موجودی باید با کمک اسناد ذیصلاح و رسمی انجام شود. آنها توسط اعضای کمیسیون تنظیم و امضا می شوند.

مفهوم موجودی

با یک روش استاندارد و پرکاربرد برای تأیید حسابداری وضعیت و جابجایی اموال و پول های مختلف در یک شرکت نشان داده می شود. این تفاوت بین سوابق در سوابق حسابداری و موجودی واقعی اقلام یا وجوه مختلف در شرکت را شناسایی می کند.

موجودی در رابطه با اموال مختلف شرکت ها در حال انجام است. در حین اجرا در نظر گرفته می شودرهنمودهای ویژه مصوب به دستور شماره 49 وزارت دارایی. نحوه ثبت نتایج موجودی نیز در اینجا آمده است.

هدف رویداد

موجودی کالا می تواند چندین بار در سال بر اساس دستور مدیر شرکت انجام شود. اگر شرکت خریداری، اجاره یا فروخته شود، این فرآیند لزوماً اجرا می شود. علاوه بر این، قبل از تشکیل گزارش های سالانه، تغییر مسئول مالی و یا زمانی که سرقت در شرکت کشف شود، انجام می شود. دارایی های ثابت باید هر سه سال یکبار بررسی شود. پس از بلایای طبیعی یا شرایط اضطراری مختلف، شرکت‌ها باید زیان‌های وارده را شناسایی کنند که برای آنها موجودی‌سازی انجام می‌شود.

از طریق این فرآیند می توان به چندین هدف دست یافت:

• بررسی سواد حسابداری توسط حسابدار شرکت؛
• تشخیص تراکنش های مختلف ثبت نشده؛
• شناسایی اشتباهات کارکنان حسابداری؛
• کنترل بر ایمنی اشیاء با ارزش و به موقع بودن پرداخت ها؛
• بررسی وضعیت و شرایط نگهداری اموال؛
• شناسایی کالاهایی که کند یا قدیمی هستند؛
• بررسی درستی کار افراد مسئول مالی؛
• مطالعه حرکت موجودی در شرکت؛
• تشخیص معاملاتی که به دلایل مختلف در حسابداری منعکس نشدند.

برای دستیابی به اهداف فوق، مطالعه صحیح رویه انجام و گزارش نتایج مهم است.فهرست. اگر اسناد تولید شده پس از این فرآیند حاوی هرگونه تخلف یا خطا باشد، نتایج قابل اعتماد تشخیص داده نمی شوند.

انواع فرآیند

موجودی را می توان به روش های مختلفی ارائه کرد. می تواند کامل یا خصوصی و همچنین انتخابی یا پیوسته باشد.

علاوه بر این، این روش برنامه ریزی نشده، برنامه ریزی شده، کنترل شده یا تکراری است.

چگونه انجام می شود؟

انجام موجودی و رسمی کردن نتایج آن فرآیندهای پیچیده ای هستند که فقط توسط کمیسیون موجودی اجرا می شوند. این شامل متخصصان شرکت می شود که به نتایج فرآیند علاقه ای ندارند و همچنین دانش و تجربه لازم را دارند.

روال موجودی به مراحل زیر تقسیم می شود:

• در ابتدا دستور مدیریت صادر می شود که بر اساس آن این روند آغاز می شود؛
• کمیسیون موجودی منصوب شد؛
• متخصصان منتخب اسناد دریافتی و هزینه و همچنین گزارش های مختلف در مورد جابجایی پول یا ارزش های مادی را مطالعه می کنند؛
• رئیس کمیسیون کلیه اسنادی را که ضمیمه دفاتر ثبت است تأیید می کند؛
• رسیدها توسط افراد مسئول مالی تنظیم می شود؛
• دارایی های مادی واقعی با سوابق موجود در اسناد مقایسه می شود؛
• بررسی های کنترلی را می توان در پایان فرآیند انجام داد؛
• فقط پس از آن نتایج صادر می شود.

کمیسیون باید با صلاحیتاسنادی را در مورد نتایج به دست آمده تهیه کنید که سپس برای مطالعه به رئیس شرکت منتقل می شود. اجرای شایسته نتایج موجودی، کلید فعالیت های قانونی و سودآور شرکت است. به همین دلیل است که افرادی که علاقه مند به نتایج به دست آمده هستند، مجاز به انجام این فرآیند نیستند.

روش مستندسازی نتایج موجودی

در پایان فرآیند، مدارک متعددی باید تهیه شود. توسط اعضای کمیسیون موجودی بررسی و تکمیل می شوند و پس از آن برای مطالعه به مدیریت شرکت منتقل می شوند. بر اساس این اوراق تصمیم به پاسخگویی افراد مسئول مالی یا حسابداران گرفته می شود، لذا اعضای کمیسیون باید اجرای نتایج موجودی را جدی بگیرند. اسنادی که در این مورد تنظیم می شود با اوراق زیر نشان داده می شود:

• دستورکه بر اساس آن مراحل تأیید شروع می شود و توسط رئیس شرکت صادر می شود؛
• گزارش کنترل، که نشان می دهد چگونه دستورات مدیر توسط اعضای کمیسیون موجودی اجرا می شود؛
• موجودی از اموال متفرقه که توسط دارایی های ثابت، دارایی های نامشهود، کالاها یا پول نقد نشان داده می شود؛
• عمل بررسی اشیاء قیمتی ارسال شده؛
• موجودی اموال پذیرفته شده برای ذخیره سازی یا در حال حمل و نقل؛
• قانون موجودی فلزات گرانبها یا محصولات گرانبها؛
• موجودی اوراق بهادار و BSO;
• عمل بررسی محاسبات انجام شدهبا خریداران، طلبکاران، بدهکاران یا تامین کنندگان؛
• صورت‌حساب‌های تنظیم شده در رابطه با دارایی‌های ثابت یا سایر دارایی‌ها؛
• عملی از یک بررسی کنترلی که با کمک آن می توانید اجرای صحیح رویه را تأیید کنید؛
• دستور مدیریت در رابطه با نتایج.

هر سند ویژگی های خاص خود را دارد. این اسناد صحیح نتایج موجودی است که به آنها امکان می دهد برای پیگرد قانونی متخلفان یا شناسایی سرقت استفاده شوند.

قوانین صدور سفارش

موجودی فقط بر اساس دستور رسمی صادر شده توسط رئیس شرکت انجام می شود. این سند در دفترچه کنترل گنجانده شده است که بر اساس آن اثربخشی و کارایی اجرای دستورات مدیر ارزیابی می شود.

نمونه ای از چنین سفارشی را می توان در زیر مطالعه کرد. حتی می توان یک سند را برای یک بازبینی برنامه ریزی نشده ایجاد کرد.

تفاوت های ظریف در ایجاد موجودی ها

ثبت نتایج موجودی شامل تشکیل اقدامات و موجودی های مختلف است. قوانین جمع آوری آنها عبارتند از:

• آنها حاوی داده های به روز هستند که در فرآیند بررسی توسط اعضای کمیسیون ظاهر می شود؛
• می توانید آنها را با استفاده از رایانه یا به صورت دستی پر کنید؛
• خطا، لکه یا اصلاحات مجاز نیست؛
• نام مقادیر مختلف،مواردی که بررسی می شوند مطمئناً بر اساس اطلاعات نامگذاری ثبت شده اند؛
• واحدهای اندازه گیری باید مانند سوابق حسابداری باشد؛
• در تمام صفحات موجودی، تعداد دارایی های مادی که واقعاً شناسایی شده اند و همچنین تعداد آنها بر اساس اسناد حسابداری؛
• در صورت وجود خطایی باید با خط زدن آن تصحیح شود و پس از آن اطلاعات صحیح در بالا آورده شود و چنین تصحیحی با امضای رئیس کمیسیون و مسئول مالی تأیید می شود. شرکت؛
• موجودی ها نمی توانند خطوط خالی داشته باشند، بنابراین تمام فضای باقی مانده به سادگی خط زده می شود؛
• در پایان مدارک تذکر داده شده است که نرخ ها و مالیات ها بررسی شده و همچنین تمامی محاسبات توسط اعضای کمیسیون انجام شده است.

اگر موجودی به دلیل تغییر در شخص مسئول مادی انجام شود، سند توسط کارمند سابق و کارمند جدید امضا می شود.

ترتیب سر بر اساس نتایج بررسی

تدوین و حسابداری نتایج موجودی گام مهمی در این روش است. الزاماً شامل صدور دستور توسط مدیریت شرکت می شود. این سفارش تنها پس از مطالعه اعمال موجودی، صورت‌های جمع‌آوری، موجودی‌ها و سایر اسناد مشابه توسط مدیر شرکت شکل می‌گیرد.

بر اساس داده های دریافتی، مدیریت در مورد نتایج حسابرسی تصمیم می گیرد. چنین تصمیمی با کمک یک دستور رسمی تأیید می شود. در آنسند شامل داده های زیر است:

• نام شرکت؛
• فرم سازمانی انتخابی؛
• تاریخ صدور سند؛
• اسنادی را ارائه می دهد که رئیس سازمان در فرآیند تصمیم گیری بر اساس آنها هدایت شده است؛
• نتایج تأیید تایید شد؛
• دستور می دهد که بر اساس آن تخلفات یا مغایرت های شناسایی شده رفع شود؛
• افرادی که مجری دستور هستند و همچنین مسئول اجرای تصمیم مدیر هستند منصوب شدند.

این دستور به امضای رئیس مستقیم شرکت می رسد و پس از آن توسط حسابداری که موظف به آشنایی با متن پیش نویس شده است، تأیید می شود. پس از آن، اسناد به بخش حسابداری منتقل می شود که کارکنان آن مسئول اجرای تصمیم مدیر هستند.

چرا مستندات لازم است؟

حتما اسناد اولیه رسمی را بر اساس نتایج ممیزی تهیه کنید. این آنها هستند که تأیید می کنند که یک موجودی با کیفیت بالا انجام شده است و همه اطلاعات شناسایی شده قابل اعتماد هستند.

ثبت نام مناسب نتایج موجودی این امکان را فراهم می کند تا به این نتیجه برسیم که اطلاعات حسابداری چقدر با تعداد واقعی مقادیر مختلف مطابقت دارد. اغلب، با کمک حسابرسی، می توان معوقات، کلاهبرداری یا حتی سرقت از جانب کارکنان شرکت را شناسایی کرد.

نتیجه گیری

موجودی روشی معنادار برای بررسی صحت نگهداری استحسابداری نتایج آن باید به درستی ترسیم شود، که اسناد اولیه زیادی برای آن تهیه شده است. آنها باید مستقیماً توسط اعضای کمیسیون موجودی تشکیل شوند و پس از آن توسط رئیس شرکت مطالعه و امضا شوند.

بر اساس این اسناد، می توانید ارزیابی کنید که حسابداری سازمان چقدر خوب نگهداری می شود.